3.4 De Wizard voor het samenvoegen

Transcriptie

1 3.4 De Wizard voor het samenvoegen Het hoofddocument kan een brief, maar kan ook een etiket of enveloppe zijn. Bij het samenvoegen van het hoofddocument met het gegevensbestand worden telkens de gegevens van één record gelezen en op het hoofddocument ingevuld. Op de plaatsen waar in het hoofddocument een gegeven uit een bepaald veld moet komen, plaatst u een code die verwijst naar de veldnaam van dat veld. Neem een nieuw leeg document voor u. Kies Verzendlijsten - Afdruk samenvoegen starten- Afdruk samenvoegen starten - Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen [Mailings Start Mail Merge Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard]. Aan de rechterzijde van het venster verschijnt een Taakvenster dat u in 6 stappen door het samenvoegen zal leiden. Het venster vertoont de eerste stap. In het venster ziet u verschillende typen hoofddocumenten. Kies Brieven [Letters]. Klik op Volgende: Begindocument [Next: Starting document]. Vervolgens vraagt Word of u als hoofddocument het huidige document [Use the current document], een bestaand document [start from existing document] of een nieuw document (eventueel gebaseerd op een sjabloon) [Start from a template] wilt gebruiken. Kies Het huidige document gebruiken [Use the current document]. Klik op Volgende: Adressen selecteren [Next: Select recipients]. CTS/Advies /203

2 Vervolgens vraagt Word of u als gegevensbestand een bestaande lijst wilt gebruiken [Use an existing list], een nieuwe lijst wilt typen [Type a new list] of de lijst met contacten uit Outlook wilt gebruiken [Select from Outlook contacts]. Kies Een bestaande lijst gebruiken [Use an existing list]. Vervolgens moet u op Bladeren [Browse] klikken om een bestand op schijf te selecteren. Selecteer in de map met oefenbestanden het document Namen. Word toont nu een dialoogkader, waarmee u records kunnen sorteren en selecteren. Sorteren doet u door op het pijltje achter de kolomnaam te klikken en vervolgens op de optie Oplopend sorteren [Sort Ascending] of Aflopend sorteren [Sort Descending] te klikken. Het selecteren van de records die aan het samenvoegen mee gaan doen, doet u door de vinkjes voor de records aan of uit te schakelen. Ook kunt u bepaalde records selecteren, door op de pijltjes achter de veldnamen te klikken en uit de lijst die verschijnt, een veldwaarde als criterium te selecteren. Onder in het menu vindt u geavanceerdere opties voor het sorteren en selecteren. Klik op Geavanceerd [Advanced]. Met het dialoogkader dat verschijnt, kunt u op meerdere velden tegelijk sorteren en selecteren. CTS/Advies /203

3 Hier boven ziet u als voorbeeld de selectie van alle personen waarvan de achternaam begint met de letters s tot en met x en die in Amsterdam wonen. Sluit het dialoogkader. Laat alle records geselecteerd staan en klik OK. Klik op Volgende: Uw brief schrijven [Next: Write your letter]. Voor de adressering en begroetingsregel kunt u gebruik maken van standaard stukken tekst die de benodigde verwijzingen naar de veldgegevens al bevatten. Voorwaarde is wel, dat de velden in het gegevensbestand namen hebben zoals Word die verwacht. Is dit niet het geval dan kan dat ook nog wel weer worden aangepast. Klik op Adresblok [Adress block] Klik op één van de adresregels die getoond worden. In het rechter deel van het scherm ziet u voorbeelden. Klik op Velden vergelijken [Match Fields]. CTS/Advies /203

4 op het scherm ziet u een lijst met velden die in het adresblok gebruikt worden. Achter ieder veld kunt u de veldnaam selecteren die daarvoor in uw adreslijst gebruikt wordt. Klik tweemaal op Annuleren [Cancel]. Meestal is het makkelijker om maar gelijk zelf de verwijzingen naar de juiste veldgegevens op de juiste plaats in het document te plaatsen. Type het woord Aan: en druk op Enter. Klik op de knop Meer Items [More items]. Selecteer het veld Titel en druk op Invoegen [Insert]. Op de plaats waar de cursor staat verschijnt een code die naar het veld met de veldnaam Titel verwijst. Sluit het venster, type een spatie, kies weer voor Meer Items [More items], selecteer het veld Achternaam en druk weer op Invoegen [Insert]. Indien u het venster met de veldnamen gesloten hebt, dan kunt u dit weer oproepen door opnieuw op Meer Items te klikken. Hebt u ook het taakvenster gesloten, dan kunt u in het Lint [Ribbon] ook op de optie Verzendlijsten Velden beschrijven en invoegen Samenvoegvelden invoegen [Mailings Write & Insert Fields Insert Merge Field] klikken. CTS/Advies /203

5 Plaats op deze wijze op de regels er onder een verwijzing naar de velden Straat, Postcode en Woonplaats. (zie voorbeeld hiernaast) Let bij het invoegen van veldverwijzingen op de volgende punten: De volgorde, waarin de verwijzingen naar de velden in het gegevensbestand staan, kan volkomen willekeurig zijn. U kunt in een hoofddocument ook meermalen dezelfde verwijzing opnemen, of van een bepaalde veldverwijzing juist in het geheel geen gebruik maken. Het is niet mogelijk de veldverwijzingen zelf in te typen. U kunt daarvoor wel op Ctrl-F9 drukken en vervolgens, tussen de accolades die verschijnen, de naam van het veld intypen. Verwijder de code «woonplaats». Druk op Ctrl+F9 en type tussen de haken: Woonplaats U hebt nu de veldcode Woonplaats zelf ingevoegd. Klik op Volgende: Brief voorbeeld [Next: Preview your letters]. Word toont nu als voorbeeld de gegevens van het eerst record, ingevuld in het hoofddocument. In het taakvenster vindt u twee knoppen waarmee u naar het volgende of voorgaande record kunt gaan. Ook in het Lint [Ribbon] onder de tab Verzendlijsten [Mailings] in het vak Voorbeeld van het resultaat [Preview Results], vindt u een aantal knoppen waarmee u in het hoofddocument de gegevens uit het gegevensbestand, kan laten weergeven: CTS/Advies /203

6 Werkbalk-optie Voorbeeld van het resultaat. [Preview Results] Eerste record [First Record] Voorgaand record [Previous Record] Functie De gegevens van het eerste record worden ingevuld op de plaats waar nu nog veldcodes staan. Het hoofddocument wordt hierdoor duidelijker. Het is echter nog geen "echte" samenvoeging, tenzij u slechts één document wilt afdrukken. Knop om de gegevens van het eerste record weer te geven. Knop om de gegevens van het voorgaande record weer te geven. Weergave nummer van het getoonde record Volgend record [Next Record] Laatste record [Last Record] Knop om de gegevens van het volgende record weer te geven. Knop om de gegevens van het laatste record weer te geven. Klik achtereenvolgens op de knoppen Volgend record [Next Record], Voorgaand record [Previous Record], 'Laatste record' [Last Record] en 'Eerste Record' [First Record]. Klik op Volgende: Samenvoegen voltooien [Next: Complete the merge]. Voor het samenvoegen van het hoofddocument en het gegevensbestand vindt u twee opties in het taakvenster. Werkbalk-optie Afdrukken [Print] Functie Het hoofddocument wordt samengevoegd met het gegevensbestand. Het resultaat gaat naar de printer. Afzonderlijke brieven Het hoofddocument wordt samengevoegd met de bewerken. gegevens uit het gegevensbestand. Het resultaat [Edit individual letters] verschijnt op uw scherm in een apart venster. Klik op de optie Afzonderlijke brieven bewerken [Edit individual letters]. Word vraagt eerst welke records moeten worden samengevoegd, alvorens de optie uit te voeren. Laat de optie Alles [All] staan en klik op OK. CTS/Advies /203

7 Bekijk het document op scherm. U ziet dat voor ieder record uit het adressenbestand een aparte sectie is aangemaakt Sluit het document en neem het hoofddocument weer voor u. U hoeft het resultaat van het samenvoegen niet te bewaren, want zolang u het hoofd- en het gegevensbestand heeft kunt u dit altijd weer opnieuw aanmaken. In het Lint [Ribbon] onder de tab Voltooien en samenvoegen [Finish & Merge] vindt u ook nog de optie bericht verzenden [Send E- mail Messages]. Word maakt daarbij gebruik van de adressen die in het adressenbestand staan, zonder dat u deze aan het hoofddocument heeft toegevoegd. Indien een adres ontbreekt dan wordt deze ook niet verzonden. CTS/Advies /203