De Btw-verhoging van 01 oktober 2012 in UNIT4 Multivers met de UNIT4 Multivers BTW Converter

Transcriptie

1 1 De Btw-verhoging van 01 oktober 2012 in UNIT4 Multivers met de UNIT4 Multivers BTW Converter

2 Inleiding Per 01 oktober 2012 zal in Nederland het hoge Btw-tarief van 19% door de overheid verhoogd worden van 19% naar 21%. Dat heeft voor uw administratie tot gevolg dat u op facturen die u na 01 oktober 2012 verstuurt en die onder het hoge Btw-tarief vallen, het nieuwe tarief moet toepassen. Alle facturen die u tot die ingangsdatum factureert en waarvan u de levering al hebt gedaan, vallen nog onder het oude tarief van 19%. Hetzelfde geldt voor uw crediteurenfacturen, die vanaf 01 oktober 2012 ook berekend worden met 21% btw. Het lage Btw-tarief van 6% blijft in de huidige plannen van de regering ongewijzigd UNIT4 heeft gemeend voor haar administratieve pakketten de (mogelijke) overgang naar het hogere Btwtarief zo gemakkelijk mogelijk te maken en de gevolgen voor uw administratie zo klein mogelijk te houden. Hiervoor is een aparte wizard gemaakt die ervoor zorgt dat u de Btw-verhoging eenvoudig in uw administratie(s) kunt doorvoeren. In dit document wordt alleen de functionaliteit van de wizard in zijn algemeenheid beschreven, maar is geen handleiding bij de wizard zelf. Het geeft een beeld van de werking ervan en wat de gebruikers van UNIT4 Multivers zelf nog moeten doen om de overgang naar het nieuwe Btw-regiem snel en eenvoudig te laten verlopen. De wizard kan de Btw verhoging binnen uw administratie(s) uitvoeren. Voor regelgeving omtrent de Btw wijziging, definitieve ingangsdatum en uitzonderingen, verwijzen wij u naar de website van de Rijksoverheid. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 1 van 9

3 De UNIT4 Multivers Btw Converter Gebruikers kunnen dit programma gebruiken om de Btw-verhoging in hun administratie(s) door te voeren. Het is een wizard die u, na de installatie in een aantal stappen doorloopt. Voor de UNIT4 Multivers BTW Converter hebt u UNIT4 Multivers 8.0 of hoger nodig. In dit document noemen we alleen de stappen en controles die het programma uitvoert in uw administratie(s). Let op!! Als u de stappen van de wizard op uw administratie toepast, wordt het nieuwe Btw-percentage direct gehanteerd. U zult de wizard dus niet voor de vastgelegde ingangsdatum (waarschijnlijk 01 oktober 2012) uitvoeren. Doet u dit wel, is de uitvoering van de wizard niet terug te draaien en zult u een back-up moeten terugplaatsen. Stel uw administratie daarom altijd eerst veilig voordat u de wizard start. U kunt desgewenst de wizard op een eerdere datum uitvoeren. Vanaf dat moment zult u echter standaard factureren volgens het nieuwe Btw-tarief. In de wizard wordt u gewaarschuwd voor de gevolgen en kunt u alleen doorgaan als u deze gevolgen expliciet accepteert. U moet dan in ieder geval voor alle facturen die u boekt in het oude Btw-tarief, handmatig de juist code selecteren (zie onder). De wizard voert de volgende stappen en controles uit: 1. Inloggen in de wizard: U kunt de UNIT4 Multivers Btw Converter alleen gebruiken als u de gebruikersnaam en uw wachtwoord opgeeft waarmee u ook in UNIT4 Multivers bekend bent en inlogt. 2. Keuze van de administratie: Na het starten kunt u de administratie selecteren. U wordt expliciet gevraagd of u de administratie hebt veiliggesteld. Dit veiligstellen wordt niet door het programma gecontroleerd en dient uitsluitend als aandachtspunt. Werkwijze van de invoering: In Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens staan de Btw-percentages en codes waar u in uw administratie mee werkt. In vrijwel alle administraties zijn deze als volgt: 0 = 0% (onbelast) 1 = 6% laag tarief 2 = 19% hoog tarief In dat geval zullen de overige codes niet zijn ingevuld. Nu zorgt de wizard dat het bestaande percentage van 19% verhuist naar de eerste vrije code. In dit geval is dat code 3. Alle boekingen die voorzien zijn van 2=19% verhuizen tijdens de conversie mee naar de nieuwe code, in dit geval 3=19%. Als u dus historische boekingen terug kijkt, ziet u daar nog steeds 19% bij staan. Code 3=19% kan ook voor correcties en aanvullende boekingen gewoon gebruikt worden. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 2 van 9

4 De bestaande code 2 wordt vervangen door het nieuwe Btw-tarief. U krijgt dan in de Btw-codetabel het volgende: 0 = 0% (onbelast) 1 = 6% laag tarief 2 = 21% hoog tarief 3 = 19% hoog tarief (oud) De bestaande Btw-scenario s en de Btw-vakken die gebaseerd zijn op het tarief van 19%, worden aan het nieuwe percentage aangepast en aangevuld. In sommige gevallen zijn er meer codes in gebruik. Dit kan als u bijvoorbeeld het hoge Btw-tarief in aparte Btw-scenario s en Btw-vakken toepast en dus bij het boeken voor die Btw-scenario s ook de bijbehorende code voor het Btw-tarief gebruikt. De wizard zal in dat geval alle codes waaraan 19% gekoppeld is en die in een eigen scenario gebuikt worden, kopiëren naar vrije codes. En de bestaande codes van 19% vervangen door 21%. Hebt u bijvoorbeeld 3 codes voor het 19%-tarief in gebruik, leidt dat tot 6 codes voor het hoge tarief in de nieuwe situatie. In UNIT4 Multivers is echter maar plaats voor maximaal 10 codes (inclusief code 0 ). In dat geval kijkt de wizard of er in de tabel ongebruikte Btw-codes voorkomen en verwijdert deze. De bijbehorende regels in de Btw-scenario s worden dan ook verwijderd. Mocht in een enkel geval ook dit onvoldoende vrije codes opleveren en is het aantal te gebruiken codes nog altijd groter dan 10, zult u handmatig moeten ingrijpen. De wizard wordt dan niet verder uitgevoerd. U kunt dan de Btw-verhoging handmatig doorvoeren in uw administratie. Op kunt u een document downloaden met de stappen die u in dat geval moet uitvoeren. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 3 van 9

5 3. Controles op de boekingen met een (boekings)datum die voor de ingangsdatum ligt: Er worden nu een aantal controles uitgevoerd. Dit is afhankelijk van uw pakketsamenstelling. Voor UNIT4 Multivers XL, bij gebruik van de verschillende onderdelen als Facturen/verkooporders, Offertes, Projecten of Abonnementen kunnen deze controles enige tijd in beslag nemen. Met name wordt gecontroleerd op nog te factureren items: Factuuropdrachten (nog niet verwerkt); Verkooporders (nog niet verwerkt en waarvan de levering al heeft plaatsgevonden); Facturabele Urenmutaties die nog gefactureerd moeten worden; Projecttermijnen, projectmutaties en openstaande factuuradviezen voor projecten, die nog voor de invoeringsdatum gefactureerd moeten worden; Lopende abonnementen die nog voor de invoeringsdatum gefactureerd moeten worden. Offertes: bij offertes kan het zijn dat u deze voor de invoeringsdatum al hebt aangemaakt en opgestuurd aan uw klant. Hierop staan nog de oude artikelprijzen en het oude Btw-tarief. De levering van de diensten of goederen zullen echter onder het nieuwe Btw-tarief vallen. U moet deze tariefsverhoging dus apart communiceren aan uw klant. Nadat u de wizard doorlopen hebt en de aanpassingen zijn gedaan, kunt u deze offertes opnieuw printen en opsturen met de nieuwe prijzen en btw. Let op indien er openstaande zaken gevonden worden welke gefactureerd moeten worden. Na voltooiing van de conversie zal het Btw-percentage van 19% gewijzigd zijn in 21%. Bij het later verwerken/factureren van nu nog openstaande zaken, zal hierdoor standaard het tarief van 21% berekend worden. Indien u zich hiervan bewust bent, voer dan de UNIT4 Multivers Btw Converter uit. Indien u niet wilt dat bij verwerking/facturering van uw huidige nog openstaande items 21% btw wordt berekend, klik dan op Annuleren en verwerk eerst de genoemde items met het btw tarief van 19%. Voer hierna de UNIT4 Multivers Btw Converter alsnog uit. 4. Overige aandachtspunten voor de overgang: Het kan zijn dat u bij grootboekrekeningen het hoge Btw-tarief hebt ingevoerd (code 2). Dit levert geen problemen op. Bij de conversie zal de wizard wel het nieuwe tarief als percentage in de stamgegevens van de rekening plaatsen (code 2). Maar alle boekingen die met code 2 zijn gedaan, krijgen met de conversie de vervangende code voor het oude tarief (meestal code 3). Bestaande Inkooporders tonen wel de nieuwe bedragen inclusief btw en het nieuwe Btw-tarief. Dit is alleen in de weergave en heeft verder geen financiële consequenties voor uw administratie. Inkoopprijzen zijn altijd exclusief btw en pas bij het boeken van de goederenontvangst vindt de financiële boeking plaats. Direct na de conversie wordt in de verschillende dagboeken bij het boeken van BTW, standaard het nieuwe Btw-percentage gebruikt. Bij (correcties van) boekingen t/m september 2012 moet u dus handmatig de nieuwe code voor 19% selecteren. 5. Artikelprijzen, factuuropdrachten, verkooporders, offertes en abonnementen: U kunt in de wizard ook uw prijzen opnieuw laten berekenen. U kunt kiezen of u de prijzen Exclusief Btw opnieuw wilt laten berekenen, of dat u de prijzen Inclusief Btw opnieuw wilt laten berekenen. U kunt de prijzen opnieuw laten berekenen voor (indien aanwezig in uw administratie): - Stamgegevens artikelen - Openstaande offertes - Openstaande factuuropdrachten/verkooporders - Openstaande abonnementen UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 4 van 9

6 Zodra u bij 1 van bovenstaande opties aangeeft dat u de prijzen opnieuw wilt laten berekenen, krijgt u de vraag in de UNIT4 Multivers BTW Converter: Als u kiest voor de optie: Prijzen/bedragen INCLUSIEF btw opnieuw laten bereken, dan blijven de prijzen Exclusief btw dus ongewijzigd en worden de prijzen Inclusief btw verhoogd. Als u kiest voor de optie: Prijzen/bedragen EXCLUSIEF btw opnieuw laten bereken, dan blijven de prijzen Inclusief btw dus ongewijzigd en worden de prijzen Exclusief btw verlaagd. U kunt per bovengenoemd item aangeven of u de prijzen opnieuw wilt laten berekenen of niet. U kunt dus bijvoorbeeld kiezen om uw Stamgegevens artikelen wel opnieuw te laten berekenen, maar de verdere openstaande verkooporders, offertes en abonnementen zo te laten, zoals ze zijn. Let hierbij wel op, dat na voltooiing van de conversie het Btw-percentage van 19% gewijzigd zal zijn in 21%. Bij het later verwerken/factureren van nu nog openstaande zaken, zal hierdoor standaard het tarief van 21% berekend worden. Indien u zich hiervan bewust bent, voer dan de UNIT4 Multivers Btw Converter uit. Indien u niet wilt dat bij verwerking/facturering van uw huidige nog openstaande items 21% btw wordt berekend, klik dan op Annuleren en verwerk eerst de genoemde items met het btw tarief van 19%. Voer hierna de UNIT4 Multivers Btw Converter alsnog uit. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 5 van 9

7 Samenvatting UNIT4 wil ervoor zorgen dat de invoering van het nieuwe Btw-tarief zo soepel mogelijk verloopt bij de gebruikers van UNIT4 Multivers. Hiervoor is een wizard ontwikkeld die eenvoudig de belangrijkste stappen voor de invoering van het verhoogde Btw-tarief automatisch laat verlopen. Op het moment dat u de wizard uitvoert wordt het nieuwe Btw-tarief direct in uw administratie ingevoerd en vanaf dat moment gebruikt. U zult de wizard dus normaal gesproken niet eerder dan 01 oktober 2012 willen uitvoeren. Het oude tarief blijft voor de historie behouden en kan voor boekingen achteraf als Btw-code nog altijd gebruikt worden. De gebruiker moet zelf rekening houden met de volgende aandachtspunten: Zorg altijd voor een bruikbare back-up van uw administratie door deze vooraf veilig te stellen. Zorg dat voor het uitvoeren van de conversiewizard alle facturen die nog onder het oude Btw-tarief vallen en waarvan de leveringen al hebben plaatsgevonden, gefactureerd zijn. Dit geldt ook voor zaken als: o Factuuropdrachten die nog niet verwerkt zijn; o Verkooporders die nog niet verwerkt zijn, maar waarvan de levering nog in de oude periode valt; o Offertes die nog volgens het oude Btw-tarief berekend zijn, maar bij eventuele levering onder het nieuwe tarief zullen gaan vallen; o Abonnementen die nog gefactureerd moeten worden in de oude periode; o Facturabele uren die nog gefactureerd moeten worden; o Projecten (factuurvoorstellen, mutaties en projecttermijnen). Tijdens de overgangsperiode zult u bij boekingen die nog in de oude periode vallen, handmatig de juiste Btw-code moeten opgeven. Doordat de wizard de bestaande Btw-scenario s gebruikt, blijft de Btw-aangifte correct ook al werkt u met een jaarlijkse aangifte. Met deze wizard hoopt UNIT4 u een instrument in handen gegeven te hebben waarmee u in UNIT4 Multivers eenvoudig de verhoging van het Btw-tarief kunt invoeren in uw administratie. De wizard kan de Btw verhoging binnen uw administratie(s) uitvoeren. Voor regelgeving omtrent de Btw wijziging, definitieve ingangsdatum en uitzonderingen, verwijzen wij u naar de website van de Rijksoverheid. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 6 van 9

8 Hoe kunt u UNIT4 Multivers inrichten, indien u voor 1 oktober 2012 al facturen verstuurt en/of ontvangt met 21% Btw? Wij adviseren u om de complete Btw wijziging pas uit te voeren, op of rond 1 oktober Indien u voor het uitvoeren van de definitieve overgang toch al facturen ontvangt met 21% Btw, heeft u de volgende opties: 1. Boek de facturen nog niet in waar 21% Btw op staat, maar laat ze liggen, totdat u de UNIT4 Multivers BTW Converter heeft uitgevoerd en boek de facturen daarna pas in. 2. Boek de facturen waar 21% Btw op staat gewoon in met 19% Btw. Onder de knop Btw aangifte kunt u het Btw bedrag aanpassen achter 19%: Dit aangepaste bedrag wordt meegeteld in het totaalbedrag van de factuur en gaat ook mee in de Btw aangifte. Ook kunt u ervoor kiezen om het Btw bedrag te laten staan en de factuur opnieuw op te roepen, het Btw percentage aan te passen en de factuur opnieuw op te slaan, na uitvoering van de UNIT4 Multivers Btw Converter. Indien bovenstaande niet wenselijk is voor u en/of u verstuurt voor het uitvoeren van de definitieve Btw wijziging zelf al facturen met 21% Btw, kunt u dit als volgt in UNIT4 Multivers regelen: Stap 1: Ga naar Onderhoud Bedrijfsgegevens Tabblad Btw/Intrastat. Maak een nieuwe Btw-code aan met 21%. De omschrijving mag u zelf bepalen, bijvoorbeeld: UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 7 van 9

9 Stap 2: Ga naar Onderhoud Btw Btw-aangiftevakken. Roep de betreffende Btw-aangiftevakken een voor een op en wijzig de omschrijving hiervan. In een standaard ingerichte administratie zal het alleen gaan om Btw-aangiftevak 1A. De omschrijving mag u zelf bepalen, bijvoorbeeld: Stap 3: Ga naar Onderhoud Btw Btw-scenario s. Pas de Btw-scenario s aan waarop de 21% Btw van toepassing is. In een standaard ingerichte administratie betreft dit alleen Btw-scenario 6: Verkoop binnenland. Breidt dit Btw-scenario uit met 2 extra regels voor de omzet en de Btw bij gebruik van 21%: UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 8 van 9

10 LET OP: Voor inkoopfacturen hoeft u geen wijziging aan te brengen in de Btw-scenario s. De Btw op inkoopfacturen gaat allemaal naar van 5B, vanuit het Btw-scenario Aankoop wordt er geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende percentages: Stap 4: Ga naar Onderhoud Relatiecodes Tabblad Btw verkoop. Vul bij de door u nieuw aangemaakt Btw code een grootboekrekening in, zodat de Btw voor 21% ook juist gejournaliseerd wordt. LET OP: U kunt hiervoor hetzelfde grootboekrekeningnummer gebruiken als voor Btw code voor 19%. U kunt er ook voor kiezen om hier een afwijkend grootboekrekeningnummer voor aan te maken ten opzichte van de grootboekrekening voor de Btw code voor 19%. U kunt de grootboekrekening aanmaken in Onderhoud Rekeningschema. Vul het gewenste rekeningnummer in bij de nieuwe Btw code: De inrichting van UNIT4 Multivers is nu klaar voor boekingen met 21% Btw. U kunt, wanneer deze beschikbaar is, de UNIT4 Multivers BTW Converter alsnog uitvoeren in uw administratie. LET OP: Aan uw artikelen en grootboekrekeningen kunt u een BTW code gekoppeld hebben. Wijzig deze codes niet, maar laat deze staan. Na uitvoering van de UNIT4 Multivers BTW Converter, wordt hier nml vanzelf het nieuwe percentage van 21% ingevuld. Let dus op bij gebruik van artikelen en/of grootboekrekeningen dat u bij boekingen met 21% handmatig de juiste BTW code selecteert, totdat de BTW conversie is uitgevoerd. U kunt vooraf al bekijken hoe de UNIT4 Multivers BTW Converter straks gaat werken. Wij hebben hiervoor een instructiefilm opgenomen welke u kunt bekijken op: UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 versie 1.3 Pagina 9 van 9