+32 (0) beeple.eu/support

Transcriptie

1 1

2 INHOUDSTAFEL WELKOM... 3 PROFIELKENMERKEN... 4 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL... 8 PLANNING...10 EINDWOORD

3 WELKOM Welkom bij de handleiding Starten met Beeple: Event (crew) voor evenementen of bedrijven die personeel zoeken voor evenementen. Aan de hand van dit document kan u zelf stap voor stap aan de slag kan met het online platform van Beeple. In deze handleiding behandelen we enkele onderdelen die u moet weten om aan de slag te gaan met Beeple: profielkenmerken, het importeren van medewerkers en het maken van een planning. Nadat u deze handleiding doorlopen hebt, bent u klaar om van start te gaan. Een profielkenmerk is een eigenschap van een medewerker die u wil weten, maar die niet standaard in Beeple voorzien is. U kan deze aanpassen op maat van uw bedrijf. Profielkenmerken gebruikt u om uw medewerkerslijst te filteren en gericht te zoeken naar mensen op de planning. Het is belangrijk om deze zaken op orde te hebben, vooraleer u uw medewerkers laat inloggen op het systeem. U kan elke medewerker afzonderlijk in het systeem invoeren, maar u kan dit veel sneller doen door een Excel-lijst van uw medewerkers te importeren. Op deze manier wordt uw hele medewerkerslijst omgezet naar het systeem van Beeple, waardoor u hier makkelijk toegang toe hebt en deze kan gebruiken voor de planning. De planning in Beeple geeft u de mogelijkheid om een planning te verdelen in projecten, teams en deelprojecten. Hierdoor kan u (ter voorbeeld) een hele maandplanning opstellen, met de verschillende door elkaar lopende projecten en teams die tegelijkertijd aan het werken zijn. De planning binnen Beeple maakt dit alles makkelijk en zorgt er voor dat alles overzichtelijk blijft. Indien u nog bijkomende informatie wenst of vragen heeft, kan u altijd terecht bij ons Customer Successss Team via: support@beeple.eu 3

4 PROFIELKENMERKEN Dit zijn de eigenschappen van uw medewerkers die u wil weten, maar die u nog dient te definiëren in het Beeple systeem. U kan deze profielkenmerken gebruiken op de planning om de juiste suggesties voor de opdracht te vinden. - U vindt het onderdeel Profielkenmerken onder het tandwiel rechtsboven. - Hier selecteert u Profielkenmerken. U kan er voor kiezen om de medewerkers de profielkenmerken zelf te laten invullen of kan, als beheerder, de kenmerken definiëren die u wenst van de medewerker. - Om een nieuw profielkenmerk toe te voegen klikt u op het plusteken. 4

5 - Maak een nieuwe groep aan in Groep van Profielkenmerken (in dit voorbeeld Vaardigheden ) - Om een nieuwe groep aan te maken klikt u op het plusteken aan de rechterkant van deze balk. - Geef de naam van het profielkenmerk in. - Voeg dan een beschrijving toe (die de medewerker helpt uw vraag te beantwoorden). - Selecteer bij Type Ja/nee (zodat de medewerker enkel hieruit kan kiezen). - Bij Publiek klikt u Ja aan (dit zet het profielkenmerk publiek voor de medewerkers). - U maakt het beantwoorden van deze vraag verplicht door bij Verplicht Ja aan te vinken. - Bij de andere keuzes vinkt u telkens Nee af. - Klik daarna op Profielkenmerk toevoegen om dit kenmerk op te slaan. - U wordt doorverwezen naar onderstaande pagina. - Keer terug naar Vaardigheden door bovenaan op Vaardigheden te klikken. 5

6 Hierna kan u nakijken hoe de medewerker uw zonet aangemaakte profielkenmerk zal bekijken. Klik hiervoor op Publiek in de rechterbovenhoek. U ziet hier hoe de medewerker dit profielkenmerk zal zien en zal aanvullen. Eerst volgt de optie welke talen de medewerker machtig is, gevolgd door de vaardigheden (hier of de medewerker een tapcursus gevolgd heeft of niet). Voor het verdere verloop van de handleiding gaan we er van uit dat de medewerker dit profiel reeds ingevuld heeft en deze gegevens opgeslagen heeft. - Keer terug naar de beheerderspagina door op Admin te klikken in de rechterbovenhoek. 1 Als admin kan u de medewerkers verifiëren. U klikt hiervoor op het vergrootglas in de takenbalk en zoekt de naam van de medewerker op. 1 6

7 - Op deze pagina worden alle medewerkers met de door u ingetypte naam opgegeven. - In dit geval willen we het profiel van Bart Beeple bekijken, dus klikken we op zijn naam Op het profiel van de medewerker vindt u de profielkenmerken onderaan terug. - U bevestigt hier of dit klopt (of geeft aan dat dit niet klopt). - Klik hiervoor op het kenmerk (hier Tapcursus ) en selecteer Ja of Nee. - Sla uw bevestiging/correctie op door op Profiel opslaan te klikken

8 Indien u aangeeft dat de medewerker geen ervaring heeft op dit door hem positief aangevinkte kenmerk, zal het systeem uw aanpassing voorrang geven op die van de medewerker (is omgekeerd ook van toepassing). IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL - Klik bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de adressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. 8

9 Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 9

10 PLANNING In dit deel van de handleiding verklaren we hoe u met Beeple een planning kan opstellen. Om te beginnen klikt u bovenaan links op Planning. 1 De planning in Beeple bestaat uit: - Projecten: bepaald door afbakening in tijd en/of plaats, zoals een planning voor een evenement van een paar dagen of voor een evenement dat op verschillende dagen doorheen een langere periode doorgaat. - Teams: een groepering van medewerkers die op dezelfde plaats, met dezelfde functie en op hetzelfde moment werken. - Om een nieuwe planning toe te voegen klikt u op het plusteken. - Vul op dit scherm de naam van het project in (in dit voorbeeld een voetbalwedstrijd). - Geef daarna de datum(s) en werkplek op (hier ter voorbeeld ingevuld, met afloop op de volgende dag). - U kan eventueel een logo uploaden of een kleur kiezen voor de projectweergave. 10

11 - Klik dan op Project toevoegen. - U wordt doorverwezen naar de pagina van het zonet aangemaakte profiel. Na het aanmaken van een project kan u teams aan toevoegen. - Hiervoor klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de tabel. 11

12 - U voert de functie in (bij dit voorbeeld Barmedewerker ). - Om een nieuwe functie aan te maken klikt u op het plusteken aan de rechterkant van deze balk. - Voeg het aantal medewerkers toe. - Geef de startdatum met beginuur en de einddatum met het einduur op. - Klik daarna op Team toevoegen. - U wordt doorverwezen naar de pagina van het zonet aangemaakte team. 12

13 - Om medewerkers zich kandidaat te laten stellen om in dit team te werken gaat u terug naar het individuele project ( Voetbalwedstrijd demo ) door hier bovenaan op te klikken. Op de individuele pagina van het project ziet u rechtsbovenaan een rode knop met Niet gepubliceerd. Hierdoor kan uw project niet bekeken worden door geïnteresseerde medewerkers. - Klik hiervoor op de rode knop: het project wordt nu automatisch gepubliceerd. Medewerkers kunnen zich nu kandidaat stellen om in dit team te werken. - Om te zien hoe de medewerker dit project zal bekijken, klikt u linksbovenaan op Publiek. - De medewerker krijgt een melding dat er een vacature beschikbaar is (zie melding in de linkerbovenhoek bij Vacature ). - Indien de medewerker zijn/haar kandidatuur wil inzenden, klikt deze rechts op Kandidatuur. 13

14 - De medewerker kan nu de extra details van de vacature bekijken. - Deze kan ook een motivatie invoegen die u, als Admin, vertelt waarom hij/zij geschikt is voor dit team. - Om zijn kandidatuur naar u te verzenden klikt deze op Kandidatuur bevestigen. - Na inzending wordt de medewerker doorverwezen naar de vacaturepagina. De zonet ingevulde vacature is nu verdwenen. - De medewerker krijgt ook een melding dat diens kandidatuur geregistreerd is. 14

15 - Als Admin krijgt u van elke ingezonden vacature een melding. Dit gebeurt ook indien de medewerker zijn/haar profiel aanpast. - U kan in deze melding rechtstreeks naar het team doorklikken. - Op de teampagina scrollt u naar onderen om het onderdeel Kandidaturen te vinden. - Hier ziet u de zonet door de medewerker ingezonden kandidatuur. - Deze staat momenteel nog aangegeven als Wachtend op reactie (zie balk links), wat betekent dat u deze nog dient te aanvaarden of dient te weigeren. - Om dit te doen beweegt u de cursor over het profiel van de kandidaat. - Aan de rechterkant verschijnt er een rood kruisje en een groen vinkje. - Klik op het juiste teken om de medewerker te aanvaarden of om deze te weigeren. 15

16 - Als u de kandidatuur goedgekeurd hebt, opent de teampagina (waar de medewerker nu bij ingedeeld is). - U ziet dat u één bevestigde inschrijving voor dit team hebt. - Bovenaan wordt de blauwe voortgangsbalk automatisch aangevuld. - Indien u een nieuw team wil aanplannen dat gekoppeld is aan een bepaald profielkenmerk, klikt u bovenaan op Teams. 16

17 - Op de teampagina ziet u dat de voortgangsbalk van het eerste team is aangevuld. - Om een nieuw team toe te voegen klikt u opnieuw op het plusteken. support@beeple.eu - U volgt hier wederom de reeds getoonde stappen voor het toevoegen van een team (functie, aantal medewerkers, begindatum met beginuur en einddatum met einduur, gevolgd door op Team toevoegen te klikken). - U wordt doorverwezen naar de teampagina. 17

18 Indien u bepaalde vereisten wil stellen aan de medewerkers die zich voor dit team kunnen aanmelden, kan u dit ook aangeven. In dit voorbeeld willen we dat dit team bestaat uit medewerkers die een tapcursus gevolgd hebben. - Scroll naar onderen tot u Gewenst profiel ziet. - Om het profiel aan te passen (/specifieker te maken) klikt u op het plusteken. - U kiest het profielkenmerk, in dit geval Tapcursus. - Selecteer dan Positief (waardoor enkel medewerkers die op de vraag of ze een cursus volgden ja reageerden in aanmerking komen voor dit team). - Klik daarna op Verplicht. - Het balkje met het blauwe bolletje verdwijnt dan. - Sla dit profielkenmerk op door op Profielkenmerk toevoegen te klikken. 18

19 - Het profiel is nu toegevoegd aan het onderdeel Gewenst profiel. Eerder in deze handleiding hadden we, in de huid van de medewerker (Beeple Bart), aangegeven dat we reeds een tapcursus gevolgd hadden. Indien de medewerker dit niet positief beantwoordde, zoals in dit voorbeeld, kunnen we dat ook bekijken. - Typ de naam van de medewerker in de zoekbalk rechtsboven (in dit voorbeeld, Wouter). - Nadat we de medewerker opgezocht hebben kunnen we diens gehele profiel bekijken door op diens naam te klikken. 19

20 - Scroll op de profielpagina naar onderen, tot u bij Profiel komt. - Aan de rechterkant ziet u de tabel met vaardigheden. - Hier is te zien wat de medewerker antwoordde op de vraag. Omdat de medewerker dit niet positief invulde zal deze de vacature niet te zien krijgen. Indien deze medewerker op diens vacaturepagina zou kijken, zou deze geen melding van een openstaande vacature krijgen. Dit omdat hij/zij niet voldoet aan het gewenste profiel van het nieuwe team. EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel Success met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 20