Gebruik van bandenwissel in Autoflex (vanaf versie 9.1)

Transcriptie

1 Gebruik van bandenwissel in Autoflex (vanaf versie 9.1) Midden Engweg 15b 3882 TS Putten telefoon (0341) fax (0341) internet: info@autoflex.nl IBAN: NL25 RABO BTW nr B.01 Kvk: In de business versie van Autoflex heeft u de mogelijkheid om stamgegevens van gemonteerde banden op een voertuig vast te leggen om deze te gebruiken bij een bandenwissel. Voor een correcte werking in Autoflex dient u eerst een set zomer- en winterbanden per voertuig aan te maken, zodat Autoflex weet welke gegevens gebruikt dienen te worden bij een bandenwissel. Bandenwissel aanzetten Wanneer u aanvullende gegevens over banden wilt opslaan en bandenwissel wilt gaan gebruiken selecteert u Winterbanden gebruiken op de stamgegevens van het voertuig bij het tabblad Onderhoud. Vervolgens worden de knoppen Banden en Soort banden gemonteerd geactiveerd. Voordat u gebruik gaat maken van de bandenfunctionaliteit selecteert u welk soort band momenteel gemonteerd is, dus selecteer Zomer, Winter of Overig. Vervolgens klikt u op Banden om een set zomer- en winterbanden aan te maken.

2 Stamgegevens banden Bij de stamgegevens banden kunt u Zomerbanden, Winterbanden en Overige banden toevoegen. Voor een correcte verwerking van een bandenwisseling dient u tenminste één set zomerbanden en één set winterbanden aan te maken. Wanneer er nog geen stamgegevens banden zijn aangemaakt, komt het scherm op met bandensoort Overig boven in het kader. U kunt nu gelijk beginnen met het invullen van de bandgegevens en aangeven of dit Zomer-, Winter- of Overige banden zijn. Wanneer er al gegevens getoond worden kunt u een nieuwe bandsoort toevoegen met de knop Nieuw onder in het scherm. Kies na het invoeren van de gegevens voor de knop Opslaan en klik op Nieuw voor het aanmaken van een 2 e set zodat er 2 soorten banden zijn geregistreerd.

3 Banden wisselen Voor het registreren van een bandenwissel dient een werkorder aangemaakt te worden. In de kop van de order kunt u kiezen voor het tabblad Bandenwisseling. Hier ziet u getoond welke banden er nu gemonteerd zijn. Door een vinkje aan te zetten bij Bandenwissel geeft u te kennen dat er een bandenwissel heeft plaatsgevonden. U kunt of via knop 1 het bandenwisselscherm openen om de bandenwissel te registeren, of bij het verwerken van order naar faktuur zal het bandenwisselscherm automatisch op komen. Via knop 2 kunt u naar de stamgegevens van de banden. Tip: Het vinkje bij Bandenwissel zal automatisch aangezet worden als u een reparatie selecteert waar als kenmerk Bandenwissel is aangezet. Lees verderop hoe u zo n reparatie aanmaakt. In het scherm Bandenwissel voert u de profieldieptes in van de banden die in opslag gaan, evenals de lokatie waar u ze gaat opslaan. Verder geeft u aan naar welke soort banden er gewisseld is. Als u dit scherm vanuit de werkorder opent, invult en daarna bevestigt met OK, dan zal hierna in bovenstaand scherm automatisch het vinkje aangezet worden bij Bandenwissel verwerkt en zal ook getoond worden welke banden nu gemonteerd zijn.

4 Reparatie aanmaken voor bandenwissel. In de stamgegevens van de order klikt u links op de knop Rep, onderstaand scherm wordt getoond:

5 Selecteer eventueel al de reeds aanwezige reparatie voor bandenwissel of klik op Nieuw om een nieuwe reparatie aan te maken. Zet een vinkje bij Bandenwissel. Wanneer deze reparatie gebruikt wordt in de werkorder, zal Bandenwissel automatisch aangezet worden waardoor er gevraagd wordt naar het profiel van de banden bij het verwerken van een order naar faktuur. Etiketten Vanuit het scherm Stamgegevens banden heeft u de mogelijkheid om etiketten af te drukken voor de opgeslagen banden. Open dit scherm vanuit de stamgegeven voertuig tabblad Onderhoud of via de knop Banden in de werkorder bij tabblad Bandenwisselingen. Selecteer in dit scherm bovenin de banden waarvan u de etiketten wilt afdrukken en kies dan voor de knop Afdrukken onderin dit scherm om etiketten af te drukken naar uw printer. Ook kunt u vanuit dit scherm de etiketten afdrukken op uw Dymo printer (mits geïnstalleerd) via de Dymo knop in uw Autoflex werkbalk. Let op: Bij het afdrukken naar de Dymo printer wordt vier keer een afdruktaak gestart voor vier banden.

6 De layout van dit etiket kan gewijzigd worden via Systeem >Fakturering Klantcategorieën bij het tabblad Etiketten. Beschikbare velden zijn: rel_nr_eig: Relatienummer van de eigenaar. rel_nr_best: Relatienummer van de bestuurder. name_rel: Naam van de eigenaar. name_best: Naam van de bestuurder. adres_rel: Het woonadres van de eigenaar. adres_best: Het woonadres van de bestuurder. plaats_rel: Woonplaats van de eigenaar. plaats_best: Woonplaats van de bestuurder. tel_prive: Prive telefoonnumer van de eigenaar. tel_prive_best: Prive telefoonnummer van de bestuurder. tel_busin: Zakelijk telefoonummer van de eigenaar. tel_busin_best: Zakelijk telefoonnummer van de bestuurder. tel_mob: Mobiel telefoonnummer van de eigenaar tel_mob_best: Mobiel telefoonnummer van de bestuurder. lic_plate: Het kenteken van het voertuig car: Merk type van het voertuig rv: Profiel rechts voor. lv: Profiel links voor. ra: Profiel rechts achter. la: Profiel links achter. date_change: De datum van de wisseling. company: Eigen bedrijfsnaam ingevoerd bij exta opties. lokatie: De lokatie waar de banden opgeslagen zijn.

7 Rapportages Een overzicht met de opgeslagen banden kunt u terug vinden via Rapportages Auto s Opgeslagen banden. Hier ziet u overzichtelijk welke banden van welke auto van welke klant waar zijn opgeslagen, evenals de profieldieptes. U heeft de mogelijkheid om via de knoppen onderin naar de stamgegeven van een band te gaan, de stamgegeven van een auto of u kunt een overzicht uitprinten om zo klanten te benaderen voor de komende wissel. U kunt dan gelijk de klanten desgewenst adviseren om nieuwe banden aan te schaffen als de profieldiepte niet meer voldoet. Wanneer u zelf een mailing (papier of via middels onze CRM module) naar klanten wilt sturen inzake een bandenwissel, is het mogelijk om eerst een selectie te maken in het scherm Auto s. U kunt dan of de auto s tonen die momenteel winterbanden gemonteerd hebben, of zomerbanden. Open het scherm Auto s en klik op de knop in de Autoflex werkbalk om een filter te zetten. Klik links op Nieuw en geef een eigen naam aan de te maken filter. Klik daarna rechts op Nieuw en maak de 2 condities aan zoals hieronder beschreven. Voor het tonen van voertuigen met nu gemonteerde zomerbanden gebruikt u de waarde 1, voor nu gemonteerde winterbanden gebruikt u de waarde 2. Klik hierna op OK en kies voor condities opslaan. U ziet nu op uw scherm alle voertuigen die aan de gestelde condities voldoen en daarna kunt u een zelf gemaakte mailing naar de eigenaren van deze voertuigen sturen.

8

9 Aanmaken en printen van de mailing(papieren versie) Nu we een selectie aangemaakt hebben, dienen we de brief aan te maken die we de klant willen sturen. Klik in de taakbalk van Autoflex op het printericoontje. In het nu geopende scherm kunt via de knop Nieuw onderin een nieuwe mailing aanmaken. U kunt een unieke code opgeven, evenals een omschrijving voor deze mailing. Kies eerst voor Opslaan en daarna voor de knop Bewerken om de nieuw gemaakte mailing te openen. Autoflex maakt een standaard brief aan die naar eigen inzicht is te wijzigen. Via HELP kunt u via zoekterm Wijzigen layout de werkwijze terugvinden hoe de layout aan te passen. Tevens kunt u in HELP via zoekterm Velden Rapportages bekijken welke velden uit de tabel Auto s te gebruiken zijn. Wanneer u in Autoflex de huisnummers heeft ingevoerd in het veld huisnummer bij de stamgegeven van de debiteur in plaats van gelijk achter het woonadres, dient u het veld met de code voor weergave van de klantgegevens te wijzigen. Dubbelklik met de muis op het bovenste veld waar de klantgegevens komen te staan.

10 In het nu geopende veld verwijdert u wat er staat bij Expression en vervangt u dit door de volgende regel: geefnaw(rel_nr). Hieronder volgt een kort voorbeeld hoe zo n brief eruit zou kunnen zien: Wanneer u klaar bent met het aanpassen van de brief, klikt u rechtsboven op het kruisje van dit scherm (NIET het bovenste kruisje waarmee Autoflex afgesloten wordt!!!!) en kiest u voor Yes om de wijzigingen op te slaan. In het volgende scherm kiest u voor Opslaan en sluiten. Hierna kunt u de brief afdrukken voor de geselecteerde auto s.

11 Aanmaken mailing via (alleen mogelijk met uitbreidingsmodule CRM) Net als het versturen van een papieren mailing, is het met de uitbreidingsmodule CRM mogelijk om een mailing aan te maken en te versturen per . Hiervoor verwijzen wij u naar de supportnote CRM. Mocht u die niet (meer) hebben, dan kunt u die opvragen via info@autoflex.nl Mocht u interesse hebben of meer informatie willen over de uitbreidingsmodule CRM (alleen mogelijk met Autoflex Business), neem dan contact op met onze afdeling Verkoop via