GEPERSONALISEERDE VELDEN

Transcriptie

1 GEPERSONALISEERDE VELDEN Versie 2.5 Maart 2003

2 INHOUDSTAFEL Algemeen... 3 Praktisch gedeelte... 4 Beschrijving van het scherm:... 4 Toevoegen van een aankruisvakje:... 5 Toevoegen van een veld met het type tabelwaarde... 7 Toevoegen van een mededeling... 8 Toevoegen van een scheidingslijn... 9 Toevoegen van een tweede veld met het type tabelwaarde Toevoegen van een derde veld met het type tabelwaarde Invloed op de derdenfiches Integratie in de BOB-OLE Gepersonaliseerde velden 2

3 ALGEMEEN Dankzij deze functie kan de gebruiker zelf zones toevoegen die men kan ingeven in de verschillende schermen van de software. Dit scherm is toegankelijk via het menu Instellingen Configuratie Extra velden. Ieder tabblad bevat een tabel waarin een zone toegevoegd kan worden. Vaste activa : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in het basisbestand van de vaste activa. Hoofd. Fac : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in de hoofding van de ingaven schermen van het menu Facturatie. Detail fact. : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in het detail van de ingaven schermen van het menu Facturatie. Derden : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in de derdenfiche van de klanten en de leveranciers. Pers. : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in de personenfiche. Alg.rek. : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld het boekhoudplan. Anal. : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in de analytische plannen. Artikel : Voor het toevoegen van een persoonlijk veld in de artikelbestand van het menu Facturatie. Gepersonaliseerde velden 3

4 PRAKTISCH GEDEELTE Om deze functie gemakkelijker te begrijpen, stellen wij u voor om te vertrekken vanuit een concreet voorbeeld. Per probleem dat zich stelt, zullen wij in detail iedere stap van het toevoegen van een zone uitleggen. Het spreekt vanzelf dat deze uitleg algemeen is: hoewel deze uitgelegd wordt in het kader van een afzonderlijk geval, is ze van toepassing op alle gevallen die u nog kunt ontmoeten. Het probleem : We nemen een fiduciaire die in een derdenfiche van ieder van zijn klanten meerdere zones wilt toevoegen om informatie in verband met al dan niet BTW-plichtigheid van de klant en diens BTW controlebureau in te geven. Het doel is om, via BOB OLE, een klantenlijst op te maken op basis van een bepaalde selectie (bv. : alle klanten die afhankelijk zijn van hetzelfde controlebureau). Beschrijving van het scherm: Alle extra zones (of velden) kunnen aangemaakt worden via het menu Instellingen Configuratie Extra velden, hieronder ziet u de verschillende zones van het scherm: Naam van het veld Type veld Omschrijving van het veld Toevoegen/verwijderen van een veld Zone waar de velden zullen verschijnen De volgorde wijzigen Positie van het veld Opmaak omschrijving Verbonden veld Gepersonaliseerde velden 4

5 Type : verschijnt in de vorm van een scroll-lijst en bevat de volgende types : - TXT (mededeling) : om een omschrijving aan te maken. - BEV (kader) : om een kader aan te maken waarin u meerdere velden kunt invoegen. - GET (karakters) : maakt een zone aan waarin u enkel tekst kan invoegen. - NUM (aantal) :maakt een zone aan waarin u enkel getallen kan invoegen. - CUR (bedrag) : maakt een zone aan waarin u enkel een bedrag kan invoegen. - CHK (Waar / Vals) : maakt een checkbox aan. - DAT (Datum) : maakt een zone aan waarin u enkel een datum kan invoegen. - LKP (Tabelwaarde) : maakt een zone aan met een scroll-lijst. Deze bevat de verschillende waarden die in de opzoektabel staan die u gespecificeerd heeft (bv. : toont de waarde van de tabel taal, nl., Frans, Nederlands, Engels en Duits). - MEM (Memo) : maakt een memozone aan. Verbonden veld: maakt het mogelijk om een veld van het TXT (omschrijving) te verbinden met een veld van het type GET (karakters) bijvoorbeeld. Dankzij het icoontje wens aanpassen. kan u het uiteindelijke resultaat zien en de positie van ieder veld naar De twee icoontjes en maken het mogelijk om vooruit of achteruit te gaan in de aangemaakte velden. Toevoegen van een aankruisvakje: De eerste stap bij het oplossen van ons probleem is het invoegen van een veld dat meldt of de klant BTW-plichtig is of niet. Hiervoor hebben wij een veld nodig van het type Waar / Vals. - Klik op het icoontje toevoegen van een veld en geef er een naam aan, bijvoorbeeld «Plicht». - Het type van het veld is Waar / Vals (CHK). - Op de plaats van de omschrijving noteert u de term of de zin die het aankruisvakje vooraf gaat, bv «BTW-Plichtig?» in ons voorbeeld. Het infoscherm vermeldt «Aanvinken indien BTW-plichtig». - Wij plaatsen de tekst links zonder de waarden, die in de vakjes staan die de positie en de grootte bepalen, te wijzigen. Het rechtergedeelte van ons venster moet er als volgt uitzien: Gepersonaliseerde velden 5

6 - Sla vervolgens op en klik op het icoontje om het resultaat te zien. - In dit scherm is het mogelijk om het aangemaakte veld te verplaatsen. Via het icoon met de diskette kan u de positie opslaan. Ter aanvulling van dit eerste aankruisvakje is het nodig om een tweede aan te maken dat de frequentie toont van het indienen van de BTW-aangifte. Het aanmaakproces van dit tweede vakje is identiek aan het eerste. Het scherm dat u verkrijgt, bevat dus de volgende informatie : Gepersonaliseerde velden 6

7 Toevoegen van een veld met het type tabelwaarde De tweede stap bestaat uit het toevoegen van een veld dat in een scroll-lijst de verschillende mogelijke locaties van BTW controlebureaus opsomt. In de scroll-lijst stelt het nieuwe veld informatie voor die gehaald wordt uit een tabel. Eerst dient u dus deze tabel aan te maken die de lijst bevat van BTW-kantoren. Dit gebeurt via het menu Instellingen Configuratie Extra tabellen. - Maak een nieuwe tabel aan via het icoontje en bepaal de code en de omschrijving als volgt : - Keer terug naar het menu Instellingen Configuratie Extra velden en voeg een bestaand model toe van het type Tabelwaarde. Geef er de naam BTW aan en preciseer in het infoscherm BTWcontrole van :. Voor dit type veld kan geen omschrijving toegevoegd worden die voor het veld staat, zoals dat bij het type Aankruisvakje mogelijk is (Waar / Vals). De omschrijving zal dus apart aangemaakt worden. Het aanmaken wordt uitgelegd in het volgende punt ; dit is de derde stap van de oplossing voor het probleem. Gepersonaliseerde velden 7

8 - In de zone Tabel, selecteert u de tabel die u aangemaakt heeft op niveau van het menu Instellingen Configuratie Extra tabellen. - Opslaan. - Klik vervolgens op het icoontje en plaats het nieuwe veld na de twee anderen. De nieuwe tabel stelt in de lijst nog geen enkele informatie voor (geen enkel BTW controlebureau) : deze wordt telkens aangemaakt als de klanten vervolledigd worden. De software meldt dat het ingegeven BTW controlebureau niet bestaat en vraagt u het toe te voegen in de tabel Controlelijst BTW. Toevoegen van een mededeling De derde stap bestaat dus uit het toevoegen van een veld met het type Mededeling dat direct links van het veld BTW geplaatst zal worden dat in het vorige punt aangemaakt werd. - Geef aan het nieuwe veld de naam CONBTW en geef in de zone Omschrijving de mededeling in dat in het tabblad zal verschijnen. - De vakjes Vet en Onderstreept maken een minimale opmaak van de ingegeven mededeling mogelijk. - Het Verbonden veld geeft aan op welk veld de mededeling betrekking heeft. Dit is vooral nuttig bij de Facturatie : indien het hoofdveld aangekruist moet worden (nietzichtbaar), zullen de velden die hiermee verbonden zijn ook aangekruist zijn. Gepersonaliseerde velden 8

9 Hieronder ziet u het scherm zoals het er op dit ogenblik uitziet: - In het weergavenscherm zet u het nieuwe veld links van het veld BTW. Toevoegen van een scheidingslijn 4 de stap : om de BTW gegevens en de fiscale gegevens te scheiden, gaan we een scheidinglijn aanmaken: - Maak een nieuw veld van het type kader aan met de volgende karakteristieken : - Via het icoontje afdrukvoorbeeld, maakt u het toekomstige tabblad op de volgende manier op : Gepersonaliseerde velden 9

10 Toevoegen van een tweede veld met het type tabelwaarde De vijfde stap bestaat uit het invoeren van twee bijkomende velden, één van het type tabelwaarde, de andere van het type mededeling. De twee nieuwe velden, die geplaatst moeten worden onder de lijn die aangemaakt werd in het vorige punt, dienen om het BTWkantoor van de klant te vermelden. Ook moet er een nieuwe tabel aangemaakt worden, Lijst met belastingskantoren via het menu Instellingen Configuratie Extra tabellen. Ter herinnering, het aanmaakproces voor deze tabellen en velden wordt uitgelegd in stap 2 en 3. U bekomt dan het volgende scherm: Gepersonaliseerde velden 10

11 En op niveau van het tabblad: Toevoegen van een derde veld met het type tabelwaarde Om u het vermogen van de persoonlijke velden aan te tonen, voegen wij in het veld van het type kader, een derde veld in van het type tabelwaarde met mededeling en verbonden met de tabel van de derden. De laatste handeling maakt het mogelijk om zeer gemakkelijk de klant in te geven die de nieuwe derde over ons bedrijf ingelicht heeft. Deze vijfde en laatste stap toont het volgende resultaat: Gepersonaliseerde velden 11

12 Na het opslaan en plaatsen van de nieuwe velden, klikt u op het icoontje met het radertje om het tabblad Persoonlijk aan te maken in het derden scherm. U moet iedere keer op dit icoontje klikken, wanneer u het scherm Extra velden verlaat, anders verliest u alle velden die u aangemaakt heeft. Invloed op de derdenfiches Om het eindresultaat te zien, gaat u naar de derden fiches via het menu bestand of het gepaste icoontje. In het rechtergedeelte van het venster, klikt u op het tabblad «Persoon.» en ziet u de verschillende velden die wij aangemaakt hebben. U dient deze nog enkel op een juiste manier te vervolledigen. Gepersonaliseerde velden 12

13 De ingegeven informatie kan vervolgens naar Excel verstuurd worden en in Excel behandeld worden via de BOB OLE. U zal dus lijsten kunnen opstellen in functie van bepaalde criteria. Integratie in de BOB-OLE We veronderstellen dat de OLE server correct geïnstalleerd is. Voor meer informatie over dit onderwerp verwijzen we u naar de documentatie over deze module. Ter illustratie toont de tekst hieronder de wijze waarop u een lijst met BTW-aangiften kan aanmaken volgens het periodiciteitcriterium van de aangiften. In Excel opent u het venster van het menu BOB Basisbestand Klant en gaat u naar het tabblad Velden. Op het einde van de lijst bevinden zich de velden die recent aangemaakt en toegevoegd werden. Selecteer deze velden. - Klik op de radertjes: het bestand klant verschijnt in een EXCEL werkblad en toont de informatie over de geselecteerde velden. - Met behulp van de functie «Sorteren», sorteert u de lijst door de maandelijkse aangiften te selecteren (Maandelijkse BTW? = Waar). Het is natuurlijk mogelijk om een selectie uit te voeren op basis van andere criteria, zoals een selectie van klanten per BTW-controlebureau of belastingskantoor. Gepersonaliseerde velden 13

14 Voorbeeld van een lijst met op te maken BTW-aangiften. Gepersonaliseerde velden 14