Handleiding huurdersportaal 2019

Transcriptie

1 Handleiding huurdersportaal 2019 Inhoud Inleiding... 2 Inloggen... 2 Dashboard... 2 Mijn profiel... 4 Overzicht ingeplande events... 6 Concertdetailpagina... 6 Invullen concertinformatie... 9 Algemeen... 9 Verkoop gerelateerd... 9 Programma gerelateerd Documenten

2 Inleiding Hieronder vindt u een korte handleiding voor het gebruik van iportal, het portaal voor concertorganisatoren. Mocht u na het doornemen van dit document nog vragen hebben over het gebruik van het portaal, dan kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Inloggen De url naar iportal is: - Indien u al gebruiker van iportal was, kunt u met deze gegevens inloggen. - Nieuwe gebruikers: vul bij gebruikersnaam het bij ons bekende adres in - Nieuwe gebruikers: het wachtwoord ontvangt u in een separate van uw accountmanager - indien u het wachtwoord bent vergeten klikt u op de button wachtwoord vergeten of mailt u uw accountmanager die u ook een nieuw wachtwoord kan sturen - het is mogelijk meerdere personen van dezelfde organisatie een inlog te geven Dashboard Na het inloggen komt u op een dashboard, onderstaand een afbeelding van een Dashboard. Onder de afbeelding staat een toelichting van alle onderdelen. 2

3 Afbeelding 1 3

4 Op het dashboard vindt u de volgende onderdelen: 1. in de (zwarte) menubalk, helemaal bovenaan: 1a. een link naar de instructies, 1b. een menu met daarin de mogelijkheid om naar mijn profiel te gaan of om uit te loggen, 1c. een mogelijkheid het portaal in het Nederlands of Engels te tonen. 2. in de hoofdnavigatie de drie blokjes bovenaan met pictogrammen - de mogelijkheid om te navigeren naar: (de actieve pagina is gekleurder weergegeven) 2a. het dashboard, 2b. Mijn Concerten 2c. documenten. 3. Aankomende concerten, met een overzicht van (maximaal) 8 aankomende concerten in de meest nabije toekomst. 3a. Tevens vindt u een link naar alle toekomstige concerten (alle evenementen). 4. Gearchiveerde concerten, met een overzicht van (maximaal) 3 meest recente concerten die zijn geweest. 4a. Tevens vindt u een link naar alle concerten in het verleden (archief). 5. Documenten, een overzicht van een aantal belangrijke documenten. Deze kunt u downloaden door op de pijl links voor het bestand te klikken. De lijst kan uitgeklapt worden door op het icoontje [ ] te klikken rechts onderin het blok. 5a. Tevens vindt u een link alles bekijken naar alle documenten. 6. De mogelijkheid om rapporten te openen met informatie specifiek op uw organisatie gericht. U selecteert een periode door op een start en eind datum te klikken. De periode hiertussen wordt automatisch geselecteerd. Vervolgens selecteert u het gewenste rapport en drukt u op rapport genereren om het rapport in te zien. Let op: hoe langer de periode die u selecteert, hoe langer het duurt om het rapport te genereren. Mijn profiel Uw gegevens en de gegevens van de organisatie voor wie u inlogt, zoals bij ons bekend. Indien de regels grijs zijn, kunnen deze alleen gelezen worden, regels die wit zijn kunnen ook bewerkt worden. Onderstaand een afbeelding (2) van het profiel. 4

5 Afbeelding 2 5

6 Overzicht ingeplande events Een lijst met alle bevestigde repetities en concerten of concerten waarvan het contract nog ondertekend moet worden. Van daaruit kunt u per concert uw benodigdheden en specificaties invoeren. In dit overzicht kan gefilterd worden op het volgende: - Ruimte: Grote Zaal/Kleine Zaal/Koorzaal of overige ruimtes - Eventtype: Concert of repetitie - Boekingsstatus: Bevestigd/Contract uit - Datum: u kunt hier 1 dag selecteren - Input nodig? Ja/Nee. Waarbij: Ja: events tonen met het type Concert en waarbij nog informatie aangeleverd moet worden. Nee: event tonen met het type Concert en waarbij geen informatie meer aangeleverd hoeft te worden én events met het type Repetitie. Voorbeeld: Concertdetailpagina Afbeelding 3 6

7 Wanneer u een van uw concerten open klikt, komt u in de concertdetailpagina. Op de concertdetailpagina s kan de concertinformatie ingevuld worden. Onderstaand een afbeelding (4) van een concertdetail pagina. Afbeelding 4 Op de Concert detail- pagina vindt u de volgende informatie: 1. In het bovenste gedeelte van de pagina: 1a. Projectnaam, met basisinformatie concertgegevens 1b. Contactpersoon van Het Concertgebouw 7

8 1c. Documenten, met gerelateerde documenten aan de zaal en/of aan het event. Indien er in het event documenten worden geüpload, worden deze in dit blokje toegevoegd. Tevens staan hier de standaard documenten van de specifieke zaal waarin het concert plaatsvindt. Deze kunt u downloaden door op de pijl links voor het bestand te klikken. Middels het icoon rechts onderin het blokje kunt u de overige documenten zien. 1d. Rapporten, met rapporten die u specifiek voor dit concert kunt downloaden. 2. Het tweede gedeelte van de pagina vindt u de secties waarin de concertinformatie ingevuld kan worden. Per sectie is aangegeven: 2a. Een icoon naast de naam van de sectie: Grijze pen: er is nog geen naderende deadline voor het aanleveren van de informatie; Oranje pen: nog niet alle verplichte velden zijn ingevuld en de deadline is over 10 dagen. Rode pen: nog niet alle verplichte velden zijn ingevuld en de deadline is over 5 dagen. Groen vinkje: alle verplichte velden zijn ingevuld. De niet verplichte velden kunnen nog niet ingevuld zijn en moeten wellicht nog bewerkt worden 2b. een korte omschrijving van welke informatie in deze sectie ingevuld kan worden; 2c. een datum waarop de informatie ten laatste ingevuld dient te worden, per sectie; Basis informatie: 60 dagen Programma s: 60 dagen Techniek: 30 dagen Productionele benodigdheden:5 dagen Correspondentie: 5 dagen 2d. een knop om de pagina te openen waarin de informatie ingevuld kan worden, met daarop: Aanleveren: Geen van de verplichte velden zijn ingevuld. Bewerken: Minstens één van de verplichte velden is ingevuld. Voltooid: Alle verplichte velden zijn ingevuld. De niet-verplichte velden kunnen nog wel leeg zijn en ingevuld moeten worden. Datum verlopen: De eventdatum is verlopen. 8

9 Invullen concertinformatie Algemeen Door op de betreffende sectie te klikken, komt u op een pagina met meerdere tabbladen. Middels de velden in deze tabbladen kunt u de betreffende concertinformatie invullen. U kunt tussen de tabbladen, binnen dezelfde sectie, navigeren door op volgende of vorige te klikken. Na het invullen van de informatie klikt u op opslaan. Indien meerdere tabbladen zijn ingevuld binnen de sectie, wordt na het opslaan alle informatie uit de diverse tabbladen opgeslagen. Het is niet nodig om alle velden in te vullen, velden die voor u niet van toepassing zijn, hoeven niet ingevuld te worden. De velden die verplicht ingevuld moeten worden, staan aangeven met een *. Tevens zijn er velden waar een i-tje voor staat. Hier kunt u extra informatie over de gevraagde informatie lezen door met uw muis boven het veld te gaan hangen. Is er informatie die u niet kwijt kunt in één van de tabbladen? Deze kunt u invullen in het tabblad correspondentie. Akkoord ingevulde gegevens Na het versturen van de informatie komt het meeste in een buffer te staan waarop uw accountmanager een akkoord moet geven, dan wel kan weigeren. Of iets akkoord is of is geweigerd wordt aangegeven door middel van buffericoontjes: Uw accountmanager zal altijd aangeven waarom iets is geweigerd of gewijzigd. Velden waarop een akkoord en definitief wordt gegeven, zijn niet meer door u te wijzigen. Verkoop gerelateerd In de sectie Basis informatie vind u de informatie die nodig is om de verkoop van dit concert te starten. U kunt hier informatie in kwijt over blokkeringen, verkoopprijzen en plattegronden. 9

10 - Blokkeringen: in de sectie Techniek vindt u het tabblad Blokkeringen. Hier kunt u naast de techniekblokkeringen ook de blokkeringen voor de genodigden/sponsoren aangeven. Noteer hier duidelijk het aantal plaatsen met eventuele rang en placering. Tevens is er een rapport beschikbaar gemaakt waarin de toegekende blokkeringen zichtbaar zijn. - Verkoop: onder het tabje verkoop kunt u de gegevens voor het verkoopsysteem aanleveren. Verplichte velden zijn: plattegrond, prijzen en de tekst op de toegangskaart. - Plattegrond: Kies hier de juiste rangindeling. Voor een overzicht van de verschillende mogelijkheden kunt de documenten raadplegen. - Prijzen: Vul per rang de prijs in. De CJP, 65+, Jongeren (tot 30 jaar), Kinderen (tot 15 jaar) en Stadspasprijs zijn geen verplichting. Vul deze alleen in als u dit aan wilt bieden. - Tekst toegangskaart: Bestaat voornamelijk uit de uitvoerende en eventueel het programma. Websitenamen zijn niet toegestaan. Programma gerelateerd In de sectie Programma kunt u de programma-informatie aanleveren, die wij tonen op de website. Onderstaand een voorbeeld (afbeelding 5) van een programma invoerscherm. 10

11 Afbeelding 5 Op deze pagina kunt u de volgende informatie invullen: 1. Titel - vul hier de webtitel van uw concert in. Deze mag tussen de 36 en 45 tekens lang zijn. 2. Sponsors - vul hier eventuele sponsors van uw concert in. 3. Artiesten - hier tonen de artiesten die reeds zijn toegevoegd aan uw programma. 3a. door op voeg artiest toe te klikken, kunt u een artiest aan uw programma toevoegen. Vul bij de artiesten de voor- en/of achternaam in, iportal geeft dan zelf suggesties van namen die in ons systeem staan. Klik vervolgens de juiste naam aan. Indien een rol en/of instrument van de artiest bij ons bekend is, wordt deze automatisch ingevuld. 3b. via de Acties kunt u artiesten een positie naar boven of beneden verplaatsen of verwijderen. 3c. indien de artiest niet bekend is in onze database, kunt u deze in het tweede tabblad toevoegen, bij nieuwe artiesten en werken. 4. Werken - hier tonen de werken die reeds zijn toegevoegd aan uw programma. 11

12 4a. door op voeg werk toe te klikken, kunt u een werk aan uw programma toevoegen. Vul bij de componist de voor- en/of achternaam in, iportal geeft dan zelf suggesties van namen die in ons systeem staan. Klik vervolgens de juiste naam aan. Vervolgens kunt u bij Naam de naam van het werk beginnen in te vullen. iportal zal weer suggesties in een dropdown tonen van werken die bekend zijn in onze database, van deze componist. Klik het werk aan dat gespeeld gaat worden. 4b. via voeg pauze toe kunt u de pauze in uw programma aangeven. 4c. via de Acties kunt u werken een positie naar boven of beneden verplaatsen of verwijderen. 4d. Indien het werk niet bekend is in onze database, kunt u dit in het tweede tabblad toevoegen, bij nieuwe artiesten en werken. 5. Hier vult u de verrijkende concertinformatie in, die wij op de website tonen. Raadpleeg de informatie die in het i-tje staat voor de eisen die aan uw webtekst worden gesteld. Lees deze richtlijnen zorgvuldig door. Het Concertgebouw houdt zich het recht voor webteksten te weigeren die niet aan de eisen voldoen. Voor zowel webtekst als webtitel geldt dat Het Concertgebouw de eindredactie voert. Hier vult u ook het genre (maximaal 1) in. Ook kunt u hier relevante YouTube link(s) aanleveren. Documenten Hier vindt u diverse documenten met belangrijke informatie en zijn er plattegronden en tekeningen beschikbaar. Deze kunt u downloaden. 12