Vragen? INHOUD

Transcriptie

1 HANDLEIDING ADMIN

2 INHOUD Hoe kan ik een medewerker bewerken?... 2 Hoe kan ik een project, een deelproject en een team toevoegen?... 4 Hoe kan ik een faciliteit toevoegen aan een team?... 8 Hoe kan ik een project publiceren? Hoe kan ik een medewerker inschrijven op een team? Hoe kan ik een team reserveren voor een organisatie? Een medewerker inschrijven via een reservatie (mogelijkheid 1) Een medewerker inschrijven via een reservatie op de kalender (mogelijkheid 2) Hoe kan ik een inschrijving annuleren via de kalender? Hoe kan ik een herinnering versturen naar mijn medewerkers? Hoe kan ik de inschrijvingen exporteren?

3 HOE KAN IK EEN MEDEWERKER BEWERKEN? Bijvoorbeeld de woonplaats van de medewerker. 1. Klik bovenaan in de menubalk op Medewerkers. 2. Klik op een medewerker. 2

4 3. Wijzig het gewenste gegeven als volgt: Klik op het gegeven dat u wilt wijzigen. Wijzig het gegeven. Klik op het vinkje / druk op enter om op te slaan. 3

5 HOE KAN IK EEN PROJECT, EEN DEELPROJECT EN EEN TEAM TOEVOEGEN? De planning wordt gestructureerd onder vorm van een project, deelprojecten en teams. Voorbeeld: het project is het festival, het deelproject is een dag en een team is een aantal personen dat op op hetzelfde moment aan de kassa werkt. 1. Klik bovenaan in de menubalk op Planning. 2. Klik op het plusteken om een project toe te voegen. 4

6 3. Vul de volgende gegevens in: Naam: bv de naam van het festival. Werkplek: klik op het plusteken om de werkplek toe te voegen, dit is het adres van het festival. Werkplek toevoeging: dit laat u best open, want is verschillend voor elk team. Periode: begin en einde van het festival (inclusief opbouw en afbouw). 4. Klik op Project toevoegen. 5. Klik op Acties. 6. Klik op Deelproject maken. 5

7 7. Vul de naam van het deelproject in: bv 01/04/2017 dag 1 Opbouw 8. Klik op het deelproject. 9. Klik op het plusteken om een team toe te voegen. 6

8 10. Geef de naam van het team in, bv Opbouw team. 11. Selecteer de Functie, bv Opbouw. 12. Geef het aantal medewerkers in: bv Bij Extra info kan u meer informatie geven voor dit team. 14. Geef het begin en einde van de shift in. 15. Contract info: geef een vergoeding in of selecteer Nee. 16. Klik op Team toevoegen. 17. Onder Toon meer kan u meer informatie geven over de werkplek of de checkin uren aanpassen. 18. Klik op Team toevoegen. U heeft nu een eerste aanzet voor uw planning. Voeg meerdere deelprojecten en teams toe om uw planning verder op te bouwen. 7

9 HOE KAN IK EEN FACILITEIT TOEVOEGEN AAN EEN TEAM? Voorbeelden van faciliteiten: t-shirt, maaltijd, consumptiebonnen, 1. Open het project. 2. Open het deelproject. 3. Open het team. 4. Klik op Acties. 5. Klik op Faciliteiten. 8

10 6. Selecteer de faciliteit: bv T-shirt 7. Selecteer de shift. 8. Geef het aantal in: bv 1 9. Selecteer of de faciliteit per persoon wordt uitgedeeld. 10. Klik op Toekenning toevoegen. 9

11 HOE KAN IK EEN PROJECT PUBLICEREN? Wanneer u het project publiceert kunnen uw medewerkers zelf inschrijven op de teams of de beheerders van organisaties kunnen plaatsen reserveren voor hun organisatie. 1. Open het project. 2. Klik op Niet gepubliceerd. 3. Klik bovenaan in de menubalk op Publiek : u kan nu controleren welke teams allemaal gepubliceerd zijn. 10

12 HOE KAN IK EEN MEDEWERKER INSCHRIJVEN OP EEN TEAM? Als u de medewerker via deze weg inschrijft, is dit los van een organisatie. 1. Open het project. 2. Open het deelproject. 3. Open het team. 4. Klik op het plusteken bij Inschrijvingen. 5. Geef de naam van de medewerker in. 6. Klik op Inschrijving maken. 11

13 HOE KAN IK EEN TEAM RESERVEREN VOOR EEN ORGANISATIE? Medewerkers die lid zijn van een organisatie kunnen in Beeple ingeschreven worden via een organisatie OF los van de organisatie. Om medewerkers in te schrijven via een organisatie, moet het team eerst gereserveerd worden. 1. Open het project. 2. Open het deelproject. 3. Open het team. 4. Scroll naar beneden, hier ziet u Reservaties. 5. Klik op het plusteken bij Reservaties. 6. Selecteer de organisatie. 7. Geef bij Vervalt op datum en uur in tot wanneer de reservatie geldig blijft (hierna kan de beheerder van de organisatie geen leden meer inschrijven). 12

14 8. Geef bij Aantal het aantal leden van de organisatie in die mogen komen werken op dit team. 9. Klik op Reservatie toevoegen. U kan nu voor dit team medewerkers inschrijven via de organisatie. 13

15 EEN MEDEWERKER INSCHRIJVEN VIA EEN RESERVATIE (MOGELIJKHEID 1) Als een team gereserveerd werd voor een organisatie, kan een admin de leden van de organisatie voor het team inschrijven. 1. Open het project. 2. Open het deelproject. 3. Open het team. 4. Klik bij Inschrijvingen op het plusteken. 5. Geef de naam van de medewerker in. 6. Klik op Inschrijving maken. 7. Selecteer bij Reservatie de juiste organisatie. 8. Klik op Inschrijving maken. 14

16 EEN MEDEWERKER INSCHRIJVEN VIA EEN RESERVATIE OP DE KALENDER (MOGELIJKHEID 2) Als een team gereserveerd werd voor een organisatie, kan een admin de leden van de organisatie voor het team inschrijven. 1. Klik bovenaan in de menubalk op Planning. Open het project. 15

17 Klik op het kalender-icoon. 2. Klik bovenaan op Teams. 3. Selecteer Dag in de dropdown. 4. Ga naar de juiste dag. 5. Klik in de kalender op een team (als u over het team beweegt ziet u meer info). 16

18 6. Beweeg over de naam van de medewerker (onder Suggesties ): er verschijnt een plusteken. Klik op verwijder filters indien u de gewenste medewerker niet ziet. De standaard suggesties zijn enkel de medewerkers waarvan de gegevens aangevuld zijn. 7. Klik op het plusteken. 8. Selecteer bij Reservatie de juiste organisatie. 9. Klik op Inschrijving maken. De medewerker is nu ingeschreven. 17

19 HOE KAN IK EEN INSCHRIJVING ANNULEREN VIA DE KALENDER? 1. Open het project. 2. Klik op de kalenderknop. 3. Klik bovenaan op Teams. 4. Selecteer Dag in de dropdown. 5. Ga naar de juiste dag. 6. Klik in de kalender op het team (als u over het team beweegt ziet u meer info). 7. Beweeg over de inschrijving: er verschijnt een kruisje. 8. Klik op het kruisje om de inschrijving te annuleren. 9. Geef eventueel een reden en/of opmerking in. 10. Bij / SMS versturen naar medewerker selecteert u Nee. 11. Klik op Inschrijving annuleren. 18

20 HOE KAN IK EEN HERINNERING VERSTUREN NAAR MIJN MEDEWERKERS? Op het moment dat u de planning af heeft, verstuurt u een herinnering om uw medewerkers op de hoogte te brengen. Het kan echter even duren voor de callsheets volledig gegeneerd zijn, gelieve geen herinnering toe te passen vlak na een inschrijving of wijziging. 1. Open het project. 2. Klik op Acties. 3. Klik op Herinneringen versturen. 4. Selecteer Ja bij Verstuur . 19

21 5. Selecteer Ja bij Voeg callsheet toe aan Kies of u ook een sms wil versturen. 7. Klik op Herinnering verzenden. De medewerkers ontvangen nu een herinnering in hun mailbox met een up-to-date callsheet. 20

22 HOE KAN IK DE INSCHRIJVINGEN EXPORTEREN? 1. Open het project. 2. Klik op Inschrijvingen. 3. Klik op de downloadknop. 4. Geef een beschrijving van de Export in. 5. Selecteer de Exel-template. 6. Klik op Inschrijvingen exporteren. 7. Even wachten 8. Vernieuw de pagina om te kijken of de export klaar is. 9. Klik op de export om te downloaden. 21