Conversie-procedure AccountView DOS naar Windows

Transcriptie

1 Conversie-procedure naar Windows VAN ACCOUNTVIEW DOS NAAR ACCOUNTVIEW WINDOWS 9.0B De financiële administratie is een belangrijk onderdeel van uw organisatie. Het spreekt dan ook vanzelf dat u de conversie van uw administratie(s) zorgvuldig wilt uitvoeren. Een vergissing of fout is echter snel gemaakt en kan soms leiden tot problemen. Wij raden u dan ook aan deze conversieprocedure helemaal door te lezen voordat u aan de uitvoering begint. De procedure is onderverdeeld in stappen, die u doorloopt aan de hand van checklists: STAP 0 Checklist A: Checklist B: Opmerking: installeren voor uw bedrijfssituatie gereed maken In tegenstelling tot een gewone update, gebeurt dit niet over de oude versie heen. Uw DOS-installatie blijft intact, inclusief de bijbehorende administraties. STAP 1 Checklist C: Checklist D: STAP 2 Checklist E: Opmerking: STAP 3 Checklist F: Conversie algemeen voorbereiden in Conversie per administratie voorbereiden in Conversie per administratie in Hierbij worden de DOS-administraties in geïmporteerd. Handmatige controle per administratie in en Windows Wij raden u aan stap 0 ruim vóór de overige stappen uit te voeren, zodat u de tijd hebt om vertrouwd te raken met de werking van. Zo kunt u na de uiteindelijke overgang meteen aan de slag, en komt u niet voor verrassingen te staan. Verder raden wij u aan om een volledige proefconversie van een DOS-administratie uit te voeren. Met deze geconverteerde administratie kunt u uitgebreid proefdraaien in. Ga naar onze website en lees de supportnote Conversieprocedures van naar Windows ( om te controleren of er een recentere versie van deze conversie-procedure beschikbaar is. Vergelijk de laatste revisiedatum met de revisiedatum hieronder en zorg dat u de nieuwste versie gebruikt. Als u tijdens het doorlopen van de conversie-procedure op een probleem stuit en daarover contact opneemt met de afdeling support, dan kan men u vragen uw afgedrukte rapporten op te sturen of te faxen. Het eventueel ontbreken van rapporten zal het adequaat oplossen van uw problemen bemoeilijken. Wij raden u dus aan om niet alleen de conversie-procedure zorgvuldig uit te voeren, maar ook de rapporten nog enige tijd te bewaren. Als u ter plaatse ondersteuning wilt of ondersteuning bij de inrichting of implementatie kunt u contact opnemen met uw AccountView-leverancier. Vraag voordat u deze inschakelt naar de kosten van de ondersteuning. Mocht uw leverancier of een andere deskundige de update voor u uitvoeren, overhandig dan altijd deze conversie-procedure. Laatste revisie: 27 oktober 2009 AccountView 1

2 STAP 0: CHECKLIST A: installeren Zie de -handleiding, hoofdstuk AccountView installeren, voor een uitgebreide beschrijving van de stappen in deze checklist. A-1 GA NA OF UW CONFIGURATIE VOLDOET AAN ONDERSTAANDE EISEN Om versie 9.0b te installeren, moet u minimaal beschikken over een systeem met de volgende configuratie: Computer: minimaal een computer met een Pentium IV-processor (of gelijkwaardig) met ten minste 512 MB intern geheugen Besturingssysteem: minimaal Windows 2000 SP4, of nieuwere versies van Windows, bijvoorbeeld Windows XP (vanaf SP2) of Windows Vista. AccountView werkt niet met oudere versies van Windows, zoals Windows 3.1, 95 en 98. Windows ME en NT worden niet ondersteund. Beeldscherm: minimale resolutie van 1024x768 Wanneer u Windows Vista gebruikt, raadpleeg dan de supportnote AccountView op Windows Vista installeren ( AccountView werkt niet met oudere versies van Windows, zoals Windows 3.1, Windows 95 en Windows 98. Windows ME en Windows NT worden niet ondersteund. A-2 INSTALLEER ACCOUNTVIEW WINDOWS Voer de installatieprocedure uit zoals die in de documentatie is beschreven in het hoofdstuk AccountView installeren. Belangrijk: Zowel de werkstationinstallatie als de standaardinstallatie schrijven bestanden in de systeemdirectory van uw werkstation of server. Bij bepaalde besturingssystemen, zoals Windows XP en Windows 2000, moet de ingelogde gebruiker expliciet rechten hebben tot deze directory s. Dit geldt ook bij installatie op een werkstation! Wij raden aan om altijd in te loggen als een gebruiker die administrator-rechten heeft. Start op alle werkstations ook één keer AccountView terwijl u bent ingelogd als gebruiker met administrator-rechten op het werkstation. A-3 VOER LICENTIEGEGEVENS IN 1. Start. Voer als gebruikersnaam DEMO en als wachtwoord demo in. 2. Kies Opties/Licentiegegevens om uw licentiegegevens in te voeren. Deze gegevens vindt u op het bijgeleverde formulier met de titel AccountView Licentiegegevens. Neem de gegevens van het formulier precies over, inclusief spaties, hoofd- en kleine letters. Licentienaam: Deze bestaat uit de bedrijfsnaam en de plaats. Serienummer: Dit is de unieke identificatie van uw versie van AccountView. Het nummer bestaat uit de letters AV, zeven cijfers en een letter. Modulegegevens: Deze tekenreeks is een codering voor de moduleconfiguratie die u hebt aangeschaft. Om het invoeren te vergemakkelijken is de reeks in drie delen van veertien tekens gesplitst. Om fouten te voorkomen bevat de tekenreeks geen 0 en O (nul en hoofdletter o), en ook geen l, I en i (kleine letter L en hoofd- en kleine letter i). AccountView 2

3 Controlenummer: Dit nummer van tien cijfers wordt mede gebruikt om te controleren of de invoer in het hele venster geen fouten bevat. 3. Kies Bestand/Administraties. 4. Kies Document/Organiseren/Administratie in het venster Administraties. Kies Alle in Bereik en kies Organiseren. A-4 INSTALLEER HET SERVICE PACK Kies Help/Info en noteer wat er direct achter Versie staat. Bekijk op onze website de supportnote Service Packs ( en controleer of er voor uw versie een Service Pack is. Vergelijk de datum daarvan met de datum van uw versie. Als het Service Pack nieuwer is, moet u dat eerst installeren. De instructie vindt u op de website. A-5 AANGIFTESOFTWARE Deze stap is alleen van belang voor gebruikers van AccountView Aangiftesoftware. Ga anders door met checklist B. De functionaliteit omtrent elektronische aangifte is in AccountView versie 9.0b sterk verbeterd ten opzichte van AccountView Aangiftesoftware. Ook is de werking niet volledig identiek. Zorg dat gebruikers van AccountView Aangiftesoftware op de hoogte zijn van de gewijzigde menuopties en functionaliteit voordat ze gaan werken met AccountView versie 9.0b. Bekijk op onze website de supportnote Geïntegreerde elektronische aangifte ( voor een opsomming van de wijzigingen en de stappen voor het overnemen van de aangifteberichten. De functionaliteit vindt u in AccountView 9.0b met Help/Index of Help/PDF-handleiding/Installatie. U gebruikt na de conversie de AccountView Aangiftesoftware alleen voor uw Windows-administraties? Na de conversie kan er geen gebruik meer worden gemaakt van AccountView Aangiftesoftware. Zorg dat alle gebruikers na de conversie hiervan op de hoogte zijn. Verwijder eventuele snelkoppelingen naar AccountView Aangiftesoftware. U gebruikt na de conversie de AccountView Aangiftesoftware voor zowel uw DOSals uw Windows-administraties? Na de conversie kan er geen gebruik worden gemaakt van AccountView Aangiftesoftware voor uw Windows-administraties. Zorg dat alle gebruikers na de conversie hiervan op de hoogte zijn. Vraag een tweede proces-id aan om een juiste afhandeling van uw elektronische aangifte te garanderen. Wij adviseren u om de nieuwe proces-id aan te vragen vanuit de AccountView Aangiftesoftware. Zie de documentatie van de AccountView Aangiftesoftware voor meer informatie. AccountView 3

4 STAP 0, CHECKLIST B: voor uw bedrijfssituatie gereed maken B-1 MAATWERK Als u in gebruikmaakt van maatwerk en/of een koppeling had met een andere applicatie, adviseren we u contact op te nemen met uw AccountView-leverancier. Om te controleren of u maatwerk hebt, kunt u het volgende doen: 1. Kies Help/Info en controleer wat er achter parameters staat vermeld. Als daar /v2 en of /v5 staat, hebt u waarschijnlijk maatwerk. 2. Kies Opties/API Registry. Als het venster dat verschijnt regels bevat, hebt u waarschijnlijk maatwerk. B-2 LAYOUTS (MODULE FACTURERING) Als u beschikt over de module Facturering, maakt u gebruik van layoutbestanden. De opmaak van deze bestanden in wijkt zozeer af van die in, dat deze niet automatisch geconverteerd zullen worden. In zullen dus de layouts opnieuw ontworpen moeten worden. We adviseren om hiervoor uw AccountViewleverancier in te schakelen. B-3 KOPIEFACTUREN (MODULE FACTURERING) De kopiefacturen uit uw DOS-administratie zullen niet worden geconverteerd naar uw Windows-administratie. Indien u de oude kopiefacturen wilt kunnen opvragen, zorg dan dat beschikbaar blijft voor het raadplegen. B-4 BEREID U VOOR OP DE WIJZIGINGEN IN ACCOUNTVIEW WINDOWS In onze cursussen komt alles aan de orde wat u moet weten over het gebruik van. Meer informatie over onze cursussen vindt u op onze website ( Met Help/PDF-handleiding/ kunt u de volledige handleiding in PDF-bestanden opvragen, zodat u meerdere pagina s, paragrafen of hoofdstukken tegelijk kunt opvragen en/of afdrukken. Deze optie maakt gebruik van Adobe Acrobat Reader, dat u vanaf de CD-ROM van AccountView kunt installeren. AccountView 4

5 STAP 1, CHECKLIST C: Conversie algemeen voorbereiden in C-1 BEPAAL DE PROGRAMMADIRECTORY VAN ACCOUNTVIEW DOS 1. Kies Help/Info in. 2. Druk met de knop <Rapport > het rapport AccountView System Information af. Op dit rapport staat een regel die begint met Current directory. Dit is de installatiedirectory van. Deze hebt u in volgende stappen nodig; bewaar daarom dit rapport. C-2 CONTROLEER HET VERSIENUMMER ACCOUNTVIEW DOS Op het rapport AccountView System Information staat een versie (Version). Dit moet versie 4.5 zijn. Als hier 4.3, 4.2, 4.1, 4.0 of 3.0 staat, moet u eerst de laatste update van installeren. C-3 ORGANISEER HET PROGRAMMA 1. Kies Bestand/Administraties. 2. Zorg ervoor dat u de enige gebruiker bent die heeft opgestart. 3. Kies Document/Programma organiseren in het scherm Administraties. AccountView 5

6 Stap 1, CHECKLIST D: Conversie per administratie voorbereiden in AccountView DOS Voer deze procedure uit voor elke administratie die u wilt converteren (zoals bepaald in stap B5). Denk eraan dat oude administraties die alleen nog op backup aanwezig zijn, alleen kunnen worden geconverteerd naar als u eerst de backup van deze administraties terugzet in. D-1 MAAK EEN BACKUP VAN DE ADMINISTRATIE 1. Start onder een gebruikersnaam die in AccountView alle rechten heeft. 2. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 3. Kies Document/Backup administratie in het scherm Administraties. 4. U kunt ervoor kiezen om de backup op diskette, USB-schijf of in een directory op uw harde schijf te maken. Als u een backup op uw harde schijf maakt, let er dan op dat u de backup altijd naar een nieuwe directory maakt. Uiteraard kunt u ook met eventuele andere backup-software een backup maken. D-2 TE JOURNALISEREN VERKOOPFACTUREN (MODULE FACTURERING) Kies Bestand/Facturering. Als de melding Er zijn nog facturen te journaliseren verschijnt, journaliseer deze dan met Document/Journaliseren verkoopfacturen in het scherm Verkooporders. D-3 TE VERWERKEN BANKAFSCHRIFTEN (MODULE INLEZEN BANKMUTATIES) Verwijder of verwerk nog niet verwerkte bankafschriften, zodat het scherm Electronische bankafschriften geen gegevens meer bevat: 1. Kies Bestand/Dagboeken. 2. Kies Document/Electronische afschriften in het scherm Dagboeken. Als dit scherm gegevens bevat, verwerk deze dan met Document/Verwerken bankafschrift. Als u wilt, kunt u ze ook verwijderen. D-4 GEEF EEN GROOTBOEKREKENING OP VOOR OVERIGE VERSCHILLEN 1. Kies Bestand/Administraties. 2. Kies Bewerken/Instellingen/Financieel/Financieel. 3. Als er geen rekening staat in het veld Overige verschillen, moet u die invoeren. D-5 ORGANISEER DE ADMINISTRATIE 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies Document/Administratie organiseren in het scherm Administraties. AccountView 6

7 D-6 MAAK EEN DIAGNOSE VAN DE ADMINISTRATIE 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies Document/Diagnose administratie in het scherm Administraties. Als op het diagnoserapport de melding verschijnt dat de status niet correct is, volgt u het advies op dat onderaan op het rapport vermeld staat. Dit herhaalt u totdat gemeld wordt dat de status correct is, of totdat u vaststelt dat, ondanks het opvolgen van het advies, het rapport steeds dezelfde fouten blijft melden. Neem in dat laatste geval contact op met uw AccountView-leverancier of met de afdeling Support van AccountView. Mail of fax het rapport van de laatste diagnose die u uitgevoerd hebt. AccountView 7

8 Stap 2, CHECKLIST E: Conversie van de administratie(s) in Bent u AccountView-leverancier en voert u een (proef)conversie uit voor een klant, voer deze dan uit in de licentie van de klant. E-1 NEEM DE ACCOUNTVIEW DOS-ADMINISTRATIE(S) OVER Laat deze stap bij voorkeur uitvoeren door degene die heeft geïnstalleerd. 1. Zorg dat geen enkele gebruiker opgestart heeft. 2. Kies Bestand/Administraties in. 3. Kies Document/Converteren/DOS-administratie, en kies Volgende. 4. Selecteer in Programmadirectory de directory die u bij punt C-1 hebt opgezocht bij Current directory en kies Volgende. 5. Selecteer de directory waarin de Windows-administratie(s) moeten worden geplaatst. AccountView zal de directory voorstellen van de programmabestanden bij stap A-2, maar u kunt daarvan afwijken als u wilt. Als u een directory invoert die nog niet bestaat, kunt u die laten aanmaken. Kies Volgende nadat de directory is ingevoerd. 6. Selecteer de te converteren DOS-administraties met het veld Cnv. De directory waarin de administratiebestanden worden geplaatst staat nu in de kolom Windows-directory. Kies Directory wijzigen als u hiervoor een andere directory wilt gebruiken. We adviseren u per keer één administratie te converteren. Kies Volgende. 7. Selecteer een administratie waaruit u de basisgegevens wilt overnemen. Voor administraties waarvoor u in Nederland belastingplichtig bent, adviseren we de voorbeeldadministratie Your Garden Products. Hierbij worden onder meer de BTWaangifterubrieken in uw Windows-administratie geplaatst (zie ook stap E-3). Kies Volgende. 8. Bij Uitvoer kiest u voor het afdrukken van een samengevat of gedetailleerd verslag. De optie Foutafhandeling is bedoeld voor uw AccountView-leverancier, als de conversie niet vlekkeloos verloopt. Wij adviseren u beide keuzes bij Foutafhandeling niet te markeren. Kies Converteren. 9. Uw DOS-administratie wordt nu overgenomen in een Windows-administratie. Druk na de conversie het conversierapport af. Als er problemen op het rapport worden gemeld, moet u die oplossen en de conversie opnieuw doen, eventueel met hulp van uw AccountView-leverancier. Omdat de aangemaakte administratie nu geen betrouwbare gegevens bevat, zal AccountView de administratie waarschijnlijk niet hebben aangemaakt. Mocht dat wel het geval zijn, dan adviseren wij u deze te verwijderen. E-2 ORGANISEER DE AANGEMAAKTE ADMINISTRATIE 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies Document/Organiseren/Administratie. AccountView 8

9 E-3 VOER DE BTW-AANGIFTERUBRIEKEN IN heeft een aantal uitbreidingen op het gebied van BTW-aangifte. Hierdoor is het nodig om in de stamgegevens van de BTW-codes een aantal aanvullende gegevens vast te leggen. 1. Sluit het venster Administraties. 2. Kies Bestand/Openen, selecteer de zojuist geconverteerde administratie en kies OK. 3. Kies Bestand/Financieel/BTW-codes. 4. Kies Bewerken/Stamgegevens, tab Rekenwijze. 5. Voer de juiste BTW-aangifterubriek in Rubriekcode in. Druk voor meer informatie over BTW-aangifterubrieken op F1 in dit veld. 6. Herhaal deze stap voor al uw BTW-codes. Let op: kent geen BTW-aangifterubrieken. Tijdens de conversie is bij alle BTW-codes de rubriekcode 00 ingevuld. U moet deze allemaal vervangen door de juiste BTW-aangifterubriek. Er mag geen enkele BTW-code meer zijn met rubriekcode 00. E-4 CONTROLEER DE ADMINISTRATIE 1. Kies Bestand/Administraties in en selecteer de zojuist geconverteerde administratie. 2. Kies Document/Controleren/Administratie. 3. Selecteer alleen Geselecteerde bij Bereik en kies Volgende. 4. Kies Alle controles en kies Volgende. 5. Kies Controle. Druk het rapport af en bewaar het. Als dit rapport geen problemen vindt (overal status correct), kunt u verder gaan met de volgende stap. Als er wel problemen worden gemeld, kunt u de eventuele adviezen aan het eind van het rapport uitvoeren. Als er bijvoorbeeld advies Herstellen staat, kunt u Document/Controleren/ Administratie opnieuw kiezen met Herstellen gemarkeerd onder Opties in het eerste venster. Dit herhaalt u totdat gemeld wordt dat de status correct is, of totdat u vaststelt dat, ondanks het opvolgen van het advies, het rapport steeds dezelfde fouten blijft melden. In dat laatste geval kunt u contact opnemen met uw AccountView-leverancier of met de afdeling Support van AccountView. Mail of fax het rapport van de laatste controle die u hebt uitgevoerd. E-5 KOPIEFACTUREN (MODULE FACTURERING, INKOOP EN/OF AANMANINGEN) Als u kopiefacturen in uw Windows-administratie wilt laten aanmaken, bekijk dan op onze website de supportnote Kopiedocumenten ( E-6 VOER DE TAALCODE EN LANDCODE VAN DE ADMINISTRATIE IN In moet u een taal- en landcode voor de administratie invoeren, terwijl dat in niet zo was. 1. Kies Bestand/Openen, selecteer de zojuist geconverteerde administratie en kies OK. 2. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Bedrijf. 3. Voer STD in het veld Taalcode in. Druk op F1 voor meer informatie. 4. Kies de tab Adres. 5. Voer NL in het veld Land in. Druk op F1 voor meer informatie. AccountView 9

10 E-7 DAGBOEKEN AANMAKEN Vanwege de gewijzigde structuur zijn uw DOS-dagboeken geconverteerd naar memoriaaldagboeken. U moet een aantal dagboeken opnieuw aanmaken voordat u verder kunt gaan met boeken. 1. Kies Bestand/Openen, selecteer de zojuist geconverteerde administratie en kies OK. 2. Kies Bestand/Dagboeken. U vindt uw DOS-dagboeken onder Memoriaal. Wij adviseren u om uw inkoopfacturen in een dagboek van het type Inkoop en uw verkoopfacturen in een dagboek van het type Verkoop te boeken. Als u werkt met de module Facturering en/of Inkoop, zullen de boekingen vanuit deze module(s) per definitie in een dagboek van het type Inkoop of Verkoop plaatsvinden. 3. U zult deze dagboeken dus moeten aanmaken. Kies Document/Stamgegevens administratie/dagboeken. Kies Bewerken/Toevoegen (sneltoets CTRL+INS) om een nieuw dagboek aan te maken. Zie de documentatie voor meer informatie. 4. Bekijk op onze website de supportnote Verschillen inkoop- en verkoopdagboeken DOS/Windows ( voor verdere informatie en tips hierover. AccountView 10

11 Stap 3, CHECKLIST F: Handmatige controle per administratie in DOS en Windows Behalve de automatische controleopties van AccountView, adviseren wij u ook een aantal handmatige controles uit te voeren. De lijst rapporten die wordt genoemd kan onmogelijk volledig zijn. Wij adviseren u, naast het doorlopen van deze checklist, ook zelf na te gaan welke rapporten u veel gebruikte in, deze af te drukken, en te vergelijken met dezelfde rapporten in. Denk bijvoorbeeld aan verslagen die u gebruikt. Sommige rapporten kunnen meerdere bladzijden bevatten. Wij adviseren u in dat geval een aantal steekproeven te nemen. Vergelijk in ieder geval van alle hieronder genoemde rapporten de totaaltelling op het rapport uit uw DOS-administratie met het overeenkomstige rapport uit uw Windows-administratie. F-1 GECOMBINEERDE BALANS Bestand/Grootboek, Rapporten/Gecombineerde balans Bestand/Grootboek, Rapporten/Gecombineerde balans F-2 VERLIES & WINST Bestand/Grootboek, Rapporten/Verlies & Winst Bestand/Grootboek, Rapporten/Verlies & Winst F-3 OPENSTAANDE POSTEN DEBITEUREN Bestand/Debiteuren, Rapporten/Openstaande posten Bestand/Debiteuren, Rapporten/Openstaande posten F-4 OPENSTAANDE POSTEN CREDITEUREN Bestand/Crediteuren, Rapporten/Openstaande posten Bestand/Crediteuren, Rapporten/Openstaande posten AccountView 11

12 F-5 BTW-AANGIFTE Conversie-procedure naar Windows Bestand/Grootboek, Rapporten/BTW-aangifte. Kies Weergave: Aangifte, Tijdsbestek: Bereik perioden, 1 t/m 12 Bestand/Grootboek, Rapporten/BTW-aangifte. Kies Weergave: Per BTW-code, Tijdsbestek: Bereik perioden, 1 t/m 12 F-6 OVERZICHT FACTUREN (MODULE FACTURERING) Bestand/Facturering, Rapporten/Overzicht orders Bestand/Handel/Verkoopfacturen, Rapporten/Verkoopfacturen Let op: Kies Opties/Instellingen/Administratie Financieel/Algemeen en geef desgewenst een dagboek als systeemdagboek op in het veld Verkoopfacturen. De eventuele instelling gezet in is niet bewaard, omdat dit dagboek in van het type Memoriaal was, terwijl het nu een dagboek van het type Verkoop moet zijn. Zie ook de stap E-7 Dagboeken aanmaken. F-7 OVERZICHT GEFACTUREERD (MODULE FACTURERING) Bestand/Facturering, Rapporten/Overzicht gefactureerd Bestand/Handel/Verkoopfacturen, Rapporten/Gefactureerd AccountView 12