Handleiding AdminSys. Toolbar versie 1.7 Werkboek versie 1.4

Transcriptie

1 Handleiding AdminSys Toolbar versie 1.7 Werkboek versie 1.4

2 Inhoudsopgave 1. Instellingen Algemene instellingen AdminSys instellingen 4 2. Werkboek Startpagina Openstaande bedragen Dashboard BTW (Dashboard > BTW) 5 3. Overzichten 5 4. Filters Filters in het werkboek Filters in de toolbar 5 5. Inkooporders Inkooporder toevoegen Inkooporder wijzigen of verwijderen Kostenplaatsen 7 6. Inkoopfacturen Inkoopfactuur toevoegen Inkooporders toevoegen en/of koppelen Inkoopfactuur wijzigen of verwijderen Inkoopfactuur betaald registreren 9 7. Verkooporders Verkooporder toevoegen Verkooporder wijzigen of verwijderen Verkoopfacturen Verkoopfactuur toevoegen Verkooporders selecteren Meerdere contactpersonen Factuur printen, en, goedkeuren of afkeuren Verkoopfactuur openen Verkoopfactuur betaald registreren Tekstregel toevoegen Volgorde van verkooporders wijzigen Betaalherinneringen 13 Pagina 2 van 16

3 9.1. Automatisch betaalherinneringen genereren Handmatig betaalherinneringen genereren Betaalherinneringen terugvinden Bankboek Bankboeking toevoegen Bankboeking wijzigen of verwijderen FAQ Opzoeken van een factuur Op welke factuur werd een verkooporder gefactureerd Wanneer werd een betaalherinnering verzonden 16 Pagina 3 van 16

4 AdminSys AdminSys bevat alle tools voor het voeren van een eenvoudige administratie. AdminSys bestaat uit een invoegtoepassing AdminSys.xlam, welke naast een toolbar in de Excel applicatie alle intelligentie en een werkboek. Het werkboek kan geopend worden door in de toolbar helemaal rechts op Werkboek openen te klikken. Indien het werkboek buiten de toolbar wordt geopend zal het proberen de toolbar te laden. Indien dat niet lukt zal het werkboek niet operationeel zijn. 1. Instellingen De instellingen van AdminSys worden gedaan op computer niveau. Ze worden opgeslagen onder de gebruikersnaam van de computer. De instellingen zijn te benaderen vanuit de toolbar, door helemaal rechts op Instellingen te klikken. Zodra AdminSys voor het eerst wordt gebruikt op een pc zal direct gevraagd worden of instellingen gemaakt moeten worden Algemene instellingen In de algemene instellingen kan aangegeven worden wie je bent, door je naam in op te zoeken in de contactpersonen van het CRM met de knop met het vergrootglas. Verder kunnen de weergave instellingen voor het werkboek worden gedaan AdminSys instellingen In de AdminSys instellingen kan de default BTW worden gekozen. De default BTW zal automatisch worden ingevuld bij aanmaken van nieuwe items (waar van toepassing), waarna deze handmatig nog is te wijzigen. 2. Werkboek Het werkboek is bedoeld voor het geven van inzicht en overzicht. De diverse pagina s van het werkboek bevatten net wat meer informatie dan de schermen die in de toolbar beschikbaar zijn. De meeste functionaliteiten kunnen zowel vanuit het werkboek als vanuit de toolbar worden aangeroepen Startpagina De startpagina bevat knoppen naar de diverse overzichten. De plaatjes in de knoppen corresponderen met de plaatjes van de knoppen in de toolbar. In enkele knoppen staat informatie over aantallen of bedragen: - Verkooporders: Het aantal aanwezige verkooporders dat niet gefactureerd is (staat klaar) - Verkoopfacturen: Het bedrag aan openstaande verkoopfacturen - Inkooporders: Het aantal aanwezige inkooporders dat niet gefactureerd is (staat klaar) - Inkoopfacturen: Het bedrag aan openstaande inkoopfacturen - Bankboek: Het saldo van het bankboek - Openstaande bedragen: Verkoopfacturen -/- Inkoopfacturen - Dashboard: Datum van vandaag 2.2. Openstaande bedragen Het openstaande bedragen overzicht geeft inzicht in totaal bedragen die nog ontvangen moeten worden van debiteuren (aan openstaande facturen) en bedragen die nog betaald moeten worden aan crediteuren (aan openstaande facturen) Dashboard Het dashboard geeft een aantal overzichten (filter op jaar): Pagina 4 van 16

5 Links, van boven naar beneden: - Omzet vs kosten per kwartaal - Omzetbelasting, ontvangen vs betaald per kwartaal - Openstaande bedragen bij debiteuren en crediteuren - Nog niet gefactureerde inkooporders en verkooporders - Omzet per relatie per kwartaal - Kosten per kostenplaats per kwartaal Rechts, van boven naar beneden - Openstaande inkoop- en verkoopfacturen - Grafiek van het verloop van omzet, kosten en winst Groen = omzet, rood = kosten en de donkerblauwe streep is de winst (omzet -/- kosten) De gele stippellijn is de trend van de winst. - Taart diagram van de top 5 klanten obv omzet BTW (Dashboard > BTW) Door in het dashboard op deze knop te klikken wordt een overzicht gegeven dat gebruikt kan worden voor de aangifte omzetbelasting. 3. Overzichten Overzichten kunnen geopend worden door in de startpagina van het werkboek op de knop van het betreffende overzicht te klikken. In de toolbar wordt een eenvoudig overzicht weergegeven in een overzicht scherm als op de knoppen Inkooporders, Inkoopfacturen, Verkooporders, Verkoopfacturen, Offertes of Bankboek wordt geklikt. 4. Filters Om zoeken eenvoudiger te maken kunnen filters worden ingesteld. Filters die in de toolbar ingesteld worden zullen doorwerken in het werkboek en vise versa. Velden waar een knop met een vergrootglas achter staat kunnen worden ingesteld door op dat vergrootglas te klikken en het gewenste item te selecteren. Door op de knop met de bezem te klikken wordt het filter veld opgeheven. Filters worden onthouden totdat AdminSys wordt afgesloten, hierna zullen alle filters op default worden ingesteld. De meeste filters zijn default leeg, maar filters als jaar en alleen niet gefactureerd worden aangepast (huidig jaar en ingeschakeld) Filters in het werkboek In de meeste pagina s van het werkboek is een filter knop beschikbaar. Door hierop te klikken wordt een scherm geopend waarin een filter kan worden ingesteld Filters in de toolbar Pagina 5 van 16

6 In de toolbar kunnen in de diverse overzicht schermen boven de lijst met items filters worden ingesteld. 5. Inkooporders Voordat een inkoopfactuur gemaakt kan worden moeten inkooporders aangemaakt worden. Inkooporders kunnen gezien worden als de factuurregels van inkoopfacturen. Een inkooporder kent de volgende verplichte velden: - Relatie (keuzen vanuit CRM) - Omschrijving (vrije tekst) - Datum - Aantal - Eenheid (keuze) - Tarief - BTW (keuze) - Kostenplaats (keuze) Indien gebruik wordt gemaakt van ProjectSys kan de inkooporder nog aan een project worden gekoppeld. Pagina 6 van 16

7 Indien gebruik wordt gemaakt van ProdSys kan een product worden gekoppeld. Door een product te kiezen worden eenheid, tarief en BTW automatisch uit de productkaart van ProdSys gelezen en ingevuld. Eventueel kunnen in één keer meerdere inkooporders worden aangemaakt door in het laatste frame van de inkooporder te kiezen voor toevoegen aan het begin van iedere week, maand of kwartaal. Handig voor terugkerende kosten, zoals abonnementen Inkooporder toevoegen Inkooporders kunnen toegevoegd worden vanuit de toolbar (knop toevoegen), vanuit de overzichten met inkooporders (knop met groene plus) en vanuit de inkoopfactuur (zie inkoopfacturen) Inkooporder wijzigen of verwijderen Enkel inkooporders die nog niet zijn gefactureerd kunnen worden gewijzigd. Indien gefactureerde inkooporders gewijzigd moeten worden zullen deze eerst bij de inkoopfactuur ontkoppeld moeten worden (zie inkoopfacturen) Inkooporders kunnen geopend worden vanuit de toolbar door de order in het scherm met inkooporders te selecteren en vervolgens op de knop met het potlood te klikken. Knop voor openen van inkooporders: Inkooporders kunnen geopend worden vanuit het werkboek door op de order te dubbelklikken in de pagina met inkooporders. Inkooporders kunnen verwijderd worden door ze eerst te openen en vervolgens op de knop met het rode kruis te klikken. Knop voor verwijderen van inkooporders: 5.3. Kostenplaatsen Inkooporders worden aan kostenplaatsen gekoppeld. In het scherm waarin de kostenplaats kan worden gekozen (zie inkooporders toevoegen) kunnen kostenplaatsen ook onderhouden worden. Een kostenplaats kan worden toegevoegd door op te klikken, kan worden gewijzigd door deze te selecteren en op te klikken en kan evt. worden verwijderd door op te klikken. Kostenplaatsen vind je onder andere terug in het dashboard van het AdminSys werkboek. 6. Inkoopfacturen Inkoopfacturen zijn facturen die worden ontvangen van crediteuren of leveranciers voor levering van goederen en/of diensten. Pagina 7 van 16

8 Een inkoopfactuur kent de volgende verplichte velden: - Relatie (kiezen uit CRM) - Factuurnummer (vrije tekst) - Datum - Betaaltermijn (wordt in principe gevuld vanuit de relatiekaart bij gekozen relatie) 6.1. Inkoopfactuur toevoegen Inkoopfacturen kunnen toegevoegd worden vanuit de toolbar (knop toevoegen) en vanuit de overzichten met inkoopfacturen (knop met groene plus) Inkooporders toevoegen en/of koppelen Aan de inkoopfactuur worden inkooporders toegevoegd. Deze kunnen van tevoren reeds zijn ingevoerd, maar kunnen ook bij aanmaken van een inkoopfactuur worden toegevoegd door op de knop te klikken. Indien inkooporders reeds van tevoren zijn ingevoerd (zie inkooporders toevoegen), kunnen deze worden opgezocht en gekoppeld aan de inkoopfactuur door op de knop te klikken. Het overzicht met inkooporders zal dan weergegeven worden met het filter ingesteld op de gekozen relatie. Door vervolgens de inkooporder(s) die moeten worden toegevoegd op de inkoopfactuur te selecteren (klik evt. op Alles selecteren indien van toepassing) en op de knop te klikken. Controleer vervolgens de bedragen (Excl. BTW, BTW en incl. BTW). Indien een de inkoopfactuur digitaal aanwezig is op de pc kan deze met de knop worden aan de map met inkoopfacturen. Let op: Het bestand wordt verplaatst naar de map met inkoopfacturen! Door op het veld met de bestandsnaam te klikken wordt het bestand geopend. toegevoegd Pagina 8 van 16

9 6.3. Inkoopfactuur wijzigen of verwijderen Inkoopfacturen kunnen geopend worden vanuit de toolbar door de factuur in het scherm met inkoopfacturen te selecteren en vervolgens op de knop te klikken. Inkoopfacturen kunnen geopend worden vanuit het werkboek door op de factuur te dubbelklikken in de pagina met inkoopfacturen. Inkoopfacturen kunnen verwijderd worden door ze eerst te openen en vervolgens op de knop te klikken. Indien een inkoopfactuur wordt verwijderd zullen alle gekoppelde inkooporders worden vrijgegeven. Inkooporders worden dus niet verwijderd. Let op: Bij verwijderen van een inkoopfactuur wordt het gekoppelde bestand niet verwijderd. Deze moet dus indien gewenst nog handmatig verwijderd worden Inkoopfactuur betaald registreren Indien een inkoopfactuur betaald wordt kan deze in één keer als betaald worden geregistreerd door de inkoopfactuur te openen (zie inkoopfactuur wijzigen of verwijderen) en op de knop te klikken. Het volledige bedrag (incl. BTW) zal dan als afboeking t.g.v. de relatie worden geregistreerd in het bankboek. In het scherm inkoopfacturen vanuit de toolbar is deze knop ook beschikbaar zodra een factuur wordt geselecteerd. De factuur hoeft daar dus niet eerst geopend te worden. 7. Verkooporders Voordat een verkoopfactuur gemaakt kan worden moeten verkooporders aangemaakt worden. Verkooporders kunnen gezien worden als de factuurregels van verkoopfacturen. Pagina 9 van 16

10 Een verkooporder kent de volgende verplichte velden: - Relatie (keuzen vanuit CRM) - Omschrijving (vrije tekst) - Datum - Aantal - Eenheid (keuze) - Tarief - BTW (keuze) Indien gewenst kan de verkooporder aan een budgethouder worden gekoppeld. Klik op scherm contactpersonen weer te geven, met een filter op categorie budgethouders. De budgethouder kan als t.a.v. veld op de factuur worden vermeld. om het Indien gebruik wordt gemaakt van ProjectSys kan de verkooporder nog aan een project worden gekoppeld. Indien gebruik wordt gemaakt van ProdSys kan een product worden gekoppeld. Door een product te kiezen worden eenheid, tarief en BTW automatisch uit de productkaart van ProdSys gelezen en ingevuld Verkooporder toevoegen Verkooporders kunnen toegevoegd worden vanuit de toolbar (knop toevoegen) en vanuit de overzichten met verkooporders (knop met groene plus) Verkooporder wijzigen of verwijderen Enkel verkooporders die nog niet zijn gefactureerd kunnen worden gewijzigd Verkooporders kunnen geopend worden vanuit de toolbar door de order in het scherm met verkooporders te selecteren en vervolgens op de knop te klikken. Verkooporders kunnen geopend worden vanuit het werkboek door op de order te dubbelklikken in de pagina met verkooporders. Verkooporders kunnen verwijderd worden door ze eerst te openen en vervolgens op de knop te klikken. 8. Verkoopfacturen Verkoopfacturen zijn facturen die worden verzonden aan debiteuren voor levering van goederen en/of diensten Verkoopfactuur toevoegen Verkoopfacturen kunnen toegevoegd worden vanuit de toolbar (knop Factuur maken) en vanuit het scherm met verkoopfacturen (knop met groene plus). Vanuit het werkboek kan een verkoopfactuur aangemaakt worden met de knop 8.2. Verkooporders selecteren Pagina 10 van 16

11 Zodra het aanmaken van een verkoopfactuur wordt geïnitieerd zal op de achtergrond een lege verkoopfactuur openen. Vervolgens zal het scherm met verkooporders, gefilterd op Alleen niet gefactureerd worden weergegeven. Selecteer de verkooporders die op de factuur moeten worden weergegeven en klik op. Vervolgens wordt het volgende scherm weergegeven Voer de factuurdatum in (default is hier de datum van vandaag reeds ingevoerd). Voer de betaaltermijn in (default zal hier de betaaltermijn uit de relatiekaart zijn ingevoerd) Voer evt. een referentie in Indien ProjectSys wordt gebruikt kan ervoor gekozen worden verkooporders per project te groeperen en kunnen optioneel per project referentie, budgethouder en/of projectleider worden toegevoegd Meerdere contactpersonen Indien verkooporders zijn geselecteerd, waaraan verschillende budgethouders zijn gekoppeld zal hiervan een melding worden weergegeven (doorgaan of stoppen). Indien doorgaan wordt gekozen zal onderstaand scherm worden weergegeven, waarin gekozen kan worden welke contactpersoon in het t.a.v. veld op de factuur wordt vermeld. Pagina 11 van 16

12 8.4. Factuur printen, en, goedkeuren of afkeuren In de factuur staan enkele knoppen. Van links naar rechts: Printen: Dit opent het dialoogvenster printen van Excel. Indien een adres aanwezig is in de relatiekaart zal voorgesteld worden dit adres te gebruiken. In de dialoog kan ook gekozen worden voor een contactpersoon. Er zal een standaard met de factuur in de bijlage worden geopend. Goedkeuren: De factuur wordt verwerkt. Dit houdt in dat de factuur wordt toegevoegd in de administratie. Een pdf bestand van de factuur wordt in de map met verkoopfacturen gezet. LET OP: Indien de factuur geprint moet worden zal dit moeten worden gedaan voordat de factuur wordt goedgekeurd. Afkeuren: De factuur wordt verwijderd Verkoopfactuur openen Verkoopfacturen kunnen, zodra ze zijn goedgekeurd, niet meer worden gewijzigd. De pdf bestanden van verkoopfacturen kunnen geopend worden vanuit de toolbar door de factuur in het scherm met verkoopfacturen te selecteren en vervolgens op de knop te klikken. De pdf bestanden van verkoopfacturen kunnen geopend worden vanuit het werkboek door op de factuur te dubbelklikken in de pagina met verkoopfacturen Verkoopfactuur betaald registreren Indien een verkoopfactuur betaald wordt kan deze in één keer als betaald worden geregistreerd door in het scherm verkoopfacturen vanuit de toolbar op de knop te klikken. Het volledige bedrag incl. BTW wordt dan als bijboeking van de betreffende relatie verwerkt in het bankboek Tekstregel toevoegen Door in het scherm met verkooporders van de toolbar te klikken op de knop kan een tekstregel worden toegevoegd. Deze tekstregel wordt alleen weergegeven in het scherm met verkooporders als deze wordt geopend vanuit de actie verkoopfactuur toevoegen of factuur maken Volgorde van verkooporders wijzigen De volgorde van verkooporders op de factuur is gelijk aan de volgorde van de verkooporders in het scherm verkooporders van de toolbar. Als dit scherm wordt geopend vanuit de actie verkoopfactuur toevoegen of factuur maken kan een geselecteerde order met de knoppen en worden verplaatst naar boven of naar beneden. Let er wel op dat de checkbox volgorde wijzigen dan is ingeschakeld. Pagina 12 van 16

13 9. Betaalherinneringen Betaalherinneringen kunnen aangemaakt worden om debiteuren te wijzen op achterstallige betalingen. Betaalherinneringen kunnen automatisch gegenereerd worden door de tool zelf te laten controleren op achterstallige betalingen of door handmatig een betaalherinnering voor een geselecteerde factuur te maken. Betaalherinneringen worden opgeslagen binnen de relatiefolder (zie CRM) in een apart mapje betalingsherinneringen en kunnen indien gewenst direct worden uitgevoerd naar de printen en/of worden opgeslagen in een tijdelijke map als pdf Automatisch betaalherinneringen genereren Klik op de knop in de toolbar van de groep verkoop of in de pagina verkoopfacturen van het werkboek. Het volgende scherm zal worden weergegeven: Tot verloopdatum: Dit is de uiterste datum van verlopen facturen waarvoor een betaalherinnering wordt gegenereerd. De default van dit veld is de huidige datum 7 dagen. Reden dat dit ingesteld kan worden is dat het vaak niet wenselijk is om een betaalherinnering te maken voor een factuur waarvan net vandaag de termijn is verstreken. Direct printen: Schakel dit in om de betaalherinneringen direct automatisch te printen. Dit veld is default ingeschakeld. Let op: De standaard ingestelde printer (pc instellingen / configuratiescherm) wordt gebruikt. In tijdelijke map plaatsen: Dit veld is default ingeschakeld. De betaalherinneringen worden in een tijdelijke map geplaatst. Het is raadzaam dit te doen, zodat de herinneringen later nog zijn terug te vinden. Bijvoorbeeld als de printer vastloopt. Het is raadzaam eerst op de knop te klikken, zodat de reeds aanwezige bestanden in de tijdelijke map worden verwijderd. Je weet dan zeker dat de bestanden in de tijdelijke map de zojuist gegenereerde herinneringen zijn. Dubbelen toestaan: Dit veld is default niet ingeschakeld. Bij het automatisch genereren worden alle facturen nagelopen die verlopen zijn. Indien dit veld is ingeschakeld worden herinneringen voor facturen waarvoor eerder een herinnering is gegenereerd opnieuw aangemaakt. Indien het veld is uitgeschakeld worden deze facturen overgeslagen. Pagina 13 van 16

14 Klik, na het maken van de juiste instellingen, op de knop. Als alle facturen zijn gecontroleerd wordt een melding weergegeven op het scherm. Indien er betaalherinneringen aangemaakt zijn in de tijdelijke map kan deze vanuit de dialoog geopend worden Handmatig betaalherinneringen genereren Door in het scherm verkoopfacturen van de toolbar een factuur te selecteren en op de knop klikken kan voor de geselecteerde factuur alleen een betaalherinnering worden aangemaakt. Het scherm voor de instellingen (zie automatisch betaalherinneringen genereren) wordt weergegeven. te 9.3. Betaalherinneringen terugvinden In de pagina verkoopfacturen van het werkboek wordt in de laatste kolom weergegeven wanneer een betaalherinnering is aangemaakt. Let op: Dit veld is niet zichtbaar (verborgen) indien geen van de getoonde facturen een betaalherinnering heeft. De betaalherinneringen worden binnen de relatiefolder (zie CRM) opgeslagen in de map betalingsherinneringen als pdf. Er wordt van iedere betaalherinnering die is aangemaakt een notitie gemaakt met enkele details erin. Deze notitie is terug te vinden in de relatiekaart van CRM. In de notitie zit een koppeling naar de betaalherinnering die is opgeslagen onder de relatiefolder. 10. Bankboek Het bankboek bevat alle bijboekingen en afboekingen via de bank. Door bijboekingen of afboekingen te doen worden verkoopfacturen en inkoopfacturen automatisch weggeletterd. Als er voor een debiteur 2 facturen voor 100 euro zijn en er wordt 175 euro betaald, dan zal de tool automatisch de eerste factuur als betaald registreren, waarna er 75 euro op de 2 e factuur wordt afgelost. Er blijft dan een openstaand bedrag van 25 euro over. Een bankboeking kent de volgende verplichte velden: - Relatie (keuze uit CRM) - Datum - Bedrag - Bij / af (keuze) De overige velden: Pagina 14 van 16

15 - Tegenrekening (wordt automatisch gevuld vanuit de relatiekaart uit CRM, indien ingevuld) - Beschrijving (vrije tekst) Bankboeking toevoegen Bankboekingen kunnen toegevoegd worden vanuit de toolbar (knop toevoegen) en vanuit de pagina bankboek van het werkboek (knop met groene plus) Bankboeking wijzigen of verwijderen Bankboekingen kunnen geopend worden vanuit de toolbar door de boeking in het scherm met bankboekingen te selecteren en vervolgens op de knop te klikken. Bankboekingen kunnen geopend worden vanuit het werkboek door op de boeking te dubbelklikken in de pagina met bankboekingen. Bankboekingen kunnen verwijderd worden door ze eerst te openen en vervolgens op de knop te klikken. Let op: Dit heeft effect op de overzichten met verkoopfacturen of inkoopfacturen. Omdat er een betaling is verwijderd zal er ook een groter bedrag open blijven staan. Pagina 15 van 16

16 11. FAQ Opzoeken van een factuur Indien de relatie bekend is kan een factuur opgezocht worden in het scherm verkoopfacturen van de toolbar. Stel de filter van de relatie in door deze te selecteren vanuit CRM. De filter jaar is default ingesteld op het huidige jaar. Deze kan evt. ingesteld worden op een ander jaar. Schakel het vinkje van de checkbox Alleen niet betaald uit. Indien de relatie niet bekend is, maar het factuurnummer wel kan de factuur opgezocht worden in het scherm verkoopfacturen van de toolbar. Zorg ervoor dat de filter van de relatie leeg is en schakel het vinkje van de checkbox Alleen niet betaald uit. voer het factuurnummer in als zoektekst. Klik vervolgens op de knop. Van de facturen wordt bij goedkeuren een pdf gearchiveerd in de map met verkoopfacturen. Op basis van factuurdatum worden ze in submapjes per jaar opgeslagen. De naam van dit bestand begint met Factuur [factuurnr], waardoor het eenvoudig is de bestanden in deze map te sorteren en terug te vinden Op welke factuur werd een verkooporder gefactureerd Zoek de verkooporder op in het scherm verkooporders van de toolbar. Stel eventueel filters in op relatie, project en/of fase. In het overzicht met verkooporders zie je 7 kolommen, waarvan de op 1 na laatste (voor de status) het factuurnummer is Wanneer werd een betaalherinnering verzonden Zoek de factuur op in het overzicht met verkoopfacturen van het werkboek. Stel eventueel de filter in op relatie. In de laatste kolom in de regel van de factuur (naast openstaand) wordt weergegeven wanneer een betaalherinnering werd gegenereerd. Indien de kolom niet zichtbaar is werd voor geen van de weergegeven verkoopfacturen een betaalherinnering gegenereerd. Pagina 16 van 16