Autofl x. Opzetten administratie in Accountview. Software voor Autobedrijven. Supportnotes Autoflex Betreft versies: 4.6 / 4.

Transcriptie

1 Supportnotes Autoflex Betreft versies: 4.6 / 4.7 Datum: 12/10/01 Opzetten administratie in Accountview. Deze supportnote is bedoeld voor bedrijven die overstappen naar Autoflex in combinatie met AccountView. Om in Accountview te kunnen starten met uw boekhouding moeten er een aantal zaken geregeld zijn waarvan er een aantal al door ons zijn uitgevoerd. De overige handelingen zullen wij hier stapsgewijs doornemen. Invoeren debiteuren in Autoflex Het invoeren van de debiteuren doet u in Autoflex. Voer hier voorlopig alleen even de debiteuren in die op het moment van opstarten van de administratie open staan. Als u deze debiteuren heeft ingevoerd moeten ze nog geëxporteerd worden naar Accountview. Dit doet u in Autoflex in het scherm klanten in menugroep Opties (zie afbeelding). De overige debiteuren worden automatisch door Autoflex ingevoerd in Accountview op het moment dat er een factuur voor wordt gemaakt. Invoeren bedrijfsvoorraad in Autoflex. In Autoflex voert u in het scherm verkoop bij menugroep Aanpassen -> Inkoop auto s uw huidige bedrijfsvoorraad in. U dient uw bedrijfsvoorraad op het moment van starten van de administratie als het ware in te kopen. Zo n inkoop bestaat eigenlijk uit het invoeren van 2 kaarten namelijk het invoeren van de autokaart en het invoeren van de inkoop. Bij het programma inkoop auto s worden beide stappen automatisch doorlopen. Kijk in de handleiding bij Aanpassen inkoop auto s voor meer informatie Let hierbij op de volgende punten: Voer alleen de auto s in die op voorraad zijn op het moment van starten van de administratie. Zorg dat u de inkoopfacturen bij de hand heeft, zodat u de goede BPM en BTW in kunt voeren. Zorg dat u de goede inkoopdatum invoert.

2 Als u de volledige bedrijfsvoorraad heeft ingevoerd kiest u in het scherm Verkoop bij menugroep Rapporten het rapport bedrijfsvoorraad samengevat. Dit rapport heeft u nodig als u de beginbalans gaat invoeren. Eventueel kunt u ook het rapport bedrijfsvoorraad met peildatum gebruiken. De rest van dit overzicht doet u in Accountview. Invoeren stamgegevens crediteuren Tenzij u perse met crediteurnummer wilt werken is het handiger om zowel bij het crediteurnummer en de zoekcode een zgn. zoeknaam in te voeren. Het is overigens niet verplicht om met een inkoopboek te werken. Als u dat wilt kunt u de betalingen ook rechtstreeks in het kasboek of bankboek invoeren. Tip: Als u overweegt om eventueel in een later stadium met de module telebankieren gaan werken, dan kunt u nu beter alvast in het Tabblad Financieel het bankrekeningnummer invoeren.

3 Invoeren grootboekschema. Er is al een gedeelte van het schema ingevoerd. Dit betreft hoofdzakelijk de omzetrekeningen. Wijzig deze nummers niet! Uiteraard kunt u er onbeperkt nummers bij zetten, maar het wijzigen van al ingevoerde nummers brengt zeer veel werk met zich mee. Invoeren gedeeltelijke beginbalans: De gedeeltelijk beginbalans voert u in bij het dagboek MEM. Hier voert u de volgende gegevens in: openstaande posten van de debiteuren en crediteuren, het beginsaldo van kas, bank en giro, en de totaal bedragen voor de voorraad BTW-auto s en de margeauto s. Wij adviseren u om 3 bladzijdes aan te maken. Bladzijde 1: Invoeren voorraad auto s (marge en BTW), beginsaldi van kas, bank en giro. Als u op dit moment al de volledige beginbalans heeft kunt u deze uiteraard nu ook meteen volledig invoeren. Dit is echter niet noodzakelijk. U kunt de beperkte beginbalans later altijd aanvullen en volledig maken. Bij het invoeren van de voorraad auto s dient u het bedrag excl. De BTW en incl. de BPM in te voeren. Dit bedrag vertegenwoordigd namelijk de balanswaarde van uw voorraad. Deze bedragen staan gespecificeerd op het rapport bedrijfsvoorraad uit Autoflex.

4 Invoeren debiteuren: Let erop dat u hier geen BTW-codes invoert! De BTW van deze facturen is tenslotte al uitgesplitst door uw vorige boekhoudsysteem of door uw accountant. Stel de bladzijde altijd op nul op de 1 e regel. Voer als periodecijfer nul in. Invoeren Crediteuren: Let erop dat u hier geen BTW-codes invoert! De BTW van deze facturen is tenslotte al uitgesplitst door uw vorige boekhoudsysteem of door uw accountant. Stel de bladzijde altijd op nul op de 1 e regel. Voer als periodecijfer nul in.

5 Invoeren kasboek: Voer in het kasboek op 1 bladzijde maximaal 1 week in. Als u gewend bent op per dag een kascontrole uit te voeren kunt u beter per bladzijde 1 dag invoeren. Invoeren bankboek en giroboek. Laat de bladzijde nummer synchroon lopen met de afschriftnummers zoals u deze per post krijgt toegestuurd. Als u gewend bent om via telebankieren te boeken dan houdt u hiervoor de nummering van telebankieren bij.

6 Inkoop auto s Als u een auto inkoopt in Autoflex dan wordt hiervoor (nog) geen boeking in het inkoopboek gedaan. Om te voorkomen dat u dit 2 keer moet invoeren kunt u deze inkoop in Accountview het beste invoeren op het moment dat deze betaald wordt in het kasboek of bankboek. U boekt deze dan rechtstreeks op voorraad marge-auto s of voorraad BTW-auto s. Belangrijk: als u een BTW-auto met BPM betaald boek dit dan op 1 regel en gebruik een BTW-code. Pas vervolgens met F6 het bedrag voor de BTW aan. BTW aangifte: Gebruik voor de BTW aangifte niet het standaard rapport hiervoor in Accountview maar doe uw aangifte aan de hand van de periodecijfers. De reden hiervoor is dat Autoflex de mutaties in Accountview boekt zonder BTWcodes. Alle boekingen zonder BTW-codes worden door de standaard BTW-aangifte in Accountview genegeerd. Als u het rapport periodecijfers kiest omzeild u dit probleem. Belangrijk: De inhoud van deze supportnote dient puur ter informatie. Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor enige directe of indirecte schade, ontstaan door het gebruiken en/of toepassen van deze informatie.