Aanpassingen flexigar Versie V t.e.m. V 7 4 8

Transcriptie

1 Aanpassingen flexigar Versie V t.e.m. V Inhoud Aanpassingen flexigar Versie V t.e.m. V Algemeen GDPR Instellingen Afdrukken fiche (nieuwe) klant Persoonlijke keuzes van de klanten Lijsten selecties Relaties Lijsten/ selecties BTW-nummer controle Lengte kenmerken Wagenpark CarPass Facturatie Duplicaat als PDF bewaren Aantal originele exemplaren Activiteitslog Merkspecifieke zaken Renault Menu pricing/webservices Export EDR Mercedes-Benz Xentry Portal Ford Ford offerte (voor dealers) Hyundai Export documenten Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 1

2 1. Algemeen 1.1 GDPR Instellingen Omdat niet iedereen dezelfde verwachtingen heeft, hebben we verschillende mogelijkheden voorzien om GDPR op te volgen in flexigar. Hierover hebben we een uitgebreide aparte handleiding gemaakt die reeds naar al onze klanten werd verzonden maar nog steeds kan opgevraagd worden via een mail naar We zullen het hieronder in het kort toelichten. De instellingen kunnen bekeken worden in het menu Diversen/Globale parameterscherm. Klik vervolgens 2 x op Privacy AVG/GDPR en vervolgens op Instellingen. Hier kan u uw persoonlijke keuze maken Afdrukken fiche (nieuwe) klant Wanneer u een fiche wil laten ondertekenen door de klant met de klantgegevens die u bezit, kan dit via volgend icoontje in de relatiefiche Persoonlijke keuzes van de klanten Wanneer een (bestaande) klant u vraagt om bepaalde gegevens niet door te geven of te gebruiken voor commerciële doeleinden, kan u dat aanduiden in hetzelfde scherm. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 2

3 De reeds bestaande optie Mag mailings ontvangen in het tabblad Opmerkingen bij de relatiefiche blijft ook bestaan. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 3

4 1.1.4 Lijsten selecties In het menu om lijsten op te stellen kan er rekening gehouden worden met de keuzes die per klant zijn aangegeven. Voor de externe marketing via het menu Relaties, Lijsten selecties, tabblad Selectie, tabblad Klant : Voor de interne marketing via de reeds bestaande optie: Alleen de relaties selecteren die mailing mogen ontvangen. In het tabblad Algemeen Een eerste controle gebeurt op de Interne marketing uit de persoonlijke gegevens in het tabblad Algemeen van de relatiefiche (via ). Indien de optie niet werd aangevinkt om niet deel te nemen aan interne marketing, zal een extra controle gebeuren via de optie Mag mailing ontvangen vanuit het tabblad Opmerkingen. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 4

5 1.2 Relaties Lijsten/ selecties Wanneer via het menu Relaties, Lijsten selecties, een lijst werd opgemaakt aan de hand van enkele selectiecriteria, kan de hele lijst in zijn geheel aan of uit gezet worden door 2 extra knoppen onderaan die lijst. Zie voorbeeld hieronder. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 5

6 1.2.2 BTW-nummer controle. Bij het ingeven van een nieuw BTW-nummer kan je een online controle opvragen van dit nummer. Klik hiervoor rechts op het vraagteken naast het BTW-nummer. Je zal dan een antwoord krijgen dat het nummer ofwel juist is, ofwel fout. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 6

7 1.2.3 Lengte kenmerken De lengte van het adres welke wordt aangemaakt onder Relaties, tabblad Kenmerken, veldnaam _BOEKH werd verlengd naar 40 karakters. 1.3 Wagenpark CarPass Aanpassing aan een vroeger doorgegeven foutieve kmstand (te hoog) kan nu gebeuren via het dossier van de wagen in flexigar. Hoe? 1. Ga naar het dossier van de wagen en selecteer vooraan het document met de foutieve kmstand. 2. Klik op het icoontje om het dossier te wijzigen. 3. Wijzig het veld kmstand en valideer. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 7

8 Indien er voor Car-Pass geen correctie openstaat voor de betreffende lijn, wordt ineens de Car-Pass historiek in flexigar aangepast. Bij twijfel kan in de historiek van Car-Pass door iemand van Dynamic Software gecontroleerd worden dat deze correctie maueel via de historiek werd doorgevoerd. Let wel, indien je via het dossier een lijn hebt verbeterd en je kan nog steeds niet versturen, komt dit omdat deze lijn bij je nog door te voeren correcties staat voor Car-Pass. Op deze manier zal je nooit nog compleet geblokkeerd zijn, maar wel verplicht zijn om de foute km-stand te verbeteren. Overzicht correcties verzenden Lijnen die om de één of andere reden niet direct gecorrigeerd worden, kunnen later nog behandeld worden via het menu: Diversen, Carpass, Correcties verzenden. Om deze lijnen verder te kunnen onderzoeken hebben we gezorgd dat dit scherm kan afgedrukt worden. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 8

9 1.4 Facturatie Duplicaat als PDF bewaren. Wanneer u zelf geen duplicaat van de verkoopfacturen meer wenst af te drukken, maar dit als een PDF-bestand wenst te bewaren, kan u dit vanaf nu instellen via de parameters. Vooraf dient eerst gecontroleerd te worden of onder de map FlexiGAR2000 op de server, de map Flexi-Docs werd aangemaakt. Ga in flexigar vervolgens naar menu Werkorders facturatie, Parameters, Profielen documenten. Kies bij Soort document voor Factuur. Op niveau van Duplicaat kan je dan een vinkje aanzetten bij PDF bestand maken. Wanneer nu een factuur wordt afgedrukt, zal het duplicaat bewaard worden op uw computer. Hiervan krijgt u uiteraard een melding. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 9

10 1.4.2 Aantal originele exemplaren Sommige klanten eisen meerdere exemplaren van de originele factuur. Dit kan nu ingesteld worden via de document-profielen. Er kan een nieuw profiel aangemaakt worden, waaraan deze klant dan gekoppeld wordt. Voor dit profiel kan het aantal originele exemplaren dan op méér dan 1 worden gezet. In het verleden kon dit enkel voor de duplicaten van de facturen. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 10

11 1.5 Activiteitslog Verplaatste afspraken hebben nu een lijn in de activiteitslog zodat deze altijd kunnen opgezocht worden. Dit kan via menu Diversen, Systeem, Activiteitslog. 2. Merkspecifieke zaken 2.1 Renault Menu pricing/webservices Ook bij Renault werd voorzien om via menu s te werken om werkorders op te maken. Indien u dit wenst te gebruiken mag u met ons contact opnemen om dit te activeren Export EDR Indien bij de parameters van GDPR uw keuze op 1 staat, gaan de adressen van de klanten mee in het bestand BIR.DFN. Parameters GDPR kunnen nagezien worden via menu Diversen-Globale parameterscherm- Privacy AVG-GDPR, Instellingen. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 11

12 2.2 Mercedes-Benz Xentry Portal Indien u hierin geïnteresseerd bent, kan u een aparte handleiding opvragen i.v.m. deze werking. 2.3 Ford Ford offerte (voor dealers) Vanuit flexigar kan nu een zeer gedetailleerde offerte opgemaakt worden. Deze module mag enkel gebruikt worden door de Ford-dealers. Op eenvoudig verzoek kunnen we hiervan een demo geven. 2.4 Hyundai Export documenten Bij Hyundai hebben ze hun recalls-file uitgebreid met een eind datum die zelf kan gekozen worden. Het verdere verloop blijft ongewijzigd. Deze schermen kunnen opgevraagd worden via menu: Merken, Hyundai, Export klanten. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 12

13 Merken, Hyundai, Export Life Time Assistance. Aanpassingen V tem V /10/2018 Pag. 13