Tenzij u zelf handig bent met computers en netwerken is het waarschijnlijk beter om dit door uw netwerkbeheerder te laten uitvoeren.

Transcriptie

1 Supportnotes Autoflex Betreft versies: 4.6 / 4.7 Datum: 06/03/02 Inrichten printers in een Windows (NT) netwerk. Als u Autoflex gebruikt op een Windows netwerk, met of zonder aparte server. Als u in uw netwerk een printer gebruikt voor b.v. werkorders en een printer voor facturen en een voor de boekhouding, dan wilt u ook dat de verschillende opdrachten vanaf elk werkstation altijd op de goede printer terecht komen. Om dit te kunnen regelen dienen er een aantal zaken ingesteld te worden. Tenzij u zelf handig bent met computers en netwerken is het waarschijnlijk beter om dit door uw netwerkbeheerder te laten uitvoeren. Het principe Bij het printen over het netwerk maakt Autoflex gebruik van de mogelijkheid om aan een netwerkprinter een LPT-poort te koppelen. Op zich is dit redelijk eenvoudig te doen. Het probleem is alleen dat zo n printer dan nooit voor elk werkstation dezelfde LPT-poort zal hebben en aangezien Autoflex geïnstalleerd wordt op de server zou het printen alleen vanaf bepaalde werkstation lukken. Dit probleem kunt u in Autoflex oplossen door de printerdefinities lokaal op het werkstation te zetten. De verwijzing naar de printernaam komt dus op de server te staan en is dus voor ieder werkstation gelijk maar de koppeling van de LPT-poort aan zo n printernaam staat lokaal en kan dus voor ieder werkstation verschillend zijn. Als u in Autoflex kijkt in menugroep Systeem bij Printinstellingen dan staan deze gegevens op de server.

2 En als u in menugroep Opties kijkt bij Printers dan moeten deze gegevens lokaal staan op het werkstation. Opstellen schema. Vooral bij meerdere printers en werkstations is het raadzaam om eerst een schema op te stellen met daarin alle printers en werkstations in het netwerk. Geef de printers een naam waarin u 3 gegevens verwerkt: 1. U begint met een afkorting van de naam van het bedrijf, zodat alle printers in het netwerk netjes bij elkaar gegroepeerd staan. 2. Daarna een korte referentie naar het merk en eventueel het type van de printer. 3. De functie van de printer. Een voorbeeld zou kunnen zijn: AUTOFL-HPDESKJ940-ORDER of AUTOFL-HPLASER-BRIEF etc. Dit doet u ook met de werkstations b.v. receptie, balie, magazijn, verkoop etc. Hierna geeft u per werkstation aan welke LPT-poort er gekoppeld is aan de diverse printers. Hier volgt een voorbeeld van zo n schema:

3 Printer naam in Autoflex Balie Werkplaats Verkoop Administratie AUTOFL-HPBAK1-BRIEF LPT 1 LPT 2 LPT 2 LPT 2 AUTOFL-HPBAK2-BLANCO LPT 1 LPT 2 LPT 2 LPT 2 AUTOFL-EPSON-ORDER LPT 3 LPT 1 LPT 3 LPT 3 AUTOFL-HPLASER-VERKOOP LPT 4 LPT 4 LPT 1 LPT 4 AUTOFL-HP1100-RAPPORT LPT 5 LPT 5 LPT 5 LPT 1 De praktijksituatie van dit schema is als volgt: Aan het werkstation aan de balie hangt een HP laserprinter met een dubbele papierlade zodat deze gebruikt kan worden voor blanco en briefpapier. Aan het werkstation in de werkplaats hangt een printer van Epson voor de werkorders. Aan het werkstation in het verkoopkantoor hangt een HP laserprinter voor de verkoopoffertes, orders e.d. Aan het werkstation in de administratie hangt een HP 1100 voor al het lijstwerk uit Autoflex en Accountview. Het is niet nodig om voor de 2 papierlades van de printer aan de balie aparte LPT-poorten te koppelen. U kunt deze 2 papierlades veel eenvoudiger aansturen door de Escapecode in de initialisatie in Autoflex aan te passen. Er volgen straks nog wat voorbeelden met schermafbeeldingen met daarin deze oplossing. Koppelen LPT-poorten aan netwerkprinters.

4 Nu kunt u beginnen met het koppelen van de LPT-poort aan de desbetreffende netwerkprinter. Ga hiervoor naar de printers in het configuratiescherm van Windows. Met de rechter muisknop kunt u de eigenschappen van de printers opvragen. In het Tabblad details klikt u op Printerpoort toewijzen. (zie afbeelding). Dit moet dus op elk werkstation volgens het opgestelde schema gebeuren.

5 Instellen Autoflex op willekeurig werkstation Kopiëren standaard printer. De volgende instellingen doet u aan een willekeurig werkstation in Autoflex. Alle bestanden van Autoflex staan nu nog op de server. De bedoeling is dat u de printers in Autoflex gaat instellen en testen voor dit werkstation. Pas als dat klaar is en uitgebreid is getest kunt u verder gaan met het configureren van de printers voor de overige werkstations. Ga eerst in Autoflex naar de menugroep Printers en zoek daar de goede printer op. Als de exacte printer niet voorkomt in de lijst kies er dan een die zo dicht mogelijk in de buurt komt. Alle deskjet printers van HP bijvoorbeeld gebruiken in Autoflex dezelfde codes, hetzelfde geldt voor de laserprinters van HP. Als u de kaart heeft opgevraagd drukt u op F8. Autoflex vraagt nu om een naam voor deze kopie. Geef nu de naam zoals u deze heeft ingevoerd in het schema (zie schermafbeelding). Dit herhaalt u voor alle printers in het netwerk. Standaardprinter printer in Autoflex kopiëren met F8. Aanpassen standaard printer. Nu moeten bij deze printers nog enkele gegevens aangepast worden (met F2): De printerpoorten aanpassen volgens schema voor dit werkstation. Indien nodig de Escapecode voor de initialisatie aanpassen zodat Autoflex papierlade 1 of 2 zal kiezen. Direct afdrukken aanzetten. Zie volgende schermafbeelding:

6 Kaart van een aangepaste printer. Als u in Autoflex diverse papierlades wilt aansturen, kijk dan op internet op de site van HP voor de juiste Escapecodes voor uw printer. U kunt ook eerst de codes in het hier volgende overzicht proberen die in onze ervaring eigenlijk altijd werken onafhankelijk van het type printer van HP. Handmatige invoer: Papierbak1 : Papierbak2: Papierbak3: Esc&l2H Esc&l8H Esc&l1H Esc&l4H Belangrijk! Esc staat voor de Escape code en wordt in Autoflex weergegeven d.m.v. het pijltje naar links. Het is onmogelijk deze d.m.v. het toetsenbord in te voeren. U kunt deze alleen verkrijgen door een kopie van een bestaande printer te maken en de tekens achter de pijl aan te passen. Het teken na de & is de kleine letter L dus geen cijfer 1. Printers selecteren voor div. printopdrachten Ga hiervoor naar de menugroep Systeem en kiest u Printinstellingen. Met F2 kunt u nu voor de verschillende taken de desbetreffende printer kiezen. Kies voor elke printopdracht de juiste printer.

7 Testen diverse printopdrachten. Het is nu tijd om alle printopdrachten te testen om te controleren of de diverse opdrachten ook bij de goede printers terecht komen. In vorige scherm waar de printers gekoppeld werden aan de diverse opdrachten kunt u zien welke tests uitgevoerd moeten worden. Controleer in ieder geval de volgende opdrachten: Printen origineel van een factuur (komen de 1 e en de 2 e kopie wel in de goede papierlades). Printen brief. Printen werkorder. Printen willekeurig rapport b.v. klantenlijst. Printen verkoopofferte. ` Pas als u zeker weet dat dit allemaal goed werkt kunt u verder gaan met het instellen van de overige werkstations. Instellen aanvullend zoekpad in Autoflex Bij een standaard installatie staat Autoflex zo ingesteld dat bestanden eerst gezocht worden in de datamap. De definities van de printers staan in de datamap van Autoflex op de server. Wat we nu willen bereiken is dat deze definities lokaal op de harde schijf van het werkstation komen te staan en dat Autoflex deze ook weet te vinden. Wat u nu moet doen zijn de volgende stappen: 1. Maak op elk werkstation op C: een map SETUP aan. 2. Kopieer de bestanden PRINTERS.DBF en PRINTERS.CDX vanuit de datamap van Autoflex op de server naar de map SETUP op C:. 3. Pas als dit gedaan is verwijderd u deze 2 bestanden uit de datamap van Autoflex. 4. Voer het nieuwe zoekpad in bij de programma-instellingen in de menugroep Systeem in Autoflex. Aangekomen bij de programma-instellingen druk u een keer op Pijltje naar rechts waarna u in het volgende scherm terecht moet komen: Invoeren aanvullend zoekpad Na het invoeren van deze instelling moet Autoflex een keer afgesloten en opnieuw opgestart worden. Controleer daarna even bij menugroep Opties of de printers nog wel beschikbaar zijn.

8 Instellen overige werkstations Voor de laatste stap heeft u weer het schema nodig. U wijzigt nu per werkstation bij de printerdefinities in menugroep Opties de printerpoorten volgens het opgestelde schema. Aanpassen poort volgens schema Controleer de diverse opdrachten nu per werkstation. Als alles goed is verlopen zal Autoflex op elk werkstation automatisch de goede netwerkprinter kiezen voor elke printopdracht. Tips bij problemen Het is misschien handig om te weten hoe Autoflex zijn printopdrachten afhandelt zodat u dit op een dosprompt na kunt bootsen buiten Autoflex om. Op deze manier is het eenvoudig om vast te stellen of het verkeerd gaat in Autoflex of in het netwerk. Bij elke printopdracht maakt Autoflex een tekstbestand aan in de datamap met als naam de naam van de ingelogde gebruiker (b.v. DEMO) en als extensie PRN. Als u dus geen nieuwe gebruikers heeft ingevoerd zal na elke printopdracht een tekstbestand zijn aangemaakt met de naam: DEMO.PRN U kunt de inhoud van dit bestand bekijken zodat u ook kunt zien welke stuurcodes er in de printopdracht verwerkt zijn. Na het maken van dit tekstbestand kopieert Autoflex dit bestand naar de betreffende printerpoort met de volgende opdracht: COPY DEMO.PRN LPT2: Nu u dit weet kunt dit op een dosprompt ook nabootsen. Als deze opdracht bijvoorbeeld invoert en het bestand wordt netjes geprint op de goede printer dan weet u dat het in het netwerk en op dit werkstation goed is ingesteld en dat het probleem in Autoflex moet zitten. Mocht dit het geval zijn loop dan zorgvuldig de stappen in deze supportnote nog een keer na. Belangrijk: De inhoud van deze supportnote dient puur ter informatie. Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor enige directe of indirecte schade, ontstaan door het gebruiken en/of toepassen van deze informatie.