Einde - Begin schooljaar secundair onderwijs

Transcriptie

1 Einde - Begin schooljaar secundair onderwijs 11 mei 2016 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Einde schooljaar: Toekennen studiebewijzen Voorbereidend werk Bijwerken formulieren Nakijken keuzelijst van studiebewijzen Nakijken ondertekenaars attesten Nakijken keuzelijst standaard clausuleringen en teksten Nakijken lijst van ingerichte vakken Opvullen ondertekenaars notulen en PV Toekennen en afdrukken van te behalen studiebewijzen Werkwijze Opmerkingen Delibererende klassenraad Studiebewijzen Leerling is geslaagd Leerling is niet geslaagd Uitgestelde beslissing Beslissing wordt uitgesteld naar volgend schooljaar Opmerkingen Loopbaaninfo Loopbaaninfo vorig jaar Afdrukken Handmatig invullen notulen Deliberatie modulair Individueel In groep Afdruk Proces verbaal Proces verbaal Herkansingen Opmerkingen Aanmaken telling uitgereikte studiebewijzen Uitschrijven schoolverlaters 32 1

3 2 3 Begin schooljaar Inschrijvingen vooraf Voorbereiden schoolstructuur Vooraf Klassen overdragen Nieuwe klas/vakkenpakket toevoegen Vakken Contactpersonen Leerlingen in klas plaatsen Leerlingen die reeds in de school zaten het voorafgaand schooljaar Leerlingen die overkomen uit andere scholen die ook in de databank beheerd worden Verdeling uit virtuele instelling Nieuwe leerlingen Toekennen stamboeknummers Toekennen klasnummers Eventueel toekennen van individuele leerlingfoto s Voorbereidingen ingave afwezigheden Kalenders Een kalender maken Een kalender toekennen aan klassen Extra kalenders aanmaken Verschillende vakantiedagen Extra-muros-activiteiten Voorbereidingen Schoolware Personeel Klassen toewijzen Klassen manueel koppelen Klassen koppelen in groep Leerlingen synchroniseren

4 1 Einde schooljaar: Toekennen studiebewijzen Inleiding Deze handleiding geeft je een overzicht van de stappen die je moet uitvoeren op het einde en begin van het schooljaar voor een secundaire school. 1.1 Voorbereidend werk Bijwerken formulieren Soms past het departement de layout van een aantal studiebewijzen aan. Meestal gaat het dan om kleine tekstwijzigingen. Om zeker te zijn dat je met de meest recente formulieren werkt, kan je best vóór dat je de studiebewijzen gaat afdrukken, via Hulpmiddelen - Bijwerken formulieren - Uitvoeren, de meest recente aanpassingen downloaden Nakijken keuzelijst van studiebewijzen In het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen vul je alle studiebewijzen in die in uw instelling worden uitgereikt. Je kunt dit best aan-/invullen aan de hand van het Excel rekenblad wisaduitlegstudiebewijzen.xls. Dit bestand vind je op onze website Onder de categorie Leerlingen klik je op Rekenblad met instelbare eigenschappen studiebewijzen. Daar kan je het excel bestand downloaden. In het excel bestand vind je wat je moet invullen zowel bij de fiche van het studiebewijs als in het tabblad Telling studiebewijzen. In het document vind je ook een onderscheid tussen de hoofdstructuren 311 en 312. Deze zijn dan nog eens onderverdeeld in de verschillende vormen lineair, modulair,... 3

5 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 4 Figuur 1.1: Overzicht studiebewijzen Via Voorkeuren - Administratie instellingen zet je eerst het type van uw school juist. Op basis van deze instelling wordt hier meer of minder getoond Nakijken ondertekenaars attesten Studiebewijzen worden ondertekend door een vertegenwoordiger van de school. De naam van deze ondertekenaar stel je vooraf in via Schoolstructuur - Instellingen - Fiche - Contactpersonen.

6 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 5 Figuur 1.2: Ondertekenaar attesten De contactpersoon die instaat voor de ondertekening van de attesten, krijgt het type ONDA. Vind je dit type nog niet terug in de keuzelijst, dan kan je dit toevoegen door F7 te drukken in het veld Type. Je komt dan in de parametertabel terecht waar je het type alsnog kan toevoegen. Merk in het bovenstaande voorbeeld op dat het veld Commentaar opgevuld is met de tekst DIR. In dit geval wordt op de studiebewijzen melding gemaakt van...directeur van de bovengenoemde school... Figuur 1.3: Ondertekenaar attesten

7 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 6 Indien het veld Commentaar wordt opgevuld met MAN, wordt melding gemaakt van... gemandateerde.... Figuur 1.4: Ondertekenaar attesten Indien het veld commentaar niet opgevuld wordt, wordt op de studiebewijzen Ongeldige instelling contactpersoon afgedrukt. Het is dus belangrijk dat je dit veld opvult naargelang de manier waarop je de studiebewijzen wenst af te drukken. Je mag meer dan één ONDA maken indien in de school meerdere ondertekenaars zijn. Bij aanwezigheid van meerdere ONDA, zal het programma op het moment van de afdruk vragen welke ONDA je wil gebruiken. (Dit is nieuw sinds schooljaar ) Nakijken keuzelijst standaard clausuleringen en teksten Het is de bedoeling om de studiebewijzen vanaf schooljaar niet meer via webedison op te sturen, maar via DISCIMUS. Het gebruik van de clausuleringen zal in dit opzicht waarschijnlijk ook wijzigen. Voorlopig maak je echter nog gebruik van de oude methode. In het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Standaard clausuleringen en teksten kan je deze teksten toevoegen/nakijken/bewerken. Deze teksten zijn afhankelijk per school en worden gebruikt bij het samenstellen van clausuleringen voor de leerlingen. Aandachtspunten Niet elke clausulering die je zal toekennen moet hierin voorkomen. leerling zelf de clausulering nog altijd individueel aanpassen. Je kan bij de Je kan op het B-attest verschillende van deze teksten tegelijk selecteren. Je kan dus kortere, vaak voorkomende combinaties van studierichtingen maken.

8 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 7 De code die je hieraan toekent, is enkel voor intern gebruik in het programma en is dus vrij te kiezen. Figuur 1.5: Overzicht clausuleringen en teksten Je kan de keuze maken uit de volgende verschillende types. Deze types worden gebruikt bij de Delibererende klassenraad zie hoofdstuk 1.3. Clausulering onderwijsvorm : deze clausulering wordt gebruikt voor de onderwijsvorm te bepalen Clausulering onderverdeling : deze clausulering wordt gebruikt voor de onderverdelingen van de onderwijs vorm te bepalen Klassenraad advies : deze tekst kan gebruikt worden om als advies in te vullen op de klassenraad Klassenraad motivering : deze tekst kan gebruikt worden om als motivering in te vullen op de klassenraad Competenties (modulair) : deze tekst kan gebruikt worden om toe te voegen als competenties bij een modulair studiebewijs Nakijken lijst van ingerichte vakken Je kan later bij de leerlingen de vakken vermelden waarvoor ze bijkomende proeven, vakantietaken of waarschuwingen hebben. Deze vakken worden opgehaald uit de lijst van ingerichte vakken. Deze lijst kan per instelling opgevuld worden in het scherm Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - ingerichte vakken. Deze lijst dient voor intern gebruik in de toepassing. De code en de gebruikersnaam is daarom dan ook vrij te kiezen. Je kan de ingerichte vakken aanvullen door een fiche in te vullen of deze te selecteren uit een keuzelijst.

9 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 8 Figuur 1.6: Overzicht fiche ingerichte vakken Figuur 1.7: Overzicht keuzelijst ingerichte vakken Opvullen ondertekenaars notulen en PV Bij het afdrukken van de notulen en/of PV s per klas, kunnen vooraf de namen opgegeven worden van de personen die deze documenten zullen ondertekenen. Deze moeten ingegeven worden in het scherm Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen - Contactpersonen. De types die je hiervoor kunt gebruiken zijn : LID1, LID2, LID3 en PVVZ. Wanneer je echter deze gegevens niet hebt ingegeven of je wenst hier geen gebruik van te maken, krijg je voor de afdruk alsnog de kans om deze op te geven.

10 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 9 Figuur 1.8: Overzicht contactpersonen per klas

11 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Toekennen en afdrukken van te behalen studiebewijzen Werkwijze Vermits de eindeschooljaarperiode een zeer drukke periode is, kennen de meeste scholen vooraf al aan elke leerling een studiebewijs toe. Dit wordt afgedrukt en ondertekend door de leerling (indien nodig), en nadien door de directie. Tijdens de deliberatieperiode wordt dan gekeken of de leerling het studiebewijs ook effectief behaalde. Meestal wordt dan via het programma Delibererende klassenraad, het studiebewijs terug afgenomen (verwijderd of gewijzigd) indien de leerling niet geslaagd zou zijn. Vakantietaken en bijkomende proeven worden meestal ook via de delibererende klassenraad behandeld. Om de studiebewijzen voorlopig en in groep toe te kennen, plaats je de werkdatum op het einde van het schooljaar (30/06) en open je het scherm Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen Figuur 1.9: Toekennen studiebewijzen kies de instelling kies een klas kies een studiebewijs

12 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 11 kies voor Aanmaken controleer (rechts in het scherm) of datum = 30/06/XXXX, reeks = 0, percent = 0 klik onderaan achtereenvolgens op Selectie alle, Toekennen, Verwerken bevestig de bewerking door op OK te klikken of te enteren maak nu de afdruk via de afdrukvoorbeeldknop, kies voor 2. Afdrukken toegekende attesten. Controleer via het afdrukvoorbeeld of de layout correct is, alvorens de studiebewijzen effectief op papier af te drukken. keer terug naar het tabblad Selectie herhaal deze stappen : vanaf de selectie van het studiebewijs voor klassen die een tweede studiebewijs moeten hebben of vanaf de selectie van de klas voor de volgende klassen Opmerkingen Deze gegevens van de studiebewijzen worden bewaard op de loopbaan van de leerling in het scherm studiebewijzen. Je kan het studiebewijs daar ook nog altijd, leerling per leerling, aanpassen/ verwijderen/ toevoegen/ afdrukken. Het afdrukken gebeurt onafhankelijk van de selectie. Met andere woorden, je moet de leerlingen niet selecteren om de studiebewijzen af te drukken. Wisa gaat enkel de toegekende studiebewijzen afdrukken van het type dat geselecteerd staat bij het veld Studiebewijs en voor de klas die ingevuld is in het veld Klas. Op deze manier kan je ze dus ook altijd herafdrukken. Door het stipje op verwijderen te plaatsen kan je op dezelfde manier toegekende studiebewijzen verwijderen. Voor klassen met meerdere studiebewijzen, een A-attest en getuigschrift bijvoorbeeld, heeft de volgorde waarin ze worden toegekend geen belang. Wanneer enkele pagina s mislukt zijn, kan je de afdruk als voorbeeld op het scherm vragen en enkel de pagina s herdrukken die mislukt zijn. Indien je een clausulering wil toevoegen aan een studiebewijs, kan je het type selecteren voor je het attest gaat toekennen. Voor je de attesten gaat Verwerken, kan je op het tabblad Details de clausulering kiezen per leerling. (Clausuleringen toevoegen kan ook via het programma van de delibererende klassenraad.) A-, B- en C-attesten zijn in de keuzelijst aangestipt als hoofdattest. Een leerling kan slechts één hoofdattest hebben per loopbaan. Om het A-attest te overschrijven, moet je het attest niet verwijderen. Dit wordt automatisch overschreven bij het toekennen van een B- of C-attest. Je kan meerdere leerlingen selecteren op dezelfde wijze als in windows. Met andere woorden, je selecteert de eerste leerling, daarna klik je op de volgende met tegelijkertijd de Ctrl-toets in te drukken. Ook kan je de eerste leerling selecteren en de laatste (gewenste) leerling aanklikken met de shift-toets ingedrukt.

13 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 12 Op het tabblad details kan je aan de gekozen leerlingen meteen clausuleringen toevoegen. (Clausuleringen toevoegen kan ook via het programma van de delibererende klassenraad.) Je kan hier ook via de knoppen (linkerkant van het scherm) naar de loopbaan van de betrokken leerlingen navigeren en eventueel vakantietaken / waarschuwingen toevoegen aan de loopbaaninfo. (Dit kan ook via het programma van de delibererende klassenraad.) OPGELET Een getuigschrift (vb. getuigschrift van de 1e graad) is geen hoofdattest en moet je nog wél verwijderen als het A-attest vervangen wordt door een C-attest. In het scherm kan je ook meteen na het toekennen de B- en C-attesten afdrukken voor de klas. Een leerling waarvoor de beslissing is uitgesteld, moet je al zijn studiebewijzen ontnemen. Deze leerling mag immers niet op de PV verschijnen.

14 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Delibererende klassenraad De studiebewijzen werden wellicht reeds voorlopig toegekend aan de leerlingen via Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen. Het programma van de delibererende klassenraad gebruik je dus tijdens de deliberaties. Dit programma geeft je de mogelijkheid om klas per klas, leerling per leerling, de resultaten te overlopen en indien nodig, het vooraf toegekende studiebewijs te verwijderen of te wijzigen. Van hieruit kan je eventuele vakantietaken en waarschuwingen meegeven. Vanuit dit programma kan je ook allerhande formulieren afdrukken : notulen, eindbeslissing, syntheseblad, brief aan de ouders,... Je vindt het programma van de delibererende klassenraad via Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Delibererende klassenraad. Je kan ook via Schoolware de deliberaties volgen. Je vindt dit onderdeel in Schoolware bij de Leerkrachtenmodule, Volgsysteem, Klassenraden Studiebewijzen Controleer via Voorkeuren - Administratie instellingen of het type van je school juist staat ingesteld. Op basis van deze instelling wordt hier meer of minder getoond. Er zijn verschillende situaties mogelijk tijdens de deliberaties: De leerling is geslaagd De leerling is niet geslaagd De beslissing wordt uitgesteld in hetzelfde schooljaar De beslissing wordt uitgesteld naar volgend schooljaar Leerling is geslaagd Indien de leerling geslaagd is, en vooraf reeds een voorlopig studiebewijs A werd toegekend, dan mag dit behouden blijven. Indien de leerling nu een B-attest moet krijgen, pas je dit hier aan. Je mag het A-attest verwijderen en een nieuw B-attest invoegen. Of je mag studiebewijs A aanpassen naar B. Je kan meerdere studiebewijzen toekennen aan 1 leerling: bv. Getuigschrift van de 1e graad, attest van regelmatige lesbijwoning,... Maar een leerling kan slechts 1 hoofdattest per loopbaan krijgen. Op basis van de besprekingen in de klassenraad, kan je nog informatie aanvullen.

15 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 14 Figuur 1.10: Delibererende klassenraad : Studiebewijzen Studiebewijs : het studiebewijs dat werd toegekend. Uitgereikt op : dit is meestal 30/06/jjjj. Reeks : indien de leerling van de eerste keer geslaagd is, is dit reeks 0. Indien de leerling meerdere studiebewijzen behaalt, moeten deze steeds in dezelfde reeks toegekend worden. Dit is belangrijk voor de afdruk van het proces-verbaal. Behaald : hier mag je het behaalde percentage ingeven. Type aanvulling : Voor een Oriënteringsattest B kan je de onderverdeling(en)/onderwijsvorm(en) waarvoor de leerling niet toegelaten wordt, invullen in het veld Clausulering. Bij het klikken op de knop Keuzelijst krijg je een overzicht van de reeds ingevoerde standaard clausuleringen (afhankelijk van het type van de clausulering). Zie hoofdstuk In het scherm Clausuleringen selecteren kan je één (of meerdere = Ctrl-toets + linkermuis) clausulering(en) selecteren. Als je meerdere clausuleringen selecteert, kan je een scheidingsteken ingeven dat geplaatst wordt tussen de gekozen clausuleringen. De eventueel geselecteerde clausuleringen kan je in het veld Clausulering nog aanpassen.

16 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 15 Figuur 1.11: Delibererende klassenraad : Clausuleringen Het vinkje Basisondw. NL taal duidt aan of er reeds een getuigschrift voor Basisonderwijs in NL onderwijs is toegekend voor die leerling. Commentaar : hier kan je eventuele commentaar van de klassenraad toevoegen. bv. het resultaat van een stemming. Advies : je kan hier per leerling een advies invullen. Als je op de knop Keuzes klikt, haal je de standaardteksten op van het type Klassenraad advies en kan je hieruit kiezen. De gekozen tekst kan je nog aanpassen. Je kan ook meerdere teksten kiezen. Deze worden dan achter elkaar geplaatst, met het gekozen scheidingsteken tussenin. Motivering : je kan hier per leerling een motivering invullen. Als je op de knop Keuzes klikt, haal je de standaardteksten op van het type Klassenraad motivering Leerling is niet geslaagd Een leerling die niet geslaagd is, krijgt meestal een C-attest. Via dit scherm verwijder of wijzig je het eventueel reeds toegekende studiebewijs. Een leerling mag meerdere studiebewijzen krijgen per loopbaan, bv. ook een attest van regelmatige lesbijwoning. Een leerling mag echter slechts 1 hoofdattest per loopbaan hebben. Studiebewijs : het studiebewijs dat werd toegekend. Uitgereikt op : dit is steeds 30/06/jjjj. Reeks : een leerling die onmiddellijk een C-attest krijgt, krijgt dit in reeks 0. Bij uitgestelde beslissingen kies je reeks 1 of eventueel zelfs reeks 2. Reeks 3 wordt gebruikt indien er een beroepscommissie was. Indien de leerling meerdere studiebewijzen behaalt, moeten deze steeds in dezelfde reeks toegekend worden. Dit is belangrijk voor de afdruk van het proces-verbaal. Behaald : hier mag je het behaalde percentage ingeven. Type aanvulling : dit is niet van toepassing bij een C-attest.

17 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 16 Commentaar: hier kan je eventuele commentaar van de klassenraad toevoegen. bv. het resultaat van een stemming. Advies : je kan hier per leerling een advies invullen. Als je op de knop Keuzes klikt, haal je de standaardteksten op van het type Klassenraad advies en kan je hieruit kiezen. De gekozen tekst kan je nog aanpassen. Je kan ook meerdere teksten kiezen. Deze worden dan achter elkaar geplaatst, met het gekozen scheidingsteken tussenin. Motivering : je kan hier per leerling een motivering invullen. Als je op de knop Keuzes klikt, haal je de standaardteksten op van het type Klassenraad motivering Uitgestelde beslissing Voor leerlingen met een uitgestelde beslissing, verwijder je ALLE toegekende studiebewijzen. Deze leerlingen mogen immers niet vermeld worden op het proces-verbaal in reeks 0. Pas als het resultaat van deze uitgestelde beslissing gekend is (augustus of september), ken je het desbetreffende studiebewijs alsnog toe, maar dan NIET in reeks 0 maar in reeks 1, 2 of 3. Vakantietaken en bijkomende proeven kan je toevoegen via het tabblad Loopbaaninfo, dat in volgend hoofdstuk wordt besproken Beslissing wordt uitgesteld naar volgend schooljaar Soms komt het voor dat de beslissing of een leerling geslaagd is of niet, wordt uitgesteld naar het volgende schooljaar. Als een leerling omwille van specifieke omstandigheden een achterstand heeft opgelopen, al of niet enkel voor bepaalde vakken, dan kan beslist worden om de leerling toch toe te laten tot het volgende leerjaar (in dezelfde graad!) en de beslissing op het einde van dat schooljaar te nemen. Deze situatie vergt een specifieke aanpak. Gedetailleerde uitleg hierover vind je op onze website in de handleiding Nieuwe studiebewijzen A UBT en C UBT Opmerkingen A-, B- en C-attesten zijn in de keuzelijst in de hoofdstructuur aangestipt als hoofdattest. Een leerling kan slechts één hoofdattest hebben per loopbaan. Vanuit dit tabblad Studiebewijzen kan je ook meteen na het toekennen het B- of C-attest afdrukken voor de leerling. Indien de leerling in eerste instantie een bijkomend getuigschrift behaalde in reeks 0, bv. GBB (getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer), maar geen A-attest in reeks 0, dan moet je bij het alsnog behalen van een A-attest in reeks 1, OOK het reeksnummer van GBB aanpassen naar 1. Alle behaalde studiebewijzen moeten in dezelfde reeks behaald worden. Dit is belangrijk voor de vermelding op het proces-verbaal. Een getuigschrift (vb. getuigschrift van de 1e graad) is geen hoofdattest en moet je manueel verwijderen als het A-attest vervangen wordt door een C-attest. De knop Modules 2e graad haalt de modules op die de leerling gevolgd heeft in de 2de graad waarvoor hij een deelcertificaat heeft behaald. Deze wordt opgelicht bij de attesten waar Modules is aangevinkt.

18 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Loopbaaninfo In het tabblad Loopbaaninfo kunnen de bijkomende proeven, vakantietaken, waarschuwingen,... met bijhorende commentaar ingevuld worden. Door het vermelden van de datum, het vak en/of de leraar kan je nadien verzamellijsten afdrukken over de bijkomende proeven, vakantietaken en waarschuwingen. Deze afdrukken kunnen gevonden worden in de bibliotheek onder Leerlingen - Evaluatie. Figuur 1.12: Delibererende klassenraad : Loopbaaninfo Type : Kies hier het type van de info. Er werden reeds standaard een aantal types voorzien, o.a. B (Bijkomende proef), V (Vakantietaak), W (Waarschuwing). Je kan zelf types toevoegen via de F7-knop (of via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Parameters (type= LBIT )). Denk er echter aan dat enkel de standaard voorziene types worden gebruikt in de standaard formulieren. Als je eigen types wil opnemen in die formulieren, zal je de formulieren moeten aanpassen. Commentaar : Geef indien gewenst extra commentaar in. Datum : Kies een datum. Ingericht vak/leraar : De ingerichte vakken worden ingegeven in Schoolstructuur - Organisatie en Studieaanbod - Ingerichte vakken. Indien je werkt met de module Personeel - Lesverdeling, en je gaf aan in de fiche van je instelling dat je deze informatie wenst te gebruiken in de delibererende klassenraad, dan worden in dit scherm enkel de Vak/Leraar combinaties uit de actieve lesverdeling getoond. Dit kan de keuze versnellen en vereenvoudigen omdat je enkel de combinaties ziet die van toepassing zijn op deze klas.

19 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 18 Figuur 1.13: Gebruik lesverdeling : Loopbaaninfo Figuur 1.14: Gebruik lesverdeling : Loopbaaninfo Advies : je kan hier per leerling een advies invullen. Als je op de knop Keuzes klikt, haal je de standaardteksten op van het type Klassenraad advies en kan je hieruit kiezen. De gekozen tekst kan je nog aanpassen. Je kan ook meerdere teksten kiezen. Deze worden dan achter elkaar geplaatst, met het gekozen scheidingsteken tussenin. Motivering : je kan hier per leerling een motivering invullen. Als je op de knop Keuzes klikt, haal je de standaardteksten op van het type Klassenraad motivering. De gegevens van de loopbaaninfo, kan je nadien ook terugvinden in de loopbaan van de leerling. Ga via Leerlingen - Steekkaarten, naar de desbetreffende loopbaan, dan naar de loopbaaninfo. Het advies en de motiveringen vind je terug onder Loopbaanmemo Loopbaaninfo vorig jaar In het tabblad Info vorig jaar kan je de loopbaaninfo van het vorige schooljaar zien. Je kan deze gegevens hier niet aanpassen, enkel raadplegen.

20 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Afdrukken In het overzichtscherm van de klassen en leerlingen per klas van de delibererende klassenraad is het mogelijk om een aantal afdrukken te maken. Figuur 1.15: Delibererende klassenraad : Afdrukmogelijkheden Figuur 1.16: Leerlingen per klas : Afdrukmogelijkheden De ingebrachte gegevens van de delibererende klassenraad kan je ook raadplegen bij de leerlingen. Deze gegevens bevinden zich bij de loopbaan van de leerling. Van hieruit kan je kiezen voor het onderdeel : Studiebewijzen voor de toegekende studiebewijzen. Loopbaaninfo voor de vakantietaken, bijkomende proef, waarschuwing,... Memo voor de klassenraad advies en motivering

21 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Handmatig invullen notulen Als je notities neemt op papier tijdens de klassenraad, kan je lege notulen afdrukken. Je vindt deze afdruk gekoppeld aan het overzichtscherm van de klassen, maar ook in de bibliotheek in de categorie Leerlingen - Evaluatie of in de categorie Leerlingen - per klas(groep) - één klas(groep)/ van klas tot klas. Er zijn twee versies van deze notulen, de ene haalt de ondertekenaars op uit de schoolstructuur, de andere vraagt de ondertekenaars als parameters op. Het aanvullen van de studieresulaten kan je ook doen via Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen. Hier kan je afhankelijk van het resultaat het A- attest vervangen door een B- of C-attest.

22 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Deliberatie modulair Voor leerlingen in het modulair onderwijs, is het mogelijk om de studiebewijzen individueel of in groep toekennen Individueel Ga naar Leerlingen - Steekkaarten - Loopbaan - Gevolgde modules. Vink onderaan in het scherm het vinkje Geslaagd aan voor de modules waarvoor de leerling geslaagd is. Bewaar de wijziging. Figuur 1.17: Geslaagd voor module Ga dan naar Leerlingen - Steekkaarten - Loopbaan - Studiebewijzen. Voeg manueel het studiebewijs toe voor de desbetreffende module(s) via het invoeg-icoontje. Bewaar de wijziging.

23 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 22 Figuur 1.18: Studiebewijs manueel toevoegen Via Afdrukken (of Afdrukvoorbeeld) kan je dan het studiebewijs afdrukken. Je kan de studiebewijzen ook individueel toekennen via Leerlingen - Steekkaarten - Modules. In dit scherm krijg je een overzicht van de opleidingen en modules die de leerling volgde of nu nog volgt.

24 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 23 Figuur 1.19: Overzicht modules Klik op de gewenste module-lijn en vervolgens op om een studiebewijs toe te kennen aan deze module. Kies het gewenste studiebewijs, vul de correcte toekenningsdatum in en klik OK. Figuur 1.20: Studiebewijs manueel toevoegen Individueel Door het vinkje Toon enkel modules van geselecteerde opleiding aan te vinken, krijg je enkel de modules te zien van de opleiding die je bovenaan in de grid aanklikt.

25 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 24 Figuur 1.21: Enkel modules van geselecteerde opleiding Via het icoontje verwijderen, kan je een studiebewijs terug weghalen. Afdrukken van het studiebewijs doe je (voorlopig nog) via Loopbaan - Studiebewijzen. Het programma controleert zelf of een leerling alle vereiste deelcertificaten (of vrijstelling) heeft behaald voor de modules van een gevolgde opleiding. Indien dit het geval is, wordt automatisch ook het certificaat toegekend. Merk op dat je enkel voor je eigen instelling de studiebewijzen kan bewerken In groep Je kan de studiebewijzen ook in groep toekennen, dus voor alle leerlingen in een welbepaalde opleiding en module. Je gaat hiervoor naar Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Deliberatie modulair.

26 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 25 Figuur 1.22: Overzicht Leerlingen Kies de opleiding en module waarvoor je studiebewijzen wil toekennen. Ook de datum van toekenning vul je correct in. Klik op Voorbereiden. Alle leerlingen die de module gevolgd hebben, en die hiervoor nog geen studiebewijs kregen, worden getoond in het overzicht. Via de filter op klas (onderaan het scherm), kan je eventueel de leerlingen klas per klas bekijken en behandelen. Vink de gewenste leerlingen aan en klik vervolgens op uitvoeren om de studiebewijzen toe te kennen en eventueel ook af te drukken.

27 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Afdruk Proces verbaal Proces verbaal Het proces verbaal kan je afdrukken via Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Afdruk proces verbaal. Figuur 1.23: Afdruk Proces verbaal, Ophalen gegevens Kies de juiste instelling. Vul ook de correcte datum in. Meestal is dit 30/06/yyyy. Kies een model van afdruk volgens de inrichting van uw school. Voltijds onderwijs, Deeltijds beroepsonderwijs, of Voltijds modulair onderwijs. Kies een groepering. Voor het voltijds onderwijs kan je kiezen uit groepering per administratieve groep, per klas, of per klasgroep. Voor het deeltijds onderwijs is de groepering beperkt tot groepering per school. Voor het modulair onderwijs is de groepering per studiegebied of per klas. Kies een reeksnummer. Meestal is dit reeks 0. Enkel bij afdruk proces verbaal van de uitgestelde beslissingen, kies je reeks 1 of eventueel zelfs reeks 2. Reeks 3 wordt gebruikt indien er een beroepscommissie was. Klik op Ophalen gegevens. Afhankelijk van je keuze, zullen de klassen, klasgroepen, administratieve groepen of studiegebieden getoond worden. Duid dan de gewenste onderdelen aan en klik op Voorbereiden. Het tabblad Voorbereiden afdruk wordt getoond.

28 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 27 Figuur 1.24: Afdruk Proces verbaal, Voorbereiden afdruk Via de knop Afdrukken of Afdrukvoorbeeld kan je het proces verbaal afdrukken. Indien je kiest om het proces verbaal af te drukken per klas, worden de ondertekenaars uit de schoolstructuur opgehaald. In alle andere gevallen moet je deze manueel intypen nadat je op voorbereiden geklikt hebt Herkansingen Het resultaat van extra klassenraden (na betwisting door ouders of na herkansingen) wordt achteraf aangevuld. Alle studiebewijzen die hieruit voortvloeien worden ingevoerd met reeks 1 voor de eerste bijkomende klassenraad (indien nodig ook een reeks 2). Bij het afdrukken van de PV wordt dan verwezen naar reeks 1, automatisch worden alleen de leerlingen vermeld die studiebewijzen hebben die in reeks 1 zijn uitgereikt. Het woord addendum wordt dan ook in de hoofding vermeld Opmerkingen Indien de leerlingen dubbel worden afgedrukt op het proces verbaal, controleer dan in Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen of de tekst sectie PV bij elk studiebewijs dat in die sectie moet afgedrukt worden, dezelfde is. vb. Oriënteringsattest A wordt in sectie 1 van het PV afgedrukt. Hier hoort een tekst bij nl. 1 de volgende leerlingen te beschouwen als geslaagd zonder enige clausulering. Voor elke leerling worden de studiebewijzen vermeld die hem/haar, eventueel rekening houdend met de genoten vorige studies, worden verleend : Ook het diploma van secundair onderwijs (DATKSO) hoort thuis in deze sectie (zie

29 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 28 rekenblad met instelbare eigenschappen studiebewijzen op onze website). Zorg ervoor dat bij DATKSO de tekst in het veld tekst sectie PV exact hetzelfde is als bij Oriënteringsattest A. Kopieer eventueel de inhoud van dit tekstveld van A naar DATKSO. Indien je zeker bent dat de teksten correct zijn, en de leerlingen verschijnen nog steeds dubbel op het PV, controleer dan de officiële tekst bij de vakkenpakketten. (Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten.) Als je 2 vakkenpakketten hebt die verwijzen naar éénzelfde administratieve groep, dan mag je de omschrijving zelf kiezen, maar de officiële tekst bij deze 2 vakkenpakketten moet dezelfde zijn. Figuur 1.25: Afdruk Proces verbaal, opmerkingen

30 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN Aanmaken telling uitgereikte studiebewijzen Studiebewijzen die uitgereikt worden aan de leerlingen zullen (vermoedelijk pas) vanaf schooljaar automatisch met Discimus verstuurd worden. Edisonzendingen voor studiebewijzen die tijdens het schooljaar worden toegekend, vervallen dus ook vanaf schooljaar Voor de studiebewijzen die toegekend worden op het einde van of tijdens schooljaar moet je alleszins nog wél een Edisonzending maken en versturen. Deze zending aanmaken, doe je via Leerlingen - Edison - Secundair onderwijs - Zending studiebewijzen. Figuur 1.26: Zending studiebewijzen,voorbereiden Kies de juiste school, hoofdstructuur, contactpersoon. Kies de locatie waar het zendingsbestand moet bewaard worden. (Deze kan je standaard opgeven bij Schoolstructuur - Instelling - Fiche - Onder het tabblad Ministerie/Edison in het veld Edison verzend). Kies bij Betreft voor Zending voor einde van schooljaar Kies het juiste SCHOOLjaar. Klik onderaan op de knop Doe controle. Dit is erg belangrijk omdat op dat moment de tellingsvelden voor de uitgereikte studiebewijzen nagekeken en eventueel aangepast worden in de loopbaan van de leerling (tabblad Telling Getuigschrift). Controleer dus eerst zeker voor elk type studiebewijs, of deze waarden correct staan in de schoolstructuur. (Keuzelijsten - Studiebewijzen - Tabblad Telling studiebewijzen )

31 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 30 We gaan er ook vanuit dat je de knop Doe controle pas gebruikt als alle studiebewijzen correct aan de loopbanen hangen. Leerlingen zonder een attest zijn leerlingen met nog geen beslissing. Vink dit aan indien je wenst dat deze leerlingen ook daadwerkelijk worden doorgestuurd met de waarde nog geen beslissing. Leerlingen dus waarvoor nog geen studiebewijs kon worden toegekend omwille van een uitgestelde beslissing. Als je dit vinkje niet aanvinkt en je klikt op de knop Doe controle, dan worden leerlingen die geen studiebewijs kregen, doorgestuurd met de waarde Niet geslaagd. Klik op de knop Voorbereiden. Hierdoor zal een scherm getoond worden met de leerlingen en het aantal waarvoor je de telling gaat aanmaken. Figuur 1.27: Zending studiebewijzen, opgenomen leerlingen Klik op de knop Aanmaken. Afhankelijk van het resultaat krijg je nu een boodschap of de telling gemaakt is of niet. Klik hier OK om verder te gaan. Het resultaatscherm wordt getoond. Fouten zijn herkenbaar door het stopbord vooraan. Klik op de knop Volgende fout, en het programma positioneert zich op de eerstvolgende leerling waar een fout voor werd gevonden. Je kan van hieruit meteen doorklikken naar de loopbaan van de betrokken leerling en de gegevens nakijken/aanpassen. Waarschuwingen zijn herkenbaar door het vraagteken vooraan, deze verhinderen het versturen van de zending niet.

32 HOOFDSTUK 1. EINDE SCHOOLJAAR: TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 31 De inhoud van de zending is afdrukbaar via de afdruk(voorbeeld)knop. Als de zending zonder fouten werd aangemaakt, vind je het zendingsbestand terug in de map die je op het eerste scherm hebt gekozen. Je moet dit bestand zelf nog naar Edison versturen via de Webedison-toepassing. In september, nadat de uitgestelde beslissingen gewijzigd zijn naar een attest, moet je in overleg met de verificateur terug een telling aanmaken. Druk hiervoor terug op de Doe controle -knop. Deze zending heeft eveneens geldigheidsdatum 30/06 en bevat ook de leerlingen die reeds in juni in de zending werden opgenomen. De mogelijke foutmeldingen kunnen zeer divers zijn. Een schematisch overzicht van de mogelijke combinaties oriënteringsattesten en studiebewijzen in het secundair onderwijs, vind je in hoofdstuk VI van de technische brochure van het departement: tb sec SB versie20161.doc op lerenden.htm Maar je mag bij problemen natuurlijk ook steeds de helpdesk contacteren.

33 2 Uitschrijven schoolverlaters Uitschrijven schoolverlaters op het einde van het schooljaar, moet niet verplicht al gebeuren einde juni. Niet uitgeschreven leerlingen komen straks vanzelf bovendrijven. Deze komen in het begin van volgend schooljaar bovenaan in het scherm Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling te staan als je sorteert op klas. Dit komt omdat deze leerlingen nog niet gekoppeld werden aan een nieuwe klas. Deze leerlingen kunnen op drie verschillende manieren uitgeschreven worden: Via Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Uitschrijvingen in groep Dit scherm heeft slechts één doel : leerlingen uitschrijven op het einde van het schooljaar. Je kiest een klas Je selecteert de leerlingen die je wil uitschrijven Via de knop Selectie Alles Of via de Ctrl-shift toets Je klikt achtereenvolgens op uitschrijven en verwerken. Figuur 2.1: Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Uitschrijven in groep 32

34 HOOFDSTUK 2. UITSCHRIJVEN SCHOOLVERLATERS 33 Via Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerlingen jaaroverdracht tussen instellingen Hier wordt aan de leerlingen een nieuwe klas toegekend in een andere instelling. Op dat moment kan je de leerlingen automatisch laten uitschrijven in de school waar ze vandaan komen. Als je het vinkje Bij verwerken waardes op tabblad telling loopbaan overnemen aanvinkt, dan worden gegevens zoals bv. levensbeschouwing, mee overgenomen naar de nieuwe loopbaan in de nieuwe instelling. Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaaroverdracht tussen in- Figuur 2.2: stellingen Manueel op de leerlingsteekkaart, leerling per leerling. Via Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling, zoek je de uit te schrijven leerling. Ga naar de In-uitschrijvingen van deze leerling. Op het tabblad uitschrijving klik je op de knop Uitschrijven

35 HOOFDSTUK 2. UITSCHRIJVEN SCHOOLVERLATERS 34 Figuur 2.3: Leerling - In-uitschrijvingen - Uitschrijving Een scherm wordt getoond waar je bijkomende informatie dient op te geven aangaande de uitschrijving. Figuur 2.4: Leerling - In-uitschrijvingen - Uitschrijving Op het einde van het schooljaar is de uitschrijfdatum altijd 30/06/yyyy. Reden van uitschrijving en situatie erna mag je opvullen met E (Eigen initiatief) en 10 (geen info) of 12 (Verandering naar Nederlandstalige school). Deze waarden zijn enkel belangrijk bij een vroegtijdige uitschrijving tijdens het schooljaar. Bij uitschrijving op 30/06/yyyy worden deze waarden niet meegestuurd naar Discimus.

36 3 Begin schooljaar 3.1 Inschrijvingen vooraf Technisch gezien kan je op elk moment nieuwe leerlingen inschrijven voor volgend schooljaar. In principe hoef je hiervoor geen voorbereidend werk te doen. Je kan deze nieuwe leerlingen bij de inschrijving dan wel nog niet meteen in een klas of studierichting plaatsen. Je zal dit dan achteraf nog moeten doen via de hulpprogramma s Leerlingen - Hulpschermen - Inschrijvingen/loopbanen - Leerlingen toewijzen aan vakkenpakket of Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Leerlingen in klas plaatsen. Indien je gebruik wil maken van het inschrijvingsregister, moet je wél een aantal voorbereidingen treffen. Hiervoor verwijzen we je naar de aparte handleiding Inschrijvingsregister secundair onderwijs op onze website handleidingen. Om leerlingen in te schrijven, maak je ALTIJD gebruik van de inschrijfwizard. Hoe je de inschrijfwizard gebruikt, staat gedetailleerd beschreven in de aparte handleiding Inschrijfwizard (basisonderwijs en secundair onderwijs) op onze website www. wisa. be/ index. php/ wisa-ondersteuning/ handleidingen. 3.2 Voorbereiden schoolstructuur Vooraf Als je leerlingen een nieuwe klas wil geven voor volgend schooljaar, moet je eerst deze klassen aanmaken. Dit gebeurt via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod. 35

37 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 36 Dit is het ideale moment om orde op zaken te zetten in de structuur van je klassen en vakkenpakketten. Maak niet onnodig extra vakkenpakketten of klassen aan, waar later misschien geen leerlingen in terecht komen. Meestal is het voldoende om 1 vakkenpakket per studierichting te gebruiken. Gebruik bij het aanmaken van vakkenpakketten en klassen steeds duidelijke omschrijvingen, codes en afkortingen. Dit maakt het voor andere gebruikers nadien veel eenvoudiger om de structuur te begrijpen Klassen overdragen De meeste klassen zal je wellicht opnieuw inrichten, net als het schooljaar ervoor. Om deze klassen opnieuw op te nemen kan je gebruik maken van het hulpprogramma Schoolstructuur - Hulpschermen - Overdracht klassen/klasgroepen. De bijhorende vakkenpakketten zullen ook overgenomen worden, de klascontactpersonen niet. Dit hulpprogramma gaat eigenlijk als het ware de klasnamen kopiëren van een vorig schooljaar naar een volgend schooljaar. Figuur 3.1: Schoolstructuur - Hulpschermen - Overdracht klassen/klasgroepen Kies bij Van jaar het huidige schooljaar, bij Naar jaar, kies je volgend schooljaar. Duid de klassen aan die je wil meenemen naar het nieuwe schooljaar, en klik op Verwerken Nieuwe klas/vakkenpakket toevoegen Soms heb je toch nog enkele nieuwe klassen en bijhorende leerjaren (vakkenpakketten) nodig. Dan stel je eerst de werkdatum in op een datum in het volgend schooljaar. Meestal wordt hiervoor 1 september genomen.

38 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 37 Dit is belangrijk opdat je qua structuur in de periode van het NIEUWE schooljaar zou werken. Kijk ook even via Voorkeuren - Administratie instellingen na of Type school ingesteld staat op Secundaire school. Figuur 3.2: Voorkeuren - Administratie instellingen Ga dan naar Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten. Indien alle administratieve groepen reeds voorzien zijn, hoef je geen vakkenpakketten te wijzigen of toe te voegen. Kijk na of er geen overbodige vakkenpakketten zijn, en of de resterende een duidelijke code en omschrijving hebben. Het is nu het ideale tijdstip om dit in orde te maken.

39 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 38 Figuur 3.3: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten Je moet minstens per administratieve groep die je inricht, 1 vakkenpakket hebben. Het mogen er ook meer zijn om bepaalde opties in de verschillende vakkenpakketten te zien. Dit kan interessant zijn omdat je dan de leerlingen bij de inschrijving ook in een vakkenpakket kan plaatsen en nog niet in een klas. Dit levert dan op elk moment een zicht op de reeds ingeschreven leerlingen per vakkenpakket. De lijsten die je hiervan afdrukt zijn mogelijk interessant om de klassen te verdelen. Gebruik duidelijke omschrijvingen, codes en afkortingen. Dit maakt het voor andere gebruikers eenvoudiger om de structuur te begrijpen. Het is overbodig om per klas een vakkenpakket te maken. Als je bv. 2 klassen in het eerste jaar Latijn zou hebben, maak dan slechts 1 vakkenpakket en baseer hierop de 2 klassen. Schooljaar : kies hier het juiste schooljaar. Adm. groep : kies steeds de correcte overeenkomstige administratieve groep. Dit is de administratieve groep die later bij de leerling in de loopbaan terechtkomt en naar Discimus gestuurd wordt. Zodra je de administratieve groep geselecteerd hebt, wordt de officiële omschrijving voorgesteld in de velden officiële tekst en omschrijving. Code : kies een betekenisvolle code. Bijvoorbeeld voor het eerste leerjaar A, met optie Latijn verwerk je deze informatie in de code: bv. code 1ALAT. Dit is een code die enkel binnen de school wordt gebruikt en dus bv. niet naar het departement gestuurd wordt. Binnen de instelling en binnen één schooljaar kan elke code slechts éénmaal gebruikt worden.

40 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 39 Officiële tekst : dit is de tekst die op alle officiële documenten zal verschijnen. Bijvoorbeeld op de PV s, de studiebewijzen, notulen,... Omschrijving : kies hier een betekenisvolle omschrijving. Deze omschrijving is bestemd om binnen de school te gebruiken. Bij het toevoegen van een nieuw vakkenpakket wordt deze automatisch ingevuld met de officiële omschrijving van de administratieve groep. Je mag deze omschrijving aanpassen als je dit wenst. Afkorting : deze afkorting wordt door het programma gebruikt om automatisch de waarde samen te stellen die op het stamboekregister zal worden afgedrukt. Zie ook beschrijving Afk. stamboek. Onderwijsvorm, Graad, Leerjaar, Leerj. in graad: deze waarden worden automatisch opgevuld vanuit de officiële administratieve groep die je hebt gekozen. Deze waarden zijn niet aanpasbaar. Ze worden overgenomen in de loopbaan van de leerlingen zodra deze leerlingen in een klas/vakkenpakket geplaatst worden. Afk. stamboek : deze waarde wordt (verplicht) vermeld op de afdruk van het stamboekregister. Indien je dit veld leegmaakt, zal de overeenkomstige kolom in het stamboekregister ook leeg zijn. Het programma stelt zelf een waarde voor: dit is de combinatie van onderwijsvorm, graad en leerjaar en afkorting. vb. een vakkenpakket 1e gr bvlj Hout - Metaal, 1e graad, veld afkorting HTME krijgt automatisch als afkorting voor het stamboekregister -/1/BVL/HTME. Figuur 3.4: Vermelding afkorting stamboek in het stamboekregister Max. leerlingen : het maximum aantal leerlingen binnen dit vakkenpakket. Dit is een louter informatief veld. Tenslotte vul je bij het tabblad Taalvakken, voor alle vakkenpakketten de gegeven taalvakken nog in.

41 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 40 Figuur 3.5: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten Nadien kan je via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen, de nieuwe klas toevoegen en koppelen aan het juiste vakkenpakket.

42 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 41 Figuur 3.6: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen Wanneer je merkt dat een klas die je tóch had aangemaakt, niet (meer) in deze lijst voorkomt, kijk dan even bij Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - KlasGROEPEN, en sorteer op de kolom Klas. Waarschijnlijk heeft de ontbrekende klas geen klasgroep meer met de code 00. Dit is een vaak voorkomend probleem. Je zal de code van de klasgroep 00 misschien hebben aangepast naar een andere, eigen code. Je mag uiteraard je eigen klasgroepcodes blijven gebruiken, maar intern heeft Wisad echter ook steeds een klasgroep nodig met code 00. Dit mag zelfs een lege groep zijn, er hoeven geen leerlingen in geplaatst te worden. Maak via dit scherm voor de ontbrekende klas een extra klasgroep bij met klasgroepcode 00 en de klas verschijnt terug in het overzicht van de klassen.

43 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 42 Figuur 3.7: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klasgroepen Vakken Als je met de rapportenmodule of de module Personeel - lesverdeling wenst te werken, is het belangrijk dat je ook vakken koppelt aan een vakkenpakket. Kijk eerst de lijst na van alle ingerichte vakken via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Ingerichte vakken. Controleer of alle vakken die je wil inrichten in het nieuwe schooljaar, aanwezig zijn in deze lijst. Zie ook hoofdstuk 1. Op het einde van vorig schooljaar heb je deze lijst wellicht al gecontroleerd in het kader van bijkomende proeven en vakantietaken. Figuur 3.8: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Ingerichte vakken

44 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 43 Zodra deze lijst compleet is, kan je eventueel nog vakkengroepen maken. Je kan veel tijd en repetitief werk besparen als je op voorhand deze vakkengroepen aanmaakt (Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkengroepen). Een vakkengroep is een aantal vakken die je groepeert tot één logische groep, bijvoorbeeld de groep Alg. vakken 1e jaar = het geheel van alle algemene vakken die elke studierichting in het 1e jaar heeft. Zo kan je al deze vakken tegelijk (met de knop uit vakkengroepen ) toevoegen in een vakkenpakket. Ga naar Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten en voeg per vakkenpakket de gewenste vakken toe. Eventueel startend op basis van vakkengroepen, nadien verder aanvullend via de lijst van ingerichte vakken ( bij vak). Figuur 3.9: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakket - Vakken

45 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 44 Figuur 3.10: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakket - Vakken Contactpersonen Je wenst bijvoorbeeld dat de naam van de klastitularis mee wordt afgedrukt op de (meeste) klaslijsten die standaard in de formulierenbibliotheek voorzien zijn. Dit kan je bekomen door contactpersonen te koppelen aan de klas. Je doet dit via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen - Contactpersonen. Figuur 3.11: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen - Contactpersonen Klik op invoegen om een contactpersoon toe te voegen.

46 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 45 Klik op het vergrootglasje bij personeelslid, en kies de juiste persoon in het overzicht. Kies het type contactpersoon. Als het gaat om de titularis, kies je hier voor type TITU. Bewaar via het disketje. Je kan meerdere contactpersonen aan een klas koppelen. Best is echter om slechts 1 titularis toe te wijzen. Indien een 2e titularis nodig is, kan je voor de 2e persoon kiezen voor type HTIT.

47 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR Leerlingen in klas plaatsen Je hebt nu de structuur van de klassen voorbereid en nagekeken, maar hiermee werden nog geen leerlingen mee overgedragen naar volgend schooljaar. Dit kan je doen via werkwijzen die hier verder besproken worden Leerlingen die reeds in de school zaten het voorafgaand schooljaar. Deze leerlingen plaats je in hun klas via het hulpprogramma Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerlingen jaaroverdracht. In dit venster kies je links een oude klas en rechts een nieuwe klas. Je selecteert de leerling(en) door te klikken op Selectie alles of eventueel de leerlingen aan-/uitvinken die je niet nodig hebt. Daarna klik je op Plaats in klas en kan je het resultaat nakijken in het achterliggend tabblad Extra. Je kan van meerdere oude klassen naar één nieuwe klas plaatsen of omgekeerd. Pas als je op de knop Verwerken klikt, worden de acties die op het tabblad Extra staan uitgevoerd en worden de loopbanen aangemaakt. Met andere woorden, bij eventuele fout(en) kan je op het tabblad Extra de foute acties verwijderen. Je kan ook altijd een foute situatie, na het klikken op de knop Verwerken, terug verbeteren door de betreffende leerling(en) opnieuw in een klas te plaatsen. Als de nieuwe loopbaan op dezelfde datum begint (01/09/XXXX) zal de vorige, foute loopbaan overschreven worden. Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaarover- Figuur 3.12: dracht Behouden vorig vakkenpakket. Als je dit vinkje aanzet, behouden de leerlingen het vakkenpakket van het vorige schooljaar. Deze optie is enkel beschikbaar voor het bijzonder lager onderwijs (hoofdstructuur 221). In het blo zitten leerlingen in een klas, met een bepaald type (Adm.groep). Leerlingen veranderen zelden van Type, maar wel van klas.

48 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR Leerlingen die overkomen uit andere scholen die ook in de databank beheerd worden. Deze werkwijze mag je NIET gebruiken als je werkt met het inschrijvingsregister, tenzij je met een campusregister werkt. Elke leerling moet immers zijn eigen inschrijfmoment krijgen, en dat kan niet op een globale manier. Je moet deze leerlingen inschrijven via de inschrijfwizard (kiezen voor bestaande leerling). Als je niet met het digitale inschrijvingsregister werkt, kan je deze leerlingen in hun klas plaatsen via het hulpprogramma Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaaroverdracht tussen instellingen. De werkwijze is nagenoeg dezelfde als de vorige methode. Enkel zal je nu links de oude klas moeten kiezen uit de instelling waar de leerling van komt en rechts de nieuwe klas uit de instelling waar de leerling naar toe gaat. Bij het verwerken worden de leerlingen uitgeschreven in hun oude school en ingeschreven in hun nieuwe school. Deze leerlingen worden altijd uitgeschreven op 30/06/XXXX ook al staat de werkdatum op een andere dag. Er wordt ook een loopbaan in hun nieuwe school toegevoegd bij de selecteerde leerlingen. Ook als de leerlingen reeds zouden uitgeschreven zijn door de school waar ze vandaag komen, kan je dit scherm nog gebruiken. Figuur 3.13: Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaaroverdracht tussen instellingen

49 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 48 Leerlingen die je op deze manier hebt ingeschreven, krijgen niet automatisch een stamboeknummer toegekend, en worden niet automatisch naar Discimus verstuurd. Hiervoor zal je nog het programma Leerlingen - Stamboekregisters - Toekennen stamboeknummers moeten uitvoeren. Hoe dit werkt, wordt verder in deze handleiding besproken.

50 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR Verdeling uit virtuele instelling. Scholen die binnen met meerdere instellingsnummers in één databank werken, schrijven soms leerlingen in in één (virtuele) instelling en verdelen deze later over de andere instellingen. Hoe dit in zijn werk gaat, kan je lezen in de aparte handleiding Virtuele instelling die je vindt op onze website Leerlngen die je vanuit een virtuele instelling inschrijft, krijgen ook niet automatisch een stamboeknummer toegekend, en worden niet automatisch naar Discimus verstuurd. Hiervoor zal je nog het programma Leerlingen - Stamboekregisters - Toekennen stamboeknummers moeten uitvoeren. Hoe dit werkt, wordt verder in deze handleiding besproken.

51 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR Nieuwe leerlingen Om nieuwe leerlingen in te schrijven, maak je ALTIJD gebruik van de inschrijfwizard. (Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Inschrijvingen wizard.) Hoe je de inschrijfwizard gebruikt, staat gedetailleerd beschreven in een aparte handleiding Inschrijfwizard (basisonderwijs en secundair onderwijs) op onze website http: // Leerlingen die je al wel had ingeschreven, maar nog geen definitieve klas had toegewezen, plaats je in hun klas via het hulpprogramma Inschrijvingen/loopbanen - Leerlingen in klas plaatsen. Je kiest links voor de leerlingen en rechtsboven een klas. Via de knop Plaats in klas wordt deze actie toegevoegd op het tabblad Extra. Je kan meerdere acties aanmaken of verwijderen (bij eventuele fouten) vooraleer je kiest voor de knop Verwerken. Eenmaal hierop geklikt, zullen de loopbanen aangemaakt worden voor deze leerlingen. Indien gewenst kan je meerdere leerlingen selecteren door middel van de Ctrl-toets ingedrukt te houden bij het aanklikken van de leerlingen of de eerste leerling te selecteren en daarna de shift-toets ingedrukt te houden bij selecteren van de laatste leerling. Figuur 3.14: klas plaatsen Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Leerlingen in Aandachtspunten OPGEPAST : In dit scherm is het belangrijk om de juiste datum te kiezen. Dit is de datum waarop de nieuwe loopbanen zullen starten. Voor het begin van het schooljaar moet dit altijd 01/09/XXXX zijn. Als de leerling al een loopbaan zou hebben die start op 01/09/XXXX, en je plaatst de leerling in een klas met het datumveld ingesteld op bv. 02/09/XXXX, dan zal de leerling een EXTRA loopbaan krijgen die start op 02/09/XXXX.

52 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 51 Bestaande loopbanen na deze datum verwijderen: loopbanen die je verkeerdelijk zou hebben aangemaakt zoals bv. hierboven beschreven, kan je terug verwijderen door dit vinkje aan te zetten. Als je de leerlingen vooraf reeds in een vakkenpakket had geplaatst is dit een interessante kolom om op te sorteren (linkerkant in het scherm). De leerlingen van hetzelfde vakkenpakket staan dan bij elkaar. Behouden vorig vakkenpakket: als je dit vinkje aanzet, behouden de leerlingen het vakkenpakket van het vorige schooljaar. Deze optie is vooral interessant voor het bijzonder lager onderwijs (hoofdstructuur 221), maar wordt uitzonderlijk ook wel eens gebruikt in het experimenteel modulair onderwijs. Daar wordt niet altijd voor elk vakkenpakket een bijhorende klasgroep gemaakt, omdat het er anders te veel zouden worden. Als je sorteert op klas, zie je onmiddellijk welke leerlingen reeds een klas hebben, en welke niet. Fouten kan je verbeteren door de leerling opnieuw in een klas te plaatsen. De bestaande loopbaan wordt immers overschreven indien de begindatum dezelfde is.

53 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR Toekennen stamboeknummers Sinds de invoering van Discimus gebeurt het toekennen van stamboeknummers automatisch. Tenminste als je hier in de inschrijfwizard voor kiest door het vinkje Administratief OK voor Discimus aan te vinken in de stap waar je de klas kiest. Indien er toch leerlingen zouden zijn zonder stamboeknummer, kan je deze eenvoudig toekennen via het programma Leerlingen - Stamboekregisters - Toekennen stamboeknummers. Dit programma wordt ook gebruikt om leerlingen op te sporen die nog niet naar Discimus verstuurd werden. Het haalt ook steeds de leerlingen op waarvan de datum Administratief OK voor Discimus nog leeg is. Het kan dus zijn dat hier leerlingen getoond worden die wel al een stamboeknummer hebben, maar die nog niet naar Discimus verstuurd werden. Figuur 3.15: Stamboeknummers toekennen Je kan hier 2 keuzes maken: Inschrijvingen met toekomstige inschrijfdatum: Dit selecteer je bijvoorbeeld indien je half augustus de leerlingen die reeds ingeschreven zijn in het nieuwe schooljaar, wil melden via Discimus. De datum Administratief OK voor Discimus zal in dit geval ingevuld worden met de huidige systeemdatum. Indien de leerling nog geen stamboeknummer heeft, zal deze ook toegekend worden als je op de knop Toekennen klikt. Inschrijvingen met verstreken inschrijfdatum: deze keuze maak je om de leerlingen met een inschrijvingsdatum die reeds verstreken is, en die nog geen stamboeknummer en/of Administratief OK voor Discimus hebben, op te halen. De datum Administratief OK voor Discimus zal ingevuld worden met de datum van inschrijving. Nadat je een keuze gemaakt hebt en op ophalen geklikt hebt, krijg je een overzicht van leerlingen waarvoor de stamboeknummer en/of datum Administratief OK voor Discimus

54 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 53 nog niet ingevuld is. Ook leerlingen die al een stamboeknummer hadden in je instelling kunnen dus voorkomen in dit overzicht. Het stamboeknummer zal dan getoond worden in je overzicht. De leerling zal dit nummer ook behouden maar de datum Administratief OK voor Discimus moet nog wel ingevuld worden omdat de leerling anders niet gekend zal zijn in het Discimus systeem. Bij Acties zal je ter informatie ook kunnen zien dat enkel de datum Administratief OK voor Discimus ingevuld zal worden. Figuur 3.16: Stamboeknummers toekennen Selecteer de leerlingen waarvan je de datum Administratief OK voor Discimus wil invullen en/of een stamboeknummer wil toekennen. Klik op toekennen. Voor leerlingen die nog geen stamboeknummer hadden, zal je het nieuwe stamboeknummer nu kunnen zien. Bij Acties wordt informatief getoond wat er voor de inschrijving uitgevoerd is. Voor alle leerlingen die je had aangevinkt, zal nu automatisch alles (persoonsgegevens van de leerling, inschrijving en loopbanen) gemeld worden via Discimus.

55 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR 54 Figuur 3.17: Stamboeknummers toekennen Het is heel belangrijk dat je achteraf geen stamboeknummers van leerlingen meer gaat wijzigen! Dit om problemen in de Discimuscommunicatie te vermijden. De stamboeknummers worden door het programma AUTOMATISCH correct toegekend op basis van instelling en schooljaar van inschrijving. Dit dient NIET meer in alfabetische volgorde te gebeuren zoals vroeger het geval was. Ondervind je toch ergens een probleem met het stamboeknummer, neem dan contact op met onze helpdesk (016/ )

56 HOOFDSTUK 3. BEGIN SCHOOLJAAR Toekennen klasnummers Voor de werking van deze stap verwijzen we je graag door naar de handleiding Leerlingen die je kan terugvinden op onze website handleidingen. 3.6 Eventueel toekennen van individuele leerlingfoto s. Voor de werking van deze stap verwijzen we je graag door naar de handleiding Werken met foto s die je kan terugvinden op onze website wisa-ondersteuning/handleidingen.

57 4 Voorbereidingen ingave afwezigheden 4.1 Kalenders Een kalender maken Een kalender bevat alle woensdagnamiddagen, vakanties, pedagogische studiedagen, enz. voor het schooljaar. Het is noodzakelijk om bij de start van het schooljaar zo n kalender in Wisa aan te maken. Deze kalender wordt immers als basis gebruikt voor het samenstellen van de aanwezigheidsregisters en het doorsturen van de afwezigheden naar Discimus. Ook voor Schoolware is het belangrijk dat de kalenders gedefinieerd zijn. Vooraleer je een kalender gaat aanmaken of aanpassen, zorg er dan voor dat de werkdatum ingesteld staat op een datum in het schooljaar waarvoor je de kalender wil bewerken. Je kan de kalenders beheren via Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders. Figuur 4.1: Voeg een nieuwe kalender toe via Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders invoeg-icoontje. 56

58 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 57 Kies een duidelijke code en omschrijving. Bewaar via het disketje bovenaan. Dan ga je via het menu naar Details of je klikt je dubbel op de kalender om verdere aanpassingen in de kalender te doen. Je gaat eerst via het tabblad Periodisch, de woensdagnamiddagen opvullen. Woensdagnamiddagen opvullen doe je dus NIET via tabblad Details. Figuur 4.2: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders- tabblad Periodisch Via dit tabblad kan je snel steeds weerkerende afwezigheden ingeven. Zoals woensdagnamiddag. In de meeste scholen is woensdagnamiddag steeds een vrije namiddag tijdens het ganse schooljaar. De geldigheid loopt van 1 september tot 31 augustus. Telkens van woensdagnamiddag tot woensdagnamiddag. Je gebruikt code VA. Bewaar via het disketje links bovenaan. Weekends hoef je niet in te geven. Dit gebeurt automatisch. De andere vrije dagen vul je aan via het tabblad Details.

59 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 58 Figuur 4.3: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders- tabblad Detail Je zal zien dat de officiële schoolvakanties reeds standaard werden toegevoegd. Kijk toch nog even na of deze correct zijn. Je kan hier de overige vakantiedagen, pedagogische studiedagen,... toevoegen. Toevoegen of wijzigen van vakantiedagen kan ook via het tabblad Kalender.

60 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 59 Figuur 4.4: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders- tabblad Kalender Toevoegen of wijzigen doe je door één of meerdere dagdelen te selecteren en met het snelmenu(rechtermuisknop klikken) een code toe te kennen. Weekends hoef je dus niet in te geven. Dit gebeurt automatisch. Ook de lesdagen geef je niet expliciet in. Een blanko vakje, wordt beschouwd als een lesdag Een kalender toekennen aan klassen Na het definiëren van een kalender koppel je deze aan de klassen. Dit doe je in het scherm Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders - Toekennen aan klas. Je kan de kalenders pas toekennen aan de klassen vanaf 20 augustus. Afwezigheden voor het volgende schooljaar (pedagogische studiedagen, vakantiedagen) mogen immers nog niet naar Discimus gestuurd worden vooraleer de beheersperiode van het desbetreffende schooljaar geopend is bij Discimus.

61 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 60 Figuur 4.5: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders - Toekennen aan klas Selecteer het schooljaar Selecteer de klas(sen) Selecteer rechts de kalender welke je wenst toe te kennen aan deze klassen. Klik tot slot op de knop Toekennen. Heb je per vergissing de verkeerde kalender aan een klas gekoppeld? Herhaal gewoon bovenstaande stappen en kies de juiste kalender. De vorige kalender wordt losgekoppeld en de nieuwe wordt toegekend Extra kalenders aanmaken Verschillende vakantiedagen De meeste scholen werken met 1 kalender vermits de vakantiedagen meestal gelijk zijn voor alle klassen van de school. Als er toch een verschil is in vakantiedagen tussen bv. de eerste graad en de hogere graadklassen, moet je aparte kalenders maken. Je kan vertrekken van de basiskalender en deze overnemen naar de extra kalender. Je kan ook vertrekken van een kalender in een andere instelling.

62 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 61 Figuur 4.6: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders Selecteer de kalender van waaruit je zal vertrekken Gebruik de knop Overnemen en voer de kenmerken van de nieuwe kalender in. Klik OK om te bewaren. Nadien doe je de specifieke wijzigingen aan deze kalender via dubbel klik op de kalender, of via menu Details Extra-muros-activiteiten Een extra kalender kan ook nodig zijn als je voor bepaalde klassen extra-muros-activiteiten moet vermelden op het aanwezigheidsregister. Via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Beheer Afwezigheidscodes, voeg je een extra afwezigheidscode toe waarnaar je in het register naar wil verwijzen. Bijvoorbeeld de code SR om aan te kunnen duiden dat de 6e-jaars een studiereis maken tijdens het schooljaar.

63 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 62 Figuur 4.7: Beheer afwezigheidscodes De Edison- en Discimuscode laat je blanko. Het vinkje Kalender en Verificatieregister vink je aan. Maak dan een extra kalender aan, eventueel vertrekkende van een basiskalender, en geef op de gewenste dag(en) de specifieke afwezigheidscode in. Doe dit dag per dag. Dus niet in 1 aaneengesloten periode. Figuur 4.8: Kalender Studiereis

64 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDINGEN INGAVE AFWEZIGHEDEN 63 Koppel de kalender aan de juiste klas. Als je later het verificatieregister aanmaakt voor deze klas, ziet dit eruit als volgt: Figuur 4.9: Verificatieregister

65 5 Voorbereidingen Schoolware Schoolware is een online toepassing waarmee de leerkrachten oa de afwezigheden en rapportpunten van hun leerlingen kunnen beheren. Opdat deze leerkrachten met Schoolware zouden kunnen werken, zijn er een aantal stappen die je telkens in het begin van het schooljaar moet doorlopen. Het aanmaken en toewijzen van kalenders is hier een belangrijk onderdeel in. Dit werd reeds in een vorig hoofdstuk besproken. 5.1 Personeel De beheerder van de databank zorgt ervoor dat per leerkracht een gebruiker aangemaakt wordt, en dat deze gekoppeld wordt aan zijn personeelsfiche. Deze gebruiker moet de juiste rechten krijgen, via door de beheerder vastgelegde profielen. Dit moet éénmalig gebeuren per personeelslid dat toegang moet krijgen tot Schoolware. Dus niet elke keer bij begin van het schooljaar. Hoe de beheerder deze instellingen kan doen, vind je in de aparte handleiding Configuratie Website op onze website handleidingen. Best kan wel bij begin van het schooljaar nagekeken worden of het personeelslid nog een geldige login heeft. Je doet dit via Personeel - Steekkaarten - Alle personeelsleden - Login informatie. Figuur 5.1: Login informatie Het personeelslid moet ook een geldig dienstverband hebben. 64

66 HOOFDSTUK 5. VOORBEREIDINGEN SCHOOLWARE 65 Dit controleer je via Personeel - Steekkaarten - Alle personeelsleden - Dienstverband. Figuur 5.2: Dienstverband Klassen toewijzen Elk personeelslid dat via Schoolware leerlingen gaat opvolgen (afwezigheden, rapporten,...), moet als gebruiker één of meerdere klassen of klasgroepen toegewezen krijgen. Zodra een personeelslid gekoppeld is aan een gebruikersnaam, kan je de klassen toewijzen aan deze persoon, met een bepaalde rol. Zo krijgt deze persoon bij het werken in Schoolware, enkel zijn toegewezen klassen te zien. We werken in de handleiding steeds verder met de rol van titularis. Enkel voor het leerlingvolgsysteem heeft het onderscheid tussen de rollen een belang. Er zijn twee manieren om klassen te koppelen aan personeelsleden: Klassen manueel koppelen (wordt aangeraden voor basisonderwijs, maar kan ook gebruikt worden in het secundair) Klassen koppelen in groep. De klassen worden dan gekoppeld op basis van klascontactpersonen (Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen - Contactpersonen), lesverdeling en/of rapport vaktitularis. Lesverdeling en rapport vaktitularis worden meestal enkel gebruikt in het secundair onderwijs.

67 HOOFDSTUK 5. VOORBEREIDINGEN SCHOOLWARE Klassen manueel koppelen Wanneer je geen gebruik maakt van klascontactpersonen in de schoolstructuur, kan je best deze manier gebruiken. Scholen die wel de klascontactpersonen gebruiken, kiezen best voor groepsgewijs klassen toewijzen. Om de klassen manueel te koppelen, ga je naar Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - Mijn groepen individueel per instelling (wanneer het personeelslid in één instelling werkt) of Mijn groepen individueel alle instellingen (wanneer het personeelslid voor meerdere instellingen werkt). Je komt rechtstreeks in het tabblad Toegewezen groepen terecht. Figuur 5.3: Toewijzen groepen Zorg ervoor dat je in het tabblad Instellingen eerst de juiste instelling kiest. Daarna kies je in het tabblad Personeel met login het personeelslid waar je de klassen aan wil toewijzen. Vind je het gewenste personeelslid niet terug in deze lijst? Controleer dan of het personeelslid een geldige login en een geldig dienstverband heeft. Je gaat terug naar het tabblad Toegewezen groepen en daar doe je het volgende : Indien je gekozen hebt voor Alle instellingen, dan kiest je eerst de instelling en klik je op de knop ophalen om de klassen van deze instelling op te halen Je selecteert in de linkerkolom één klas Je kiest onderaan in het tabblad Rollen bij toewijzing groep de rol die dit personeelslid moet krijgen voor deze klas. Je klikt op de Enkele pijl naar rechts om enkel deze klas toe te wijzen (de dubbele pijl zal alle klassen toewijzen aan het personeelslid) Om gemakkelijk naar het volgend personeelslid te gaan, kan je de navigatieknoppen gebruiken die rechtsboven te vinden zijn.

68 HOOFDSTUK 5. VOORBEREIDINGEN SCHOOLWARE 67 Figuur 5.4: Klassen koppelen aan personeelsleden Tabblad Rollen bij toewijzing groep toont de rollen bij het toewijzen van de klas. Tabblad Rollen geselecteerde groep toont de rollen aan de reeds toegewezen klassen. Daarom moet je goed nakijken dat je op tabblad Rollen bij toewijzing groep staat gepositioneerd vóór je op de pijl naar rechts klikt Klassen koppelen in groep Wanneer de school klascontactpersonen heeft toegekend aan de klassen, kan je gemakkelijker de klassen koppelen aan de personeelsleden. Eventueel kan je bij het ontbreken van één of meerdere klassen nog altijd via de vorige stap de klas(sen) manueel koppelen aan het personeelslid. Je gaat naar Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - Mijn groepen in groep. Figuur 5.5: Mijn groepen in groep In dit scherm kies je de instelling waarvoor je de personeelsleden wilt ophalen. Kies bij de mogelijkheden voor Opvullen met titularis gegevens in klas-contactpersoon. Wanneer je klikt op de knop achter deze mogelijkheid, kan je aan elk type contactpersoon een bepaalde rol toekennen.