PGCS & DREU. Handleiding

Transcriptie

1 PGCS & DREU Handleiding

2 INDEX RENAULT : DREU A. PARAMETERS Klantsoorten aanmaken Klanten aanmaken Aanmaken algemene rekeningen Ventilatiecodes aanpassen Aanmaken facturatiecodes Aanmaken nieuw dagboek Parameters waarborgen Renault Parameters PGCS B. OPMAKEN VAN EEN AANVRAAG GARANTIE C. OPMAKEN VAN EEN AANVRAAG SERVICECONTRACT (DREU) D. AANMAKEN BESTAND EDR E. INLEZEN VAN ONTVANGEN BESTAND VAN AANVRAGEN GARANTIES EN SERVICECONTRACTEN F. AUTOMATISCH AANMAKEN VAN FACTUREN VOOR WAARBORGEN EN SERVICE CONTRACTEN G. BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING AANPASSING PCGS MODULES VOOR EXTRA MANUELE KORTINGEN OP KLANTEN --16 Dynamic Software NV 2 08/09/2003

3 RENAULT : DREU Voortaan is het de bedoeling dat alle servicecontracten worden opgemaakt en doorgestuurd via de EDR-bestanden. Deze worden door Renault gecontroleerd en daarna in één bestand teruggezonden. In dit bestand zit vervat : garanties, servicecontracten, beloftevertraging. Dit bestand wordt u teruggezonden via Renault.Net elke 24ste van de maand waarna het door de gebruiker dient te worden ingelezen in Flexigar2000. Het systeem zal dan automatisch alle nodige documenten aanmaken en de correcte boekingen uitvoeren. Opgelet : vooraleer u met dit nieuwe systeem begint te werken, dient u ervoor te zorgen dat alle documenten (facturen, creditnota's, interne facturen, waarborgen) zijn overgedragen naar de boekhouding en alles is doorgestuurd via een EDR-bestand. Opgelet : vooraleer u met dit nieuwe systeem begint te werken, dient u ervoor te zorgen dat ingesloten prijslijst eerst verwerkt is in Flexigar2000. A. PARAMETERS Voor een correcte werking is het noodzakelijk dat u een aantal parameters invult in Flexigar Klantsoorten aanmaken Maak via het menu Relaties/Parameters/Soorten drie nieuwe klantsoorten aan : DRE : Dreu in aanvraag DREF : Dreu te factureren GARF : Garantie te factureren Dynamic Software NV 3 08/09/2003

4 2. Klanten aanmaken Teneinde u toe te laten een goede opvolging te doen van de opgemaakte facturen met dit nieuwe systeem, raden wij u aan nieuwe klanten aan te maken die u zal gebruiken voor het opstellen van garanties en servicecontracten. Maak via het menu Relaties/Relaties volgende nieuwe klanten aan : R.B.L. Garantie Avenue A. Mozart DROGENBOS BTW Klantsoort (op het tabblad Verkoop ) : Garantie te factureren Korting : Garantie OPGELET : deze relatie dient u ook te activeren als leverancier!!! Duid ook op het tabblad Aankoop als soort Garantie te factureren aan. R.B.L. Contrat de services Avenue A. Mozart DROGENBOS BTW Klantsoort (op het tabblad Verkoop ) : Dreu te factureren Korting : Geen korting (particulier) Dynamic Software NV 4 08/09/2003

5 R.B.L. DREU Avenue A. Mozart DROGENBOS BTW Klantsoort (op het tabblad Verkoop ) : Dreu in aanvraag Korting : Geen korting (particulier) 3. Aanmaken algemene rekeningen Maak via het menu Boekhouding/Algemene rekeningen volgende algemene rekeningen aan : Mec.nr Waarborg en dreu in aanvraag Wisselstukken dreu in aanvraag Wisselstukken waarborg in aanvraag Werkuren dreu in aanvraag Werkuren waarborg in aanvraag Verschil contractueel onderhoud Verkoop diversen milieu en afval Verkoop diversen klein materiaal 5101 Interne rekeningen van klasse 8 en 9 moeten aangemaakt worden met een mecanografisch nummer voor de uitbatingsstaten (enkel voor concessies). 4. Ventilatiecodes aanpassen Pas de ventilatiecodes aan via het menu Werkorders-facturatie/Parameters/Ventilatiecodes. U dient hier voor alle ventilatiecodes de juiste rekeningen (zie punt 3) te koppelen voor de lijn garantie. Dynamic Software NV 5 08/09/2003

6 Voeg een extra lijn toe met de juiste rekeningen (zie punt 3) voor de klantsoort Dreu in aanvraag. U dient eveneens nieuwe lijnen aan te maken voor de volgende klantsoorten : Dreu te factureren : Verkoop wisselstukken : Verkoop werkuren Garantie te factureren : Verkoop wisselstukken waarborg : Verkoop werk onder waarborg 5. Aanmaken facturatiecodes Maak via het menu Werkorders-facturatie/Facturatiecodes/Facturatiecodes volgende facturatiecode aan : code : BV omschrijving : beloftevertraging ventilatiecode : diverse verkopen (hiervoor mag eventueel 'gebruik vervangwagen' worden gebruikt) Indien u deze opbrengst op een aparte rekening wenst, moet u hiervoor een rekening in de klasse 7 aanmaken en een nieuwe ventilatiecode. Dynamic Software NV 6 08/09/2003

7 6. Aanmaken nieuw dagboek Maak via het menu Boekhouding/Parameters/Dagboeken volgend dagboek aan : Naam : WCN Omschrijving : Waarborg Creditnota s Soort : Aankoop 7. Parameters waarborgen Renault Ga naar het menu Merken/Renault/Parameters waarborgen. Kies hier het tabblad Parameters. Pas hier de rekening te ontvangen waarborgen aan met de rekening Zo zullen voortaan de waarborgen en servicecontracten in aanvraag op deze rekeningen vermeld staan. Eens ze definitief worden gefactureerd zal het programma ze automatisch tegenboeken bij het inlezen van het bestand van R.B.L. Duid hier ook het dagboek voor de creditnota s op waarborgen aan. Duid de juiste BTW-code aan voor het boeken van de waarborgcreditnota s. Kies hier de code 19 zodat geen enkele verwerking van BTW op deze creditnota s zal gebeuren in de BTW-aangifte. Dynamic Software NV 7 08/09/2003

8 Ga naar het menu Merken/Renault/Parameters waarborgen. Vul hier de juiste facturatiecodes in op het tabblad Waarborgen Onderaan vult u de klant in die u pas heeft aangemaakt, nl. RBL Garantie Doe dit eveneens op het tabblad 'Dreu's'. Onderaan vult u de klant in die u pas heeft aangemaakt, nl. RBL Contrat de service. Dynamic Software NV 8 08/09/2003

9 Doe dit eveneens op het tabblad 'Interne fact. waarb.'. Vul onderaan de rekening '801190' in. Doe dit eveneens op het tabblad 'Interne fact. Dreu's'. Vul onderaan de rekening '801190' in. Dynamic Software NV 9 08/09/2003

10 8. Parameters PGCS Ga naar het menu Merken/Renault/PGCS/Parameters PGCS. Vul hier de nieuw aangemaakte klant R.B.L DREU in. Het is zeer belangrijk dat hier de juiste klant wordt ingevuld vermits hierop de boekingen worden aangemaakt naar de rekeningen in aanvraag. Invullen BTW-code op het tabblad Dreu Vul op het tabblad 'Dreu' de BTW-code 02-6 Verkopen 0% in. Invullen van BTW-code voor bedragen die BTW in zouden worden ingevuld. Bij het ingeven van werkorders zal Flexigar2000 hierop een controle doen met een aparte vermelding voor welke codes. Deze codes zijn opgelegd door R.B.L. Let erop dat u de juiste code invult in dit vak via de zoekfunctie. Dynamic Software NV 10 08/09/2003

11 B. OPMAKEN VAN EEN AANVRAAG GARANTIE De werkwijze blijft identiek met het bestaande systeem. C. OPMAKEN VAN EEN AANVRAAG SERVICECONTRACT (DREU) Op het verdeelscherm in de facturatie kan u via het tabblad 'Extra klanten' de klant dreu toevoegen. Door te klikken op de speciale button, voegt u deze meteen toe aan de reeds bestaande klanten (hoofdklant, garantie en intern). Na aanduiding vindt u deze klant R.B.L. DREU terug in de lijst van de klanten op het verdeelscherm. D.AANMAKEN BESTAND EDR De werkwijze blijft identiek met het bestaande systeem. Ook de aanvragen voor de servicecontracten zullen mee in dit bestand opgenomen worden. Dynamic Software NV 11 08/09/2003

12 E. INLEZEN VAN ONTVANGEN BESTAND VAN AANVRAGEN GARANTIES EN SERVICECONTRACTEN. R.B.L zendt u iedere maand na het afsluiten van de aanvragen op de 24ste van de maand een bestand terug via Renault Net. Dit bestand is herkenbaar aan de benaming..war.art. Vooraan en achteraan vindt u een cijfercode terug die verwijst naar uw concessie- of agentnummer. U doet een download van dit bestand in Renault.Net. U start Flexigar2000 op en u gaat naar het menu "Merken/Renault/PGCS/Inlezen bestanden PGCS" en u krijgt het volgende scherm : Onderaan dit scherm vindt u een nieuw bestand. U merkt dit doordat de V vet gedrukt staat. Het is steeds nodig om dit nieuwe bestand in te lezen. Indien ook voor de andere bestanden de V vet staat, leest u ook best deze bestanden in. Zo bent u zeker dat de laatste gegevens van PGCS ook in Flexigar2000 worden geïntegreerd. Opgelet!!! Het inlezen van het bestand..war.art. mag slechts éénmaal worden uitgevoerd. De verwerking start automatisch in uw boekhouding. Indien u per ongeluk het bestand nogmaals wil verwerken geeft Flexigar2000 een duidelijke waarschuwing. Dynamic Software NV 12 08/09/2003

13 Na inlezing van de gegevens krijgt u volgend scherm : U kan door het aanklikken van de rechtse buttons alle informatie afdrukken over het ontvangen bestand en dit voor iedere periode uit het verleden. Toon werklog : deze lijst toont u wat er is uitgevoerd in uw bestanden Waarborgen : Overzicht + protocollen : geeft u de informatie in detail per waarborg en per interventie Waarborgen : Verschillen per BTW % : geeft een overzicht per BTW % Druk steeds deze controlelijsten af via de printer. Indien u toch vergeten bent deze af te drukken, kan u nog steeds deze gegevens terugvinden in het menu "Merken/Renault/PGCS/ Historieken /Ingelezen waarborgen en dreu s". Door het aanduiden van de juiste maand in de linkerkolom heeft u aan de rechterzijde via de buttons de mogelijkheid om deze lijsten te allen tijde te herdrukken. Indien u opteert om deze historieken te wissen, gebruikt u de onderste button. De laatste 6 maanden zullen steeds behouden blijven!!! Dynamic Software NV 13 08/09/2003

14 F. AUTOMATISCH AANMAKEN VAN FACTUREN VOOR WAARBORGEN EN SERVICE-CONTRACTEN Na het inlezen van deze bestanden maakt Flexigar2000 zelf facturen aan voor de servicecontracten. De verzamelfactuur wordt opgemaakt voor de servicecontracten en dit voor de periode van de 25ste van de vorige maand tot en met de 24ste van de huidige maand. Deze factuur is met BTW. De verplichte melding kan u op deze factuur aanbrengen door bij deze klant een vaste tekst aan de factuur te koppelen (te bevragen bij R.B.L). U kan eventueel de afgedrukte detail meesturen naar R.B.L. voor controle. Bewaar ook zeker voor uw eigen informatie een afgedrukte detaillijst. Bewaar deze eventueel bij de factuur. Verstuur deze facturen via de post naar de betreffende diensten bij R.B.L. Voor de doorgestuurde waarborgen, klantendienst en beloftevertragingen zal u, net als vroeger, een creditnota ontvangen van R.B.L.. In tegenstelling tot voordien, dient u deze CN niet meer zelf in te boeken, maar zal het systeem deze automatisch boeken bij het inlezen van het bestand. Indien er verschillen zijn tussen de aanvragen (zowel voor garanties als voor servicecontracten) en de terugbetalingen, maakt het systeem voor deze verschillen automatisch de nodige interne facturen aan. Gelieve al deze facturen zelf over te dragen naar de boekhouding!!! G. BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING Hieronder vindt u hoe de verwerking wordt gedaan in de boekhouding van de aanvraag voor garanties. Wij moeten erop letten dat geen gegevens in de maandelijkse BTW-aangiftes komen van deze aanvragen. Deze aanvragen worden opgemaakt zonder BTW. De aankoopcreditnota die de aanvragen totaliseert van een volledige maand, wordt opgemaakt op het moment van inlezen van het bestand. Hierbij moet rekening gehouden worden met eventuele verschillen tegenover de aanvragen. De verschillen worden intern afgeboekt op de rekeningen die voorzien zijn in de parameters. Laat ons even een voorbeeld boekhoudig bekijken van een waarborg van 150,00 : 100,00 wisselstukken 50,00 werkloon In de omzetrekeningen mogen rekeningen gebruikt worden voor goederen in omloop : rekening beginnend met eventueel op te splitsen in wisselstukken en werk. Dagboek = GAR Boeking bij de aanvraag debet credit Waarborgen in aanvraag 717. Omzet WS geleverd & in aanvraag 717. Omzet arbeid gepresteerd & in aanvraag 50 Boeking bij het binnenkomen van het bestand 717. Omzet WS geleverd & in aanvraag Omzet arbeid gepresteerd & in aanvraag Waarborgen in aanvraag 150 Dynamic Software NV 14 08/09/2003

15 De afpunting van de lijnen op de rekening wordt automatisch gedaan in de boekhouding in het dagboek GAR. Zo behoudt u op deze rekening een goed overzicht van de aanvragen die zijn vertrokken en nog niet zijn goedgekeurd. Dit voor alle aangevraagde dossiers inzake waarborgen en servicecontracten. Het programma boekt nu automatisch een aankoopcreditnota voor alle goedgekeurde waarborgaanvragen. Dit enkel voor dat bedrag dat is aanvaard door R.B.L. Debet Credit Leverancier R.B.L garanties Omzet WS garanties Omzet Werk garanties 50 Indien de aanvraag slechts voor een gedeelte wordt aanvaard, gebeuren de nodige interne boekingen. Laat ons in dit voorbeeld veronderstellen dat er een aanvaarding is van 50 %. Dan boekt Flexigar2000 de creditnota voor de 50 % en een interne factuur voor het gedeelte van de niet aanvaarde 50 %. De boekhouding zal het volgende weergeven. Debet Credit Leverancier R.B.L garanties Omzet WS garanties Omzet Werk garanties 25 Boeking volgens interne factuur Niet aanvaarde garanties Verkopen WS intern Verkopen Werk intern 25 Indien men een bestand terugkrijgt met servicecontracten wordt uiteraard een berekening van BTW uitgevoerd vermits deze verkopen wel aan BTW onderworpen zijn. De boekingen zijn identiek aan die van garanties behalve dat er geen aankoopcreditnota geboekt wordt, maar dat het programma automatisch een globale verkoopfactuur maakt aan R.B.L. voor alle goedgekeurde aanvragen. Dit enkel voor het bedrag dat is aanvaard door R.B.L.. Zoals bij de waarborgen zal een interne factuur aangemaakt worden voor het verschil tussen aanvraag en goedkeuring. Controles en afdruk van lijsten nodig voor interne verdere opvolging in uw bedrijf. Dynamic Software NV 15 08/09/2003

16 AANPASSING PCGS MODULES VOOR EXTRA MANUELE KORTINGEN OP KLANTEN Voortaan heeft u de mogelijkheid om extra manuele kortingen te geven aan klanten. Gelieve er rekening mee te houden dat de hoofdklant van de werkorder de korting zal ontvangen die is aangegeven in de detaillijnen van de werkorder. Voor de bijkomende klanten kan u eventueel per interventie manueel korting geven op detaillijnen. U dient eerst alle lijnen in te geven op de werkorder en op het eindscherm vindt u een kleine button met omschrijving kort Via deze button komt u terecht in het detailscherm om de bijkomende of manuele kortingen per interventie en per detaillijn aan te passen. U kiest in het bovenste gedeelte de klant. In het middengedeelte de interventie en daarna zullen de detaillijnen van deze interventie verschijnen in het onderste gedeelte. De korting wordt ingebracht in de laatste kolom van de detaillijnen. Het is niet nodig om deze wijzigingen te valideren. Het intypen wordt onmiddellijk bewaard. Voor verlaten van dit scherm gebruikt u de sluitbutton onderaan. Dynamic Software NV 16 08/09/2003

17 LET OP : Een wijziging in de detail van het werkorder op lijnniveau of verandering in het verdeelscherm van de klanten zal automatisch de extra kortingen wissen!!!. Gelieve het ingeven van extra kortingen dus als laatste beweging te doen op een werkorder en daarna onmiddellijk de facturatiebutton te gebruiken! Dynamic Software NV 17 08/09/2003