Exporteren naar Word. 9 maart WISA helpdesk

Transcriptie

1 Exporteren naar Word 9 maart 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Exporteren naar Word Seriebrief Aanmaak startdocument Export opvragen Export naar meerdere, aparte documenten Naam sjabloon Nieuwe tabel Aanmaak startdocument Export opvragen Exporteren van gegevens Tabel opvullen Aanmaak startdocument Export opvragen Exporteren van gegevens

3 1 Exporteren naar Word Inleiding De exportfunctie laat toe gegevens uit een overzichtscherm te exporteren naar een tekstdocument voor MS Word of OpenOffice. U kunt deze export doen voor het huidige record of voor alle records in de lijst. De samenstelling van uw overzicht kunt u hierbij overnemen zodat u dit niet in uw tekstverwerker dient aan te passen. Bij het maken van een export naar MS Word heeft u drie mogelijkheden : Seriebrief Nieuwe tabel Tabel opvullen In elk exporttype vertrekt u vanuit een opgemaakt document. 2

4 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Seriebrief De optie seriebrief laat toe gegevens uit een overzichtsscherm te exporteren naar velden in een bestaand document. Dit document wordt als sjabloon gebruikt. Op basis van dit document wordt een nieuw document(en) aangemaakt. Voor elk record, dat geëxporteerd wordt, zal een nieuw document aangemaakt worden Aanmaak startdocument Het startdocument gebruikt u als sjabloon om uw gegevens uit de databank in weg te schrijven. Hieronder vindt u de stappen terug om het startdocument aan te maken: Tekst toevoegen U opent een tekstdocument en vul hier basistekst voor het document in. Velden invoegen Op de plaats waar de gegevens dienen ingevoerd te worden, voegt u velden toe. De veldnamen zijn dezelfde als de veldnamen uit de databank en plaatst u tussen accolades in drukletters. Bijvoorbeeld {PS NAAM}, {LL GEBOORTEDATUM} Veldnamen opzoeken De mogelijke veldnamen kunt u terugvinden onder : Bij het toevoegen van velden aan een overzicht Na het klikken bij Nieuwe tabel in de exportfunctie Hieronder een voorbeeld van een startdocument : Figuur 1.1: Voorbeeld van een startdocument

5 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Export opvragen Na het opslaan van uw startdocument kunt u de gegevens uit het overzicht exporteren naar dit document. Vooraleer u de export gaat starten, zorgt u dat alle gewenste velden zijn toegevoegd aan het overzicht waaruit u de gegevens gaat exporteren. Daarna kunt u het exportscherm openen via de volgende mogelijkheden : Rechtsklik met de muis op de lijst Via Hulpschermen - Export naar MS word Via de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [W] Figuur 1.2: Rechtermuisklik in lijst Figuur 1.3: Hulpschermen - Export naar MS word

6 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Export naar meerdere, aparte documenten Wanneer het exportscherm geopend is en kiest u voor de optie Seriebrief : Figuur 1.4: Exportscherm : Export naar MS Word In dit scherm geeft u het pad op naar het startdocument via het map-icoon achteraan het veld. Bij het type seriebrief kunt u de volgende zaken nog verder specifiëren : Acties : Afdrukken : Wisa zal de documenten rechtstreeks afdrukken Opslaan : De documenten worden aangemaakt en zullen opgeslagen worden in de opgegeven map. Deze map kan opgegeven worden in het veld Opslaan in map. Word open laten : Tijdens het exporteren, zal word openblijven zodat u een snelle controle kan doen. Documenten open laten : Dit kan enkel aangevinkt worden in combinatie van word open laten. Word gaat elk document, dat aangemaakt werd, open laten staan. Alleen huidig record : Als dit aangevinkt is, gaat wisa enkel het actieve record (uit de lijst) exporteren. Opslaan in map : Dit is de map die zal gebruikt worden om de aangemaakte documenten op te slaan, indien Opslaan aangevinkt is bij de acties. Naam sjabloon : Hier kunt u de naam van het Seriedocument definiëren. De verschillende mogelijkheden worden later besproken. Naam document : Dit moet u invullen als u het vinkje samenvoegdocument aanmaken hebt aangevinkt. Dit document is een verzameling van alle documenten die zijn aangemaakt.

7 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD 6 Ontbrekende ophalen : Door hierop te klikken, komen de velden op het scherm die in het startdocument staat maar niet ingevuld worden door de exportgegevens. In het scherm onderaan kunt u de waarde nog bij aanvullen. Enkele voorbeelden : {LL NAA} komt op het scherm en is duidelijk een typfout. Dit kan dan nog aangepast worden in het startdocument. {DATUM} wordt getoond op het scherm, hier kan de huidige datum (of speciale datum) opgegeven worden bij de waarde. Klik op de knop Aanmaken om de export naar word te starten met de ingestelde parameters Naam sjabloon Voor de naam van document dat x aantal keer zal aangemaakt worden, is er een mogelijkheid om dit document een unieke naam toe te kennen. De mogelijkheden zijn: %N% Door dit te gebruiken in een naam wordt er een automatische nummering toegekend. Bijvoorbeeld Doc%N% geeft als uitvoer : Doc1.doc, Doc2.doc,... %D% Als u dit meegeeft in de naam, komt bij uitvoer de datum bij in de naam van de documenten. Bijvoorbeeld %D% Doc %N% geeft als uitvoer Doc 1, Doc 2,... %VELDNAAM% Deze mogelijkheid zet in de naam van het document de waarde van de veld naam. Bijvoorbeeld %LL NAAM% %LL VOORNAAM%-fiche geeft als uitvoer De Key Mounfiche.doc, De Meyer Vic-fiche.doc,... Om een duidelijke en unieke benaming te bekomen van een document, kunt u best combinaties gebruiken van bovenstaande mogelijkheden. LET OP: Indien bij een seriebrief geen unieke benamingen zijn, kunnen documenten overschreven worden. Hiervan komt er geen melding.

8 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Nieuwe tabel U kan in een bestaand document een nieuwe tabel invoege. Bij het aanmaken van een tekstdocument plaatst u een veld (dat niet geëxporteerd wordt - unieke veldnaam) op de plaats waarde tabel dient te komen Aanmaak startdocument Het startdocument gebruikt u als sjabloon om uw gegevens uit de databank in weg te schrijven. Hieronder vindt u de stappen terug om het startdocument aan te maken: Tekst toevoegen U opent een tekstdocument en vul hier basistekst voor het document in. Tabellocatie invoegen Op de plaats waar de tabel zou ingevoegd moeten worden, voegt u een nieuwe veldnaam aan toe. Deze veldnaam moet verschillend zijn met de veldnamen uit de databank. Bijvoorbeeld {TABEL LL} of {PS ADRES} Hieronder een voorbeeld van een startdocument : Figuur 1.5: Voorbeeld van een startdocument

10 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Exporteren van gegevens Wanneer het exportscherm geopend is en kiest u voor de optie Nieuwe tabel Figuur 1.8: Exportscherm : Export naar MS Word In dit scherm geeft u het pad op naar het startdocument via het map-icoon achteraan het veld. Bij dit type kunt u de volgende zaken nog verder specifiëren : Acties : Afdrukken : Wisa zal het document rechtstreeks afdrukken Opslaan : Het document wordt aangemaakt en zal opgeslagen worden in de opgegeven map. Deze map kan opgegeven worden in het veld Bestandsnaam. Word open laten : Tijdens het exporteren, zal word openblijven zodat u een snelle controle kan doen. Documenten open laten : Dit kan enkel aangevinkt worden in combinatie van word open laten. Word gaat elk document, dat aangemaakt werd, open laten staan. Bestandsnaam : In dit veld geeft u de bestandsnaam en locatie op van het bestand waarnaar de gegevens geëxporteerd worden.. Enkel bij het aanvinken van Opslaan onder acties, zal dit opgeslagen worden. Veld locatie : Hier plaatst u het zelfgekozen veldnaam die u gedefinieerd hebt in uw startdocument. In het voorbeeld : {TABEL LL} Kolommen : document. Hier vinkt u de kolommen aan die u wenst te exporteren naar word Klik op de knop Aanmaken om de export naar word te starten met de ingestelde parameters.

11 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Tabel opvullen Met deze functie kunt u een tabel laten opvullen die u op voorhand gedefinieerd hebt in een tekstdocument Aanmaak startdocument Het startdocument gebruikt u als sjabloon om uw gegevens uit de databank in weg te schrijven. Hieronder vindt u de stappen terug om het startdocument aan te maken: Tekst toevoegen U opent een tekstdocument en vul hier basistekst voor het document in. Tabel invoegen Voeg een lege tabel toe. Tabelstructuur : 2rijen waarvan : 1ste rij : de kolomhoofding (waarden zelf te kiezen) Eventueel extra rijen met informatie Onderste rij : veldnamen uit de databank Hieronder een voorbeeld van een startdocument : Figuur 1.9: Voorbeeld van een startdocument Let op : Als je een tabel maakt met meer dan één rij, moeten veldnamen in de laatste rij ingebracht worden. Er mag geen lege rij onder de rij komen met de veldnamen. Ook mag er maar één veldnaam per kolom.

13 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR WORD Exporteren van gegevens Wanneer het exportscherm geopend is en kiest u voor de optie Tabel opvullen Figuur 1.12: Exportscherm : Export naar MS Word In dit scherm geeft u het pad op naar het startdocument via het map-icoon achteraan het veld. Bij dit type kunt u de volgende zaken nog verder specifiëren : Acties : Afdrukken : Wisa zal het document rechtstreeks afdrukken Opslaan : Het document wordt aangemaakt en zal opgeslagen worden in de opgegeven map. Deze map kan opgegeven worden in het veld Bestandsnaam. Word open laten : Tijdens het exporteren, zal word openblijven zodat u een snelle controle kan doen. Documenten open laten : Dit kan enkel aangevinkt worden in combinatie van word open laten. Word gaat elk document, dat aangemaakt werd, open laten staan. Bestandsnaam : In dit veld geeft u de bestandsnaam en locatie op van het bestand waarnaar de gegevens geëxporteerd worden.. Enkel bij het aanvinken van Opslaan onder acties, zal dit opgeslagen worden. Klik op de knop Aanmaken om de export naar word te starten met de ingestelde parameters.