Online Ledendatabase voor BVLO clubs Handleiding

Transcriptie

1 Online Ledendatabase voor BVLO clubs Handleiding Pagina 1 van 24

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen op de online BVLO database 3 2. De menubalk 6 3. De betekenis van de iconen 6 4. Het menu Club De gegevens van uw club / andere club(s) opzoeken (het scherm) Extra zoekcriteria instellen Uw clubgegevens bekijken / aanpassen 8 5. Het menu Leden De gegevens van uw leden bekijken / aanpassen (het scherm) Extra zoekcriteria instellen Uw clubleden bekijken / aanpassen Een nieuw clublid toevoegen Een optionele verzekering (Lichamelijke Ongevallen 24u 24u en / of 17 Burgerlijke ansprakelijkheid) aan een bestaand clublid toevoegen 6. Het menu Leden hernieuwen Het lidmaatschap van bestaande clubleden hernieuwen (het scherm) Extra zoekcriteria instellen Een bestaand clublid hernieuwen Het menu Transactie enveloppen De verrichtingen (= transacties) van uw club bekijken (het scherm) Een (openstaande) envelop zoeken / bekijken Een opstaande envelop afsluiten De (voorbeeld)factuur van een gesloten envelop bekijken Het menu Paswoord wijzigen 24 Heeft u een probleem om uw clubleden te vernieuwen, u kunt een adres niet wijzigen, Zoek niet langer en contacteer het BVLO secretariaat: Bel of mail naar stephanie.coppens@bvlo.be Wet op de privacy Via uw club wordt u bij de BVLO vzw geregistreerd in een online database. De door u verstrekte persoonlijke gegevens zijn enkel bestemd voor intern gebruik. De ingewonnen informatie wordt enkel gebruikt om u op de hoogte te houden van de activiteiten en dienstverlening van BVLO vzw en haar partners. De wet van 08/12/1992 in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer t.o.v. de gegevensverwerking, vooziet een toegangsrecht en desgevallend een correctierecht. Pagina 2 van 24

3 1. Inloggen op de online BVLO database Stap 1 Open een nieuw internetvenster in uw webbrowser en typ onderstaand adres in de adresbalk: Stap 2 Klik op de paarse knop Ik ben BVLO lid (en beschik over een lidnummer en paswoord). Pagina 3 van 24

4 Stap 3 B zgeef uw lidnummer en paswoord in (cfr. Brief BVLO online ledenbeheer) Klik op de knop Login Pagina 4 van 24

5 Stap 4 B Kies voor het huisje om naar de clubadministratie te gaan. Kies voor het mijnheertje om jouw eigen gegevens aan te passen. Pagina 5 van 24

6 2. De menubalk Menu Start Club Leden Leden hernieuwen Transactie enveloppen Paswoord wijzigen Functie? De startpagina van de online BVLO database. De gegevens van uw club bekijken / wijzigen, andere clubs opzoeken, De gegevens van uw leden bekijken / wijzigen, Uw leden hernieuwen voor een nieuw seizoen. De betalingen van uw club raadplegen. Uw persoonlijk paswoord wijzigen. 3. De betekenis van de iconen Icoon Functie? De lijst met de gegevens tonen. De gegevens (via zoekcriteria) zoeken. Een nieuw lid / item toevoegen. De inhoud van alle (zoek)velden wissen. Bewerk / wijzig de gegevens van een club / lid. Voeg bijkomende verzekeringen voor een lid toe. Bekijk de gegevens in een oogopslag van een club / lid. Keer terug naar het vorige scherm. De gegevens in de database opslaan. De gegevens in de database verwijderen. Het kalender scherm openen. Een opstaande envelop afsluiten. Een (voorbeeld)factuur bekijken in pdf. Pagina 6 van 24

7 4. Het menu Club 4.1. De gegevens van uw club / andere club(s) opzoeken (het scherm) Item Functie? U wenst te filteren op 1 Naam (Een deel van) de naam van de club die u zoekt. 2 Inclusief niet actieve Deze optie neemt ook niet actieve BVLO clubs mee in het zoekresultaat op. 3 Toon extra zoekcriteria Extra zoekcriteria instellen Extra zoekcriteria instellen. Item Functie? U wenst te filteren op 1 Clubtype Een club met een clubverantwoordelijke met of zonder informatica. 2 ansluitingsperiode De aansluitingsperiode van de club: maart, augustus of september. 3 Disciplines De discipline(s) die de club beoefent. 4 Nationaliteit De nationaliteit van de club. 5 Woonplaats De woonplaats van de club. 6 Rechtsvorm De rechtsvorm van de club. Pagina 7 van 24

8 Stap Uw clubgegevens bekijken / aanpassen Geef (een deel) uw clubnaam in het zoekvenster Naam in. (Geef eventueel extra zoekcriteria, zie 4.2) B Klik op. Stap 2 Klik op. Pagina 8 van 24

9 B In onderstaand scherm kunt u de gegevens van uw club bekijken / aanpassen. Via het icoon kunt u gegevens toevoegen (o.a. adres, communicatiekanaal, rekeningen, relaties, aansluitingen bij een andere federatie). Pagina 9 van 24

10 5. Het menu Leden 5.1. De gegevens van uw leden bekijken / aanpassen (het scherm) Item Functie? U wenst te zoeken op 1 Naam (Een deel van) de naam van het clublid die u zoekt, beginnend met familienaam. 2 Nummer Het lidnummer van het clublid. 3 (Niet) Natuurlijke persoon 4 Toon extra zoekcriteria Extra zoekcriteria instellen. 5 Inclusief niet actieve Deze optie neemt ook niet actieve leden mee in het zoekresultaat op. Niet actieve leden: nog niet betaald, geen geldig lidmaatschap, vervallen 5.2. Extra zoekcriteria instellen Pagina 10 van 24

11 Item Functie? U wenst te filteren op 1 Discipline De discipline(s) die het clublid beoefent. 2 Lid Type Niet van toepassing voor clubleden. 3 Relatietype De bijkomende functie die het clublid beoefent (o.a. voorzitter, trainer, secretaris, ) 4 Nationaliteit De nationaliteit van het clublid. 5 Woonplaats De woonplaats van het clublid. 6 Geslacht Het geslacht van het clublid. 7 Leeftijd De leeftijd van het clublid. Stap Uw clubleden bekijken / aanpassen Geef (een deel) van de naam van het clublid in het zoekvenster Naam in. (Geef eventueel extra zoekcriteria, zie 5.2) B Klik op. Stap 2 Klik op in de rij van het lid. Pagina 11 van 24

12 B In onderstaand scherm kunt u de gegevens van uw clublid bekijken / aanpassen. Via het icoon kunt u gegevens toevoegen (o.a. adres, communicatiekanaal, rekeningen, relaties, aansluitingen bij een andere federatie). Pagina 12 van 24

13 Stap Een nieuw clublid toevoegen Klik op om een nieuw clublid toe te voegen aan uw club. Stap 2 Klik op om de keuzelijst te openen, klik vervolgens op Individueel lidmaatschap. In het vak Lidtype staat nu de tekst Lid en op het scherm zijn bijkomende velden zichtbaar. Pagina 13 van 24

14 Stap 3 Naam en voornaam: geef de naam en voornaam van het nieuwe clublid in (verplicht veld). B Geboortedatum: Geef de geboortedatum op (dd/mm/jjjj) of klik op om de geboortedatum te selecteren (verplicht veld). C ansluitingsperiode: klik om de aantsluitingsperiode (1 maart, 1 augustus of 1 september) te selecteren (verplicht veld). Stap 4 Nadat alle velden zijn ingevuld (zie stap 3), klik op. Het systeem gaat nu op zoek naar homoniemen (gelijkenissen), dit om te vermijden dat onze database dubbele gegevens bevat. B Indien de database géén dubbele gegevens aantrof, dan verschijnt onderstaande mededeling: C Klik op de knop Te creëren persoon is geen homoniem. Pagina 14 van 24

15 Stap 5 B C D Vul het item dres individueel lid volledig in. Vul het item Communicatie individueel lid volledig in. Opmerking: indien het clublid niet over een gsmnummer en / of e mailadres beschikt, dan laat u deze velden blanco. Vul het item Studie individueel lid in. Opmerking: indien het clublid over géén Lichamelijke Opvoeding gerelateerd diploma beschikt, selecteert u bij het item Studierichting de keuze ndere studierichting. (In het veld Opmerking kunt u eventueel clubgebonden informatie typen.) Stap 6 Klik op de knop Verder. Opmerking: Indien u verplichte velden vergat in te vullen, dan krijgt u bovenaan een melding op het scherm. Pagina 15 van 24

16 Stap 7 U krijgt een samenvatting van de ingevoerde gegevens van het clublid. U kunt eventueel bijkomende verzekeringen selecteren voor het clublid. Stap 8 B Klik op de knop Bevestig BVLO lidmaatschap. U krijgt de vraag Wenst u uw gegevens te verzenden?. Klik op OK. Pagina 16 van 24

17 Stap Een optionele verzekering (Lichamelijke Ongevallen 24u 24u en / of Burgerlijke ansprakelijkheid) aan een bestaand clublid toevoegen Zoek het clublid op dat een bijkomende verzekering wenst af te sluiten (zie 5.3 Uw clubleden bekijken / aanpassen). Stap 2 Klik op in de rij van het lid. Stap 3 B C Vink de gewenste verzekering bij het item Optioneel aan. Het totaal te betalen bedrag past zich automatisch aan. Klik op de knop Bevestig BVLO lidmaatschap. U krijgt de vraag Wenst u uw gegevens te verzenden?. Klik op OK. Pagina 17 van 24

18 Stap 4 U krijgt een bevestiging dat de aanpassing werd uitgevoerd. Pagina 18 van 24

19 6. Het menu Leden hernieuwen 6.1. Het lidmaatschap van bestaande clubleden hernieuwen (het scherm) Item Functie? U wenst te zoeken op 1 Naam (Een deel van) de naam van het clublid die u zoekt. 2 Nummer Het lidnummer van het clublid. 3 Vervalt tussen en De data waartussen het bestaande lidmaatschap vervalt. 4 Toon extra zoekcriteria Extra zoekcriteria instellen Extra zoekcriteria instellen Pagina 19 van 24

20 Item Functie? U wenst te filteren op 1 Discipline De discipline(s) die het clublid beoefent. 2 Lid Type Niet van toepassing voor clubleden. 3 Relatietype De bijkomende functie die het clublid beoefent (o.a. voorzitter, trainer, secretaris, ) 4 Nationaliteit De nationaliteit van het clublid. 5 Woonplaats De woonplaats van het clublid. 6 Geslacht Het geslacht van het clublid. 7 Leeftijd De leeftijd van het clublid. Stap Een bestaand clublid hernieuwen B Geef (een deel) van de naam van het reeds geregistreerde clublid (= lid bevindt zich reeds in onze database) in het zoekvenster Naam in. (Geef eventueel extra zoekcriteria, zie 6.2) Geef de vervaldata van het lidmaatschap op. Bijvoorbeeld: het lidmaatschap eindigt op 31 augustus 2009, dan kunt u opgeven vervalt tussen 28/08/2009 en 02/09/2009. Zo bent u zeker dat het systeem de vervaldatum 31 augustus opneemt tijdens de zoekactie. Stap 2 C Klik op. Stap 3 D Vink het clublid af indien u het lidmaatschap niet wenst te hernieuwen, vink het clublid aan als u het lidmaatschap wel wenst te hernieuwen. Pagina 20 van 24

21 Stap 4 E Klik op de knop Hernieuw om het lidmaatschap te hernieuwen. Onderstaand venster verschijnt op uw beeldscherm. Pagina 21 van 24

22 7. Het menu Transactie enveloppen an iedere verrichting (hernieuwing clublid, optionele verzekering, ) die uw club uitvoert, wordt automatisch een betalingsopdracht gekoppeld. Deze verrichting wordt door het programma beschouwd als een transactie. l deze transacties worden samen in een virtuele envelop gestoken. ls clubverantwoordelijke heeft u de vrijheid om te bepalen wanneer u een envelop afsluit (bv. na de hernieuwing van 5 clubleden). D.w.z. zolang u een envelop niet afsluit, wordt er géén betalingsverzoek en / of factuur vanuit BVLO vzw verstuurd De verrichtingen (= transacties) van uw club bekijken (het scherm) Item Functie? U wenst te zoeken op 1 Envelop De nummer van de envelop. 2 Datum van tot De data waartussen de envelop werd aangemaakt. 3 Mededeling De OGM structuur die de envelop meekreeg. 4 Opstaand De selecte tussen een gesloten of opstaand bedrag. 5 Gesloten De selectie tussen een gesloten of openstaande envelop. Stap Een (openstaande) envelop zoeken / bekijken Stap 2 Klik op. Klik op om de inhoud van de gewenste envelop te bekijken. Opmerking: op onderstaand voorbeeld ziet u twee transactienveloppen van een club. De ene envelop is reeds betaald (openstaand is gelijk aan 0,00), de andere envelop nog niet. Pagina 22 van 24

23 Stap 3 Binnenin de envelop wordt er een regel per transactie voorzien. Zo kunt u bekijken voor welke clubleden u reeds een verzekering heeft afgesloten. Stap Een opstaande envelop afsluiten Zoek de envelop (zie 7.2. Een (openstaande) envelop zoeken / bekijken). Stap 2 Stap 1 Klik op om de envelop af te sluiten. B U krijgt de vraag Bent u zeker dat u de envelop wil afsluiten?. Klik op OK De (voorbeeld)factuur van een gesloten envelop bekijken Zoek de envelop (zie 7.2. Een (openstaande) envelop zoeken / bekijken). Stap 2 Klik op om de (voorbeeld)factuur te bekijken. De factuur opent zichzelf in het programma dobe Reader. Pagina 23 van 24

24 8. Het menu Paswoord wijzigen U kunt het door BVLO ontvangen paswoord steeds wijzigen naar uw persoonlijke voorkeur. Dit kan met behulp van het menu Paswoord wijzigen. Stap 1 B Geef een nieuw paswoord in in het veld Nieuw paswoord. Opgelet: het paswoord moet minstens uit 7 tekens bestaan. Geef het nieuwe paswoord nogmaals in in het veld Bevesting nieuw paswoord. Stap 2 Klik op de knop OK om de wijziging te bevestigen. Pagina 24 van 24