AccountView Contact Beknopte inrichtingshandleiding

Transcriptie

1 AccountView Contact Beknopte inrichtingshandleiding Een product van Visma Software BV

2 Inhoud AccountView Contact - Beknopte inrichtingshandleiding Voorbereiding en controle vooraf Relaties en bladwijzers beschikbaar maken AccountView Contact testen 5

3 3 AccountView Contact - Beknopte inrichtingshandleiding Met AccountView Contact-app hebt u altijd en overal toegang tot de gegevens van uw relaties. Bovendien kunt u in de app hun activiteiten op Twitter en LinkedIn volgen. Zo beschikt u altijd over actuele informatie over uw relaties. Mogelijkheden: De meest recente tweets van uw relaties bekijken met behulp van de Twitter-integratie. Bedrijven en contactpersonen vanuit de app direct in AccountView wijzigen of toevoegen. De openstaande posten van elke debiteur inzien, inclusief de daaraan gekoppelde documenten van facturen en aanmaningen. De dashboardinformatie uit AccountView weergeven. Bladwijzers voor belangrijke presentaties of websites zijn overal bij de hand. In een handomdraai de juiste relatiegegevens in de app opzoeken, of op internet meer informatie over bestaande relaties zoeken. Relaties direct vanuit de app bellen, sms'en of en. Voor accountantskantoren is het mogelijk om cliënten die met AccountView Go werken, via de app toegang te geven tot de relatiegegevens van de AccountView-administratie van de cliënt. Deze inrichtingshandleiding is bedoeld voor applicatiebeheerders die de AccountView Contact-app gaan inrichten. Deze handleiding is geschreven voor de inrichting van de app in combinatie met AccountView versie 9.6a of hoger. Beschikt u over een lagere versie van AccountView, gebruik dan de inrichtingshandleiding voor AccountView Contact die bij die versie hoort. Zie de pagina Visma-diensten koppelen met AccountView op onze website. De Contact-app kunt u downloaden vanuit de Google Play Store of Apple App Store. 1.1 Voorbereiding en controle vooraf Is AccountView versie 9.6a of hoger geïnstalleerd? Zijn in AccountView de modules AccountView Online Connector en/of AccountView Contact-app beschikbaar? Zijn alle stappen uit het document AccountView inrichten voor AccountView.Net-apps ( ) volledig uitgevoerd? Let op: Ga pas verder als de stappen uit het document goed en volledig zijn afgerond. 1.2 Relaties en bladwijzers beschikbaar maken In deze paragraaf maakt u bladwijzers aan voor zoekmachines, socialemediaprofielen en andere websites die in AccountView Contact beschikbaar moeten zijn. Let op: Het uitvoeren van de stappen in Systeembladwijzers aanmaken (3) is optioneel. Het uitvoeren van de stappen in Relaties en bladwijzers beschikbaar maken (3) is niet optioneel als u beschikt over de module AccountView Contact-app en de gegevens van relaties in de app wilt kunnen bekijken. U moet dan de bedrijven beschikbaar maken via relatiegroepen. Als u geen relaties en bladwijzers beschikbaar maakt, dan kunt u straks inloggen in de app, maar op alle pagina's wordt gemeld dat er geen gegevens zijn gevonden. Dat is wel de bevestiging dat de inrichting goed is uitgevoerd. Systeembladwijzers aanmaken Raadpleeg voor uitleg over systeembladwijzers de paragraaf Systeembladwijzers vastleggen ( van de AccountView-documentatie (hoofdstuk Instellingen en administraties). Zo maakt u systeembladwijzers aan: 1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Systeembladwijzers. 2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+N). ) in de handleiding Algemeen

4 AccountView Contact - Beknopte inrichtingshandleiding 4 3. Selecteer Bladwijzer Contact bij Bladwijzertype om ervoor te zorgen dat de bladwijzer in AccountView Contact wordt getoond. 4. Markeer Beschikbaar voor cliënten met AccountView Go als de bladwijzer ook beschikbaar moet zijn voor de ondernemer die gebruikmaakt van AccountView Go. Bedrijven in AccountView Contact beschikbaar maken via relatiegroepen Voorwaarden: AccountView Contact-app Voor het beschikbaar maken van bedrijven in de app moet u beschikken over de module AccountView Contact-app. Beschikt u alleen over de module AccountView Online Connector, dan zijn alle debiteuren van de geselecteerde administratie in AccountView automatisch beschikbaar in de app. In deze stap koppelt u bedrijven aan relatiegroepen. Per relatiegroep bepaalt u of de gegevens van de bedrijven in AccountView Contact zijn te raadplegen en te wijzigen, en of vanuit de app bedrijven aan de relatiegroep zijn toe te voegen. Let op: Gegevens van contactpersonen die aan deze bedrijven zijn gekoppeld, zijn automatisch ook in AccountView Contact te zien en te wijzigen. Ook kunnen contactpersonen voor deze bedrijven worden toegevoegd. U begint met het beschikbaar maken van relatiegroepen en daarna koppelt u bedrijven aan die relatiegroepen. Hoe dat in zijn werk gaat, wordt hierna beschreven. Zo maakt u relatiegroepen beschikbaar: 1. Open de administratie die u vanuit AccountView Contact wilt benaderen. 2. Kies Document > Stamgegevens administratie > Relatiegroepen. 3. Selecteer een relatiegroep waarvan de bedrijven straks in AccountView Contact beschikbaar moeten zijn. 4. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6). 5. Markeer het veld Beschikbaar in AccountView Contact. 6. Markeer dit veld eventueel voor een of meer andere relatiegroepen. Zo koppelt u bedrijven aan relatiegroepen: 1. Open het venster Debiteuren, Crediteuren of Bedrijven. 2. Selecteer een bedrijf dat straks in AccountView Contact beschikbaar moet zijn. 3. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6). 4. Ga naar de tab Classificatie. 5. Selecteer de gewenste Relatiegroep. Relatiebladwijzers aanmaken Bekijk desgewenst ook het instructiefilmpje op YouTube over dit onderwerp.

5 AccountView Contact - Beknopte inrichtingshandleiding 5 Zo maakt u relatiebladwijzers aan: 1. Open het venster Debiteuren, Crediteuren, Contactpersonen of Bedrijven. 2. Selecteer een relatie die behoort tot een relatiegroep waarvan de bedrijven straks in AccountView Contact beschikbaar zijn. 3. Kies Zoeken > Relatiebladwijzers. 4. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+N). 5. Selecteer het gewenste Bladwijzertype en voer de gegevens in. Welke gegevens u moet invoeren in het veld Naam of URL is afhankelijk van het bladwijzertype. 6. Kies OK. 7. Herhaal eventueel deze stappen om meer bladwijzers toe te voegen. Let op: Vanuit de Contact-app kunnen relatiebladwijzers worden gewijzigd en toegevoegd, mits AccountView versie 9.6 of hoger beschikbaar is. 1.3 AccountView Contact testen Zo test u AccountView Contact: 1. Start de app. 2. Log in met de gegevens van een gebruikersaccount voor AccountView.Net die u eerder hebt aangemaakt. Voor het aanmaken van het account hebt u een vanuit AccountView.Net ontvangen. 3. Controleer of de relaties en bladwijzers die u beschikbaar hebt gemaakt, worden getoond.