Begroting - meerjarenplan

Transcriptie

1 Begroting - meerjarenplan 1. Begroting en meerjarenplan inbrengen Inbrengen van budget en meerjarenplan Aanpassen begrotingscijfers van ingelezen Excel bestanden Afdrukken van het budget Afdrukken van het meerjarenplan Begrotingswijziging wijzing meerjarenplan Vergrendelen van de begroting Begrotingswijziging wijziging meerjarenplan Afdruk aanvraag wijziging Goedkeuring aanvraag Bedragen per (deel)dossier

2 1. Begroting en meerjarenplan inbrengen 1.1. Inbrengen van budget en meerjarenplan Ga naar Constanten Gegroepeerde ingave begroting. De werkwijze is de volgende: Geef aan voor welk jaar je de begrotingscijfers wil inbrengen. Vul bij maand steeds vanaf 01 tot en met periode 12 in. In een kerkbestuur maak je een begroting steeds op voor een volledig jaar. Vul bij algemene rekeningen (zie voorbeeld hieronder), eerst het nummer (algemene rekening) 1 in, en klik vervolgens op de knop. Dit is belangrijk omdat het teken D(ebet) of C(redit) dan automatisch correct wordt gezet. Je kunt nu op een handige manier door het gebruik van je tabtoets of pijltjestoetsen begrotingscijfers inbrengen. Klik tenslotte op om de ingebrachte gegevens te bewaren. Daarna vul je de begroting van de rekeningen in die beginnen met nummer (algemene rekening) 2, dan 3 en tenslotte 4. Dit herhaal je voor al in te vullen begrotingsjaren, zodat het meerjarenplan compleet is. 2

3 1.2. Aanpassen begrotingscijfers van ingelezen Excel bestanden. Wanneer u uw budget en meerjarenplan heeft opgemaakt en ingediend via de Excel-sheet van kerknet, dan is het mogelijk dat dit door ons in het programma werd ingelezen. De cijfers van het meerjarenplan dienen dan nog jaarlijks opnieuw in detail bekeken te worden. Dit zal een eerste keer nodig zijn voor het indienen van het budget van 2009 (in juni 2008). Je kunt in Count-e eventueel het detail verder opsplitsen. Ga naar Constanten Gegroepeerde ingave begroting. De werkwijze is de volgende: Geef aan voor welk jaar je de begrotingscijfers wil aanpassen. Bijvoorbeeld tot Vul bij algemene rekeningen, eerst het nummer 1 in, en klik vervolgens op de knop. Dit is belangrijk omdat het teken D(ebet) of C(redit) dan automatisch correct wordt gezet. De cijfers van het meerjarenplan Je kunt nu op een handige manier door het gebruik van je tabtoets of pijltjestoetsen begrotingscijfers inbrengen. Klik tenslotte op Verwerken om de ingebrachte gegevens te bewaren. Daarna vul je de begroting van de rekeningen in die beginnen met nummer 2, dan 3 en tenslotte 4. Dit herhaal je voor al in te vullen begrotingsjaren, zodat het meerjarenplan compleet is. 3

4 1.3. Afdrukken van het budget. Ga naar de module Afdrukken Begroting en kies Budget jaar. Hier vul je een aantal parameters in om de afdruk te bekomen die je wenst. We bespreken er enkele: Jaar : Wil je het budget van 2009 afdrukken, vul dan 2009 in. Wil je een afdruk van het budget van 2010, vul dan 2010 in. Adres Kerkfabriek : Het adres dat je bij Constanten dossier adressen hebt ingevuld, zal op de afdruk worden getoond. Indien je op de afdruk de hoofd en de deelgemeente, en provincie wenst, dan kun je die gegevens aanvullen vanuit de module Constanten Gemeentes. Detail met rekeningen : Het is mogelijk om een gedetailleerde lijst van de budgetten, op het niveau van rekeningnummers (6 posities) af te drukken. Dit kan enkel wanneer je de lijst Budget detail kiest. Op basis van voorbereiding wijziging: Indien je een begrotingswijziging (aanvraag) hebt ingevuld, dan kun je deze cijfers afdrukken door dit veld op Ja te zetten. (zie verder punt 2.3) Let op Enkele velden zijn uit dit scherm verdwenen. Overschot/tekort expl. N-2 en N-1 = K-waarde in het budget en meerjarenplan overzicht. Overschot/tekort inv. N-2 en N-1 = Y-waarde in het budget overzicht. Deze velden kun je invullen bij de Constanten Bedragen (deel)dossier. (zie punt 3) Na het invullen van de parameters voor de afdruk, gebruik je de afdrukknoppen bovenaan het scherm. Je kunt de afdruk rechtstreeks naar je printer sturen of een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen. 4

5 Dan kies je welke lijst je precies wil. Foutmelding Wanneer je de bovenstaande melding krijgt, dan wil dit zeggen dat er nog gegevens ontbreken mbt het overschot/tekort van vorige boekjaren. Deze gegevens vul je in bij Constanten Bedragen (Deel)dossiers. Meer toelichting over dit onderwerp vind je terug op pag 13 punt 3. Zijn de gegevens compleet zijn, dan kun je een afdruk op scherm of op de printer maken. Wanneer je een afdrukvoorbeeld op het scherm vraagt, dan krijg je een document met onderstaande hoofding. Dit document kun je dan afdrukken of bewaren, exporteren naar een andere office toepassing (vb excel), omzetten in een pdf document, enz. 5

6 1.4. Afdrukken van het meerjarenplan Ga naar de module Afdrukken Begroting en kies Meerjarenplan. Hier vul je een aantal parameters in om de afdruk te bekomen die je wenst. We bespreken er enkele: Eerste jaar meerjarenplan : Wil je het meerjarenplan van afdrukken, vul dan 2008 in. Jaar laatst afgewerkte jaarrekening: Indien je een geactualiseerde afdruk van het meerjarenplan wenst, vul dan het jaar van de laatste afgewerkte jaarrekening in. Adres Kerkfabriek : Het adres dat je bij Constanten dossier adressen hebt ingevuld, zal op de afdruk worden getoond. Indien je op de afdruk de hoofd en de deelgemeente, en provincie wenst, dan kun je die gegevens aanvullen vanuit de module Constanten Gemeentes. Detail met rekeningen : Het is mogelijk om de afdruk van het gedetailleerd meerjarenplan, op het niveau van rekeningnummers (6 posities) af te drukken. Op basis van voorbereiding wijziging: Indien je een begrotingswijziging (of wijziging meerjarenplan) hebt aangevraagd, dan kun je deze cijfers afdrukken door dit veld op Ja te zetten. (zie verder punt 2.2) Opmerking : Enkele velden zijn uit dit scherm verdwenen. Overschot/tekort expl. N-2 en N-1 = K-waarde in het budget en meerjarenplan overzicht. Overschot/tekort inv. N-2 en N-1 = Y-waarde voor het budget overzicht. Deze velden kun je invullen bij de Constanten Bedragen (deel)dossier. (zie punt 3) 6

7 Na het invullen van de parameters voor de afdruk, gebruik je de afdrukknoppen bovenaan het scherm. Je kunt de afdruk rechtstreeks naar je printer sturen of een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen. Dan kies je welke lijst je precies wil. 7

8 2. Begrotingswijziging wijzing meerjarenplan Wanneer een begroting en een meerjarenplan zijn goedgekeurd, dan kun je deze best in Count-e vergrendelen. Een eventuele wijziging aan de begroting (of meerjarenplan) kun je dan alleen nog uitvoeren via de hiertoe voorziene module Vergrendelen van de begroting Via het menu bovenaan je scherm kun je de optie Extra kiezen. Daaronder heb je de keuze Vergrendeling periodes Vergrendeling begroting. Je komt dan in het onderstaande scherm terecht. In het veld tot met jaar en maand, vul je de datum in tot wanneer de begroting mag worden vergrendeld. Druk daarna op de knop. Als je invult Tot en met jaar en maand 2009/12 dan zal de begroting van 2009 vergrendeld zijn. Je kunt deze nadien enkel nog via een begrotingswijziging aanpassen. 8

9 2.2. Begrotingswijziging wijziging meerjarenplan De ramingen van het budget zullen soms moeten worden aangepast aan de realiteit. Wanneer je budget werd vergrendeld dan kun je dit enkel via een begrotingswijziging aanpassen. Ook als je je begroting niet vergrendeld hebt, dan gebruik je het programma Begrotingswijziging aanvragen om op een correcte manier je aanvraag in te dienen. Ditzelfde programma gebruik je eveneens om een wijziging van het meerjarenplan aan te vragen. Voorbereiding wijziging begroting De eerste stap die je moet nemen is de voorbereiding voor de wijziging. Onder de module Constanten vind je de optie Voorbereiding wijziging begroting. Vul eerst het jaar in waarvoor je het budget wil wijzigen. Duid in het veld Algemene rekening(en) aan voor welke rekeningen de begroting moet wijzigen. - Exploitatieontvangsten: vul de code 1 in Investeringsontvangsten: code 3 - Exploitatie-uitgaven: vul de code 2 in Investerings-uitgaven: code 4 En gebruik dan de knop. 9

10 Onderstaand scherm wordt dan opgehaald. In de kolom Wijziging kun je de nieuwe begrotingsbedragen invullen. Het verschil tov de huidige begroting wordt in de kolom verschil getoond. Er kan eveneens commentaar (via het memoveld) worden ingebracht bij de wijziging. Dit kan nuttig zijn om een opmerking of de reden voor de wijziging in te vullen. Via de knop aangebracht. worden enkel de rekeningen getoond waarop een wijziging werd Als de bedragen zijn aangepast, kun je op klikken. De wijziging is nu in de fase van de aanvraag. Na goedkeuring moet je de wijziging doortrekken naar de eigenlijke begroting. (zie verder bij punt 2.4 Goedkeuring aanvraag) Opmerking: Indien een rekening nog geen begroting heeft, kan er toch een wijziging worden ingebracht. In dat geval kun je ook, indien het nodig zou zijn, het teken debet of credit aanpassen. Het teken kan niet meer gewijzigd worden eenmaal je bewaard hebt (via de knop verwerken). 10

11 2.3. Afdruk aanvraag wijziging Onder de module Afdrukken Budget Budget jaar kun je de wijziging van het budget afdrukken. Voor het meerjarenplan kies je de module Afdrukken Budget Meerjarenplan. Hiervoor gebruik je de voorziene afdruk van je meerjarenplan of budget waarbij er rekening gehouden wordt met de aanvraag tot wijziging. Je zet het veld Op basis van voorbereiding wijziging op Ja. Zo kun je alle bestaande formulieren afdrukken, rekening houdend met de aanvraag tot wijziging. Daarnaast is er voor de budgetwijziging nog een extra formulier voorzien. Je ziet het in het lijstje hieronder: Budget detail wijziging. Deze afdruk geeft u een overzicht van de vorige en de nieuwe budgetcijfers, met een kolom waarin het verschil tussen beiden staat. 11

12 Hieronder vind je een voorbeeld van deze afdruk. 12

13 2.4. Goedkeuring aanvraag Nadat de wijzigingen door het gemeentebestuur (en/of provinciebestuur) werden goedgekeurd, zal je deze ook in Count-e goedkeuren. Ga naar de module Constanten Voorbereiding wijziging begroting. Vul het correcte jaar in en laat het veld algemene rekening(en) leeg. Druk dan op de knop. Er wordt een nieuw scherm geopend. Selecteer als keuze overdracht: wijzigingsgegevens naar begroting over zetten. Start daarna de overdracht. Na de Start overdracht is de begroting (en/of) het meerjarenplan nu definitief gewijzigd. 13

14 3. Bedragen per (deel)dossier Voor een aantal afdrukken is het nodig dat het overschot/tekort van een vorige boekjaren opgenomen wordt. Deze informatie kun je per kerkbestuur bijhouden centraal bijhouden. Vanuit de overzichtslijst ga je naar de fiche. Per jaar kun je de resultaten inbrengen. Bij type heb je de keuze uit 3 mogelijkheden: o o o R1= overschot/tekort exploitatie R2= overschot/tekort investeringen R3= overschot/tekort begrotingswijziging Bij een overschot vul je een positief bedrag in. Bij een tekort vul je een negatief bedrag in. 14