HOE EEN COMMISSIEFICHE AANMAKEN

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "HOE EEN COMMISSIEFICHE AANMAKEN"

Maarten de Ridder
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 HOE EEN COMMISSIEFICHE AANMAKEN INLEIDING De fiches en hun overzicht zijn documenten die de bedragen bevatten van de commissies, makelaarslonen, erelonen, ATN enz. die toegekend worden aan bepaalde dienstverleners. Deze documenten worden jaarlijks opgesteld door de schuldenaar van de bedragen en worden overhandigd aan het bevoegde administratieve bureau voor 30 juni of 1 april van het jaar dat volgt op de betaling van de prestaties, naargelang het type van indiening dat gekozen werd (papier of bestand). Het opstellen van deze fiches is wettelijk verplicht, conform artikel 57, 1, van het Wetboek der belastingen op inkomsten van 1992, en de presentatie ervan moet voldoen aan een officieel formaat. Met BOB Software kan u automatisch deze fiches genereren in een formaat dat goedgekeurd werd door de administratie. Deze fiches kunnen verstuurd worden op papier of in de vorm van een bestand, naargelang uw keuze. Daarnaast kan u ook een controlelijst opstellen voor de aan te geven bedragen. OPSTARTEN 1 ste stap : De leveranciersfiches configureren De papieren commissiefiches moeten verplicht het beroep van de begunstigde van de inkomsten vermelden, evenals zijn BTW-nummer indien het een BTW-plichtige is. De elektronische commissiefiches moeten bovendien het rijksregisternummer bevatten van de begunstigde natuurlijke persoon. Een minimum van 85% van de rijksregisternummers moet aanwezig zijn in de elektronische fiches opdat deze geaccepteerd zouden worden door de administratie. Deze gegevens kunnen ingegeven worden op niveau van de leveranciersfiches. Zoek de leveranciers die hernomen worden in de commissiefiches op in het tabblad Diversen van hun fiche, en vervolgens bepaalt u de categorie waartoe ze behoren, hun rijksregisternummer en hun beroep. De commissiefiches 1

Deze documenten worden jaarlijks opgesteld door de schuldenaar van de bedragen en worden overhandigd aan het bevoegde administratieve bureau voor 30 juni of 1 april van het jaar dat volgt op de

2 2 de stap : Configureer de rekeningen van het boekhoudkundig plan De lijst met bedragen die in rekening genomen worden in de fiches wordt berekend op basis van de boekingen die op bepaalde rekeningen gedaan werden. Het betreft de rekeningen waarvoor het vakje Cat geactiveerd werd. Voor iedere afdruk moet u dus controleren of de desbetreffende rekeningen correct geconfigureerd werden. Dit gebeurt via het menu Bestand Boekhoudplan. Zoek de rekeningen op die meetellen voor de berekening van de commissiefiches, plaats u hierop en kies in het veld van het vakje het type vergoeding dat toegekend wordt. 3 de stap : het genereren van de fiches en het overzicht Ga naar het menu Afdrukken Commissiefiches. In het tabblad Selectie, kiest u het/de type(s) documenten die u wenst op te maken: - Controlelijst : het betreft een intern werkdocument dat alle leveranciers bevat die geselecteerd werden op niveau van het tabblad Lijst van de documenten. Deze lijst voert geen controle uit op het minimum bedrag dat te betalen is per begunstigde, namelijk 125,00. - Documenten en toevoeging : het betreft de commissiefiches en de papieren lijst voor het desbetreffende jaar die teruggezonden moeten worden naar de administratie. Alle geselecteerde leveranciers in het tabblad Lijst van de documenten worden in aanmerking genomen behalve degene die niet het minimum bedrag van 125,00 vergoeding bereiken. - Bestand en begeleidende brief : het betreft de commissiefiches en het overzicht in een elektronisch formaat. Het bestand is een.txt bestand. Het formaat en de verstrekte informatie van zowel het bestand als de brief werden goedgekeurd door de administratie. Bepaal vervolgens het desbetreffende jaar en de datum van indiening van het document. Indien u een elektronisch bestand genereert, bepaalt u of het gaat om een eerste zending (Origineel) of dat het bestand een bestand dient te vervangen dat vroeger verstuurd werd De commissiefiches 2

Voor iedere afdruk moet u dus controleren of de desbetreffende rekeningen correct geconfigureerd werden. Dit gebeurt via het menu Bestand Boekhoudplan.

3 (Annuleren en vervangen van het vorige bestand). In het tweede geval zal het bestand informatie bevatten waarmee de administratie het juiste bestand kan herkennen. Het tabblad Extra Info herneemt per default alle informatie over de schuldenaar van de inkomsten (BTW nummer, naam, adres enz.) en de ondertekenaar van het document (telefoon, naam, voornaam enz.), voor zover deze ingegeven werden bij het instellen van het dossier. Het tabblad Parameters is een standaard tabblad van de afdrukschermen. U kan er de afdrukinstellingen bepalen. Klik op het icoontje met de tandwieltjes : een nieuw tabblad verschijnt met de lijst van leveranciers die mogelijk aanleiding kunnen geven tot het genereren van commissiefiches. De commissiefiches 3

) en de ondertekenaar van het document (telefoon, naam, voornaam enz.), voor zover deze ingegeven werden bij het instellen van het dossier.

4 Daarna dient men via de aankruisvakjes van de kolom Sel. de bewegingen van de leveranciers te selecteren die aanleiding zullen geven tot een commissiefiche. Een dubbelklik op de desbetreffende lijn maakt het mogelijk om het detail van de boeking te bekijken. De vakjes van de kolom Betaald worden per default aangekruist en het betaalde bedrag is per default het bedrag van de aankoopboekingen. De software baseert zich dus niet op de financiële bewegingen om het bedrag te berekenen dat effectief betaald werd. Opmerking : de lijst bevat ook de buitenlandse leveranciers. Ze moeten dus niet geselecteerd worden omdat een specifiek ficheformaat voor hun voorbehouden is. De ingegeven bedragen kunnen echter als basis dienen voor het manueel aanvullen van de fiches en de lijsten die voor hun bestemd zijn. Indien een begunstigde zou ontbreken, laat het icoontje te voegen door het volgende toevoegvenster te openen : u toe om aan de lijst er één toe Op dezelfde wijze kan u via het icoontje de gegevens wijzigen van de bestaande lijnen en het bedrag inschrijven dat werkelijk betaald werd. De commissiefiches 4

De vakjes van de kolom Betaald worden per default aangekruist en het betaalde bedrag is per default het bedrag van de aankoopboekingen.

5 Bestanden, overzicht en controlelijst kunnen opgeroepen worden en afgedrukt worden via de icoontjes en. In het geval er een bestand aangemaakt wordt, zal de software u vragen de directory te bepalen waarin het bestand bewaard zal moeten worden. Eens het bestand bewaard is op de aangewezen plaats, verschijnt een bericht dat bevestigt dat de handeling geslaagd is, daarna verschijnt onmiddellijk de begeleidende brief : De commissiefiches 5

6 De commissiefiches 6

Vergelijkbare documenten

HOE DE JAARLIJKSE LISTING AANMAKEN VAN DE BTW-PLICHTIGE KLANTEN

HOE DE JAARLIJKSE LISTING AANMAKEN VAN DE BTW-PLICHTIGE KLANTEN INLEIDING Zoals bepaald in artikel 53 quinquies van het BTW Wetboek, is de grote meerderheid van de entiteiten BTW-plichtig en dienen ze