De BTW-verhoging van 1 oktober 2012 in UNIT4 Multivers Service Manager

Transcriptie

1 De BTW-verhoging van 1 oktober 2012 in UNIT4 Multivers Service Manager

2 Wetgeving In het Lenteakkoord is afgesproken dat het algemene BTW-tarief wordt verhoogd van 19 procent naar 21 procent. Deze verhoging gaat in per 1 oktober Het lage BTWtarief blijft 6 procent. Onderstaand een kort overzicht van de gevolgen van deze regeling: Levermoment is bepalend Volgens de wet geldt voor het bepalen van het BTW-tarief het levermoment en niet het tijdstip waarop u factureert. Wanneer u contracten heeft afgesloten met een BTW-tarief van 19 procent en het contract wordt niet geleverd voor oktober 2012, dan geldt het nieuwe BTW-tarief van 21 procent. Het is aan te bevelen om op offertes en orderbevestigingen uitdrukkelijk te vermelden dat voor leveringen en diensten vanaf 1 oktober 2012 het nieuwe BTW-tarief van 21 procent geldt. Verkoopfacturen lopende orders Bij de lopende verkooporders is het moment van leveren bepalend voor het BTWpercentage op de factuur. Goederen en/of diensten die voor 1 oktober 2012 zijn geleverd, zullen eerst gefactureerd moeten worden alvorens het BTW-tarief wordt aangepast. Op deze wijze wordt bewerkstelligd dat goederen en diensten geleverd in het jaar 2012 met het juiste BTW-tarief worden gefactureerd. Retouren Bij het crediteren van leveringen die voor 1 oktober 2012 hebben plaatsgevonden, zal het programma initieel het nieuwe BTW-tarief van 21 procent voorzetten. Omdat retouren per definitie plaatsvinden tegen het BTW-tarief waarmee ze destijds geleverd zijn, kunt u dit tarief handmatig wijzigen naar 19 procent. Inkoopfacturen Bij het inboeken van de inkoopfacturen bent u verplicht om het BTW-bedrag van de inkoopfactuur van de leverancier in uw administratie over te nemen. Wanneer dit afwijkt van het bedrag dat het programma voorstelt, kan het voorgestelde tarief of bedrag gewijzigd worden. Ondernemers mogen, indien overeengekomen, vooruit factureren tegen het nieuwe tarief. Als u vooruit factureert, dient u deze omzet in rubriek 1C (overige tarieven behalve 0 procent) aan te geven. Indien aangeven in rubriek 1C problematisch is, dan mag u ervoor kiezen om het aan te geven in rubriek 1A. Neem in geval van twijfel contact op met uw accountant. Als er sprake is van doorlopende prestaties die periodiek worden gefactureerd en die zowel de periode vóór als na de tariefsverhoging bestrijken, dan is in principe het nieuwe tarief op de gehele vergoeding van toepassing. Het is voor doorlopende prestaties wel toegestaan de afrekenperiode te splitsen. Deze kan Dinsdag 11 september 2012 Pagina 2 van 10

3 dan worden gesplitst in een afrekening die betrekking heeft op de periode voor de tariefsverhoging en op de periode na de tariefsverhoging. Zo wordt er 19 procent BTW berekend tot 1 oktober 2012 en 21 procent BTW na 1 oktober Let op dat u te allen tijde zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid van de belastingaangifte! Dinsdag 11 september 2012 Pagina 3 van 10

4 Inleiding Voor het ondersteunen van de wetswijziging zal de inrichting van uw programma aangepast moeten worden. In het kort komt de aanpassing neer op het volgende: De bestaande BTW code(s) met 19 procent wordt/worden aangepast van 19 procent naar 21 procent. Er wordt een nieuwe BTW code met 19% aangemaakt die gebruikt kan worden voor crediteringen en nagekomen facturen. De wijzigingen hebben gevolgen voor de inrichting van stamgegevens en de presentatie van BTW op (externe) documenten zoals verkoopfacturen. Dinsdag 11 september 2012 Pagina 4 van 10

5 Werkwijze van de invoering In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u in UNIT4 Multivers Service Manager de BTWcodes voor 19 procent wijzigt naar 21 procent. Let op! De werkwijze voor het wijzigen van de BTW-codes voor 19 procent naar 21 procent in UNIT4 Multivers Service manager gaat ervan uit dat u de UNIT4 Multivers BTW Converter reeds gedraaid heeft. Zie hiervoor de aparte beschrijving. Let op! Als u de huidige BTW-code voor 19 procent aanpast, wordt het nieuwe BTW-percentage direct gehanteerd. U zult de wijziging dus niet voor de vastgelegde ingangsdatum (1 oktober 2012) uitvoeren. U kunt de BTW-code desgewenst op een eerdere datum wijzigen. Vanaf dat moment zult u echter standaard factureren volgens het nieuwe BTW-tarief. U moet dan in ieder geval voor alle facturen die u boekt in het oude BTW-tarief, handmatig de juist code selecteren. Wat kunt u doen indien u vóór 1 oktober al facturen verstuurt met 21 procent? U kunt hiervoor nu al in Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel Onderhoud BTWcodes een nieuwe BTW-code aanmaken met 21 procent. Deze code kunt u gebruiken bij het boeken van deze facturen. U zult de conversie BTW-codes moeten uitbreiden voor dit percentage. Tevens dient u zelf grootboekrekeningen te koppelen aan deze BTW-code in Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel Onderhoud referenties grootboek Tabblad BTW (Inkoop en verkoop). 1. Controleer de boekingen met een (boekings)datum die voor de ingangsdatum ligt Voer nu een aantal controles uit. U moet met name controleren op nog te factureren items: Facturen (nog niet doorgeboekt); Verkooporders (nog niet doorgeboekt en waarvan de levering al heeft plaatsgevonden); Facturabele mutaties die nog gefactureerd moeten worden; Projecttermijnen en projectmutaties die nog voor de invoeringsdatum gefactureerd moeten worden; Lopende contracten die nog voor de invoeringsdatum gefactureerd moeten worden. In al deze gevallen is het voor een juiste afhandeling van belang dat u deze punten afhandelt voordat u de wijziging uitvoert. Na de omzetting naar het nieuwe Dinsdag 11 september 2012 Pagina 5 van 10

6 BTW-tarief staan de hierboven genoemde items in uw administratie open tegen de nieuwe bedragen. Hiervoor bent u zelf verantwoordelijk 2. Wijzigen BTW-code In Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel Onderhoud BTW-codes staan de BTW-percentages en -codes waar u in uw administratie mee werkt. Deze kunnen bijvoorbeeld zijn als volgt: NUL = 0% (onbelast) LAAG = 6% laag tarief HOOG = 19% hoog tarief VERL = Verlegd binnenland VEU = Verlegd binnen Europa VBEU = Verlegd buiten Europa Wijzig bij de betreffende BTW-codes het bestaande percentage van 19 procent naar 21 procent. Maak tevens een nieuwe BTW-code aan voor 19 procent, bijvoorbeeld HOOG2. U krijgt dan in de Btw-codetabel het volgende: NUL = 0% (onbelast) LAAG = 6% laag tarief HOOG = 21% hoog tarief HOOG2 = 19% hoog tarief (oud) VERL = Verlegd binnenland VEU = Verlegd binnen Europa VBEU = Verlegd buiten Europa Dinsdag 11 september 2012 Pagina 6 van 10

7 De BTW-codes voor verlegd moeten ook op 21 procent gezet worden. De conversie BTW-codes zullen handmatig aangevuld moeten worden voor wat betreft de BTW-code HOOG2. In sommige gevallen zijn er meer codes in gebruik. Bijvoorbeeld wanneer u het hoge BTW-tarief in aparte BTW-scenario s en BTW-vakken toepast en u dus bij het boeken voor die BTW-senario s ook de bijbehorende code voor het BTW-tarief gebruikt. In dat geval moet u alle codes waaraan 19 procent gekoppeld is en die in een eigen scenario gebuikt worden, wijzigen naar 21 procent en moet u nieuwe BTW-codes aanmaken voor 19 procent. Wanneer u bijvoorbeeld drie codes in gebruik heeft voor het BTW-tarief van 19 procent, dan leidt dit tot zes codes voor het hoge tarief in de nieuwe situatie. 3. Aanvullen Conversie BTW-codes In Extra Conversie BTW-codes kunt u de nieuw aangemaakte BTW-codes koppelen aan de betreffende BTW-codes en BTW-scenario s van UNIT4 Multivers. In UNIT4 Multivers heeft u bijvoorbeeld BTW-code 3 voor 19 procent. Dinsdag 11 september 2012 Pagina 7 van 10

8 4. Aanvullen Referenties grootboek In Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel Onderhoud referenties grootboek Tabblad BTW (Inkoop en Verkoop) kunt u een grootboekrekening vastleggen voor de nieuw aangemaakte BTW-codes. Als u nieuwe grootboekrekeningen in UNIT4 Multivers (financieel) heeft aangemaakt voor de nieuw aangemaakte BTW-codes, zorg er dan voor dat deze in UNIT4 Multivers Service Manager geïmporteerd zijn via Import Importeren UNIT4 Multivers. 5. Externe formulieren: Controleer de lay-outs van de externe formulieren (bijvoorbeeld de factuur). Als er altijd een vast BTW-percentage wordt afgedrukt, dan zal deze aangepast moeten worden. Tevens kan het zijn dat u gedurende de overgangsperiode zowel 19 procent als 21 procent op een formulier wilt kunnen afdrukken. Het kan zijn dat de lay-out Dinsdag 11 september 2012 Pagina 8 van 10

9 daar ook op aangepast moet worden. 6. Overige aandachtspunten voor de overgang: Direct na de conversie wordt in de verschillende dagboeken bij het boeken het nieuwe BTW-percentage gebruikt. Zorg ervoor dat u in UNIT4 Multivers (Financieel) de UNIT4 Multivers BTW Converter gebruikt om de BTW-code van 19 procent te wijzigen in 21 procent. Zie hiervoor de aparte beschrijving. Alle (handmatige) wijzigingen met betrekking tot de BTW in UNIT4 Multivers (financieel) zullen op dezelfde wijze gewijzigd moeten worden in UNIT4 Multivers Service Manager. Dinsdag 11 september 2012 Pagina 9 van 10

10 Samenvatting Allinco Software wil ervoor zorgen dat de invoering van het nieuwe BTW-tarief zo soepel mogelijk verloopt bij de gebruikers van UNIT4 Multivers Service Manager. Op het moment dat u de huidige BTW-code voor 19 procent wijzigt naar 21 procent, wordt het nieuwe BTW-tarief direct in uw administratie ingevoerd en vanaf dat moment gebruikt. U zult de wijziging dus normaal gesproken niet eerder dan 1 oktober 2012 willen uitvoeren. Het oude tarief kan voor boekingen achteraf als BTW-code nog altijd gebruikt worden. De gebruiker moet zelf rekening houden met de volgende aandachtspunten: Zorg altijd voor een bruikbare back-up van uw administratie door deze vooraf veilig te stellen. Zorg ervoor dat u ook een back-up van het zelfde tijdstip heeft van UNIT4 Multivers (financieel). Bij het eventueel terugplaatsen van een back-up zult u namelijk zowel de back-up van UNIT4 Multivers Service Manager als de back-up van UNIT4 Multivers moeten terugplaatsen. Zorg dat voor het wijzigen van de BTW-codes alle facturen die nog onder het oude BTW-tarief vallen en waarvan de leveringen al hebben plaatsgevonden, gefactureerd zijn. Dit geldt ook voor zaken als: o Facturen die nog niet doorgeboekt zijn; o Contracten die nog gefactureerd moeten worden in de oude periode; o Facturabele mutaties die nog gefactureerd moeten worden. Controleer de externe formulieren. Zorg ervoor dat u in UNIT4 Multivers (Financieel) de UNIT4 Multivers BTW Converter gebruikt om de BTW-code van 19 procent te wijzigen in 21 procent. Alle (handmatige) wijzigingen met betrekking tot de BTW in UNIT4 Multivers (financieel) zullen op dezelfde wijze gewijzigd moeten worden in UNIT4 Multivers Service Manager. Tijdens de overgangsperiode zult u bij boekingen die nog in de oude periode vallen, handmatig de juiste BTW-code moeten opgeven. Doordat UNIT4 Multivers Service Manager de originele BTW-bedragen bij de mutaties bewaart, blijft de BTW-aangifte correct, ook al werkt u met een jaarlijkse aangifte. Dinsdag 11 september 2012 Pagina 10 van 10