Handleiding Planon Sleutelbeheer

Transcriptie

1 Handleiding Planon Sleutelbeheer Datum: Auteur: Oscar van den Eijnden 1

2 Inhoud Inleiding... 3 DIF sleutelplan in Planon... 3 Handleiding sloten en sleutels invoeren... 4 Maak slotdefinitie(s) + slot(en) aan... 4 Maak sleuteldefinitie(s) + sleutel(s) aan... 6 Koppel slotdefinitie aan sleuteldefinitie... 7 Uitgeven sleutel(s) aan persoon (personen)... 8 Uitgifte bon... 9 Hoe handelingen ongedaan maken?

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe binnen DIF het sleutelplan in Planon beheerd kan worden met behulp van de module Sleutelbeheer. Basiskennis van Planon is noodzakelijk. Afhankelijk van de rechten zullen opties beschikbaar zijn. DIF sleutelplan in Planon Met behulp van de module Sleutelbeheer kan een compleet sleutelplan ingevoerd worden. Alle sloten en sleutels worden in deze module beheerd: welke sloten zijn er, in welke ruimten zitten deze sloten, welke sleutels passen erop en wie heeft een sleutel (-bos). Een sleutel kan meerdere ruimten openen (bijvoorbeeld een docentensleutel, welke alle leslokalen kan openen + zijn of haar werkplek), een ruimte kan ook geopend worden door verschillende sleutels (zo kan een leslokaal geopend worden door een moedersleutel en een docentensleutel). Een sleutel is elke vorm van toegang en kan ook een toegangspasje zijn. Een sleuteldefinitie bevat alle gegevens van de sleutel. Hieraan kun je 1 of meerdere sleutels hangen. Een slotdefinitie bevat alle gegevens van de sloten (cilinders). Hieraan kun je 1 of meerder sloten (cilinders) hangen. Een slotdefinitie moet gekoppeld worden aan een sleuteldefinitie (hier bepaal je welke sleutel op welk slot past) Een slot moet gekoppeld worden aan een ruimte (hier bepaal je welke cilinder op welke deur zit) Per locatie wordt een document toegevoegd met welke gegevens (sleutel- en slotdefinitie) er ingevuld moeten worden (iedere locatie heeft namelijk een eigen sleutelsysteem). Zijn alle stappen gevolgd, dan is het complete sleutelplan in Planon na te kijken. Er zijn rechtstreekse koppelingen met de module Ruimtebeheer & personenbeheer zodat gegevens snel geraadpleegd kunnen worden. Belangrijk tijdens invoeren gegevens: 1 x sleuteldefinitie / slotdefinitie aanmaken en daar meerdere sleutels / sloten aan hangen. 3

4 Handleiding sloten en sleutels invoeren De invoer van sloten en sleutels gebeurd in een aantal stappen: 1. Maak slotdefinitie(s) aan; 2. Maak slot(en) aan; 3. Geef ruimte opbergplaats aan; 4. Maak sleuteldefinitie(s) aan; 5. Maak sleutel(s) aan; 6. Koppel slotdefinitie aan sleuteldefinitie; 7. Uitgeven sleutels aan personen. Maak slotdefinitie(s) + slot(en) aan Locaties, Objecten (kies gewenst object), Onderdelen (hierna slotdefinities), toevoegen slotdefinitie. Onderdelen: Als eerste klik button aan, daarna kun je gegevens in gaan voeren. Het grijze veld Slot code wordt automatisch ingevoerd. Dit veld is een samenvoeging van de velden Slot code en Certificaat code. Bij het invoeren van de gegevens zijn Merk en Certificaat code al automatisch ingevoerd. Type cilinder, Slot code (alleen hoofdletters invoeren: bijvoorbeeld; GHS) en Leverancier moeten wel worden ingevoerd. Maak voor de invoer van Type cilinder en Leverancier gebruik van het meer-keuze icoon. (Zie onderstaand voorbeeld) 4

5 Indien alle gegevens zijn ingevoerd dan bevestigen door middel van de knop: Opslaan. Slotdefinitie + toevoegen sloten: Ga naar sleutels en sloten en klik button aan. Bij invoeren gegevens moeten Naam, Locatie en Ruimte of Opbergplaats (tussen beide moet een keus worden gemaakt) worden ingevoerd. Aanvullende omschrijving hoeft niet verplicht ingevoerd te worden (alleen indien nodig). Volgnummer en Slotdefinities zijn automatisch ingevuld. Indien alle gegevens zijn ingevoerd dan bevestigen door middel van de knop: Opslaan. 5

6 Maak sleuteldefinitie(s) + sleutel(s) aan Locaties, Objecten, Onderdelen (hierna sleuteldefinities), sleuteldefinitie. toevoegen Onderdelen: Als eerste klik button aan, daarna kun je gegevens in gaan voeren. Het enige wat hoeft te worden ingevoerd is Loper code. Alle overige velden worden automatisch ingevuld. Indien alle gegevens zijn ingevoerd dan bevestigen door middel van de knop: Opslaan. Sleuteldefinitie + toevoegen sleutels: Ga naar sleutels en sloten en klik button aan. Naam en Opbergplaats invullen. Aanvullende omschrijving; alleen invullen indien nodig. Sleuteldefinitie en volgnummer worden automatisch ingevuld. Indien alle gegevens zijn ingevoerd dan bevestigen door middel van de knop: Opslaan. 6

7 Koppel slotdefinitie aan sleuteldefinitie Ga naar Onderdelen : klik Slotdefinities aan ( rechts boven ) daarna klik de juiste slotdefinitie ( links boven ) aan en daarna ga naar Koppelingen en klik sleuteldefinities aan: Hierna kun je kiezen uit een aantal verschillende aangemaakte Sleuteldefinities, deze klik je aan en daarna als laatste bevestigen d.m.v 7

8 Uitgeven sleutel(s) aan persoon (personen) Ga naar Onderdelen : daarna sleuteldefinities ( rechts boven ) (klik de juiste sleutel aan links boven ), Ga daarna naar Sleutels en sloten, daarna sleutel aan klikken, daarna Gebruik aan klikken, daarna Uitgegeven en ingenomen sleutels aan klikken, daarna de velden van het scherm Algemeen invoeren en daarna bevestigen d.m.v. Opslaan. Gewenste innamedatum : alleen invoeren indien nodig (bv: tijdelijke medewerker). Innamedatum : vul je alleen in bij innemen van sleutel(s). Toelichting bij uitgifte en Notitie bij inname: alleen invoeren indien nodig. Sleutel* : Staat automatisch ingevoerd. Persoon : invoeren aan de hand van keuze icoon ( ). 8

9 Uitgifte bon Klik Rapporteren aan Hierna als eerste Bevestiging sleuteluitgifte aanklikken en daarna Afdrukken aanklikken. 9

10 Hoe handelingen ongedaan maken? Voor Sloten en Sleutels die niet gekoppeld zijn: ga naar Onderdelen, daarna maak keuze tussen Slotdefinitie of Sleuteldefinitie. Klik gewenste definitie aan en als laatste klik op Verwijderen. Voor Sloten/ Sleutels die wel gekoppeld zijn: werk van achter naar voren : Ga naar Locaties, Onderdelen, Sleuteldefinities, Sleutels en sloten, kies gewenste sleutel en ga naar Gebruik, daarna Uitgegeven en ingenomen Sleutels, daarna gewenste sleutel aanklikken, daarna Innemen aanklikken en als laatste Verwijderen aanklikken: Hierna ga je 1 stap terug: ga naar Sleutels en sloten, daarna de sleutel selecteren (aanklikken) en daarna op verwijderen drukken. Ook het Slot moet verwijderd worden, maar hiervoor moet je eerst terug naar Onderdelen en klik daar slotdefinities aan, daarna terug naar Sleutels en sloten: klik gewenst Slot aan en daarna klik op verwijderen en daarna bevestigen met knop OK. 10

11 Ga naar Onderdelen, Slotdefinities, Koppelingen, Sleuteldefinities, kies gewenste definitie, Terughalen via pijl, druk op Ok, kies gewenste definitie, Klik op Verwijderen. Ga naar Sleuteldefinities, kies gewenste definitie, Klik op Verwijderen. 11