ALGEMENE INFORMATIE...3 PERSONEEL...4

Transcriptie

1 Inhoud ALGEMENE INFORMATIE...3 PERSONEEL INLEIDING...4 Schema PERSOONLIJKE STEEKKAART Opbouw...6 Fiche... 6 Adressen... 7 Gezin... 7 Vrije velden... 7 Memo s... 8 Diploma... 8 Cumul... 8 Login informatie... 8 Externe documenten Procedures...10 Procedure nieuwe steekkaart Procedure steekkaart overnemen andere instelling DIENSTVERBANDEN Algemeen Een dienstverband aanmaken...13 Een nieuw personeelslid Een bestaand personeelslid OPDRACHTEN Principe Algemene opbouw tabbladen...16 Opdracht Edison Vervanging Extra Opties Filter opdrachten Een nieuwe opdracht invoeren Opdracht hernieuwen Instellingen Huidig Venster DIENSTONDERBREKINGEN Principe...21 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Een dienstonderbreking creëren Koppelen van een dienstonderbreking met een opdracht...22 Vanuit het scherm dienstonderbrekingen Vanuit het scherm opdrachten Verlenging van een dienstonderbreking met de Wizard Inkorting van een dienstonderbreking Filter dienstonderbrekingen VERVANGINGSOPDRACHTEN AANMAKEN Werkwijze...26 Opmerkingen bij vervangingen... 27

2 7. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE Aanmaken RL s...28 Algemeen Concreet aan de slag Wat te doen als je een fout opmerkt in een te verzenden RL: Automatisatie Aanmaken Edison-verzending...29 Werkwijze Opmerkingen Inlezen van terugzendingen...30 Algemeen Werkwijze Opmerkingen PAPIEREN ADMINISTRATIE Aanmaken persen en documenten...31 Werkwijze Opmerking... 31

3 Algemene informatie Volgende extra velden worden in de handleiding gebruikt: Instellingen Informatie tips Voorbeelden Deze komen overeen met onderstaande iconen: Dit icoon duidt een instelling (al dan niet van het programma) aan. In het menu Bewerken kan je gebruikmaken van de VK Voorkeurinstellingen en Huidig venster om je persoonlijke gebruiksinstellingen aan te passen. Dit icoon duidt een informatieveld aan. Hierin wordt extra informatie gegeven over de omschreven functionaliteit. Dit icoon duidt een praktisch voorbeeld aan. De gegevens uit het programma worden vertaald naar een voorbeeld uit de praktijk. Algemene informatie - 3 -

4 1. Inleiding Uitgangspunt van het programma is één gegevensbank voor alle personeelsleden van alle instellingen die in de databank beheerd worden. Elke persoon heeft in de tabel personeel (PS) juist één record. Aan dat record wordt informatie opgehangen uit andere tabellen om informatie te kunnen opstapelen (adressen, diploma s, ). Zo ontstaat één unieke steekkaart per persoon met één code, één naam, en één of meerdere adressen, diploma s, memo s, cumuls. Het overzicht alle personeelsleden toont al deze steekkaarten zonder onderscheid. Dit overzicht zal je waarschijnlijk niet gebruiken. Het overzicht in dienst in instelling toont de personeelsleden die een dienstverband hebben met deze instelling op de werkdatum. Het overzicht ooit in dienst in instelling toont de personeelsleden die een dienstverband hebben of ooit hadden met de geselecteerde instelling. Hier kan je bijvoorbeeld een persoon zoeken die ooit een interim heeft gedaan voor je school. Het overzicht personeel per hoofdinstelling toont de personen die deze instelling als hoofdinstelling hebben. Dit wordt vooral gebruikt voor intern gebruik en staat onafhankelijk van opdrachten, data, In het scherm dienstverbanden (bij een personeelssteekkaart) kan je een vinkje plaatsen bij hoofdinstelling. Het personeelslid wordt dan weergegeven in het Overzicht per Hoofdinstelling van de instelling die je markeerde als hoofdinstelling. Aan de personeelssteekkaarten worden dienstverbanden opgehangen. Een dienstverband is, in de ruimste zin, een samenwerkingsverband tussen een personeelslid en één of meerdere instellingen. Aan deze dienstverbanden worden één of meerdere opdrachten gekoppeld. Een opdracht is, in de ruimste zin, een activiteit die door deze persoon wordt uitgevoerd aan één instelling en tussen twee data. Figuur 1.1 Steekkaart personeel Een personeelslid Joke Snelders heeft een opdracht met 18/24 LT in De tandem, maar zal vanaf 1 november ook een opdracht met 6/24 krijgen in De driewieler. De tandem heeft toegang tot de gegevens van Joke Snelders, maar De driewieler heeft deze toegang niet aangezien Joke Snelders hier nog niet in dienst is. De tandem maakt een dienstverband aan voor Joke Snelders met als gegeven dat deze voor een bepaalde tijd ook aan De driewieler gekoppeld wordt. Op dat ogenblik wordt Joke Snelders zichtbaar in het scherm in dienst in instelling. Vanaf dat ogenblik kan er in De driewieler gewerkt worden met de gegevens van Joke Snelders en een opdracht aan haar voor deze school gekoppeld worden. Inleiding - 4 -

5 Volgende personeelsinformatie wordt getoond: persoonlijke info dienstverbanden opdrachten dienstonderbrekingen administratieve documenten Schema LOKAAL MENU 3 Inleiding - 5 -

6 2. Persoonlijke steekkaart 2.1 Opbouw Fiche Onderstaand schermvoorbeeld geeft een beeld van een lege personeelsfiche. Figuur 2.1 Steekkaart personeelslid Opmerkingen bij enkele velden uit dit overzicht Code: een unieke code per personeelslid in de databank. Geboortedatum: wanneer de geboortedatum onbekend is, vul je 01/01/#### in (waar #### het jaartal vormt) en plaats je een vinkje bij Geboortedatum onbekend. EDT-code: deze code dien je enkel in te vullen indien je met het softwarepakket lessenrooster werkt. Stamboeknummer: bij het invoeren van een nieuw personeelslid wordt hier een fictief nummer wordt voorgesteld (veld met rode achtergrond) op basis van de geboortedatum. Na het opslaan van je fiche kan je, door gebruik te maken van het lampjesicoon een RL9 aanmaken (Aanvraag Immatriculatie). Zolang je geen definitief stamboeknummer ontvangen hebt, wijzig/ verwijder je het fictieve stamboeknummer niet. Zorg ervoor dat je de nodige gegevens hebt ingevoerd alvorens je een RL9 aanmaakt! Invaliditeit: deze waarde wordt ingevoerd als percentage Foto: de foto wordt standaard niet getoond in het kader Foto tonen: menu Bewerken Huidig venster Fiche > Foto tonen Persoonlijke steekkaart - 6 -

7 Adressen 1 Officieel adres (type O) dient aangemaakt te worden (voor formuliergebruik en RL5) Je kan meerdere adressen voor een personeelslid aanmaken. Extra adrestypes kunnen aan de keuzelijst toegevoegd worden door gebruik te maken van de parameterlijst via de functietoets [F7] Meer informatie over het werken met parameterlijsten vind je terug in de opleiding Algemeen Mailingadres: wanneer je bij een adres een vinkje zet, kan je dit adres gebruiken bij het afdrukken van formulieren (lijsten, etiketten) Indien je een RL5 (Melding Woonplaats) wil aanmaken, kan je hiervoor op het lampjesicoon klikken. Figuur 2.2 RL aanmaken met het lampje Gezin Op het tabblad Partner kan je de gegevens van 1 partner invullen De gegevens op het tabblad Gezinssamenstelling zijn vereist. Deze gegevens zijn oa nodig voor het aanmaken van een RL7 (Melding Familiale toestand). Je kan een RL7 aanmaken door op het lampjesicoon te klikken. Ten laste van tot: de data zijn louter informatief. Wisa houdt geen rekening met deze data bij het verwerken van de gegevens, maar kijkt of het vinkje aan of af staat. Het tabblad Fiscaal is informatief. In dit tabblad kan je geen wijzigingen inbrengen. Vrije velden Er zijn 3 soorten velden nl. parametervelden, tekstvelden en vlaggen. Deze velden kunnen zowel qua omschrijving als qua inhoud aangepast worden. Omschrijving voor vrij veld/ parameterveld aanpassen: Extra Parameters type PSVVC Omschrijving vlaggen aanpassen: Extra Parameters type PSFVC Inhoud Parameterlijst aanpassen: functietoets [F7] type PSVP# Vrije velden worden in heel de databank (dwz voor alle instellingen uit de databank) gebruikt en worden best structureel bepaald. Refresh van de omschrijving van de vrije velden/ parameters en vlaggen gebeurt met de knop Persoonlijke steekkaart - 7 -

8 Memo s Je kan extra personeelsinformatie noteren in memovelden. Dit kan informatie zijn die je nergens anders kwijt kan. De types van memo s kan je zelf bepalen via de parameterlijst (functietoets [F7] of Extra Parameters type PSMM) Diploma Per personeelslid kan een reeks diploma s worden bijgehouden Aan elk diploma wordt een volgorde van belangrijkheid toegekend Figuur 2.3 Diploma s en hun volgorde De lijst wordt opgeslagen in volgorde van belangrijkheid De belangrijkste 2 diploma s worden op sommige formulieren vermeld zoals RL1, PERS 2, Het gebruik van afkortingen is toegestaan. De omschrijving van de vlaggen kan je aanpassen door in de parameterlijst het type PDFVC te selecteren de vlagnamen te wijzigen. Niveau: dit veld geeft extra informatie over het type diploma. Cumul Gegevens betreffende opdrachten die een personeelslid buiten het onderwijs heeft uitgevoerd worden hier bijgehouden. Deze worden niet verwijderd wanneer de cumul afgelopen is, maar de correcte data worden ingevuld. De reden hiervoor is dat een historiek wordt bijgehouden. Per cumulrecord kan je bepalen of deze moet opgenomen worden in een pers of RL. Tevens kan het vak voor de Pers 12 ingevuld worden. Figuur 2.4 Cumul opnemen in RL Pers Login informatie Je kan een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken voor een personeelslid. Je kan de gegevens wijzigen in dit scherm. Standaard wordt de personeelscode gebruikt. Dit geldt zowel voor de naam als het wachtwoord. Inlogcodes voor personeelsleden worden vooral gebruikt voor de module Rapporten Persoonlijke steekkaart - 8 -

9 Externe documenten Figuur 2.5 Externe documenten Per personeelslid kunnen een aantal externe documenten bijgehouden worden. Dit is een verwijzing naar een document buiten de databank. Hier kunnen oa verslagen van klasbezoeken, brieven naar ouders, bijgehouden worden. Persoonlijke steekkaart - 9 -

10 2.2 Procedures Procedure nieuwe steekkaart Je neemt iemand in dienst die nog niet in de databank voorkomt. Voor dit personeelslid moet een steekkaart aangemaakt worden. Verifieer of de steekkaart niet bestaat via de knop Open het overzichtscherm in dienst in instelling. Je krijgt automatisch een overzicht van personeel dat nu in dienst is. Maak een nieuwe fiche aan. Je voert de gegevens voor het nieuw dienstverband in. In dienst vanaf 01/09/2005 Tot 30/06/2006 Zorg ervoor dat je vanuit de juiste instelling vertrekt. Afhankelijk van je login heb je immers rechten op bepaalde instellingen. Figuur 2.6 Nieuw personeelslid Hierna kan je de fiche van het personeelslid vervolledigen. Deze instelling wordt automatisch als hoofdinstelling aangeduid (scherm dienstverbanden) Figuur 2.7 Dienstverbanden Voer een begin- en einddatum in waarbinnen het personeelslid opdrachten uitvoert. Persoonlijke steekkaart

11 Procedure steekkaart overnemen andere instelling Je moet iemand een opdracht geven die in de databank zit, maar op dit moment nog nooit voor jouw instelling gewerkt heeft. Gebruik de knop in de titelbalk om het personeelslid terug te zoeken. Contacteer de hoofdinstelling, of een instelling waar hij/zij een opdracht heeft en laat hen een dienstverband met jouw instelling aanmaken voor het betreffende personeelslid. Op het ogenblik dat je voor het personeelslid een dienstverband met jouw instelling hebt aangemaakt, vind je het personeelslid terug in het overzicht in dienst in instelling Vanuit dat overzicht kan je opdrachten aan het personeelslid toevoegen. Persoonlijke steekkaart

12 3. Dienstverbanden 3.1 Algemeen Wanneer je in het lokaal menu op dienstverband klikt, krijg je een lijst met instellingen waarmee het personeelslid een dienstverband heeft. Dit dienstverband gebruik je om personeelsgegevens tussen verschillende instellingen in éénzelfde databank te delen. Tevens kan je opvragen of bepaalde personeelsleden aan een instelling gekoppeld zijn. School: maak hier een keuze tussen een school uit de databank of een vreemde school. Opmerkingen Een personeelslid kan per instelling slechts 1 dienstverband hebben. Indien een personeelslid ooit in je instelling gewerkt heeft en later terug in dienst komt, wordt de einddatum (tot ) van het oorspronkelijke dienstverband aangepast. Een vastbenoemd personeelslid (ATO 4) kan je einddatum 31/12/2999 geven. In je je instellingen een kleur hebt toegewezen, zullen de lijnen in het overzichtscherm de kleur van de instelling krijgen. De einddatum van een dienstverband wordt automatisch aangepast indien een opdracht bijvoorbeeld verlengd wordt. Figuur 3.1 Dienstverbanden slid Karel Jonckers heeft als hoofdinstelling De Puzzel, maar werkt vanaf morgen ook in De Klimop. De Puzzel creëert een dienstverband voor dit personeelslid met De Klimop. Vanaf dat ogenblik kan je De Klimop gebruik maken van de gegevens van Karel om zo opdrachten te kunnen aanmaken. Elke instelling die een dienstverband heeft met een personeelslid kan dienstverbanden aanmaken en op die wijze toegang geven aan andere instellingen om de gegevens van dit personeelslid te gebruiken. Dienstverbanden

13 3.2 Een dienstverband aanmaken Een nieuw personeelslid Bij het aanmaken van een nieuw personeelslid (het personeelslid bestaat niet in de databank), wordt automatisch een nieuw dienstverband aangemaakt na het invoeren van de vereiste data. Verifieer met de zoekfunctie (verrekijker) of het personeelslid al dan niet bestaat in de databank. Een bestaand personeelslid Een personeelslid heeft een dienstverband met een instelling. Indien dit personeelslid in meerdere instellingen wil werken, moet er met deze instellingen een dienstverband aangemaakt worden. Na het openen van het scherm dienstverbanden van het personeelslid voer je volgende stappen uit. Maak een nieuw record aan. Selecteer de instelling uit de keuzelijst of gebruik hiervoor de lookup (indien de instelling niet in de databank zit) Voer de data voor het dienstverband in. Indien het personeelslid actief werkt in de instelling (dus geen verlof neemt zoals TAO, ) vink je dit veld aan. Sla je dienstverband op. Vanaf dit ogenblik kunnen deze instellingen ook opdrachten aanmaken voor dit personeelslid. Opdrachten

14 4. Opdrachten 4.1 Principe De bedoeling is dat je een historisch beeld krijgt van alle opdrachten die een personeelslid uitoefent/ uitgeoefend heeft. Elke opdracht heeft één opdrachtlijn in het overzichtscherm van de opdrachten. Bij het definiëren van een opdracht kan je enkel de instellingen selecteren waarmee dit personeelslid een dienstverband heeft. Een instelling kan geen opdrachten voor een personeelslid definiëren in een andere instelling indien dit personeelslid hier geen dienstverband mee heeft. Een opdrachtlijn wordt slechts hernieuwd als er een wezenlijk kenmerk van de opdracht verandert. (cfr regelgeving Edison). Onderstaande tekst verwijst naar de Edison-regelgeving. ( Hieronder volgt een opsomming van velden uit de RL-1; wanneer deze verschillen in waarde tussen twee opdrachtlijnen dan moeten deze twee lijnen opgesplitst worden medegedeeld ( het volstaat dat slechts één enkel veld in waarde verschilt om twee opdrachtlijnen aan te maken ). melding THA reaffectatie/wedertewerkstelling aanstelling volledig schooljaar administratieve toestand code ambt code vak code leerjaar code onderwijsvorm so code graad eenheidstype so code / graad DKO code opleidingsvorm code gelijkgesteld vak code gelijkgesteld onderwijsvorm so code te vervangen personeelslid stamboeknummer te vervangen type DO code aanstelling code herwaardering code oorsprong omkadering deeltijdse type DO code Opdrachten

15 Vanaf één van deze kenmerken verandert, zal de opdracht worden afgebroken op een bepaalde datum en in gewijzigde vorm toegevoegd worden vanaf de volgende kalenderdag. ATO4: Een nieuwe opdrachtlijn wordt slechts ingevoerd: als het volume van de benoeming verandert bij een affectatie aan een andere instelling of bij een terbeschikkingstelling (TBSOB) Figuur 4.1 Opdrachten Elke opdracht wordt in de kleur getoond die je gekozen hebt voor de betrokken instelling. Kleurgebruik: VK Administratiesetting Instellingen in eigen kleur tonen Een vastbenoemde leraar voor 22/22 sinds 01/01/2000 zal één opdrachtlijn hebben vanaf 01/01/2000 tot 30/06/2999. Let op dat je bestaande opdrachten niet wijzigt. Indien één van de Edison-criteria wijzigen, wordt een nieuwe opdrachtlijn ingevoerd. Opdrachten

16 4.2 Algemene opbouw tabbladen Opdracht Het veld school: deze keuzelijst geeft toegang tot een keuzelijst met scholen waarmee het personeelslid een dienstverband heeft De velden aan de rechterkant zijn niet beschikbaar, maar moeten wel ingevuld worden op het tabblad Edison Beschikbaar vacant: hier vul je het aantal uren in die effectief vacant zijn (<= het aantal lesuren dat je voor dat personeelslid invoert) Figuur 4.2 Edison-velden Edison Hier kan je bijkomende gegevens betreffende de opdracht invoeren Figuur 4.3 Tabblad Edison Opdrachten

17 Vervanging Standaard maak je best zoveel mogelijk gebruik van de vervangingswizard. Eventueel kan je in dit tabblad ook manueel een opdrachtgebonden vervanging aanmaken. Figuur 4.4 Vervanging personeelslid Manueel invoeren welk personeelslid vervangen wordt, voor welke dienstonderbreking alsook welke opdracht onderbroken wordt. Na het selecteren van een personeelslid krijg je een overzicht van de opdrachten. Extra Barema s kunnen hier aangeduid worden Ook hier kunnen een aantal vlaggen gedefinieerd/ aangevinkt worden Opties Onderstaande figuur duidt de extra opties aan die je bij Opdrachten kan gebruiken. Figuur 4.5 Opties bij opdrachten Opdrachten

18 4.3 Filter opdrachten Figuur 4.7 Filter bij de opdrachten Met een opdrachtenfilter kan je het overzicht van de opdrachten beperken. Figuur 4.8 Filter bij de opdrachten Wanneer je kiest voor schooljaar afhankelijke of huidige opdrachten, dan is dat het schooljaar dat zich afspeelt rond de werkdatum of de opdrachten die zich afspelen op de werkdatum. De filter die je activeert wordt ook omschreven, net boven het venster van de opdrachten. 4.4 Een nieuwe opdracht invoeren Voor leerkrachten waarvoor nog geen opdracht werd ingevoerd, dien je de opdracht in te geven in het opdrachtenscherm. Maak een nieuw record aan Voer de nodige gegevens betreffende de opdracht in Afhankelijk van de opdracht dien je gegevens op het tabblad vervanging te selecteren Opdrachten

19 4.5 Opdracht hernieuwen Figuur 4.9 Opdracht hernieuwen Deze knop gebruik je om bestaande opdrachten aan te passen (bijvoorbeeld te verlengen of te hernieuwen). Je krijgt onderstaande wizard waarin je een aantal gegevens kan invoeren. Figuur 4.10 Filter bij de opdrachten Voer de Administratieve toestand, de begindatum, de einddatum en het aantal uren in. Automatisch wordt de bestaande opdracht stopgezet en de andere opdracht toegevoegd aan het overzicht. Deze functie mag niet gebruikt worden voor opdrachten in ATO 1! Opdrachten

20 4.6 Instellingen Huidig Venster Zoals reeds besproken in de opleiding Algemeen hebben bepaalde vensters specifieke instellingen. Indien je voor je school geen lineaire opdrachten (standaard) maar modulaire opdrachten wenst in te geven, kan dit hier aangeduid worden. Figuur 4.6 Opties bij opdrachten Opdrachten

21 5. Dienstonderbrekingen 5.1 Principe Hier worden alle dienstonderbrekingen opgesomd die een personeelslid neemt. Zo moet een historisch correct beeld ontstaan van afwezigheden van het personeelslid. Figuur 5.1 Dienstonderbrekingen Je hebt 2 types dienstonderbrekingen Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Deze dienstonderbrekingen worden met een RL 2 verzonden. Deze wordt als volgt aangemaakt: Selecteer de leerkracht die een dienstonderbreking neemt Selecteer dienstonderbreking in het lokaal menu Maak een nieuw record aan Voer de parameters voor de dienstonderbreking in en bewaar je gegevens Een personeelslid dat een arbeidsongeval heeft gehad Deze dienstonderbreking dient ingevoerd te worden in het systeem als nietopdrachtgebonden dienstonderbreking. Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Deze dienstonderbrekingen worden met een RL1 verzonden. Na het aanmaken van de dienstonderbreking, dienen gekoppeld te worden aan een opdracht. Deze laatste stap kan op 2 verschillende wijzen uitgevoerd worden. Iemand die deeltijdse loopbaanonderbreking neemt in twee opdrachten heeft één dienstonderbreking die aan twee opdrachten wordt gekoppeld. Dienstonderbrekingen

22 5.2 Een dienstonderbreking creëren Een dienstonderbreking moet apart gedefinieerd worden in. Je maakt een nieuw record in het scherm dienstonderbrekingen. Voer de code, de begindatum en de einddatum in Andere parameters moeten worden ingevoerd, afhankelijk van de code. In dit geval geeft een foutmelding. Bij een bevallingsverlof moet je de vermoedelijke bevallingsdatum en het aantal kinderen invoeren. In het tabblad opties duid je aan of de dienstonderbreking opgenomen dient te worden in de RL 1/2, de PERS en of deze dienstonderbreking meetelt voor de berekening van de ancienniteiten. Op het tabblad vervangers wordt een overzicht gegeven van de personen die deze dienstonderbreking vervangen. Hier kan je zelf geen gegevens invoeren. 5.3 Koppelen van een dienstonderbreking met een opdracht Een opdrachtgebonden dienstonderbreking moet je koppelen aan een opdracht. Dit koppelen kan je op 2 manieren doen. In onderstaande werkwijze gaan we er vanuit dat je de dienstonderbreking voor het personeelslid reeds hebt ingevoerd in het scherm dienstonderbrekingen. Vanuit het scherm dienstonderbrekingen Ga naar het scherm Dienstonderbrekingen Klik vervolgens op het tabblad Opdrachten Selecteer de dienstonderbreking (bovenaan in het overzicht) waaraan je een opdracht wil koppelen Klik onderaan in scherm Maak een record aan Pas de gegevens ivm opdracht uren einddatum eventueel aan Herhaal de werkwijze voor alle nodige opdrachten die aan deze dienstonderbreking gekoppeld zijn. Figuur 5.2 Koppelen vanuit DO tabblad OP Dienstonderbrekingen

23 Vanuit het scherm opdrachten Ga naar het scherm Opdrachten Klik vervolgens op het tabblad Dienstonderbrekingen Selecteer de opdrachtregel (bovenaan in het overzicht) waaraan je een dienstonderbreking wil koppelen Klik onderaan in scherm Maak een record aan Pas de gegevens ivm dienstonderbrekingen uren einddatum eventueel aan Herhaal de werkwijze voor alle nodige dienstonderbrekingen die aan deze opdracht(en) gekoppeld zijn. Figuur 5.3 Koppelen vanuit OP tabblad DO Iemand die ziek is krijgt een dienstonderbreking 001. Als die persoon langer ziek blijkt te zijn dan voorzien, wordt de einddatum van de ziekte veranderd. (Er wordt wel een nieuwe RL2 gemaakt om het bijkomend stuk ziekte te melden). Dienstonderbrekingen worden door het ministerie opgesplitst in opdrachtgebonden (RL1) en nietopdrachtgebonden dienstonderbrekingen (RL2). In het tabblad dienstonderbreking wordt automatisch aan de rechterzijde een melding gemaakt Zenden met RL #. Dienstonderbrekingen

24 5.4 Verlenging van een dienstonderbreking met de Wizard Figuur 5.4 Verlengen van een DO Dit is een wizard die je toelaat een dienstonderbreking te verlengen. De werkwijze gaat als volgt: Selecteer de bewuste dienstonderbreking en klik op het icoon Geef een nieuwe einddatum en de instelling op Klik op de knop [Voorbereiden] Indien de vervangers op de vorige einddatum blijven vervangen laat je de vinkjes staan, anders neem je ze weg Indien je ook RL s wil laten maken, zet je een vinkje voor RL s aanmaken Controleer de kenmerken voor de RL s Klik op de knop [Verlengen] Indien deze dienstonderbreking reeds vervangen wordt door een personeelslid, krijg je hier de mogelijkheid om de opdrachten van deze vervangers automatisch te verlengen. 5.5 Inkorting van een dienstonderbreking De inkorting van een dienstonderbreking dient manueel aangepast te worden. Annuleer de eerdere RL2 Ga naar de details van de RL2 en maak een annulatie vanuit dit scherm aan. Verander de einddatum van de dienstonderbreking Maak een nieuwe RL2 om het correcte stuk te melden. Op een gelijkaardige manier pas je ook de opdrachten van de vervangers aan. Dienstonderbrekingen

25 5.6 Filter dienstonderbrekingen Figuur 5.5 Filter bij de dienstonderbrekingen Gebruik de filter om een beperkt overzicht te krijgen van de dienstonderbrekingen. Figuur 5.6 Filter DO Wanneer je kiest voor schooljaar afhankelijke of huidige dienstonderbrekingen, dan is dat het schooljaar dat zich afspeelt rond de werkdatum of de dienstonderbrekingen die zich afspelen op de werkdatum. De filter die je activeert wordt ook omschreven net boven het venster van de dienstonderbrekingen. Dienstonderbrekingen

26 6. Vervangingsopdrachten aanmaken 6.1 Werkwijze Figuur 6.1 Vervangings opdrachten Wanneer je een vervangingsopdracht wilt aanmaken, kan je hiervoor gebruik maken van de vervangingswizard. Werkwijze Vervanger zoeken Start de wizard Omschrijving Zoek het personeelslid dat de vervanging uitvoert. Op het scherm Opdrachten van dit personeelslid Klik op het icoon Figuur 6.2 Vervangings opdrachten Vervangingsopdrachten aanmaken

27 Werkwijze slid opzoeken Opdrachten tonen Opdrachten selecteren Vervangen Sluit de wizard Omschrijving Zoek het personeelslid dat vervangen wordt Selecteer zijn/ haar instelling Selecteer het personeelslid (sorteren dmv F9) Selecteer zijn/ haar dienstonderbreking Klik op [Opdrachten]. Nu verschijnen er de opdrachten waarop de titularis zijn dienstonderbreking neemt. Selecteer de opdrachten die je wenst te vervangen. Indien nodig wijzig je het aantal uren. Klik op [Vervangen]. De vervangingsopdrachten worden gegenereerd. Klik op [Afsluiten] Je zal zien dat er een extra vervangingsopdracht is toegevoegd bij de vervanger. Wanneer je naar het tabblad vervanging gaat, zal je zien dat hierbij de titularis, zijn/haar dienstonderbreking en desbetreffende opdracht is ingevuld. Nadien kan je bij de titularis controleren via Dienstonderbrekingen welke vervangers hieraan gekoppeld zijn. Opmerkingen bij vervangingen De gegenereerde vervangopdrachten zijn nog na te kijken: eventueel kan je de begin- einddatum aanpassen. kijk de velden op het tabblad Edison na. De wizard houdt geen rekening met de volgende elementen Opsplitsing van de vervanging in de tijd: je kan slechts één stuk met de wizard doen Opdrachten die voor de vervanging moeten opgeteld worden. Kleuteronderwijzer 12 uur ATO 4 en 12 uur ATO 2: de vervanger moet één lijn krijgen 24 uur ATO 1. Werkwijze: je laat de wizard slechts één opdracht vervangen en past daarna het volume aan. Vervangingsopdrachten aanmaken

28 7. Elektronische communicatie 7.1 Aanmaken RL s Algemeen Een RL is een melding aan het departement over de toestand van een personeelslid (wijziging adres, nieuwe opdracht, cumul,...). Deze dien je te aan te maken na het inbrengen van opdrachten/ dienstonderbrekingen. In alle schermen waar deze informatie (die moet gemeld worden) staat, vind je deze knop Het voordeel ervan is dat het type RL reeds wordt ingevuld. Er zijn verschillende wijzen om een RL aan te maken module : vanuit de steekkaart van een personeelslid (waar dit icoon staat) module : vanuit structuur Edison RL-berichten module Edison: Overzicht mogelijk aan te maken RL-berichten bij het afsluiten van bepaalde Opdrachten/ Dienstonderbrekingsschermen Concreet aan de slag Volgende gegevens zijn onmisbaar bij het aanmaken van een RL Type RL Geldigheidsdatum Kenmerken van de instelling (deze kenmerken kan je standaard laten opvullen via Bewerken huidig venster in de menubalk) Contactpersoon (type EDIS) Handtekening van (type VOLMIM) Na klikken op de knop [Aanmaken] verschijnt een boodschap dat de RL met succes werd aangemaakt. Je vindt deze RL nu terug in het scherm [Edison RL berichten] Indien je niet alle vereiste gegevens voor een RL hebt ingevoerd, zal een foutboodschap met vermelding van de ontbrekende gegevens terugkoppelen. Elke nieuw aangemaakte RL krijgt een status X, wat betekent: te verzenden. De inhoud van de RL wordt getoond in het detailscherm via de knop [Details opvragen] Algemeen principe: RL s kan je niet wijzigen. Wat te doen als je een fout opmerkt in een te verzenden RL: Verwijder de foute RL met de verwijderknop in het detailscherm. Verbeter de informatie die fout was in de steekkaart of de opdracht of de dienstonderbreking Maak een nieuwe RL via de RL-wizard Elektronische Communicatie

29 Automatisatie Wanneer je op bijvoorbeeld een voormiddag verschillende opdrachten en dienstonderbrekingen hebt ingevoerd kan je ook in opvragen welke mogelijke RL s er aan te maken zijn. Dit doe je via de module Edison Overzicht mogelijk aan te maken RL s. Hierbij kan je de mogelijk aan te maken RL s opvragen door de types van RL s aan te vinken en nadien op de knop [Zoeken] te klikken. Binnen dit overzicht kan je nadien selecteren van welke opdracht/dienstonderbreking je een RL wenst te maken. Je kan deze aanmaken door links in het deelmenu op RL aanmaken te klikken. 7.2 Aanmaken Edison-verzending Werkwijze Om een Edisonzending aan te maken start je de module Edison Nieuwe zending aanmaken Vul de instelling in De Edisonmap waar de zending zal worden getoond wordt opgehaald uit de schoolstructuur instellingen fiche Klik op de knop [Voorbereiden] De beschikbare te verzenden RL s worden getoond (rekening houdend met de werkdatum). Je kan nog beslissen bepaalde RL s niet te verzenden door het vinkje vooraan de regel weg te nemen. Dit is echter uitzonderlijk en wordt weinig toegepast. Klik op de knop [Aanmaken] Het programma zal nu een bestand aanmaken dat je met Edison kan verzenden Opmerkingen Je kan op dat moment een automatische afdruk laten maken van de verzonden RL s. Dit stel je éénmaal in via menubalk Bewerken Huidig venster Alle RL s worden in automatisch aangevuld met een status V ( verzonden ) en een verzendingsdatum en referentie. Voordat je deze in een zendingsbestand steekt hebben deze de status X (te verzenden). Een verzonden RL kan je niet meer verwijderen. RL s kunnen enkel verwijderd worden indien deze niet de status V, of B of F hebben. Elektronische Communicatie

30 7.3 Inlezen van terugzendingen Algemeen Van het Departement Onderwijs bekom je ook terugzendingen i.v.m. RL s die je verstuurd hebt. Deze kan je inlezen via de module Edison Terugzending verwerken. Eenmaal deze terugzending ingelezen zal je zien dat de status van de RL s wijzigt in B (bevestigd) of F (fout). Werkwijze Start de module Edison Terugzending verwerken Vul de instelling in De Edisonmap waar de terugzending zal worden opgehaald, wordt getoond (uit de schoolstructuur instellingen fiche) De datum die je kiest zorgt ervoor dat je enkel de terugzendingen uit de map zal zien die na deze datum zijn opgehaald uit de postsys van het departement. Klik op de knop [Voorbereiden]. Haal de vinkjes weg bij de terugzendingen die over leerlingen gaan Klik op de knop [Verwerken] Meteen wordt het resultaat opgeslagen in de databank en getoond in het achterliggende tabblad. Opmerkingen Alle RL s worden in automatisch aangevuld met een status B van bevestigd of F van fout en een datum waarop de terugzending werd verwerkt en bijhorende referentie. In het detailscherm zal voor foute RL s een knop oplichten waarmee je de fouten opnieuw kan opvragen. Elektronische Communicatie

31 8. Papieren administratie 8.1 Aanmaken persen en documenten Werkwijze De verwerking verloopt hier volledig analoog. Je kan deze documenten aanmaken vanop de steekkaart van een personeelslid of vanuit het modulescherm. Documenten nieuw document aanmaken PERS Nieuwe PERS aanmaken In beide gevallen start een wizard op. Hier kies je eerste het gewenste document, personeelslid. Daarna moet je, afhankelijk van het document, nog enkele parameters opgeven en op de knop [Aanmaken] klikken. Het document wordt dan gegenereerd. Als je het vinkje nieuw document dadelijk openen hebt aangevinkt in het scherm van de wizard links onderaan, zal je meteen in het detailscherm van het document terechtkomen. Hierin kan je de inhoud van het voorgestelde document altijd wijzigen, of het document volledig verwijderen. Opmerking Na verwijderen van een document, dien je altijd het overzicht te vernieuwen door gebruik te maken van functietoets [F5] Papieren administratie