+32 (0) beeple.eu/support

Transcriptie

1 1

2 CONTENTS WELKOM... 3 PROFIELKENMERKEN... 4 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL... 8 PLANNING...10 EINDWOORD

3 WELKOM Welkom bij de handleiding Starten met Beeple: Retail voor winkels of supermarkten. Aan de hand van dit document kan u zelf stap voor stap aan de slag kan met het online platform van Beeple. In deze handleiding behandelen we enkele onderdelen die u moet weten om aan de slag te gaan met Beeple: profielkenmerken, het importeren van medewerkers en het maken van een planning. Nadat u deze handleiding doorlopen hebt, bent u klaar om van start te gaan. Een profielkenmerk is een eigenschap van een medewerker die u wil weten, maar die niet standaard in Beeple voorzien is. U kan deze aanpassen op maat van uw bedrijf. Profielkenmerken gebruikt u om uw medewerkerslijst te filteren en gericht te zoeken naar mensen op de planning. Het is belangrijk om deze zaken op orde te hebben, vooraleer u uw medewerkers laat inloggen op het systeem. U kan elke medewerker afzonderlijk in het systeem invoeren, maar u kan dit veel sneller doen door een Excel-lijst van uw medewerkers te importeren. Op deze manier wordt uw hele medewerkerslijst omgezet naar het systeem van Beeple, waardoor u hier makkelijk toegang toe hebt en deze kan gebruiken voor de planning. De planning in Beeple geeft u de mogelijkheid om een planning te verdelen in projecten en teams. Hierdoor kan u (ter voorbeeld) een hele maandplanning opstellen, met de verschillende door elkaar lopende projecten en teams die tegelijkertijd aan het werken zijn. De planning binnen Beeple maakt dit alles makkelijk en zorgt er voor dat alles overzichtelijk blijft. Indien u nog bijkomende informatie wenst of vragen heeft, kan u altijd terecht bij ons Customer Success Team via: support@beeple.eu 3

4 PROFIELKENMERKEN Dit zijn de eigenschappen van uw medewerkers die u wil weten, maar die u nog dient te definiëren in het Beeple systeem. U kan deze profielkenmerken gebruiken op de planning om de juiste suggesties voor de opdracht te vinden. - U vindt het onderdeel Profielkenmerken onder het tandwiel rechtsboven. - Hier selecteert u Profielkenmerken. Het onderstaande scherm toont het profielkenmerk Mobiliteit, die de medewerker kan beantwoorden door middel van een meerkeuzelijst (een lijst met verschillende door u opgegeven keuzemogelijkheden waar de medewerker meerdere van kan aanvinken). Per profielkenmerk kan u het type opvragen. Dit kan u naar eigen keuze samenstellen en aanpassen. Indien er een groene vinkje bij het kenmerk staat, is het profiel publiek (dit betekent dat de medewerker dit zelf kan invullen). U kan het profielkenmerk ook niet-publiek zetten zodat enkel u, als Admin, bepaalde kwalificaties kan toekennen aan de medewerker. 4

5 U kan altijd een nieuw profielkenmerk toevoegen. - Dit doet u door op het plusteken aan de rechterkant van de tabel te klikken. - Maak een nieuwe groep aan in Groep van Profielkenmerken (in dit voorbeeld Talenkennis ). - Om een nieuwe groep aan te maken klikt u op het plusteken aan de rechterkant van deze balk. - Geef de naam van het profielkenmerk in (hier Nederlands ). - Voeg dan een beschrijving toe (die de medewerker helpt uw vraag te beantwoorden, hier Spreekt u Nederlands? ). - Selecteer dan bij Type 1-keuzelijst (u stelt dan een lijst met verschillende keuzemogelijkheden op waar de medewerker 1 optie uit kan aanvinken). - Bij Publiek klikt u Ja aan (dit zet het profielkenmerk publiek voor de medewerkers). - U maakt het beantwoorden van deze vraag verplicht door bij Verplicht Ja aan te vinken. - Bij de andere keuzes vinkt u telkens Nee af. - Klik daarna op Profielkenmerk toevoegen om dit kenmerk op te slaan. 5

6 Hierna kan u nakijken hoe de medewerker uw zonet aangemaakte profielkenmerk zal bekijken. Klik hiervoor op Publiek in de rechterbovenhoek. U ziet hier hoe de medewerker dit profielkenmerk zal zien en zal aanvullen. Voor het verdere verloop van de handleiding gaan we er van uit dat de medewerker dit profiel reeds ingevuld heeft en deze gegevens opgeslagen heeft. - Keer terug naar de beheerderspagina door op Admin te klikken in de rechterbovenhoek. 6

7 - Als Admin krijgt u een melding telkens een medewerker diens profiel aangepast heeft. Op deze manier kan u elk nieuw profielkenmerk toevoegen. 7

8 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL - Klik bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de adressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. 8

9 Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 9

10 PLANNING In dit deel van de handleiding verklaren we hoe u met Beeple een planning kan opstellen. Om te beginnen klikt u bovenaan links op Planning. De planning in Beeple bestaat uit: - Projecten: bepaald door afbakening in tijd en/of plaats, zoals een jaarplanning. - Teams: een groepering van medewerkers die op dezelfde plaats, met dezelfde functie en op hetzelfde moment werken. PROJECTEN - Om te beginnen klikt u op het plusteken, rechtsboven de tabel. 10

11 - Vul in dit schermpje de naam van uw project in (hier: Winkel Brussel ). - Selecteer dan de periode of dagen waarop het project doorgaat (hier: een jaarplanning). - Voeg daarna de locatie van deze activiteit toe. - U kan eventueel een callsheet toevoegen. - Klik daarna op Project toevoegen. Onder dit project kan u nu teams toevoegen. TEAMS - Om een team toe te voegen aan het project klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de tabel. 11

12 - Vul de functie van het team in (indien deze nog niet in uw database staat, voegt u deze zelf toe door op het plusteken te klikken, hier: winkelbediende). - Geef dan het aantal medewerkers in waar dit team uit zal bestaan. - Geef de begindatum met beginuur en einddatum met einduur in. - Klik op Team toevoegen. - U hebt nu een nieuw team toegevoegd op deze dag (om het overzichtelijk te maken hebben we deze geopend in de kalenderweergave door op het kalendericoontje naast het plusteken te klikken). 12

13 Indien u een planning hebt die telkens dezelfde indeling heeft, dan is het makkelijker om een herhalende planning op te stellen. U hoeft dan niet telkens een nieuw team in te voeren. - Klik hiervoor opnieuw op het plusteken en vul alle gegevens van het team in. - Klik daarna op Toon meer. - Bij Herhaling selecteert u Ja. - U selecteert de mate van herhaling (hier: Wekelijks, want elke werkweek zal deze planning zichzelf herhalen). - Daarna geeft u de dagen aan waarop deze herhaling zal plaatsvinden (hier: ma-vrij). - Hierna geeft u de einddatum voor deze herhaling in (hier: de laatste dag van het jaar). - Dan klikt u op Team toevoegen. 13

14 - U ziet nu de door u opgestelde herhalende in planning van de teams. Indien u met winkels en magazijnen werkt, dient u voor beiden een apart project aan te maken en moet er voor beiden een aparte planning opgesteld worden. Hierna kan u medewerkers toevoegen aan de teams. - Klik hiervoor op een team in de planning. 14

15 - U krijgt nu een lijst met suggesties te zien. - Deze medewerkers voldoen aan het door u opgestelde profielkenmerk en zijn 100% beschikbaar. - Als u de cursor over het profiel van een medewerker beweegt ziet u een plusteken verschijnen. Klik hier op om de medewerker toe te voegen aan het team. - De medewerker is nu in het team geplaatst, maar is nog niet definitief ingeschreven. - Hij/zij dient eerst de inschrijving te bevestigen (indien deze dat nog niet gedaan heeft wordt de voortgangsbalk niet aangevuld en blijft het klok-icoontje naast de naam van de medewerker staan). 15

16 - Op deze manier voegt u ook de andere medewerkers toe tot dit team ingevuld is. - Voor de andere teams volgt u dezelfde stappen. Op deze manier hebt u het project succesvol ingevuld. EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel succes met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 16