In dit document wordt de installatie procedure beschreven voor het upgraden van HYBO2000 naar versie 1.77

Transcriptie

1 1. Installatie instructies HYBO2000 V1.77 In dit document wordt de installatie procedure beschreven voor het upgraden van HYBO2000 naar versie 1.77 De upgrade versie (op internet) kan enkel gebruikt worden voor het upgraden naar versie 1.77 van HYBO2000. U moet minimaal beschikken over HYBO2000 V1.76 voor het upgraden naar versie Beschikt u over een versie ouder dan versie 1.76 gelieve dan HYPERSOFT te contacteren. Upgraden naar versie 1.77 van HYBO2000 U dient volgende stappen te ondernemen voor de upgrade naar versie Controleer de huidige versie van HYBO2000. Voor een probleemloze upgrade moet deze minimaal versie 1.76 zijn. 2. Maak een volledige backup van elke administratie die U gebruikt. Start hiervoor de administratie op en selecteer het menu pad tools-backup. deze procedure herhaalt u voor iedere administratie die U gebruikt. Indien er tijdens de upgrade procedure iets misloopt dan kan U met deze backup steeds de oude situatie herstellen. 3. Sluit het HYBO2000 programma volledig af. 4. Open uw internet browser en surf naar Geef vervolgens uw registratienummer en paswoord in en klik op inloggen. Tik Vul registratienummer en paswoord in en klik op inloggen

2 5. Controleer vervolgens uw adres en wijzig dit indien nodig, en klik op verzenden. U bevindt zich daarna op de download pagina van HYBO2000 Controleer adres en wijzig indien nodig. Klik vervolgens op Verzenden 6. Klik op de downloadpagina van HYBO2000 vervolgens op de link HYBO2000 V1.77 upgrade Klik op link

3 Afhankelijk van uw browserversie worden een aantal bijkomende beveiligingswaarschuwingen gegeven. Voor Internet Explorer 8/9 Onderaan het scherm wordt gevraagd indien u Hybo2000_v176u.exe wil uitvoeren of opslaan. Klik op uitvoeren. Klik op uitvoeren Het bestand wordt vervolgens gedownload en dan verschijnt de melding hybo2000_v176u.exe wordt niet vaak gedownload en is mogelijk schadelijk voor uw computer. klik vervolgens op acties en kies uit het smartscreen filter scherm vervolgens de optie Toch uitvoeren Klik op acties

4 Klik op Toch uitvoeren (indien de optie toch uitvoeren niet zichtbaar is klik dan links op meer opties weergeven om deze optie zichtbaar te maken Voor Internet Explorer 7 Klik op uitvoeren 7. Indien hierna een beveiligingswaarschuwing verschijnt van Gebruikersacountbeheer met volgende vraag : Wilt u het volgende programma van een onbekende uitgever toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen antwoordt U hierop met JA

5 8. Nadat het upgrade programma gedownload is, wordt de installatie van de upgrade naar HYBO v1.77 automatisch gestart. Selecteer het station waar hybo2000 geïnstalleerd staat Klik op installeren Selecteer de schijf waar het boekhoudpakket zich momenteel bevindt, en klik vervolgens op de knop Installeren Zodra de installatie voltooid is, klikt U op de knop Afsluiten Klik op afsluiten 9. De installatie voor de upgrade naar HYBO2000 V1.77 is nu afgelopen. 10. Start HYBO2000, selecteer uw administratie (voor boekjaar 2017) en herstel vervolgens de bestanden via bestandsbeheer->bestanden herstellen. Het is belangrijk deze stap uit te voeren voor iedere administratie vooraleer het programma verder te gebruiken. 11. Controleer of het versienummer 1.77 is. Is dit niet het geval dan is de upgrade niet geslaagd. Contacteer in dit geval HYPERSOFT

6 2. Overgang naar boekjaar 2018 Na de installatie van versie 1.77 is het mogelijk het nieuwe boekjaar 2018 aan te maken. Hieronder volgt een bespreking van de overgangsprocedure naar het nieuwe boekjaar. Er wordt uitgelegd welke documenten eventueel naar een volgend boekjaar overgedragen kunnen worden. Het gaat hier slechts om een ALGEMENE BESPREKING. Indien u van de financiële cel van uw scholengroep specifieke informatie ontvangt aangaande de overgang, dan moet u die instructies volgen. Uitgaven -> Bestelbonnen Allereerst moet U zich afvragen indien alle openstaande en gedeeltelijk openstaande bestelbonnen moeten overgedragen worden naar het nieuwe boekjaar. U kan namelijk kiezen indien U alle openstaande bestelbonnen wil overzetten of niet naar het volgende jaar. Indien U er voor kiest de bestelbonnen NIET over te dragen naar het volgende boekjaar dan moeten alle facturen die U in het nieuwe boekjaar ontvangt (2018) geboekt worden als facturen ontvangen zonder bestelbon. (Over het algemeen worden deze bonnen niet overgedragen naar het volgende jaar, omdat ze daar meteen van het budget van 2018 in mindering worden gebracht). (Als u bonnen al dan niet moet overdragen is eveneens afhankelijk van de werkwijze van uw scholengroep. Indien het openstaande saldo van uw budget wordt overgedragen naar boekjaar 2018 dan is het aan te raden de bestelbonnen over te boeken) Kiest U ervoor om de openstaande bestelbonnen wel over te dragen naar het nieuwe boekjaar, dan kan U best eerst even controleren welke bonnen nog open staan in Het kan zijn dat U nog bonnen heeft openstaan van goederen die niet meer geleverd gaan worden. U moet dan eerst deze bonnen annuleren (via onderhoud->bestelbonnen->annuleren). Op die manier worden deze bestelbonnen niet mee overgedragen naar het volgende jaar en zal dan ook het voorziene budget van 2017 niet gereserveerd worden door deze bonnen. Heeft u nog bonnen gedeeltelijk openstaan (status = G), en verwacht u geen nalevering meer, dan kan deze bon afgepunt worden (via onderhoud- >bestelbonnen->afpunten). Het openstaande deel van de bestelbon wordt dan geannuleerd. Uitgaven -> Inkomende fakturen Inkomende fakturen worden NIET overgedragen naar het volgende boekjaar. Het is namelijk zo (in een dubbele boekhouding) dat alle fakturen met datum tot 31/12/2017 behoren bij boekjaar Alle fakturen met faktuurdatum vanaf 01/01/2018 behoren bij boekjaar Voor de budgetbepaling is het niet relevant als die fakturen nu al dan niet reeds betaald zijn. Indien nog openstaande fakturen van 2017 betaald moeten worden, dan maakt U hiervoor in het boekjaar 2017 een betaalopdracht aan (met uitvoeringsdatum in 2017) en stuurt deze door naar de scholengroep voor betaling. Uitgaven -> Inkomende Creditnotas Inkomende creditnota s worden ook niet overgedragen naar het volgende boekjaar Enkel van belang is de creditnotadatum (of boekingsdatum). Als deze creditnota al dan niet verrekend is, is van geen belang voor de budgetbepaling. Uitgaven -> Betaalopdrachten openstaande betaalopdrachten worden NIET overgedragen naar het volgende boekjaar. Immers deze betaalopdrachten hebben in HYBO2000 niets te maken met het volgende boekjaar. Een betaalopdracht geeft enkel aan wanneer een faktuur betaald is of betaald moet worden. Indien U in 2018 nog fakturen van het boekjaar 2017 moet laten betalen, dan opent U gewoon boekjaar 2017 en

7 maakt daar een nieuwe betaalopdracht aan voor de fakturen van 2017 die nog betaald moeten worden, waarna U deze doorstuurt naar de scholengroep. Inkomsten -> Kwitanties U kan kiezen indien U alle openstaande kwitanties wil overdragen naar het volgende boekjaar. Openstaande kwitanties zijn eigenlijk inkomsten die U nog verwacht te ontvangen. Aangezien die ontvangsten geboekt worden in één van de kasdagboeken moeten in principe de kwitanties overgebracht worden naar het volgende boekjaar wil U deze in het nieuwe jaar in een financiële verrichting opnemen. U kan echter ook de kwitanties niet overdragen naar het nieuwe jaar. Ontvangt U in het nieuwe jaar dan toch nog de gelden van een kwitantie van 2017 dan kan U die kwitantie alsnog aanmaken en opnemen in een financiële verrichting. Voordeel van het overdragen van openstaande kwitanties is dat U in het nieuwe jaar kan opvragen welke gelden U nog te ontvangen heeft, wat niet het geval is indien U deze kwitanties niet overdraagt naar het nieuwe boekjaar. Inkomsten -> Uitgaande fakturen Ook hier kan U kiezen indien U alle openstaande uitgaande facturen wil overdragen naar het volgende boekjaar. Openstaande uitgaande facturen zijn eigenlijk inkomsten die nog ontvangen zullen worden in het volgende boekjaar. Aangezien die ontvangsten geboekt worden in één van de kasdagboeken moeten de uitgaande facturen overgebracht worden naar het volgende boekjaar wil U deze in het nieuwe jaar in een financiële verrichting opnemen. U kan echter ook de uitgaande facturen niet overdragen naar het nieuwe jaar. Ontvangt U in het nieuwe jaar dan de gelden van deze facturen dan kan U die facturen alsnog aanmaken en opnemen in een financiële verrichting. Voordeel van het overdragen van openstaande facturen is dat U in het nieuwe jaar kan opvragen welke gelden U nog te ontvangen heeft, wat niet het geval is indien U deze facturen niet overdraagt naar het nieuwe boekjaar. Opgelet! U draagt best steeds openstaande uitgaande facturen over naar het volgend jaar. Zeker als u dit als nog te ontvangen opbrengsten heeft doorgegeven aan de financiële cel. U mag in geen geval in het boekjaar 2018 een kwitantie aanmaken voor een factuur van 2017 die betaald werd. (Op deze wijze geeft u foutief een dubbele inkomst door aan de financiële cel) Klanten, Leveranciers, Artikelcodes Deze gegevens worden automatisch overgedragen naar het volgende boekjaar Saldi van de financiële rekeningen (RK1 tem RK5) De saldi van de financiële rekeningen worden automatisch overgedragen naar het volgende boekjaar. Budgetten (ramingen) U kan zelf bepalen indien U de geraamde budgetten van het huidige boekjaar

8 wil overdragen naar het nieuwe boekjaar. Indien U de budgetten niet overdraagt dan wordt de raming voor iedere artikelcode op 0 gebracht. Overlopende rekeningen Alle overlopende bedragen (documentlijnen met als typecode O) worden automatisch overgebracht naar het volgende boekjaar. Dit gebeurt zowel voor inkomende facturen, creditnota s, uitgaande facturen als kwitanties. Nadat U bepaald heeft welke gegevens U wel en niet wil overzetten naar het volgende boekjaar, kan U beginnen met de eigenlijke opening van het nieuwe boekjaar. Ga hiervoor als volgt te werk : Open de administratie en selecteer het boekjaar 2017 Selecteer vervolgens het menu pad Nieuw boekjaar -> opening Indien het boekjaar 2018 reeds bestaat krijgt U een waarschuwing en vraagt het programma indien U de bestaande gegevens van 2018 wil overschrijven. Is dit het geval druk dan op Ja Selecteer nu welke gegevens moeten overgezet worden en welke niet Indien U openstaande bestelbonnen wil overzetten naar het nieuwe boekjaar druk dan op J anders op N Indien U openstaaande uitgaande fakturen wil overzetten naar het nieuwe boekjaar druk dan op J anders op N Indien U openstaande kwitanties wil overzetten naar het nieuwe boekjaar druk dan op J anders op N Indien U de geraamde bedragen van budgetten wil overzetten druk dan op J anders op N Na enige opgenblikken verschijnt terug het menu "Nieuw Boekjaar->opening" Het nieuwe boekjaar is nu aangemaakt. Opgelet! U bevindt zich nog in boekjaar verlaat het programma met <ESC>, zodat U weer in de administratie launcher terecht komt. Selecteer nu opnieuw de administratie waarvoor U zojuist een nieuw boekjaar aangemaakt heeft. U kan dan het nieuwe boekjaar 2018 selecteren. Controleer indien in dit nieuwe jaar alles correct verlopen is vooraleer te starten met nieuwe boekingen. Bent U niet helemaal tevreden met het nieuwe aangemaakte boekjaar (omdat U bv andere keuzes had willen maken in verband met over te dragen documenten), dan kan U het boekjaar steeds opnieuw aanmaken. Open hiervoor opnieuw het boekjaar 2017 en voer de procedure voor de opening van een nieuw boekjaar opnieuw uit. Let wel op! Alle gegevens van het nieuwe boekjaar worden dan wel gewist.

9 Wat te doen na de overgang naar boekjaar 2018 controle budgetten Controleer indien de werkelijke budgetten voor zowel uitgaven als inkomsten juist zijn. Na de overgang zal het werkelijk budget overeenkomen met de overlopende rekeningen van het voorgaande jaar. Dus het werkelijk budget uitgaven voor 2018 is dan gelijk aan het budget overlopende uitgaven Op gelijkaardige wijze kan U de inkomsten vergelijken.