BTW verhoging naar 21%

Transcriptie

1 1 BTW verhoging naar 21% Midden Engweg 15b 3882 TS Putten telefoon (0341) fax (0341) internet: info@autoflex.nl Rabobank BTW nr. NL B.01 KvK In het Begrotingsakkoord 2013 is als één van de maatregelen opgenomen om per 1 oktober 2012 het algemene BTW tarief ter verhogen van 19% naar 21%. Dit betekent voor u als gebruiker van Autoflex of Autoflex Online dat deze wijziging ook in uw Autoflex en uw eventuele boekhoudprogramma aangebracht dient te worden. Voor een correcte werking van Autoflex dient u uw Autoflex te updaten naar versie Wanneer welke percentage BTW? Voor de vraag of u 19 of 21% BTW in rekening moet brengen, is het moment van presteren bijna altijd doorslaggevend. Op welk moment u de factuur uitreikt is niet van belang. Levering voor 1 oktober: 19% Als u voor 1 oktober een levering of dienst verricht, bent u 19% BTW verschuldigd. Het maakt dan niet uit of de rekening op of na 1 oktober wordt uitgereikt en betaald. Levering op of na 1 oktober: 21% Als u op of na 1 oktober dezelfde levering of dienst verleent, dan geldt het tarief van 21%. Facturatie voor 1 oktober - levering na 1 oktober Is de facturatie voor 1 oktober en de levering op of na 1 oktober, dan moet u het verschil tussen 21% en 19% betalen. Dit gebeurt dan bij de aangifte van oktober of in het laatste kwartaal. Om te voorkomen dat er achteraf nog een 2% BTW factuur gemaakt moet worden is in een overgangsregeling overeengekomen dat voor deze factuur al 21% in rekening gebracht mag worden. Wanneer de wijzigingen toepassen in Autoflex? Om te voorkomen dat er met 2 verschillende percentages gewerkt gaat worden, is ons advies om eerst alles af te werken waarop nog 19% van toepassing is (inkoopfacturen inboeken, uitfactureren van orders) alvorens de instellingen te wijzigen naar 21%. Hiermee voorkomt u dat van elke omzetgroep een extra omzetgroep erbij moet aanmaken. Wel dient voor de in- en verkoop van BTW voertuigen (auto s, motoren, trailers etc) Nieuw en Gebruikt een extra omzetgroep met 21% BTW te worden aangemaakt. Daarnaast is het handig een aparte, algemene omzetgroep aan te maken voor situaties met 19% die na 1 oktober nog moeten worden afgewerkt. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

2 2 Wat dient u te veranderen in Autoflex? 1. BTW sectie naam aanpassen. 2. In overleg met uw accountant/boekhouder eventueel nieuwe grootboekrekeningen aanmaken voor de nieuwe BTW-codes 3. Er dienen nieuwe BTW-codes worden aangemaakt. 4. Koppelen BTW-codes aan de desbetreffende omzetgroepen. 5. Nieuwe omzetgroepen aanmaken. 6. Aanpassen BTW-codes bij overige instellingen. 7. Doorzetten van BTW-codes en grootboekrekeningen naar uw boekhoudprogramma (indien van toepassing). 8. In diverse layouts dient de omschrijving 19% veranderd te worden in 21%. 9. In eventuele zelfgemaakte rapporten of lijsten, waarbij velden zijn aangemaakt waarbij gerekend wordt met 19%, dient het percentage aangepast te worden. Voor (overige) aanpassingen in Accountview zie bijlage. Bovenstaande veranderingen dienen in elke administratie in Autoflex aangebracht te worden (indien u met meerdere administraties werkt), daarnaast dienen de nieuwe BTWcodes en grootboekrekeningen ook in alle administraties in uw boekhoudprogramma ingevoerd te worden. 1. BTW sectienaam aanpassen De benaming van de BTW-sectie 1A behorend bij BTW hoog verkoop dient aangepast te worden, daar hier nu staat: 1A belast met 19%. Ga hiervoor in Autoflex naar Systeem Financieel BTW-secties. Vraag de stamgegevens op van BTW-sectie 1A en pas de omschrijving aan naar 21%. Mocht de omschrijving grijs blijven, dan dient u uw Autoflex te updaten. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

3 3 Kies hierna voor Opslaan en sluiten. 2. Eventueel aanmaken nieuwe grootboekrekeningen tbv BTW Bij het aanmaken van een nieuwe BTW-code moet u een grootboekrekening opgeven. Stem daarom eerst met uw accountant/boekhouder af welke rekeningen u voor de nieuwe BTW-codes moet gebruiken. Mogelijk moet u die rekeningen nieuw aanmaken voordat u met het aanmaken van de nieuwe BTW-codes begint. Voor het aanmaken van nieuwe grootboekrekeningen gaat u naar Systeem Financieel Grootboek. Maak via de knop Nieuw een grootboekrekening aan voor zowel BTW Hoog Verkoop 21 als BTW Hoog Inkoop 21. Vul het van uw accountant/boekhouder verkregen grootboeknummer in en vermeldt de juiste omschrijving. Zet het vinkje aan bij Balans en kies voor Opslaan en Sluiten. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

4 4 3. Aanmaken nieuwe BTW-codes Voor een correcte verwerking van beide situaties (19% en 21%) dienen naast de huidige BTW-codes van 19% ook BTW-codes voor 21% aangemaakt te worden. Dus u mag niet de bestaande BTW-codes aanpassen naar 21%!! (dit kan problemen opleveren met eventuele correcties, historie etc) Voordat u een nieuwe BTW code aanmaakt, dient u vooraf eerst te kijken welke BTW code nog vrij is om te gebruiken. Deze BTW-codes dienen ook in uw boekhoudpakket nog niet gebruikt te zijn. Mocht u al BTW-codes in uw boekhoudpakket te hebben aangemaakt voor 21%, dan dienen de nieuw aangemaakte BTW-codes in Autoflex hieraan gelijk zijn. U heeft er 2 nodig, namelijk voor BTW Hoog Verkoop en voor BTW Hoog Inkoop. U kunt dit op 2 manieren doen: Via een rapport (rapporten financieel BTW-Codes) Via het scherm (Systeem financieel BTW-Codes) Voor stap 4 is het reeds handig alvast te noteren welke BTW-codes momenteel gebruikt worden voor BTW Hoog verkoop en BTW Hoog inkoop. Nu u een nog niet gebruikte BTW-code gevonden heeft, kunnen we deze gaan aanmaken. U opent het scherm met BTW-codes via Systeem Financieel BTW-Codes. Druk op de knop Nieuw en maak een BTW-code aan voor BTW hoog verkoop 21%. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

5 5 Bij BTW-code vult u de BTW-code in die u hiervoor wilt gebruiken. Vul de omschrijving in, en kies hierna bij Grootboeknr. voor het grootboeknummer wat u afgestemd heeft met uw accountant/boekhouder. Bij BTW% vult u 21,00 in en de BTW-sectie hierbij horend is 1A. Als type selecteert u Binnenlandse verkopen. Kies voor Opslaan en sluiten. Doe bovenstaande handeling nu ook voor de nieuwe BTW-code Hoog Inkoop 21%. Bij BTW-code vult u de BTW-code in die u hiervoor wilt gebruiken. Vul de omschrijving in, en kies hierna bij Grootboeknr. voor het grootboeknummer wat u afgestemd heeft met uw accountant/boekhouder. Bij BTW% vult u 21,00 in en selecteer eerst als type Binnenlandse aankoop. Hierna selecteert u bij BTW-sectie de hierbij horende sectie 5B. Kies voor Opslaan en sluiten. 4. Koppelen nieuwe BTW-codes aan omzetgroepen Om de nieuwe BTW-codes te kunnen toepassen in Autoflex, dienen deze gekoppeld worden aan de omzetgroepen die van toepassing zijn op inkoop en verkoop binnen Nederland en waar BTW Hoog op van toepassing is. (Doe dit pas als alle transacties met 19% afgewerkt zijn!!!!) Om te voorkomen dat na 1 oktober inkoopgegevens van voertuigen herrekend worden, dienen er wel 2 nieuwe omzetgroepen aangemaakt te worden, respectievelijk voor omzet nieuwe BTW voertuigen en voor omzet gebruikte BTW voertuigen. De bestaande omzetgroepen hiervan mogen dus niet aangepast worden. Dit aanmaken wordt uitgelegd in stap 5. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

6 6 Om inzichtelijk te krijgen welke omzetgroepen aangepast dienen te worden, kunt u het beste een rapport uitdraaien van de aangemaakte omzetgroepen in Autoflex. Dit doet u via Rapporten Financieel Omzetgroepen. Op dit rapport zit u in het rechtergedeelte de BTW-codes bij Verkoop en Inkoop en Omzet Belaste Marge (alleen van toepassing als er geen gebruik wordt gemaakt van de Globalisatieregeling). De omzetgroepen die hier de BTW-codes van BTW Verkoop Hoog 19% of BTW Inkoop Hoog 19% in gebruik hebben, dienen aangepast te worden. Wat deze codes zijn, heeft u bij stap 3 reeds gevonden. In onderstaand voorbeeld zijn dit alle omzetgroepen waar BTW-code 1 en BTW-code 3 in gebruik zijn (behalve de eerder vermelde Omzet nieuwe BTW auto s en Omzet gebruikte BTW auto s ). Via Systeem Financieel Omzetgroepen opent u de lijst met aangemaakte omzetgroepen om deze aan te passen. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

7 7 Selecteer een omzetgroep om aan te passen door er op te dubbelklikken of te selecteren met de muis en dan kiezen voor de knop Stamgegevens. De stamgegevens van de geselecteerde omzetgroep worden nu getoond en kunnen aangepast worden met de nieuwe BTW-codes. Selecteer bij Koppeling BTW-codes de nieuw aangemaakte BTW-codes voor BTW hoog verkoop 21% en BTW hoog inkoop 21% uit het lijstje wat tevoorschijn komt als u op het pijltje klikt achter de huidige BTW-code. Als u de nieuwe BTW-codes in deze omzetgroep heeft geplaatst, kiest u voor Opslaan en sluiten en vervolgt u dezelfde handeling voor de andere omzetgroepen die gewijzigd dienen te worden. Indien u met de individuele margeregeling werkt (dus niet met de globalisatieregeling), dient ook bij de omzetgroep(en) voor Marge auto s bij Koppeling BTW-codes de BTWcode voor Omzet belaste marge aangepast te worden. In ons voorbeeld is dat omzet De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

8 8 Selecteer bij Koppeling BTW-codes de nieuw aangemaakte BTW-codes voor BTW hoog verkoop 21% uit het lijstje wat tevoorschijn komt als u op het pijltje klikt achter de huidige BTW-code bij het veld Omzet belaste marge. 5. Nieuwe omzetgroepen aanmaken Mocht u in Autoflex werken met in- en verkoop van voertuigen, dan dient voor de omzetgroepen BTW voertuigen (nieuw en gebruikt binnen Nederland) een nieuwe omzetgroep ernaast worden aangemaakt waarop 21% BTW van toepassing is. Daarnaast is het raadzaam om een algemene omzetgroep aan te maken die na 1 oktober gebruikt kan worden als er toch nog iets gekoppeld moet worden aan 19%. Stel u krijgt nog een onderdeelfactuur binnen met 19% BTW, dan kunt u deze omzetgroep hiervoor gebruiken. Voor het aanmaken van de nieuwe omzetgroepen ten behoeve van de in- en verkoop van BTW auto s binnen Nederland, gaat u naar Systeem Financieel Omzetgroepen. Selecteer hier de omzetgroep die betrekking heeft op omzet nieuwe BTW voertuigen. In ons voorbeeld is dit Omzet nieuwe BTW auto s. Open de stamgegevens van deze omzetgroep. We gaan nu een kopie maken van deze omzetgroep zodat we niet alles opnieuw hoeven in te vullen. Als u de stamgegevens van deze omzetgroep op het scherm heeft staan, dan klikt u daarna op de kopieerknop boven (of links bij sommige gebruikers) in de taakbalk. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

9 9 Vul bij 1. Een nieuwe naam in voor deze omzetgroep (bijvoorbeeld BTWAUTO21NW). Bij 2. kunt u de omschrijving aanvullen door er 21% erachter te zetten. Bij de koppeling BTW- codes 3. dient u voor beide velden de eerder aangemaakte BTW-codes (bij stap 3) voor 21% te selecteren. De overige velden dienen niet aangepast te worden. Kies hierna voor Opslaan en sluiten. Voer bovenstaande handeling ook uit bij de omzetgroep die betrekking heeft op de omzet gebruikte BTW voertuigen (binnen Nederland). (tip voor nieuwe naam omzetgroep: BTWAUTO21GB) Nu dienen we een nieuwe omzetgroep aan te maken die na 1 oktober gebruikt kan worden voor 19% situaties (behalve in- en verkoop BTW auto s binnen Nederland). Hiervoor zijn 2 nieuwe grootboekrekeningen nodig, te weten 1 voor omzet overloop 19% en 1 voor kostprijs overloop 19%. Overleg met uw accountant/boekhouder welke grootboekrekeningnummers u hiervoor gaat gebruiken. Voor het aanmaken van de nieuwe grootboekrekeningen gaat u naar Systeem Financieel Grootboek. Maak via de knop Nieuw een grootboekrekening aan voor zowel Omzet overloop 19% en 1 voor Kostprijs overloop 19%. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

10 10 Vul het van uw accountant/boekhouder verkregen grootboeknummer in en vermeldt de juiste omschrijving. Zet het vinkje aan bij Verlies en Winst en kies voor Opslaan en Sluiten. Nu kunnen we de omzetgroep aanmaken. Hiervoor gaat u naar Systeem Financieel Omzetgroepen. Klik op de knop Nieuw maak de omzetgroep aan. Geef bij 1. een naam en beschrijving voor deze omzetgroep (u kunt eventueel beide overnemen uit onderstaand voorbeeld). Bij 2. selecteert u respectievelijk de BTW-code voor BTW hoog verkoop 19% en de BTWcode voor BTW hoog inkoop 19%. Bij 3. selecteert u bij Omzet Extern en Omzet Intern de door u aangemaakte grootboekrekening Omzet overloop 19%, bij Kostprijs selecteert u de door u aangemaakte grootboekrekening kostprijs overloop 19%. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

11 11 De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

12 12 6. Aanpassen BTW-codes bij overige instellingen Op diverse plekken in Autoflex staan instellingen voor standaard gebruik van BTW-codes bij bepaalde handelingen. Ook deze dienen we aan te passen. Hiervoor gaat u naar Extra Opties tabblad Boekhouding. Pas hier de BTW-code voor inkoopfacturen aan naar de nieuw aangemaakte BTW-code Inkoop hoog 21% (wederom te selecteren door op het pijltje te klikken achter de ingestelde BTW-code). Kies hierna voor Opslaan en ga naar tabblad Automatische invoer. Pas hier de Standaard BTW-code hoog aan naar de nieuwe BTW-code BTW hoog verkoop 21%. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

13 13 Sluit dit scherm nu af door middel van de knop Opslaan en sluiten. 7. Doorzetten van de wijzigingen naar uw boekhoudprogramma Om ervoor te zorgen dat uw transacties in Autoflex ook correct verwerkt worden in uw boekhoudprogramma, is het noodzakelijk dat de nieuw aangemaakte BTW-codes en grootboekrekeningen ook in uw boekhoudprogramma ingevoerd gaan worden. Deze codes dienen exact gelijk te zijn, dus heeft u bijvoorbeeld voor BTW hoog verkoop 21% een BTW-code 16 aangemaakt dan dient deze in uw boekhoudprogramma ook BTW-code 16 te zijn. Als u Accountview gebruikt, dan kunt u vanuit Autoflex heel gemakkelijk alle wijzigingen exporteren. Dit doet u via Extra Koppeling Accountview Exporteren gegevens. Vink hier het hokje aan bij Exporteren BTW-codes en Exporteren rekeningschema en kies voor Exporteren. Voor verdere aanpassingen in Accountview verwijzen wij u naar de bijlage. Voor de overige boekhoudprogramma s dienen de BTW-codes en grootboekrekeningen handmatig ingevoerd te worden. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

14 14 8. Aanpassen layouts De diverse layouts in Autoflex voor het afdrukken van facturen, orderbevestigingen, proforma s etc zullen na aanpassing van de BTW-codes een juiste berekening laten zien, maar vaak staat er een tekstuele omschrijving van de BTW hierin met daarbij 19% als BTW percentage. Deze omschrijving dient per layout handmatig aangepast te worden. Hiervoor gaat u naar Systeem Facturering Klantcategorieën. Hier dient u voor elke categorie de aanpassing te maken. In ons voorbeeld open we de Stamgegevens van de categorie STD (Standaard) en gaan we de layout van de werkplaatsfactuur openen en aanpassen. De layouts voor Magazijn en Autoverkoop vindt u onder het tabblad Mag/Verk. Klik op de regel van de layout wat u wilt aanpassen, in dit geval de factuur (1). Hierna klikt u op de knop Wijzig layout (2). De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

15 15 De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

16 16 U ziet bovenstaand nu de layout van de werkplaatsfactuur met de diverse velden en teksten. Meestal staat rechtsonder een overzicht van de bedragen met daarbij vermeldt het BTW bedrag en de daarbij behorende BTW percentage. In ons voorbeeld staat een tekst: Totaal BTW 19%. Elk tekstveld waar het BTW% op 19% staat, dient aangepast te worden. Door te dubbelklikken op de tekst wordt er een scherm Label Properties geopend. Hier kunt u in het veld Caption de tekst aanpassen naar Totaal BTW 21% (of handiger is naar Totaal BTW hoog). Bevestig deze wijzing door op OK te klikken. U komt dan weer terug in de layout. Nadat eventuele andere velden gewijzigd zijn, klikt u rechtsboven op het rode of grijze kruisje behorend bij het scherm Wijzig Layout. U krijgt dan de volgende vraag: Kies hier voor Yes om de wijziging op te slaan. Hierna kunt u verder gaan met het aanpassen van de overige layouts die u gebruikt. Doe dit voor elke klantcategorie en doe dit ook in de eventueel overige administraties in Autoflex. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

17 17 9. Aanpassen zelf gedefinieerde rapporten/lijsten(alleen voor gevorderden) In Autoflex bestaat de mogelijkheid om via rapportmanager rapporten aan te passen of via bepaalde menu-instellingen is het mogelijk om zelf gedefinieerde lijsten aan te maken. In zo n rapport of lijst kan een veld verwerkt zijn die rekent met 19 om zo bijvoorbeeld iets uit te rekenen zonder btw erin. Mocht u een rapport tegenkomen die na 1 oktober een foutieve berekening geeft, dan zit hierin een berekening met 19%. Voor een correcte weergave is het dan noodzakelijk om dit om te zetten naar 21%. Wij adviseren om onderstaande wijziging(en) alleen te laten uitvoeren door diegene die het rapport heeft gemaakt. Mocht u twijfelen, neem dan contact op met de helpdesk van Autoflex. Ga naar dit rapport en kies voor bewerken. Zoek het veld op waar de foutieve berekening in zit en dubbelklik op dit veld. Er opent dan een scherm met Field Properties Verander bij Expression het getal 19 naar 21 en klik op OK. Doe dit ook voor andere velden die een verkeerde berekening geven. Mocht u in een veld geen getal 19 tegenkomen, maar geeft dit veld wel een verkeerde berekening dan zit de berekening vooraf gedefinieerd in een variabele. Ga hiervoor in het document naar Report Variables. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

18 18 Er opent een scherm met Report Properties waar u aan de linkerkant een rij ziet met gebruikte variabelen in dit document/rapport. Selecteer elke variabele om in het veld Value to store te kunnen zien of er een berekening met 19% zit. In onderstaand voorbeeld heeft het veld verk_ex_ex berekening waarbij gedeeld wordt door Dit zou dus na oktober veranderd moeten worden in De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

19 19 Bijzondere situaties - Het kan natuurlijk voorkomen dat na 1 oktober 2012 correcties op facturen (die voor 1 oktober zijn gemaakt) gemaakt moeten worden en waarbij dus 19% BTW is gebruikt. Denk hierbij aan het maken van een creditnota of het corrigeren van een factuur. Vanaf versie 9.02 is het niet meer mogelijk een factuur van voor 1 oktober 2012 te verwijderen. U dient in plaats hiervan een creditnota van deze factuur te maken, waarbij het dan niet mogelijk is om iets aan te passen. Er wordt dus een 1 op 1 credit van de factuur gemaakt. Hierna dient u een nieuwe order en factuur te maken als er iets gecorrigeerd had moeten worden. - Mocht u nog orders open hebben staan die herrekend dienen te worden van 19% naar 21% BTW, dan kan dit via Systeem Controleren Administratie. Als u hier via de knop Volgende doorklikt, krijgt de volgende opties te zien: Vink hier aan wat u wilt laten herrekenen en klik op Administratie Controleren. De orders zullen dan aangepast worden. Let hierbij wel op dat orders met een vaste prijsafspraak ook aangepast worden, pas deze hierna handmatig aan. - Soms wordt ten onrechte door klanten bij de stamgegeven van Nederlandse debiteuren/crediteuren bij het tabblad Financieel een BTW-code ingevuld bij het veld BTW-code. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de hier ingestelde BTW-code te allen tijde van toepassing is op orders, ongeacht de gekozen omzetgroep in de order. Zou u als voorbeeld een BTW-code met 19% hier hebben ingesteld, dan zal een order met marge-onderdelen of BTW 0% toch met 19% berekend worden. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

20 20 Om te voorkomen dat na 1 oktober de hier eventueel ingestelde BTW-code problemen gaat opleveren, dient u dit veld leeg te maken bij Nederlandse debiteuren/crediteuren. - Als u werkt met brandstofbonnen, adviseren wij u om eerst alle brandstofbonnen met 19% te importeren, te verwerken en de bijbehorende brandstoforder uit te factureren alvorens u de instellingen bij de omzetgroep(en) aanpast. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk