v.1.11 Verenigingenweb Plus Handleiding Website in gebruik nemen

Transcriptie

1 v.1.11 Verenigingenweb Plus Handleiding Website in gebruik nemen

2 Inhoud Algemene informatie...3 Voor wie is deze handleiding?...3 Voordat u begint...3 Pagina beheer...4 Pagina aanmaken...4 Pagina wijzigen...4 Menu Instellen...4 Pagina vullen met inhoud...5 Contactgegevens in footer zetten...5 Formulieren aanmaken...6 Hoe werkt een formulier?...6 Contactformulier opzetten...6 Aanmeldformulier opzetten...7 Koppeling met organisatie... 7 Locatie... 7 Leden profielformulier opzetten...7 Evenementen in kalender zetten...8 Verschillende manieren gebruik Evenementen...8 Voorbeeld 1: Zonder inschrijving... 8 Voorbeeld 2: Besloten inschrijving voor leden...8 Voorbeeld 4: Openbare inschrijving... 8 Voorbeeld 5: Betaalde inschrijving voor leden...9 Voorbeeld 6: Betaalde openbare inschrijving...9 Nieuws- en blogberichten plaatsen...10 Het gebruiken van tags...10 Foto's in album zetten...11 Privé fotoalbum aanmaken...11 Sponsoren toevoegen...11 Slides in Slideshow...12 Nieuwe slide toevoegen...12 Slide bewerken...12 Een slide verwijderen...12 Achtergrond Afbeelding instellen...13 Afbeelding(en) toevoegen...13 Afbeelding(en) verwijderen...13 Oude demonstratie inhoud verwijderen...13 Weergave ledenlijst...14

3 Algemene informatie Alle informatie die in dit document staat is gelijk aan de informatie beschikbaar op: Voor wie is deze handleiding? Deze handleiding hebben wij opgezet om het meeste uit je website te halen. In deze handleiding worden de mogelijkheden en modules uitgelegd. Elk hoofdstuk / uitleg is gekoppeld met een link naar de help waar in stappen wordt uitgelegd hoe iets moet worden gerealiseerd. Voordat u begint... Om te beginnen met het aanpassen van de website, dien je in te loggen met een geldige gebruiker die rechten heeft om inhoud in de applicatie Website aan te passen. Volg de volgende stappen indien deze nog niet bestaat:

4 Pagina beheer Pagina aanmaken Het belangrijkste is om de paginastructuur van de website goed in te stellen. Je kan naar eigen wens pagina's aanmaken, wijzigen en verwijderen. Hieronder wordt uitgelegd hoe je een pagina aanmaakt: Pagina wijzigen Je hebt zojuist een pagina aangemaakt.. Nu kan het zo zijn dat je per ongeluk de verkeerde titel heb ingevuld, of dat er een pagina is die je niet wilt hebben. Naast pagina's aanmaken kan je deze natuurlijk ook wijzigen en verwijderen. Dat volgende functies zijn beschikbaar: Menu Instellen Op deze manier kan de structuur van de website volledig naar eigen wens worden ingesteld. Nu kan het zo zijn dat meerdere subpagina's zijn aangemaakt, en deze niet in het menu passen, of dat sommige websites niet in het menu moeten komen. Daarom is het belangrijk te weten hoe het menu kan worden ingesteld.

5 Pagina vullen met inhoud Nu je weet hoe de structuur van je website in elkaar zit is het natuurlijk belangrijk om de inhoud te gaan plaatsen. Elke subpagina die wordt aangemaakt krijgt standaard de module tekst. In deze module kan je inhoud plaatsen om een pagina volledig te voorzien van informatie en media. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een pagina met geschiedenis van de vereniging, tabellen met wedstrijdschema's of een lijst met YouTube filmpjes. Kortom, genoeg om de pagina volledig te voorzien. Contactgegevens in footer zetten De footer is op elke webpagina hetzelfde, dit betekent ook dat de footer in de applicatie Website overal aan te passen is. Navigeer in de applicatie naar een webpagina waar de tab Footer zich bevindt. Hier staat een module Tekst. Deze module is op elke pagina gelinkt. Dat houdt in: Wanneer je in deze module de inhoud bewerkt, dan verandert deze op alle andere pagina's mee. Wij raden het aan om hier de contactgegevens te plaatsen.

6 Formulieren aanmaken Met de module Formulier kan je een onbeperkt aantal formulieren aanmaken om bijvoorbeeld inschrijvingen van leden te automatiseren. Formulieren aanmaken kan in het begin wat tijd in beslag nemen door de complexiteit van de module. Hoe werkt een formulier? De module Formulier zet verschillende invoervelden met verschillende opties in een formulier op de website. Hier kan de bezoeker zijn informatie invoeren en deze wordt vervolgens verstuurd naar het opgegeven adres. Dit alles gebeurt in de module zelf. Tevens kan de module de informatie direct doorsturen naar de applicatie Organisatie, om bijvoorbeeld aanmeldingen te verwerken en om leden hun profiel zelf te laten invullen. Nu je het onder de knie hebt om een formulier aan te maken raden wij aan om de volgende twee formulieren op te zetten: Contactformulier opzetten Dit is het formulier dat de bezoeker van de publieke website kan invullen om contact op te nemen. Het (standaard aangemaakte) contactformulier is te vinden op de pagina Contact. In dit formulier staan standaard al een aantal velden, deze kan je naar eigen wens aanpassen. Let er op dat de instellingen nog geconfigureerd moeten worden. Dit doe je met de knop Instellingen.

7 Aanmeldformulier opzetten Dit is het formulier dat gekoppeld dient te worden met de applicatie Organisatie. Koppeling met organisatie Een formulier koppelen aan Organisatie houdt in dat de velden van het formulier corresponderen met de velden in de applicatie Organisatie. Deze functie dient alleen gebruikt te worden als de gegevens uit het formulier nog niet beschikbaar zijn. Je krijgt namelijk voor elk ingevuld formulier een extra Organisatie element. Daarom raden wij aan om het koppelen alleen te doen met een aanmeldformulier. Immers, je wilt graag dat de aanmelding automatisch wordt omgezet in een profiel. Locatie Het aanmeldformulier is te vinden onder de pagina Vereniging > Lid worden. In dit formulier staan standaard al een aantal velden, deze kan je naar eigen wens kan aanpassen. Let er op dat de instellingen nog geconfigureerd moeten worden. Dit doe je met de knop Instellingen. Leden profielformulier opzetten Wanneer leden voor de eerste keer inloggen in het beveiligde deel van de website, dienen ze een formulier in te vullen met hun gegevens. Deze gegevens worden direct verzonden naar de applicatie Organisatie. Leden dienen ieder jaar hun gegevens te controleren. Dit formulier wordt dan opnieuw gebruikt. Controleer daarom ook ieder jaar of het formulier nog up-to-date is. Het profielformulier is te vinden op de pagina Mijn Vereniging > Mijn Profiel. In dit formulier staan standaard al een aantal velden, deze kan je naar eigen wens kan aanpassen. Let er op dat de instellingen nog geconfigureerd moeten worden. Dit doe je met de knop Instellingen.

8 Evenementen in kalender zetten Vrijwel elke vereniging organiseert activiteiten. De module evenementen maakt het mogelijk om deze activiteiten te plaatsen op de website van de vereniging. Daarnaast kunnen leden en andere bezoekers zich inschrijven voor deze activiteiten. Als je hebt gekozen voor de ideal betalingskoppeling voor VerenigingenWeb dan is het tevens mogelijk om voor een inschrijving te laten betalen. Verschillende manieren gebruik Evenementen Voorbeeld 1: Zonder inschrijving Een evenement heeft niet veel verplichte velden. Wanneer een activiteit een titel en starten eind datum heeft dan is dit al voldoende om deze te laten weergeven. Er is dan geen inschrijfmogelijkheid. Voorbeeld 2: Besloten inschrijving voor leden Wanneer er bij het onderdeel Inschrijving de velden worden ingevuld, kunnen leden zich automatisch inschrijven voor het evenement. Op deze manier kunnen leden zich inschrijven voor een activiteit, zonder dat je extra informatie van ze nodig hebt. Voorbeeld 3: Uitgebreide besloten inschrijving voor leden Soms wil je meer weten van een lid bij een inschrijving (bijvoorbeeld bent u vegetariër?, of hebt u een parkeerkaart nodig? ). Door een formulier te koppelen aan de activiteit kun je het lid extra velden laten invullen. De door het lid ingevulde velden worden opgeslagen en zijn door de beheerder te wijzigen en exporteren. Maak dan eerst het formulier aan en koppel deze met de activiteit door in het veld Koppelen aan formulier het juiste formulier te selecteren. Voorbeeld 4: Openbare inschrijving Alleen leden kunnen gebruik maken van de inschrijfmogelijkheid bij activiteiten. Soms wil je echter dat ook niet-leden zich kunnen inschrijven. Een openbare inschrijving gaat via een formulier. Maak dan eerst een formulier aan en kopieer de link naar de pagina met het formulier en zet deze in het veld Doorsturen. De activiteit linkt dat meteen door naar de pagina met het formulier.

9 Voorbeeld 5: Betaalde inschrijving voor leden Om betalingen te koppelen aan een inschrijvingen dient uw VerenigingenWeb te beschikken over een ideal-koppeling. Neem contact met ons op om deze aan te vragen. Als je wil dat niet-leden zich kunnen inschrijven voor een betaalde activiteit kan de idealkoppeling gebruikt worden. Vink dan het veld Betaling aan en voer bij Bedrag de prijs van de inschrijving in. Voorbeeld 6: Betaalde openbare inschrijving Als je wil dat niet-leden zich kunnen inschrijven voor een betaalde activiteit gebruik je wederom een formulier zoals in voorbeeld 4 wordt uitgelegd. Aan dit formulier wordt dan ook de betaling gekoppeld. Navigeer dan naar het formulier die is aangemaakt voor de activiteit en druk in de module op de knop ideal. Vul hier de velden in zoals wordt beschreven in de help.

10 Nieuws- en blogberichten plaatsen. Door middel van de nieuws of weblog module kunnen nieuws- en blogberichten worden geplaatst die voornamelijk op de voorpagina worden weergegeven. De inhoud van deze berichten wordt hetzelfde beheerd als met de module tekst. Echter zijn er wel extra handelingen zoals het gebruiken van tags. Het gebruiken van tags Je kan nieuws en blogberichten toewijzen van tags om de bezoeker een aanwijzing te geven waar een nieuws of blogbericht over gaat. Een bezoeker kan tevens in een lijst van tags nieuws of blog berichten filteren.

11 Foto's in album zetten In de applicatie Website zit standaard de module fotoalbum om foto's snel en georganiseerd te plaatsen en op de publieke website weer te geven. Deze module bevind zich op de subpagina Foto's. Op de voorpagina worden de laatste 4 albums weergegeven. Privé fotoalbum aanmaken Als de website een beveiligd deel heeft voor alleen leden, dan is het hoogstwaarschijnlijk dat je bij het fotoalbum bij elke foto een extra functie hebt: Het veld met het label Publiek. Wanneer deze wordt aangevinkt geef je het fotoalbum de toestemming om deze foto op de publieke website weer te geven. Wanneer deze leeg blijft, kunnen alleen leden die zijn ingelogd deze foto's bekijken. Een privé fotoalbum aanmaken doe je dus op de volgende manier: 1. Maak een nieuw fotoalbum aan. 2. Upload de foto's. 3. Druk in de module op de knop Alles privé maken. 4. Bevestig dit met de knop Opslaan. Sponsoren toevoegen In de applicatie Website zit standaard de module banners om media van bijvoorbeeld sponsoren te laten weergeven op een vaste plek, zonder dat dit de inhoud van de webpagina belemmerd. In deze module kan media als afbeeldingen, flash en code worden toegevoegd.

12 Slides in Slideshow De voorpagina bevat een unieke module genaamd Slideshow. Deze vind je onder de tab uitgelicht. Hier kunnen slides worden toegevoegd die bovenaan de voorpagina staan. Op het moment dat er meer slides worden aangemaakt dan dat de website kan weergeven wordt de oudste automatisch verwijderd. Het maximale aantal slides dat kan worden toegevoegd is 6. Nieuwe slide toevoegen 1. Druk in de module op de knop Nieuw item. 2. Vul de titel in. 3. Druk op de knop kies plaatje. 4. Een pop-up opent met de applicatie Bestandsbeheer. Je kan een reeds geuploade afbeelding selecteren of nieuwe uploaden. 5. In het veld Link kan je een link plakken naar een externe pagina of kies met de knop kies link een pagina in de websiteboom. 6. Optioneel: Voeg een korte beschrijving toe van de slide. LET OP: De site kan slechts één regel weergeven. Wees dus kort en concreet. Slide bewerken 1. Druk aan de rechterzijde van de slide op het icoontje van een potlood. 2. Hier vind je hetzelfde scherm als bij nieuwe slide toevoegen. 3. Bevestig je wijzigingen met de knop opslaan. Een slide verwijderen 1. Druk aan de rechterzijde van de slide op het icoontje van het rode bolletje met de witte streep. 2. Bevestig dit met de knop verwijderen. 3. Annuleer dit met de knop ga terug of Terug in de menubalk.

13 Achtergrond Afbeelding instellen Elke pagina bevat de module Plaatjeslijst. Deze vind je onder de tab Achtergrond. Hier kunnen afbeeldingen worden toegevoegd die als achtergrond op de website komen te staan. Er kunnen meerdere afbeeldingen worden toegevoegd, de publieke website laadt dan een willekeurige afbeelding op het moment dat de pagina wordt geladen. Het maximale aantal afbeeldingen dat kan worden toegevoegd is 5. Afbeelding(en) toevoegen Navigeer altijd eerst in de applicatie Website naar de pagina waar de module plaatjeslijst zich bevindt. Dit is op elke pagina onder de tab Achtergrond. 1. Druk in de module op de knop Afbeeldingen toevoegen. 2. Upload de foto's met de ingebouwde uploader. 3. De foto's zijn nu toegevoegd en zichtbaar op de website. Afbeelding(en) verwijderen 1. Selecteer in de module de afbeeldingen die je wilt verwijderen. 2. Bevestig dit met de knop Verwijderen. Oude demonstratie inhoud verwijderen Toen je de website voor het eerst heb gekregen hebben wij voor jou wat demonstratie inhoud in de website gezet. Nu is het tijd om deze inhoud te verwijderen. Het gaat hier om de volgende inhoud: De twee slides in de slideshow op de voorpagina. Het blogbericht Van harte gefeliciteerd......verenigingswebsite. De evenementen in de kalender. Het fotoalbum. De achtergrond afbeelding. De sponsoren.

14 Weergave ledenlijst In het beveiligde deel van de website bevindt zich de ledenlijst, waar alle leden in een overzicht staan weergegeven. Ieder lid zijn profiel kan worden bekeken. Hier staan een aantal standaard velden met de informatie die correspondeert met de informatie ingevoerd in de Genkgo applicatie Organisatie. Het kan zo zijn dat je extra velden met informatie hebt aangemaakt en deze moet worden weergegeven. Het is nog niet mogelijk om dit zelf in te stellen. Genkgo kan dit echter wel voor je doen. De beste oplossing is om een te sturen naar Vermeld hierin: De namen van de velden in de applicatie Organisatie. De volgorde van de velden op de website.