Accountants aan de slag met Financial Overview

Transcriptie

1 Accountants aan de slag met Financial Overview Een product van Visma Software BV

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Word, Outlook en.net zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Versie 9.6a, november Visma Software BV

3 Inhoud 1. Accountants aan de slag met Financial Overview Inleiding AccountView inrichten voor Financial Overview Grootboekrekeningen koppelen aan rubrieken Indeling van grootboekrekeningen controleren Ondernemingen aanmaken Ondernemingen bewerken 8 2. Financial Overview activeren vanuit Visma Advisor 9 3. Financial Overview gebruiken (voor de accountant) Periode in AccountView afsluiten Verslagmodel in AccountView controleren Financial Overview gebruiken (voor de cliënt) Aan de slag met Financial Overview 12 Index?

4

5 5 1. Accountants aan de slag met Financial Overview 1.1 Inleiding Financial Overview geeft u als accountant de mogelijkheid om financiële gegevens van de cliënt in een online dashboard met grafieken en rapporten te presenteren. Deze dienst is in het bijzonder geschikt voor kleinere ondernemers die de administratie uitbesteden. Deze gids is bedoeld voor de accountant. Hierin leest u hoe u AccountView geschikt maakt voor de export van financiële gegevens naar Financial Overview, en hoe u met de cliënt samenwerkt in Financial Overview. 1.2 AccountView inrichten voor Financial Overview In dit hoofdstuk leest u hoe u AccountView inricht, zodat u met Financial Overview kunt werken. Verslagmodel overnemen Voor het overbrengen van gegevens uit AccountView naar Financial Overview wordt gebruikgemaakt van rubrieken en de daaraan gekoppelde grootboekrekeningen. Financial Overview heeft een vaste lijst met rubrieken. Het is dus nodig dat u de vaste rubrieken van Financial Overview ook in AccountView tot uw beschikking hebt. Vanaf AccountView versie 9.6 vindt u in de voorbeeldadministratie een nieuw verslagmodel, genaamd Financial Overview, met deze rubrieken. In deze rubrieken zijn de grootboekrekeningen uit de voorbeeldadministratie vastgelegd. Volg onderstaande stappen om het verslagmodel Financial Overview en de bijbehorende rubrieken over te nemen in uw cliëntadministratie. Zo neemt u een verslagmodel over: 1. Kies Bestand > Administraties. 2. Selecteer de administratie(s) waarin u het verslagmodel wilt overnemen. Afbeelding 1.1. Verslagmodellen overnemen in uw administraties. 3. Kies Document > Overnemen > Verslagmodellen. 4. Selecteer in Overnemen van de administratie waarvan u de verslagmodellen wilt overnemen. 5. Kies Overnemen. Let op: De rubrieken worden overgenomen, inclusief (indien aanwezig) de grootboekrekeningen. 6. Kies OK. 7. Controleer of de juiste rubrieken aan de juiste grootboekrekeningen zijn gekoppeld en sluit de wizard.

6 Accountants aan de slag met Financial Overview Grootboekrekeningen koppelen aan rubrieken Als de grootboekrekeningen van uw cliëntadministratie overeenkomen met de grootboekrekeningen in de voorbeeldadministratie waarvan u het verslagmodel hebt overgenomen, hoeft u de grootboekrekeningen niet opnieuw te koppelen aan de Financial Overview-rubrieken. Als de grootboekrekeningen afwijken, is het raadzaam om te controleren of de juiste grootboekrekeningen zijn gekoppeld. Waar nodig kunt u deze aanpassen door onderstaande stappen te doorlopen. Zo koppelt u een grootboekrekening aan een rubriek: 1. Open de cliëntadministratie. 2. Kies Document > Stamgegevens administratie > Rubrieken. 3. Kies de weergave Financial Overview. U ziet alle rubrieken die voor Financial Overview worden gebruikt. Afbeelding 1.2. Het venster Rubrieken waarin de weergave Financial Overview is toegepast. 4. Open de gewenste Financial Overview-rubriek en selecteer de juiste grootboekrekeningen op de tab Algemeen of Gekoppelde rekeningen. 5. Herhaal deze stap voor de relevante grootboekrekeningen. 1.4 Indeling van grootboekrekeningen controleren Nadat u de grootboekrekeningen aan de rubrieken hebt gekoppeld, kunt u met het rapport Verslagmodellen controleren nagaan of de rekeningen correct zijn ingedeeld. Zo vraagt u het rapport Verslagmodellen controleren op: 1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Verslagmodellen. 2. Kies Rapporten > Verslagmodellen controleren.

7 Accountants aan de slag met Financial Overview 7 3. Markeer de opties Dubbel ingedeelde rekeningen en Niet-ingedeelde rekeningen. Afbeelding 1.3. De indeling van de grootboekrekeningen controleren. 4. Controleer het resultaat van het rapport. 5. Ga verder wanneer alle rekeningen (met transacties) zijn ingedeeld en er geen dubbel ingedeelde rekeningen meer zijn. 1.5 Ondernemingen aanmaken Volg de stappen in Zo maakt u een onderneming aan als u beschikt over de module Accountants Toolkit en uitvoerformules hebt ingevoerd (7) wanneer u beschikt over de module Accountants Toolkit en uitvoerformules hebt ingevoerd in de velden Administratiecode en Administratienaam in het venster Systeeminstellingen Admin. Wanneer u deze module en instellingen niet gebruikt, leest u verder bij Zo maakt u een onderneming aan als u niet beschikt over de module Accountants Toolkit of geen uitvoerformules hebt ingevoerd (7). Zo maakt u een onderneming aan als u beschikt over de module Accountants Toolkit en uitvoerformules hebt ingevoerd: 1. Kies Bestand > Administraties en selecteer de administratie die u wilt gebruiken voor Financial Overview. 2. Kies Document > Onderneming aanmaken. 3. Geef een bereik op en kies Volgende. Afbeelding 1.4. In de wizard Onderneming aanmaken selecteert u eerst een administratiebereik. 4. Bekijk eventueel het rapport, en sluit dan het venster. Zo maakt u een onderneming aan als u niet beschikt over de module Accountants Toolkit of geen uitvoerformules hebt ingevoerd: 1. Kies Bestand > Administraties en selecteer de administratie die u voor Financial Overview wilt gebruiken. 2. Kies Document > Onderneming aanmaken.

8 Accountants aan de slag met Financial Overview 8 3. Voer de Ondernemingcode en Omschr onderneming in. Afbeelding 1.5. In de wizard Onderneming aanmaken voert u een ondernemingcode en een omschrijving voor de onderneming in. 4. Kies Aanmaken. De wizard koppelt automatisch de juiste boekjaren (administraties) aan de onderneming. U ziet nu hoeveel administraties er zijn gekoppeld. 1.6 Ondernemingen bewerken Geef per onderneming aan of u de onderneming in Financial Overview wilt gebruiken, en welke dimensies u wilt exporteren om deze in Financial Overview als filter te kunnen gebruiken. Zo gebruikt u een onderneming in Financial Overview: 1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. 2. Open de stamgegevens van de onderneming(en) die u zojuist hebt aangemaakt en waarvan u de financiële gegevens naar Financial Overview wilt exporteren. 3. Open de tab Financial Overview en markeer Financial Overview-onderneming. 4. Selecteer de te gebruiken dimensies. Afbeelding 1.6. Dimensies selecteren voor Financial Overview-ondernemingen. 5. Herhaal de voorgaande 4 stappen voor de ondernemingen waarvan u de financiële gegevens naar Financial Overview wilt exporteren. AccountView is nu gereed om met Financial Overview te werken.

9 9 2. Financial Overview activeren vanuit Visma Advisor Voordat u, als accountant, Financial Overview kunt gebruiken, moet u uw cliënt uitnodigen voor een samenwerking. Dit betekent dat u alle twee in hetzelfde exemplaar van Financial Overview werkt, en dat beide partijen rechtstreeks toegang hebben tot dezelfde informatie. Om een samenwerking met een cliënt te kunnen activeren, moet u eerst een dienst aan uw cliënt koppelen. Dit doet u in Visma Advisor. Raadpleeg Samenwerking activeren in Visma Financial Overview vanuit Visma Advisor in het Supportpanel van Advisor voor meer informatie over het activeren van services voor cliënten. Afbeelding 2.1. Cliënt in Visma Advisor uitnodigen voor samenwerking. Nadat u de samenwerking hebt geactiveerd, wordt er een naar de cliënt verstuurd met daarin de inloggegevens voor Visma Online. U kunt deze vooraf nog inzien.

10 Financial Overview gebruiken (voor de accountant) Financial Overview gebruiken (voor de accountant) In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de werkwijze om Financial Overview te gebruiken als accountant. 3.1 Periode in AccountView afsluiten Wanneer een periode is afgelopen en alle mutaties zijn ingevoerd, kunt u de periode afsluiten zoals u dat in AccountView gewend bent. 3.2 Verslagmodel in AccountView controleren Voordat u de financiële gegevens naar Financial Overview exporteert, kunt u de financiële gegevens nog controleren in het venster Verslaglegging. Zo controleert u een verslagmodel: 1. Kies Bestand > Verslaglegging. 2. Kies Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I). 3. Kies de indeling Volgens verslagmodel. 4. Selecteer het verslagmodel FO1. 5. Kies de groepering Periode en markeer Horizontaal. 6. Ga naar de tab Selectie. 7. Selecteer het periodebereik dat u naar Financial Overview wilt exporteren. 8. Kies OK. 9. Controleer de gegevens. Zo exporteert u gegevens voor Financial Overview: 1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. 2. Selecteer de onderneming(en) waarvan u de financiële gegevens wilt exporteren. 3. Kies Document > Gegevens in Financial Overview bijwerken. 4. Bevestig dat u wilt doorgaan wanneer de melding wordt getoond dat alle administratievensters worden gesloten. 5. Log, indien nodig, in bij Visma Online. Afbeelding 3.1. Inloggegevens invoeren om verbinding te maken met Visma Online.

11 Financial Overview gebruiken (voor de accountant) Controleer het boekjaar en de datum in het veld Gegevens bijwerken t/m. Let op: Wanneer u de export voor Alle ondernemingen uitvoert, kunt u alleen Lopend boekjaar of Vorig boekjaar kiezen. Afbeelding 3.2. De gegevens selecteren waarmee Financial Overview wordt bijgewerkt. 7. Kies Volgende. De export wordt uitgevoerd.

12 Financial Overview gebruiken (voor de cliënt) Financial Overview gebruiken (voor de cliënt) In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe de cliënt Financial Overview gebruikt. 4.1 Aan de slag met Financial Overview Nadat u de samenwerking hebt geactiveerd en uw cliënt de bevestigings met daarin zijn of haar inloggegevens heeft ontvangen, deelt u de cliënt mee dat onderstaande stappen moeten worden doorlopen om Financial Overview op te starten. Zo start u Financial Overview: 1. Ga naar 2. Log in. 3. Kies eventueel het bedrijf dat u in Financial Overview wilt gebruiken. 4. Kies Ga naar dienst en selecteer Financial Overview. 5. Accepteer de overeenkomst wanneer u dat nog niet hebt gedaan. De startpagina van Financial Overview wordt nu geopend. U kunt nu de grafieken en rapporten van uw financiële gegevens bekijken.