Evenementensysteem : Handleiding. Inhoud. Voor de eerste keer inloggen in het systeem. Toegang tot het evenementensysteem. Een evenement aanmaken

Transcriptie

1 1 Evenementensysteem : Handleiding Inhoud Voor de eerste keer inloggen in het systeem Toegang tot het evenementensysteem Een evenement aanmaken Inschrijvingen beheren Hoe ziet een (VDAB-) consulent mijn evenementenpagina? Hoe ziet een (VDAB-) consulent mijn evenement? Hoe voeg ik andere gebruikers toe? Wachtwoord vergeten?

2 2 Voor de eerste keer inloggen in het systeem 1. Ga naar 2. Vul jouw adres in en klik op Next. 3. Geef je naam en voornaam en kies een wachtwoord. Klik hierna op Save. 4. Er zal een gestuurd worden naar het adres dat je opgaf. Klik op de link in deze om je account te verifiëren. Vanaf dan kan je toegang krijgen tot het systeem.

3 3 5. Herlaadt de pagina door op de refresh -knop te klikken of surf opnieuw naar 6. Vul je gegevens in. 7. Klik op Vakbonden of ga rechtstreeks via Toegang tot het evenementensysteem 1. Ga naar 2. Vul jouw adres in en klik op Next.

4 4 3. Vul je wachtwoord in en klik op Sign in. Wachtwoord vergeten? Klik hier voor informatie over wat je dan moet doen. 4. Klik op Vakbonden of ga rechtstreeks via Een evenement aanmaken 1. Klik op Nieuw evenement. 2. Nu gaan we start met het aanmaken van een evenemen t door volgende informatie in te vullen:

5 5 a. Kies een template : voor elk evenement dat je aanmaakt kan je een template maken, dus je kan op deze manier een evenement kopiëren en enkel het hoogstnodige aanpassen. De Standaard template = een lege versie. b. Naam evenement: vul hier Werken met de VDAB-tools in. c. Locatie: Kies hierbij voor adres en vul gedetailleerd in waar het evenement doorgaat d. Contactpersoon: Vanuit dit adres zal alle communicatie gebeuren. Selecteer hier het volgende adres: noreply-tools@vdab.be e. Capaciteit: hier geef je het maximum aantal deelnemers in f. Deadline voor inschrijvingen : tot wanneer mogen de mensen zich inschrijven? g. Beschrijving: hier geef je een beschrijving van jouw evenement, dit kan kort/lang zijn. Met de gewenste opmaak, foto, link,

6 6 h. Tags: vul hier de locatie/vakbond in. i. Sessie: Hier geef je nog extra informatie in wat betreft jouw evenement betreft. De herinneringsmail wordt niet ingevuld. Opgelet: maak altijd minstens één sessie aan, want anders heeft je evenement geen start- of einddatum

7 7 j. Inschrijvingsformulier: Hier kan je jouw inschrijvingsformulier aanmaken. Standaard wordt het adres gevraagd, (DIt is het adres van de VDAB-consulent). Telefoonnummer VDAB-consulent Naam voornaam klant IKL-nummer klant Telefoonnummer klant adres klant - Door de privacy issue wordt deze niet gevraagd. k. Wil je deze template nog gebruiken kies dan voor Opslaan als template. Tip: Hier kan je per locatie een template maken zodat de volgende info+doesessie nog sneller zijn ingevuld. l. Klaar? Klik op Opslaan.

8 8 Inschrijvingen beheren 1. Op de pagina is nu het evenement te zien dat je hebt aangemaakt. 2. Hier kan je filteren op jouw vakbond. 3. Klik op de naam van het evenement om naar de volgende pagina te gaan. 4. Klik nu op Bekijk inschrijvingen. 5. Je krijgt een overzicht van de inschrijvingen voor dit evenement. Hierin kan je zelf nog dingen aanpassen en eventueel opmerkingen aan toevoegen per persoon. Deze aanpassingen moet je wel nog even bevestigen door op opslaan te klikken onderaan de lijst. Je kan ook mensen die ingeschreven zijn, verwijderen. 6. Deze lijst kan je afdrukken, maar niet alleen als inschrijvingslijst. Via Afdrukken als kan er een aanwezigheidslijst van maken met de kolommen, die jij nodig acht. In het printscherm kan je ook kiezen dit document op te slaan als pdf. Je kan de lijst ook exporteren. Hierdoor wordt er een Google Spreadsheet van

9 9 de inschrijvingen op jouw Drive geplaatst. Opgelet: Dit is enkel van toepassing als je over een Google account beschikt. 7. Wil je zelf nog iemand inschrijven, dan kan dit via de knop nieuwe inschrijving. Hoe ziet een (VDAB-) consulent mijn evenementenpagina? Hoe ziet een (VDAB-) consulent mijn evenement?

10 10 Hoe voeg ik andere gebruikers toe? Het systeem kent twee soorten gebruikers: beheerders en inschrijvingen bekijken. Om gebruikers toe te voegen surf je naar 1. Beheerders: jouw account staat hier reeds automatisch ingevuld, maar indien je het evenement wil delen met nog enkele collega s kan je dit doen door beheerders toe te voegen. Deze personen kunnen aanpassingen doen en alles wat jij kan. 2. Inschrijvingen bekijken: hier kan je collega s toevoegen, die geen beheersrechten nodig hebben, maar die wel de inschrijvingen kunnen bekijken en bewerken. 3. Als alles ingevuld is klik je op Opslaan. Wachtwoord vergeten? 1. Klik op Trouble signing in.

11 11 2. Geef je adres op en klik op Send. 3. Je ontvangt een Geef een nieuw paswoord in.