1 Communicatiemanager: algemene kenmerken

Transcriptie

1 Handleiding CVOSoft Communicatiemanager: algemene kenmerken 1/6 1 Communicatiemanager: algemene kenmerken 1.1 Principe SMSberichten zijn handig om cursisten te verwittigen igv ziekte van een leraar, niet beschikbaar zijn van een lokaal, Een versturen is een alternatief. Zowel voor SMS als geldt dat dit maar mogelijk is indien er een geldig nummer of adres in CVOSoft werd ingevoerd. Indien er 2 GSM-nummers werden ingevoerd, wordt het eerste genomen om de SMS naar te versturen. Zorg dus dat het GSM-nummer waarop u de cursist wil verwittigen als eerste staat. Indien bij voorbeeld zowel in telefoon2 als in telefoon3 een geldig GSM-nummer staat, zal telefoon2 gebruikt worden. Een geldig Belgisch GSM-nummer start met 04 en een correct aantal cijfers. (scheidingtekens als spatie, "/", "-" zijn toegelaten zolang het aantal cijfers klopt). Buitenlandse nummers (NL, FR) moeten voorafgegaan worden door "+" en de landcode, of "00" en de landcode, daarna het GSM-nummer zonder 0 vooraan. (bijvoorbeeld: +31 of voor NL). 1.2 Mogelijkheden SMS Er zijn verschillende niveaus van automatisatie mogelijk: SMS via webpagina van Proximus of Mobistar GSM-nummer naar klembord kopiëren om daarna in een andere webpagina of ander programma voor versturen SMS en te plakken. Volledig automatisch via een SMS-gateway. Daarvoor moet een account aangemaakt worden. 1.3 SMS via Proximus ea Proximus heeft een webpagina voor zijn klanten waarmee je een SMS kan versturen, na het aanmaken van een account via hun website. De SMS en worden aangerekend op je GSM-abonnement of herlaadkaart. Mobistar heeft ook zo'n webpagina voor zijn klanten, maar die is momenteel echter buiten gebruik. Als je deze wil gebruiken nadat ze terug werkt, contacteer ons dan, dan kunnen wij die ook voorzien. Base geeft geen dergelijke webpagina. 1.4 Werken met een SMS-gateway U hebt een account nodg bij een zgn. SMS-gateway, meer bepaald: "http-originated" "mobileterminated(mt)" "SMS-gateway" die beschikt over http API SMS-gateway = verbinding tussen GSM-netwerk en ander netwerk http-originated: het bericht wordt verzonden via internet mobile terminated(mt): het bericht komt aan op GSM http api: de SMS wordt verzonden door een aantal parameters mee te geven aan een webadres, en er komt een eenvoudige respons in een vaste vorm terug die vanuit een computerprogramma kan verwerkt worden. De gekende GSM-operatoren bieden zulke gateway niet aan. Je moet hiervoor bij een gespecialiseerde firma zijn, waar je op een website een account (=gebruikersnaam en wachtwoord) krijgt of kiest. Je koopt bij hen een aantal SMS-"credits" aan, die je binnen een bepaalde periode (meestal 1 jaar) moet opgebruiken. Opgelet bij het vergelijken van prijzen: niet bij alle operatoren is 1 credit = 1 SMS!!! Van de firma's actief in België die een dergelijke SMS-gateway aanbieden zijn er 6 getest waarvan er 4 momenteel ingebouwd zijn in het programma: SMS-TOOLS: Cellcom: HQsms: SMS-BOX: (iets beperkter qua mogelijkheden). Twee andere (clickatell en mobileweb) vielen af wegens slechte support of te beperkte mogelijkheden. Als je een andere firma die zo'n SMS-gateway aanbiedt, wil gebruiken, stuur ons dan de documentatie over de "http-api" (of de link ernaar), dan kan bekeken worden of deze in CVOSoft.NET kan ingebouwd worden.

2 Handleiding CVOSoft Communicatiemanager: algemene kenmerken 2/6 De nodige gegevens over de gateway vul je in bij bij Extra Opties SMS / Mail In de SMS-gateway keuzelijst kies je de gewenste gateway. Gebruiker Wachtwoord Afzender De gebruikersnaam die je krijgt of kiest bij het aanmaken van je account bij de SMS-gateway. Bij Cellcom is dit uw klantnummer! Het wachtwoord dat je krijgt of kiest bij het aanmaken van je account bij de SMS-gateway. Een tekst naar keuze van maximum 11 tekens. In theorie is het bij alle SMS-gateways mogelijk een GSM-nummer op te geven als afzender. Doe dit echter niet! Mobistar blokkeert nl. SMS'jes afkomstig van internet met als afzender een GSM-nummer. Je zal dus de cursisten met een GSM bij Mobistar niet kunnen bereiken, maar wel moeten betalen voor de naar hen verzonden SMS'jes. Gebruik dus een tekst naar keuze beginnend met een letter (A-Z), bij voorbeeld: CVO GENT Als je bij HQsms een afzendernaam wil gebruiken, moet je deze eerst aanvragen via de pagina your account van uw klantenpaneel. Normaal staat die dan na enkele minuten op actief. Is dit nog niet gebeurt, moet je dit vak leeglaten. Andere Bij Cellcom moet je hier de zgn. gateway-id invullen.

3 Handleiding CVOSoft Communicatiemanager: algemene kenmerken 3/6 Je krijgt volgende vraag waarop je bevestigend antwoord. Om venster te sluiten. 1.5 Mogelijkheden Ook hier 2 mogelijkheden: Op de pc waarop je werkt is een programma (Windows mail, Outlook, Thunderbird, ) geconfigureerd. versturen kan dan volautomatisch. adressen kopiëren om vervolgens gebruik te maken van een internetpagina voor webmail (g-mail, hotmail, eigen mailsysteem, ) 1.6 Rechten Een gebruiker die in het profiel volledig beheer zit heeft automatisch rechten op dit onderdeel. Andere gebruikers moeten dit eventueel krijgen. Toevoegen van de machtiging gebeurt door een beheerder via Beheer Machtigingen waarbij deze mogelijkheid aan de gewenste profielen wordt toegevoegd.

4 Handleiding CVOSoft Communicatiemanager: werking 4/6 2 Communicatiemanager: werking 2.1 Communicatievenster Versturen van berichten doe je via E X T R A C O M M U N I C A T I E M A N A G E R in CVOSoft.NET. Als synchronisatie nodig is, krijgt je hiervan melding. (als een GSM-nummer gewijzigd of toegevoegd werd in CVOSoft, zal het pas in CVOSoft.NET verschijnen na synchronisatie). De eerste keer dat je de C O M M U N I C A T I E M A N A G E R gebruikt, zal de synchronisatie iets langer dan gewoonlijk duren: de telefoongegevens van alle cursisten van het huidige schooljaar worden dan in een correcte vorm overgebracht naar de database-server. Onderaan vind je een iets aangepast filterpaneel. Naast de filterknop vind je nu de periode die standaard op de huidige dag staat. Deze kan uitgebreid worden. Gecombineerd met de andere filtermogelijkheden kan je de relevante cursussen en bijbehorende cursisten vlug opzoeken. 2.2 Werkwijze Filterpaneel Dit is iets aangepast. Standaard wordt het lesmoment ingesteld op vandaag (van tot ). Deze periode kan uitgebreid worden. Overtyp de data of klik op het pijltje om een kalender te tonen waarin je kan selecteren. Geef bijkomende filtercriteria op, selecteer de leraar, en klik op de filterknop (trechter). Cursussenlijst Linksboven verschijnen de cursussen die voldoen aan de filtercriteria. Ook het moment waarop de cursus doorgaat wordt getoond. Deselecteer met de CTRL-toets eventueel de cursussen die niet van toepassing zijn. Rechtsboven verschijnt de lijst met cursisten met hun GSM-nummer, hun en andere telefoonnummers. Deselecteer met de CTRL-toets cursisten die je niet wil verwittigen. Cursisten zonder GSM-nummer of hoef je niet te deselecteren. Deze worden genegeerd bij verzenden van respectievelijk SMS of .

5 Handleiding CVOSoft Communicatiemanager: werking 5/6 Knoppen om te selecteren: alles, niets, selectie omkeren. Typ in de berichtenkader je bericht. De lengte van het bericht is beperkt: de maximum lengte van een SMS. Daarom kan je ook niet meer dan 160 tekens in dit vak typen. Sommige tekens, o.a., tellen in een SMS voor 2 tekens. In een SMS zijn slechts een beperkt aantal accentletters mogelijk. ë kan bijvoorbeeld niet. Je hoeft hier echter geen rekening mee te houden, het programma zal bij het versturen de accenten verwijderen. Om snel een bericht te typen, kan je sneltoetsen gebruiken of de bijhorende knopjes gebruiken. of Alt-D of Alt-C of Alt-L of Alt-Z datum(s) invoegen cursusna(a)m(en) invoegen lesgever(s) invoegen standaardbericht: ziekte lesgever Je kan bijvoorbeeld typen: Geen Alt-C van Alt-L Alt-D Als de les Chocolade van Kim G op 27/04/10 geselecteerd is, geeft dit als resultaat: Geen les Chocolade van uw lesgever Kim G op dinsdag Of Alt-Z resulteert in: op maandag is er geen les Administratieve toepassingen wegens ziekte van uw lesgever Greet ODB SMS versturen mbv een account ingesteld bij een SMS-gateway (zie hoger) Rechtsklikken opent de webpagina van je klantenpaneel bij de SMS-gateway. Indien de gegevens onvolledig zijn krijg je volgende foutmelding: Als de SMS verzonden is, dwz aanvaard is door de gateway en van daaruit verzonden naar het GSM-nummer, krijgt deze een groen vakje. Voor SMS-TOOLS en HQsms kan je door te dubbelklikken op de regel met een groen vakje, controleren of de SMS effectief bezorgd is. Bij Cellcom en SMS-BOX is dit niet geïmplementeerd. Als er een fout optreedt, wordt er gevraagd of je nog wil verder gaan, en krijgt de regel een rood vakje. Mogelijke fouten: foutieve login-gegevens of geen credits meer. Dubbelklik op een regel met een rood vakje om te zien wat er is misgegaan.

6 Handleiding CVOSoft Communicatiemanager: werking 6/6 Controleert het aantal credits bij SMS-TOOLS (links). HQsms (rechts) geeft de prijs per SMS. Het aantal credits kan je niet opvragen uit CVOSoft.NET. Bovenstaande info wordt door Cellcom geleverd. Als je de afzender laat beginnen met CVO profiteer je eventueel van een lagere prijs. Als je je op de website aanmeldt krijg je daar ook onmiddellijk je credits te zien. SMS-BOX voorziet deze mogelijkheid niet. GSM-nummers kopiëren naar klembord. Deze kunnen dan in andere toepassing geplakt worden. GSM-nummers worden in vereiste vorm naar klembord gekopieerd en de webpagina van Proximus wordt geopend. Plak de nummers in het hiervoor voorziene vak. Als op je pc een programma (windows mail, outlook express, outlook, thunderbird ) geconfigureerd is voor het verzenden van mail kan je hiermee een zenden aan de geselecteerde cursisten. Anders werkt de knop niet. Even later verschijnt een venster nieuw bericht. De adressen van de cursisten zijn ingevuld in BCC (zodat de cursisten elkaars adres niet te weten komen, en de kans kleiner is dat het bericht als spam beschouwd wordt). Ook het bericht staat er al. Uiteraard kan je dit nog wijzigen of aanvullen. Je hoeft enkel nog op Verzenden te klikken om de mail te versturen. Noot: er moet een "aan"-adres gekend zijn, bijvoorbeeld het adres van het centrum, anders krijg je een foutmelding. Mails zonder aan-adres worden namelijk. gemakkelijk als spam beschouwd. Het "aan"-adres vul je eenmalig in bij Extra Opties SMS / Mail Lijst met adressen wordt naar het klembord gekopieerd en kan in het vak BCC (of Aan of CC) gekopieerd worden van een internetpagina voor webmail.