Car-Pass Webservices Vanaf versie in flexigar

Transcriptie

1 Car-Pass Webservices Vanaf versie in flexigar 1 Algemeen In te stellen parameters Versturen van kilometerstanden Via het document (werkorder of factuur) Voor de Renault-garages die werken via PGCS Voor alle andere garages Via het overzicht van nog niet verstuurde bestanden Versturen van correcties Raadplegen van de historiek van een wagen: Enkele opmerkingen: Dynamic Software NV 1 24/11/2017

2 1 ALGEMEEN Iedereen in de garagesector is wettelijk verplicht om de kilometerstanden van de auto s of lichte bestelwagens waarop hij/zij een interventie doet door te geven aan Car-Pass. Vanaf 1 januari 2018 zal het doorsturen van de kilometerstanden vanuit garage-softwarepakketten gebeuren door het gebruik van zogenaamde webservices. Deze laten enkel nog 1 op 1 communicatie toe. M.a.w., u kan geen reeks kilometerstanden meer versturen, maar slechts 1 kilometerstand per keer. Hierop zal dan ook dadelijk een antwoord komen van de server bij Car-Pass. Indien nodig zal u dan ook dadelijk gevraagd worden om een correctie te doen. Kilometerstanden moeten doorgestuurd worden op de dag van de werken. 1.1 In te stellen parameters Volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van de module: Ondernemingsnummer: Vestigingsnummer: Gebruikerscode: Paswoord: -adres Car-Pass: BTW nummer van het bedrijf Vestigingsnummer van het bedrijf Het accountnummer dat u kreeg bij Car-Pass dient hier te worden ingevuld. Uw unieke code voor toegang in het systeem Car-Pass dient hier te worden ingevuld. Dit -adres zal vooraf ingevuld worden om correctieverzoeken door te sturen. Opgelet: Indien u een wijziging doet aan de accountnummer en/of de toegangscode, dient u deze wijzigingen ook te doen op de website van Car-Pass!!! Opgelet: Indien de bestanden nooit mogen worden verstuurd door flexigar, vink dan het vinkje bij De bestanden mogen nooit worden verstuurd aan. Hier gaat het om gebruikers die via een ander systeem hun Car-Pass bestanden aanleveren (bv. React, ). Dynamic Software NV 2 24/11/2017

3 2 VERSTUREN VAN KILOMETERSTANDEN 2.1 Via het document (werkorder of factuur) Voor de Renault-garages die werken via PGCS Wanneer de werkorder wordt aangemaakt, en de interventies zijn genoteerd, kan de km-stand verzonden worden via het tabblad Diversen. Wanneer u kiest voor Kilometerstand verzenden zullen de data klaargezet worden om te worden verzonden. In het volgende overzichtsscherm kan u dan de km-stand Verzenden. Dynamic Software NV 3 24/11/2017

4 Indien er werken aan de kilometerteller gedaan werden, vink dan in datzelfde menu 121 km-teller herstelling/vervanging aan. Er wordt pas verzonden nadat er eerst in flexigar een controle gebeurt van de km-stand en de geldigheid van het chassisnummer. U wordt steeds verwittigd wanneer deze niet geldig zijn. Dynamic Software NV 4 24/11/2017

5 2.1.2 Voor alle andere garages Wanneer u een document opent, is er bovenaan een menupuntje Car-Pass : Wanneer u kiest voor Verzenden naar Car-Pass zullen de data klaargezet worden om te worden verzonden. In het volgende overzichtsscherm kan u dan de km-stand Verzenden. Indien er werken aan de kilometerteller gedaan werden, vink dan in datzelfde menu 121 km-teller herstelling/vervanging aan. Er wordt pas verzonden nadat er eerst in flexigar een controle gebeurt van de km-stand en de geldigheid van het chassisnummer. U wordt steeds verwittigd wanneer deze niet geldig zijn. Dynamic Software NV 5 24/11/2017

6 2.2 Via het overzicht van nog niet verstuurde bestanden Via het menu Diversen/Car-Pass/Kilometerstanden verzenden bekomt u een overzicht van de kilometerstanden die nog niet zijn verstuurd aan Car-Pass. Verder is de werkwijze dezelfde als bij het document. U duidt een lijn aan en klikt op Verzenden. Let wel: er wordt maar steeds 1 lijn tegelijkertijd verstuurd. De kilometerstand wordt dan direct geëvalueerd door de server bij Car-Pass. Indien nodig zal u dan ook gevraagd worden dadelijk te corrigeren. Type: Het type van interventie dat door u werd uitgevoerd. U kan deze keuze maken door in het veld te klikken. 120: Een normale interventie (wordt automatisch aangegeven.) 121: Indien een kilometerteller werd hersteld of vervangen. Datum: Datum van de uitgevoerde werken (is niet noodzakelijk de facturatiedatum). Kilometerstand: De kilometerstand die op het factuur is vermeld. Chassisnummer: Chassisnummer van het voertuig dat aan het document gekoppeld is. Informatief geven wij ook de plaat en de naam weer op dit scherm. Deze gegevens worden NIET verstuurd. Ook hier wordt er pas verzonden nadat er eerst een controle gebeurt van de km-stand en de geldigheid van de chassisnummer. U wordt steeds verwittigd wanneer deze niet geldig zijn. Wanneer u flexigar afsluit, zal u verwittigd worden indien er nog km-standen niet werden verstuurd, waarvan de dag van de werken gelijk is aan de huidige dag. Indien gewenst krijgt u op dat moment ook dit overzicht te zien. Dynamic Software NV 6 24/11/2017

7 Nadat er op Verzenden werd geklikt: Wanneer u op Verzenden klikt, wordt de geselecteerde kilometerstand naar de server bij Car-Pass gestuurd. U wordt verwacht even op antwoord van de server te wachten. Volgend scherm verschijnt: De server heeft even nodig om de door u gestuurde gegevens te evalueren en een antwoord terug te sturen. Indien er abnormaliteiten werden gevonden aan de gestuurde kilometerstand, wordt u hiervan verwittigd en wordt u gevraagd om een correctie te maken. In geval dat de kilometerstand foutief is: Dynamic Software NV 7 24/11/2017

8 Het is wenselijk dat u dadelijk een correctie verstuurt. U kan het scherm ook sluiten om later een correctie te versturen. Hoe deze lijnen kunnen gecorrigeerd worden, kan u terugvinden onder punt 3 Versturen van correcties. van deze handleiding. Let wel: U dient alle fouten te corrigeren. 3 VERSTUREN VAN CORRECTIES Elke lijn dient verbeterd te worden!!! Er zijn twee mogelijkheden. Ofwel verstuurt u dadelijk nadat de server van Car-Pass de kilometerstand als abnormaal heeft geëvalueerd een correctie. Ofwel stuurt u een correctie vanuit een overzicht met nog te corrigeren kilometerstanden. Ga in het laatste geval naar het overzicht van de nog openstaande fouten via het menu Diversen/Car-Pass/Correcties verzenden. Dynamic Software NV 8 24/11/2017

9 Informatie in de grid: IssueID: de interne code van Car-Pass die aangeeft wat er abnormaal is in deze informatie. Omschrijving : omschrijving van de informatie die Car-Pass terug heeft gezonden met betrekking tot de gegevens. Om de lijnen te behandelen : -Klik op een lijn. -De gegevens van de lijn worden onderaan op het scherm ingevuld. -Corrigeer de lijn onderaan en druk op Verzenden om de correctie naar Car-Pass te versturen. Ook nu zal de server bij Car-Pass uw correctie evalueren en binnen enkele ogenblikken een antwoord terugzenden. Je kan geen correcties van verschillende lijnen samen verzenden. In het voorbeeld hieronder hebben we in de grid een zwarte lijn (Anomalie) aangeduid. Nu kunnen we onderaan in het scherm bv. de km-stand corrigeren. Indien u de kilometerstand niet wil corrigeren, kan u Afsluiten zonder aanpassing aanvinken en klikken op Verzenden. Dynamic Software NV 9 24/11/2017

10 De kleuren van de lijnen: Zwarte lijn (anomalie): wanneer u op een zwarte lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen. Indien u meent dat de gegevens toch correct zijn, vink dan Afsluiten zonder aanpassing aan. Gele lijn (waarschuwing): het gaat om een waarschuwing. Wanneer u op een gele lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. Indien u meent dat de gegevens toch correct zijn, vink dan Afsluiten zonder aanpassing aan. Rode lijn (fouten): deze lijnen dienen gecontroleerd en gecorrigeerd te worden. Wanneer u op een rode lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen. U kan er ook voor kiezen om deze lijn niet te behandelen. Vink dan Afsluiten zonder aanpassing. Let wel: indien de knop Verzenden niet actief is, wil dit zeggen dat de de lijn fout is en dat u reeds eerder een fout heeft doorgestuurd voor dezelfde lijn. U dient de correctie voor deze lijn per Correctieverzoek te doen. Correctie met een correctieverzoek (fax): gebruik hiervoor de knop Correctieverzoek nadat u uw correctie heeft ingevuld onderaan in het scherm. Een ingevuld correctieverzoek zal automatisch opgesteld worden in de vorm van een PDF-bestand. Deze zal automatisch worden toegevoegd aan een (*indien u werkt met outlook). Als u in de parameter het adres van Car-Pass heeft ingevuld, zal uw mail ook al een geadresseerde bevatten. Door de knop Corrrectieverzoek te gebruiken, zal de lijn ook verdwijnen uit de lijst. (*indien u geen outlook heeft, zal u de pdf zelf moeten toevoegen in een en deze versturen naar Car-Pass). Dynamic Software NV 10 24/11/2017

11 4 RAADPLEGEN VAN DE HISTORIEK VAN EEN WAGEN: Het opvragen van de historiek van een wagen dient steeds rechtstreeks op de website van Car-Pass te gebeuren. 5 ENKELE OPMERKINGEN: Controle km-stand: Bij het versturen van een km-stand zal flexigar controleren of de km-stand minstens hoger is dan de laatste door u verzonden km-stand naar Car-Pass en of de km-stand een geldige waarde heeft. Controle datum werken: Bij het afsluiten van flexigar zal er een verwittiging komen dat er nog documenten zijn waarvan de km-stand nog dient doorgestuurd te worden naar Car-Pass. Facturatie van documenten: U kan documenten waarvan de kilometerstand dient doorgestuurd te worden naar Car-Pass niet factureren indien de kilometerstand nog niet werd verstuurd. Indien u rechtstreeks een factuur opmaakt, kan dit niet geprint worden vooraleer de km-stand is verzonden. Gebruik voortaan voor levering van onderdelen steeds een leveringsorder en factureer het vanuit dat document: Bij aflevering van louter onderdelen is het niet nodig dat de gegevens van het voertuig mee worden gestuurd, het gaat dan immers niet om werken aan de wagen. U maakt dergelijke leveringsfacturen best vertrekkende van een leveringsorder. Document waarvoor geen verzending naar CarPass nodig is Indien een werkorder gestart is met een wagen waarvoor verzending toch niet nodig blijkt, kan in de wagenfiche, tabblad Algemeen, het veld Car-Pass uitgezet worden. Dit werkorder zal dan verdwijnen uit de lijst met te verzenden km-standen. Omgekeerd werkt dit ook: indien een wagen wel moet worden doorgegeven, vinkje aanzetten en werkorder terug openen. Gebruik van meerdere databases in flexigar: Indien u gegevens van 2 verschillende firma s (d.w.z. verschillende BTW-nummers) wil doorsturen, moet u verzenden per firma en de parameters per firma instellen. Bij het opstarten van flexigar kiest u voor de betreffende firma. Multi-site versies: Indien u met flexigar werkt op verschillende vestigingen, onder eenzelfde BTW-nummer, volstaat het de gegevens door te sturen op 1 site. Dynamic Software NV 11 24/11/2017