Aangifte bedrijfsvoorheffing

Transcriptie

1 Aangifte bedrijfsvoorheffing Deze handleiding omvat de procedure voor het opmaken en versturen van de fiches /18/50. Deze aangifte kan zowel digitaal (op diskette) als op papier verstuurd worden. Voor wie moet er een fiche aangemaakt worden? Voor alle personeelsleden welke prestaties hebben geleverd gedurende het aangiftejaar 2006 moet een fiche /18/50 aangemaakt worden. Voor ieder personeelslid mag slechts 1 loonfiche en eventueel een bijkomende fiche aangemaakt worden. Voor een personeelslid dat meerdere opdrachten uitoefent zal dus ook maar 1 fiche aangemaakt worden, waarop de bedragen van alle opdrachten worden samengevoegd. Opmerking! Als enige uitzondering kunnen voor personeelsleden die zowel in categorie 4 (erelonen) als in een andere categorie een opdracht uitvoeren, 2 tot 3 fiches (één met eventueel bijkomende en één ) aangemaakt worden. Welke fiche voor welk personeelslid gebruiken? Voor alle personeelsleden, uitgezonderd deze in categorie 4 (erelonen) moet een fiche aangemaakt worden. De fiche wordt gebruikt voor het aangeven van erelonen en kan enkel gebruikt worden voor personeelsleden welke een opdracht in categorie 4 uitoefenen. Nieuw is dit jaar de loonfiche op deze fiche moeten de vervangingsinkomsten wegens ziekte opgegeven worden. Deze fiches moeten dus aangemaakt worden voor alle personeelsleden welke een gewaarborgd maandloon ontvangen hebben gedurende Opgelet! U kan enkel een fiche aanmaken indien er tijdens het berekenen van de erelonen geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Het gebruik van de fiches veronderstelt dat er op de uitgekeerde erelonen geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan zal er voor het betreffende personeelslid waaraan erelonen werden uitbetaald alsnog een fiche moeten aangemaakt worden ipv een fiche. Om te voorkomen dat u voortaan bedrijfsvoorheffing inhoudt op erelonen kan u best in de opdrachtfiche van deze personeelsleden op het tabblad Bedrijfsvoorheffing de optie Automatisch berekenen van de bedrijfsvoorheffing uitvinken. Hoe de aangifte van bedrijfsvoorheffing versturen? De aangifte kan gebeuren op 2 verschillende manieren, ofwel op papier ofwel op diskette (belcotax) Hierna worden beide procedures besproken.

2 1. Aangifte op diskette (belcotax) Indien u de aangifte wenst uit te voeren op diskette, dan wordt er 1 bestand aangemaakt waarin alle , en fiches opgenomen worden. Dit bestand moet dan op een diskette geplaatst worden en samen met het ontvangst en controleborderel via de post verstuurd worden naar : FOD Financiën Documentatiecentrum - Bedrijfsvoorheffing Brussel Sectie BELCOTAX 2 de verdieping Bemmiarstraat Brussel Wanneer? Gelieve uw diskette zo spoedig mogelijk te versturen naar de administratie. Voorwaarden? Voor minimaal 85% van de personeelsleden moet het INSZ nummer ingevuld zijn. Er mogen geen negatieve bedragen voorkomen op de fiches. Kan niet aan deze voorwaarden worden voldaan, dan zal de aangifte alsnog op papier moeten worden ingediend. Indien het bestand geweigerd wordt, dan kan ofwel een nieuwe aangifte ingediend worden op diskette (na schrapping van het originele bestand), Indien een aangifte via bestand werd ingediend mag bij weigering enkel nog een nieuw bestand toegestuurd worden. Indien U kiest voor het versturen van een bestand mag U in geen geval nog papieren aangiftes toesturen. Volg onderstaande stappen voor het opmaken van een aangifte via diskette : 1.1 Ingeven van de parameters Er moeten in verschillende secties parameters gecontroleerd en waar nodig aangevuld of gewijzigd worden : Sectie instellinggegevens Selecteer het menu pad Bestand -> Parameters. Selecteer in het dialoogkader Parametereditor de sectie instellinggegevens. Controleer de naam en het adres van de werkgever in deze sectie. Deze gegevens worden gebruikt als adres van de afzender op de 281.XX Fiches.

3 Belangrijk!!! Alle velden in deze sectie ingevuld zijn (dus ook de velden telefoonnummer, faxnummer, contactpersoon en adres.) Sectie RSZ In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie rsz. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Ondernemingsnummer werkgever : Hier moet het ondernemingsnummer van de scholengroep ingevuld staan. Is dit niet geval vul het dan hier in. Het ondernemingsnummer is steeds 10 cijfers lang en wordt voorafgegaan door een nul indien het geen 10 tekens lang is Sectie belastingfiches In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie belastingfiches. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Schuldenaar van de inkomsten : In dit veld moet het nationaal nummer van de schuldenaar ingevuld worden. (Dit is het NN van de scholengroep) Dit nummer is steeds 11 posities lang. (Indien het aan U toegekende NN korter is dan 11 posities dan moet u het steeds vooraf laten gaan door nullen.) Indien U dit nummer niet kent mag u het blanco laten (vanaf 2004 wordt standaard het ondernemingsnummer gebruikt zie 1.1.2) Schuldenaar van de inkomsten detail : Vul hier het volledige adres in van de schuldenaar van de inkomsten. (Dit is het officiële adres waaronder de scholengroep geregistreerd staat bij de federale overheidsdienst financiën) U kan achtereenvolgens benaming en adres in dit vak intikken gescheiden door komma s. Nummer gewest : Vul hier het nummer in van de gewestelijke directie waartoe U als schuldenaar behoort.dit nummer vindt U terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien dit nummer niet gekend is, dan kan U dit nummer terug vinden via het PCR-nummer waarop de scholengroep de bedrijfsvoorheffing stort. Raadpleeg hiervoor de tabel in bijlage.

4 Nummer ontvangstkantoor : Vul hier het nummer in van het ontvangstkantoor waartoe U als schuldenaar behoort.dit nummer vindt U terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien dit nummer niet gekend is, dan kan U dit nummer terug vinden via het PCR-nummer waarop de scholengroep de bedrijfsvoorheffing stort. Raadpleeg hiervoor de tabel in bijlage. Nummer taxatiedienst : Vul hier het nummer van de taxatiedienst in. Dit nummer vindt U normaal terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien het nummer niet gekend is, dan mag u hier 0 invullen.. Naam taxatiedienst : Vul hier de naam in van het taxatiedienst in. Deze naam vindt U normaal terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien de naam niet gekend is, dan mag u dit veld leeg laten. Registratienummer bij AOIF Vul hier het registratienummer in aan dat aan U toegekend werd. Dit nummer moet hetzelfde zijn als het ondernemingsnummer van de scholengroep. (10 posities lang, eventueel nummer laten vooraf gaan door 0 indien geen 10 posities lang) Erkenningsnummer sociaal secretariaat : U mag dit veld leeglaten, niet van toepassing indien u niet bent aangesloten bij een Soc. Secr. Nummer werkgever : Enkel van toepassing indien u bent aangesloten bij een Soc. Secr. Mag blanco blijven Schuldenaar inkomsten detail (BELCOTAX) : Vul hier de naam van de schuldenaar van de inkomsten in. (Idem als schuldenaar inkomsten detail, maar dan zonder adresgegevens.)

5 Opmerking! Indien u parameters wijzigt die gebruikt worden als default waarden op de 281.XX fiches nadat er reeds fiches aangemaakt werden dan kan u in de module overzicht loonfiches /281.18/ op de knop bijwerken klikken om de gewijzigde parameters op de reeds bestaande fiches bij te werken. 1.2 Aanmaken van de /281.18/ loonfiches Nadat u de parameters ingegeven heeft, kunnen de loonfiches , en aangemaakt worden Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking :

6 In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen. Het kan voorkomen dat er geen fiches automatisch aangemaakt worden; In dit geval komen er geen berekeningen voor in het referentiejaar waarvoor fiches aangemaakt moeten worden. Tijdens het automatisch aanmaken van fiches wordt enkel vak 10 a) uitkering naar aanleiding van ziekte of invaliditeit (269) ingevuld. Alle overige vakken blijven steeds leeg. De bedrijfsvoorheffing (286) en de Bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid (287) worden steeds vermeld op de overeenkomende vakken op de fiche van het betreffende personeelslid Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om en fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : Er kunnen enkel fiches aangemaakt worden voor personeel tewerkgesteld in categorie 4, indien er voor deze personeelsleden geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan moet er een fiche voor deze personen opgemaakt worden. Het programma controleert dit automatisch en zal een melding geven indien voor een opgegeven personeelslid wel bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. (Indien u opteert voor het aanmaken van fiches ipv fiches voor personeelsleden uit categorie 4, dan moet ook overeenkomend deze optie gekozen worden bij het aanmaken van fiches; In de praktijk zullen er voor deze gevallen echter geen fiches voorkomen) Controleren van de totale belastbare basis en de bedrijfsvoorheffing Vooraleer handmatig wijzigingen aan de fiches aan te brengen of fiches toe te voegen kan best eerst gecontroleerd worden indien de totale belastbare basis en bedrijfsvoorheffing van de fiches , en overeenkomt met de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing voor het aangiftejaar. Ga hiervoor als volgt te werk :

7 Selecteer vanuit het menu Afdrukken -> Totaaloverzichten -> Totaaloverzicht per maand. Dit rapport geeft een overzicht van de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing per maand met onderaan het eindtotaal. Op dit rapport zijn onderaan op de pagina de waarden voor belastbaar en bedrijfsvoorheffing belangrijk. We refereren verder in deze controle naar deze waarden als berekend belastbaar (a ) en berekende bedrijfsvoorheffing (b ). Deze waarden moeten vergeleken worden met de totalen van de , en fiches. Om het totaal van de fiches te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier zijn de bedragen voor het totaal van de belastbare inkomsten (7) en het totaal van de bedrijfsvoorheffing (8). Ook het totaal van tussenkomst in de reiskosten (5a) is belangrijk. Op de aangifte wordt deze immers meegeteld bij de belastbare inkomsten, terwijl deze voor de onderwijssector niet belastbaar is. Deze moet dus afgetrokken worden van het vak 7 om de totale belastbare basis van de fiches te vergelijken met de berekende basis. Aangezien de lonen uitbetaald voor ziekte voortaan op fiches vermeld worden, moeten deze bedragen ook in de controle mee opgenomen worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier is het vak Uitkeringen naar aanleiding van ziekte of invaliditeit (4a). Dit bedrag moet ook nog bij het belastbaar inkomen opgeteld worden om te kunnen vergelijken met de totale belastbare berekende inkomsten. Indien er ook nog fiches aangemaakt werden moet ook de totale belastbare basis van deze fiches in rekening worden gebracht. Om deze te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staat onderaan in vak 3 het totaal van deze fiches. Voer nu volgende controles uit : Indien de controles (b ) = (8) en (a ) = (7 5a + 4a + 3) niet in orde zijn gelieve dan eerst de verschillen te achterhalen en indien nodig te corrigeren. Mocht u de verschillen niet kunnen verklaren, neem dan contact op met HyperSoft Indien alle controles in orde zijn dan kunnen er eventueel nog bijkomende fiches ingegeven worden waarna de aangifte aangemaakt en verstuurd kan worden.

8 1. 4 Hernummeren fiches Nadat u alle fiches ingegeven heeft moeten deze soms opnieuw gesorteerd worden. De dienst belastingen wil namelijk alle fiches eerst gesorteerd op postcode en vervolgens alfabetisch op naam. Indien u de fiches automatisch gegenereerd heeft, is dit al in orde. Heeft u echter handmatig fiches toegevoegd dan moeten de fiches opnieuw gesorteerd en hernummerd worden. Doe dit vooraleer met het afdrukken of het aanmaken van de diskette te beginnen.

9 1.5 Aanmaken van de diskette Van zodra alle fiches ingegeven en indien nodig gesorteerd zijn kan de diskette aangemaakt worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belgotax. Vervolgens verschijnt het scherm Belcotax. U moet in principe alle knoppen op dit scherm doorlopen van links naar rechts. Klik op de knop Bestand aanmaken. Het dialoogkader om een nieuw belcotax bestand aan te maken verschijnt. Er wordt slechts 1 bestand aangemaakt waarin alle , en fiches opgenomen worden. Zorg dat er een etiketlabel ingevuld staat (vb SGRXX waarbij XX = nummer van scholengroep). en klik vervolgens op de knop Bestand maken In het logscherm rechts worden eventuele fouten weergegeven. Klik nadat het bestand aangemaakt werd op de knop terug om terug te keren naar het scherm Belcotax Klik vervolgens op de knop Validatie van bestand om het aangemaakte bestand nog eens op juistheid te controleren. In het log scherm rechts verschijnen eventuele foutmeldingen. Indien U een aantal van deze fouten wil verhelpen, klik dan eerst op de knop Bestand verwijderen om de fiches weer vrij te geven. Daarna kan U dan de fouten op de individuele /18/50 fiches verbeteren waarna U weer de procedure vanaf 1.5 herhaalt. Druk het ontvangst & controleborderel af dat U samen met de diskette moet versturen, door op de knop ontvangst & controleborderel te drukken. Vergeet dit formulier niet aan te vullen en te tekenen. Met de knop Bestand Bekijken kan U de inhoud van het aangemaakte bestand op een grafische manier bekijken. Zo kan U zien welke personen in de aangifte opgenomen zijn. Tenslotte moet U het bestand op diskette plaatsen om het te versturen. Plaats een lege geformatteerde diskette in het diskettestation en klik vervolgens op de knop Op diskette zetten. Volg de instructies op het scherm om de diskette aan te maken. Breng een label aan op deze diskette waarop U dezelfde vermelding aanbrengt als bij het aanmaken van de diskette in het veld etiketlabel. Zodra het bestand op diskette staat kan U het niet meer verwijderen. Indien U een weigering van het bestand ontvangt kan U het enkel nog schrappen en een nieuw bestand aanmaken. Stuur de diskette samen met het ontvangst & controleborderel op naar het eerder vermelde adres voor de opgegeven datum.

10 1.6 Afdrukken van de /18/50 fiches De individuele , en fiches moeten wel nog op papier aan de betrokken werknemers overgemaakt worden. U kan deze afdrukken of mailen naar de betreffende instelling waar deze dan lokaal kan afgedrukt worden. Om de fiches af te drukken selecteert U uit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche Klik vervolgens op de knop Bereik afdrukken om alle fiches of een bepaald bereik van fiches af te drukken Om de fiches te mailen klikt U op de knop Fiches Mailen. Selecteer vervolgens naar welke instellingen U fiches wil mailen en klik vervolgens op de knop Verzenden (Indien een personeelslid tewerkgesteld is in meer dan 1 instelling, zal de fiche naar meerdere instellingen verstuurd worden)

11 2. Aangifte op papier Indien u de aangifte wenst uit te voeren op papier, dan moeten alle , en fiches afgedrukt worden en moet er ook 1 samenvattende opgave voor de fiches, 1 samenvattende opgave voor de fiches en 1 samenvattende opgave voor de fiches gemaakt worden. Deze bundel moet dan globaal opgestuurd worden naar de zetel van het betreffende gewest waartoe U behoort. Dit adres vindt U terug in de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Wanneer? De aangifte moet bij de Administratie toekomen voor 30 maart Volg onderstaande stappen voor het opmaken van een aangifte via papier : 2.1 Ingeven van de parameters Er moeten in verschillende secties parameters gecontroleerd en waar nodig aangevuld of gewijzigd worden : Sectie instellinggegevens Selecteer het menu pad Bestand -> Parameters. Selecteer in het dialoogkader Parametereditor de sectie instellinggegevens. Controleer de naam en het adres van de werkgever in deze sectie. Deze gegevens worden gebruikt als adres van de afzender op de 281.XX Fiches. Belangrijk!!! Vanaf dit jaar moeten ook de velden telefoonnummer, faxnummer en contactpersoon en adres in deze sectie ingevuld zijn Sectie RSZ In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie rsz. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Ondernemingsnummer werkgever : Hier moet het ondernemingsnummer van de scholengroep ingevuld staan. Is dit niet het geval vul het dan nu in. Het ondernemingsnummer is steeds 10 cijfers lang en wordt voorafgegaan door een nul indien het geen 10 tekens lang is Sectie belastingfiches

12 In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie belastingfiches. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Schuldenaar van de inkomsten : In dit veld moet het nationaal nummer van de schuldenaar ingevuld worden. (Dit is het NN van de scholengroep) Dit nummer is steeds 11 posities lang. (Indien het aan U toegekende NN korter is dan 11 posities dan moet u het steeds vooraf laten gaan door nullen.) Indien U het nummer niet kent mag u dit veld leeg laten (standaard wordt het ondernemingsnummer gebruikt vanaf 2004, zie 2.1.2) Schuldenaar van de inkomsten detail : Vul hier het volledige adres in van de schuldenaar van de inkomsten. (Dit is het officiële adres waaronder de scholengroep geregistreerd staat bij de federale overheidsdienst financiën) U kan achtereenvolgens benaming en adres in dit vak intikken gescheiden door komma s. Nummer gewest : (niet van toepassing op papieren aangifte) Nummer ontvangstkantoor : (niet van toepassing op papieren aangifte) Nummer taxatiedienst : (niet van toepassing op papieren aangifte) Naam taxatiedienst : (niet van toepassing op papieren aangifte) Registratienummer bij AOIF (niet van toepassing op papieren aangifte) Erkenningsnummer sociaal secretariaat : U mag dit veld leeglaten, niet van toepassing indien u niet bent aangesloten bij een Soc. Secr. Nummer werkgever : Enkel van toepassing indien u bent aangesloten bij een Soc. Secr. Mag blanco blijven Schuldenaar inkomsten detail (BELCOTAX) : Vul hier de naam van de schuldenaar van de inkomsten in. (Idem als schuldenaar inkomsten detail, maar dan zonder adresgegevens.) Opmerking! Indien u parameters wijzigt die gebruikt worden als default waarden op de 281.XX fiches nadat er reeds fiches aangemaakt werden dan kan u in de module overzicht

13 loonfiches / en op de knop bijwerken klikken om de gewijzigde parameters op de reeds bestaande fiches bij te werken. 2.2 Aanmaken van de /281.18/ loonfiches Nadat u de parameters ingegeven heeft, kunnen de loonfiches , en aangemaakt worden Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen. Het kan voorkomen dat er geen

14 fiches automatisch aangemaakt worden; In dit geval komen er geen berekeningen voor in het referentiejaar waarvoor fiches aangemaakt moeten worden. Tijdens het automatisch aanmaken van fiches wordt enkel vak 10 a) uitkering naar aanleiding van ziekte of invaliditeit (269) ingevuld. Alle overige vakken blijven steeds leeg. De bedrijfsvoorheffing (286) en de Bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid (287) worden steeds vermeld op de overeenkomende vakken op de fiche van het betreffende personeelslid Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om en fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : Er kunnen enkel fiches aangemaakt worden voor personeel tewerkgesteld in categorie 4, indien er voor deze personeelsleden geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan moet er een fiche voor deze personen opgemaakt worden. Het programma controleert dit automatisch en zal een melding geven indien voor een opgegeven personeelslid wel bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. (Indien u opteert voor het aanmaken van fiches ipv fiches voor personeelsleden uit categorie 4, dan moet ook overeenkomend deze optie gekozen worden bij het aanmaken van fiches; In de praktijk zullen er voor deze gevallen echter geen fiches voorkomen) Controleren van de totale belastbare basis en de bedrijfsvoorheffing Vooraleer handmatig wijzigingen aan de fiches aan te brengen of fiches toe te voegen kan best eerst gecontroleerd worden indien de totale belastbare basis en bedrijfsvoorheffing van de fiches , en overeenkomt met de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing voor het aangiftejaar. Ga hiervoor als volgt te werk : Selecteer vanuit het menu Afdrukken -> Totaaloverzichten -> Totaaloverzicht per maand. Dit rapport geeft een overzicht van de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing per maand met onderaan het eindtotaal. Op dit rapport zijn onderaan op de pagina de waarden voor belastbaar en bedrijfsvoorheffing belangrijk.

15 We refereren verder in deze controle naar deze waarden als berekend belastbaar (a ) en berekende bedrijfsvoorheffing (b ). Deze waarden moeten vergeleken worden met de totalen van de , en fiches. Om het totaal van de fiches te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier zijn de bedragen voor het totaal van de belastbare inkomsten (7) en het totaal van de bedrijfsvoorheffing (8). Ook het totaal van tussenkomst in de reiskosten (5a) is belangrijk. Op de aangifte wordt deze immers meegeteld bij de belastbare inkomsten, terwijl deze voor de onderwijssector niet belastbaar is. Deze moet dus afgetrokken worden van het vak 7 om de totale belastbare basis van de fiches te vergelijken met de berekende basis. Aangezien de lonen uitbetaald voor ziekte voortaan op fiches vermeld worden, moeten deze bedragen ook in de controle mee opgenomen worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier is het vak Uitkeringen naar aanleiding van ziekte of invaliditeit (4a). Dit bedrag moet ook nog bij het belastbaar inkomen opgeteld worden om te kunnen vergelijken met de totale belastbare berekende inkomsten. Indien er ook nog fiches aangemaakt werden moet ook de totale belastbare basis van deze fiches in rekening worden gebracht. Om deze te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staat onderaan in vak 3 het totaal van deze fiches. Voer nu volgende controles uit : Indien de controles (b ) = (8) en (a ) = (7 5a + 4a + 3) niet in orde zijn gelieve dan eerst de verschillen te achterhalen en indien nodig te corrigeren. Mocht u de verschillen niet kunnen verklaren, neem dan contact op met HyperSoft Indien alle controles in orde zijn dan kunnen er eventueel nog bijkomende fiches ingegeven worden waarna de aangifte aangemaakt en verstuurd kan worden.

16 2. 4 Hernummeren fiches Nadat u alle fiches ingegeven heeft moeten deze soms opnieuw gesorteerd worden. De dienst belastingen wil namelijk alle fiches eerst gesorteerd op postcode en vervolgens alfabetisch op naam. Indien u de fiches automatisch gegenereerd heeft, is dit al in orde. Heeft u echter handmatig fiches toegevoegd dan moeten de fiches opnieuw gesorteerd en hernummerd worden. Doe dit vooraleer met het afdrukken of het aanmaken van de diskette te beginnen. 2.5 Afdrukken van de /281.18/ fiches De individuele , en fiches moeten nu afgedrukt worden. Om de fiches af te drukken selecteert U uit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche Klik vervolgens op de knop Bereik afdrukken om alle fiches of een bepaald bereik van fiches af te drukken

17 Ook moeten de fiches op papier aan de betrokken werknemers overgemaakt worden. Het aanmaken van de en fiches gebeurt op analoge wijze 2.6 Afdrukken van de /18/50 tussenbladen Vervolgens moet U ook nog de tussenbladen , en afdrukken. Selecteer hiervoor uit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Fiche en druk alle bladen af. Op analoge wijze kunnen de tussenbladen en afgedrukt worden. 2.7 Invullen van de /18/50 titelbladen Voor de , en opgave moeten ook nog titelbladen ingevuld worden. Deze worden niet automatisch door het programma aangemaakt. U moet deze met de hand invullen en aan de opgaves toevoegen. Lege titelbladen zijn terug te vinden op onze website.

18 Bijlage : nr gewest en ontvangskantoor adhv rekeningnummer REKENINGNUMMER DIR ONTV REKENINGNUMMER DIR ONTV

19