+32 (0) beeple.eu/support

Transcriptie

1 1

2 INHOUDSTAFEL WELKOM... 3 PROFIELKENMERKEN... 4 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL...10 ACTIVITEITSDAGEN...12 PLANNING...16 INSCHRIJVINGEN...22 HERINNERINGEN VERSTUREN...24 EINDWOORD

3 WELKOM Welkom bij de handleiding Starten met Beeple: Cultuur voor cultuurhuizen of organisaties die actief zijn in de cultuursector. Aan de hand van dit document kan u zelf stap voor stap aan de slag kan met het online platform van Beeple. In deze handleiding behandelen we enkele onderdelen die u moet weten om aan de slag te gaan met Beeple: profielkenmerken, het importeren van medewerkers en het maken van een planning. Nadat u deze handleiding doorlopen hebt, bent u klaar om van start te gaan. Een profielkenmerk is een eigenschap van een medewerker die u wil weten, maar die niet standaard in Beeple voorzien is. U kan deze aanpassen op maat van uw bedrijf. Profielkenmerken gebruikt u om uw medewerkerslijst te filteren en gericht te zoeken naar mensen op de planning. Het is belangrijk om deze zaken op orde te hebben, vooraleer u uw medewerkers laat inloggen op het systeem. U kan elke medewerker afzonderlijk in het systeem invoeren, maar u kan dit veel sneller doen door een Excel-lijst van uw medewerkers te importeren. Op deze manier wordt uw hele medewerkerslijst omgezet naar het systeem van Beeple, waardoor u hier makkelijk toegang toe hebt en deze kan gebruiken voor de planning. De planning in Beeple geeft u de mogelijkheid om een planning te verdelen in projecten, teams en deelprojecten. Hierdoor kan u (ter voorbeeld) een hele maandplanning opstellen, met de verschillende door elkaar lopende projecten en teams die tegelijkertijd aan het werken zijn. De planning binnen Beeple maakt dit alles makkelijk en zorgt er voor dat alles overzichtelijk blijft. Indien u nog bijkomende informatie wenst of vragen heeft, kan u altijd terecht bij ons Customer Success Team via: support@beeple.eu 3

4 PROFIELKENMERKEN Dit zijn de eigenschappen van uw medewerkers die u wil weten, maar die u nog dient te definiëren in het Beeple systeem. U kan deze profielkenmerken gebruiken op de planning om de juiste suggesties voor de opdracht te vinden. - U vindt het onderdeel Profielkenmerken onder het tandwiel rechtsboven. - Hier selecteert u Profielkenmerken. Het onderstaande scherm toont het profielkenmerk Taal, waar de medewerker via een janee -vraag dient te antwoorden of deze Nederlands, Frans en/of Engels spreekt. Per profielkenmerk kan u het type opvragen (hier een 1-keuzelijst waar de medewerker moet aangeven in welke mate ze de taal meester zijn). Dit kan u naar eigen keuze samenstellen en aanpassen. Indien er een groene vinkje bij het kenmerk staat, is het profiel publiek (dit betekent dat de medewerker dit zelf kan invullen). U kan het profielkenmerk ook niet-publiek zetten zodat enkel u, als Admin, bepaalde kwalificaties kan toekennen aan de medewerker. 4

5 U kan altijd een nieuw profielkenmerk toevoegen. Dit doet u door op het plusteken aan de rechterkant van de tabel te klikken. - Maak een nieuwe groep aan in Groep van Profielkenmerken (in dit voorbeeld Opleiding ). - Om een nieuwe groep aan te maken klikt u op het plusteken aan de rechterkant van deze balk. - Geef de naam van het profielkenmerk in (hier School ). - Voeg dan een beschrijving toe (die de medewerker helpt uw vraag te beantwoorden, hier Naar welke school gaat u? ). - Selecteer dan bij Type Tekst (omdat dit voor elke medewerker anders is en dus niet op voorhand gedefinieerd kan worden). - Bij Publiek klikt u Ja aan (dit zet het profielkenmerk publiek voor de medewerkers). - U maakt het beantwoorden van deze vraag verplicht door bij Verplicht Ja aan te vinken. - Bij de andere keuzes vinkt u telkens Nee af. - Klik daarna op Profielkenmerk toevoegen om dit kenmerk op te slaan. 5

6 Hierna kan u nakijken hoe de medewerker uw zonet aangemaakte profielkenmerk zal bekijken. Klik hiervoor op Publiek in de rechterbovenhoek. U ziet hier hoe de medewerker dit profielkenmerk zal zien en zal aanvullen. Eerst volgt de optie welke talen de medewerker machtig is, gevolgd door de opleiding (hier de vraag naar welke school de medewerker gaat). Voor het verdere verloop van de handleiding gaan we er van uit dat de medewerker dit profiel reeds ingevuld heeft en deze gegevens opgeslagen heeft. - Keer terug naar de beheerderspagina door op Admin te klikken in de rechterbovenhoek. 6

7 - Als Admin krijgt u een melding telkens een medewerker diens profiel aangepast heeft. Aan het profielkenmerk kunnen ook kwalificaties toegevoegd worden. - U keert terug naar de profielkenmerken door op het tandwieltje rechtsbovenaan te klikken en Profielkenmerken te selecteren. - Klik op de profielkenmerken-pagina op het onderdeel Kwalificaties. Op de kwalificatie-pagina kan u een nieuwe kwalificatie toevoegen. In de afbeelding onderaan is deze al toegevoegd, maar we volgen nu dezelfde stappen om dit toe te voegen. - Klik op het plusteken om een nieuwe kwalificatie toe te voegen. 7

8 - Om dit nieuwe profielkenmerk toe te voegen vult u de naam ( Kwalificaties ) en de beschrijving ( Welke kwalificaties heeft deze medewerker? ) in. - Bij Type selecteert u nu Meerkeuzelijst (waardoor de medewerker uit verschillende opties kan kiezen). - In het kadertje verschijnt nu het onderdeel Opties, met een plusteken naast. - Klik op het plusteken telkens u een nieuwe optie wil toevoegen (in dit voorbeeld Infobalie, Vestiaire en Kassa ). - Vink Nee af bij alle bolletjes (door dit ook bij Publiek te doen kan enkel u, als Admin, kwalificaties toekennen). - Klik daarna op Profielkenmerk toevoegen. - U wordt doorverwezen naar de pagina van de kwalificatie die u net aangemaakt hebt. - Hieropvolgend kan u nakijken hoe dit op de pagina van de medewerker zal verschijnen. - Klik op Medewerkers, links bovenaan in de menubalk. 8

9 - Op de Medewerkers -pagina ziet u alle medewerkers. - Klik op het profiel van één van deze personen (hier het profiel van Beeple Bert). - Scroll op de pagina van de medewerker naar onderen tot u Kwalificaties ziet. - Klik op Kwalificaties. - Op het nu geopende scherm kan u aangeven of de medewerker voldoet aan de kwalificaties (dit komt van pas bij het opstellen van de planning, via de juiste suggesties voor uw teams). - Klik op Profiel opslaan om uw verificaties op te slaan. 9

10 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL - Klik bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de adressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. 10

11 Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 11

12 ACTIVITEITSDAGEN Voor we met de planning beginnen duiden we eerst de dagen aan waarop de medewerkers mogen aangeven of ze al dan niet beschikbaar zijn. Dit zijn de Activiteitsdagen. - Klik hiervoor op het tandwiel in de rechterbovenhoek en selecteer Instellingen. - Op dit scherm selecteert u aan de linkerkant de module Beschikbaarheden. 12

13 - Op de volgende afbeelding kan u de activiteitskalender van Beschikbaarheden zien. - Hier kan u voor elke dag de actieve dagdelen terugvinden en aanduiden (voormiddag, namiddag en avond). In dit voorbeeld geven we aan dat er de volgende dag een activiteit te doen is tijdens de avond. We vullen ook de enkele andere activiteitsdagen aan, zoals u kan zien op de derde afbeelding onderaan. 13

14 - Indien u wilt bekijken hoe de medewerker dit zal zien klikt u rechtsbovenaan op Publiek. - Klik daarna op Mijn beschikbaarheid in de linkerbovenhoek. Hier kan u/de medewerker zien welke actieve dagen er op de kalender staan. Hij/zij weet dus direct op welke dagen er iets te doen is. Door op de dag te klikken kan de medewerker zich aangeven als beschikbaar of als nietbeschikbaar. Na het opslaan verschijnt deze ter-beschikkingstelling op de kalender. Ook als de medewerker invult niet beschikbaar te zijn, verschijnt dit op de kalender. 14

15 Terugkeren naar de Admin-versie doet u door linksbovenaan op Admin te klikken. U heeft nu opgegeven op welke dagen de medewerkers zich mogen aanmelden om aan de activiteiten deel te nemen, dus kan u nu aan de planning beginnen. 15

16 PLANNING In dit deel van de handleiding verklaren we hoe u met Beeple een planning kan opstellen. Om te beginnen klikt u bovenaan links op Planning. De planning in Beeple bestaat uit: - Projecten: bepaald door afbakening in tijd en/of plaats, zoals een maandplanning. - Deelprojecten: een subcategorie in Projecten, zoals een dag of locatie, gebruikt om de planning overzichtelijker te maken. - Teams: een groepering van medewerkers die op dezelfde plaats, met dezelfde functie en op hetzelfde moment werken. PROJECTEN - Om te beginnen klikt u op het plusteken, rechtsboven de tabel. - Vul in dit schermpje de naam van uw project in (hier: Planning juni ). - Selecteer dan de periode of dagen waarop het project doorgaat. - Voeg daarna de locatie van deze activiteit toe. - Klik daarna op Project toevoegen. 16

17 DEELPROJECTEN Om dit project nog gestructureerder te maken, verdelen we dit alles in dagen, voor ons ook wel gekend als Deelprojecten. - Klik hiervoor op de knop Acties en selecteer daarna Deelproject maken. - Als naam vult u de datum van het deelproject in. - Klik daarna op Uw eerste deelproject aanmaken. 17

18 U hebt nu uw eerste deelproject toegevoegd. - Ga daarna naar de onderverdeling Deelprojecten. - U kan ook meerdere deelprojecten toevoegen. Klik hiervoor op het plusteken. - Voeg opnieuw de datum van het deelproject in. - Klik dan op Deelproject toevoegen. In de door u aangemaakte deelprojecten kan u nu teams toevoegen. 18

19 TEAMS - Om een team toe te voegen aan een deelproject klikt u op de activiteit waar u het team in wil activeren. - Klik op het plusteken om een team toe te voegen. - Vul de functie van het team in (indien deze nog niet in uw database staat, voegt u deze zelf toe door op het plusteken te klikken). - Geef dan het aantal medewerkers in waar dit team uit zal bestaan. - Geef de begindatum met beginuur en einddatum met einduur in. - Sla alle gegevens op door op Team toevoegen te klikken. 19

20 - Als u een nieuw team wil toevoegen, klikt u bovenaan op Teams. - Klik op het plusteken om een nieuw team toe te voegen. - Voeg daarna de gegevens voor dit nieuwe team toe (in vb.: 1 infobalie-medewerkster). 20

21 Op onderstaande afbeelding ziet u nu de twee toegevoegde teams. Indien u een team wil samenstellen van medewerkers die op een ander uur beginnen, maar nog wel dezelfde taak uitvoeren (of niet, afhankelijk van uw project), dan dient u een nieuw team toe te voegen met deze specificaties. Op deze manier bekrijgt u een duidelijke structuur doorheen uw planning, deelprojecten en teams. Dit herhaalt u maandelijks, bij het aanvullen van de nieuwe maandplanning. 21

22 INSCHRIJVINGEN Als u de planning opgemaakt heeft, kan u deze nu aanvullen met medewerkers. Een inschrijving omvat een medewerker die definitief ingepland staat. - Het inplannen van een medewerker gebeurt via het kalenderknopje. Wanneer u via het kalenderscherm op één van de teams klikt (in dit voorbeeld nemen we het bovenste team) opent het scherm van dit team. De eerder door u toegevoegde vereisten voor de medewerkers bepalen nu de suggesties voor medewerkers die in dit team ingezet kunnen worden. 22

23 - Op dit scherm ziet u dat deze medewerkers zich 100% beschikbaar hebben gesteld op deze dag. - U voegt de medewerker toe door over zijn/haar profiel te gaan: er verschijnt dan een plusteken waar u op kan klikken. - Deze persoon is nu toegevoegd aan uw team. - De medewerker is nu bij de ingeschreven teamleden geplaatst (bovenaan de pagina). - De blauwe voortgangsbalk is automatisch aangevuld. Opmerking: de medewerker is hierbij nog niet automatisch op de hoogte gebracht van de toevoeging. Dit doen we echter in een volgende stap. 23

24 - Keer terug door buiten het kadertje te klikken. - U komt terug in het kalenderoverzicht. - Klik bovenaan op de projectnaam (hier Planning juni (demo) ). HERINNERINGEN VERSTUREN Wanneer de planning opgesteld is en de team aangevuld zijn, wenst u de medewerkers hiervan op de hoogte te brengen. - Klik rechtsboven op Acties en selecteer Herinneringen versturen. 24

25 Op deze pagina ziet u een lijst van alle medewerkers die nog niet op de hoogte zijn van de recentste update in de planning (in dit voorbeeld deze ene persoon). - Selecteer of u een wil versturen, eventueel met toevoeging van callsheet, en/of u een sms wil versturen naar de medewerker. - Klik daarna op Herinnering verzenden. - De medewerker(s) krijgen dan een melding, eventueel met een callsheet die hun gehele maandplanning omvat. Op deze manier hebt u het project succesvol ingevuld. EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel succes met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 25