FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en het Leefmilieu

Transcriptie

1 Handleiding Betreft: De verzending van de jaarverslagen 2013 van de ombudspersonen Rechten van de patiënt bij de ziekenhuizen en de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg naar de Federale commissie Rechten van de patiënt (ten laatste in de loop van de maand april 2014). We herinneren eraan dat een fusie van instellingen die een zelfde erkenningsnummer hebben, de redactie van één verslag inhoudt. Het jaarverslag 2013 wordt aangeboden onder de vorm van een webformulier dat toegankelijk is via de link en het persoonlijk paswoord die per mail naar elke ombudspersoon worden verzonden. Het jaarverslag 2013 kan enkel via dit webformulier naar de Federale commissie verzonden worden. Algemene opmerking bij het gebruik van de webapplicatie: Gelieve bij het gebruik van het systeem NIET de backspace knop van uw browser te gebruiken, maar ENKEL de knoppen die in de webapplicatie zelf verschijnen, in het bijzonder de knop Menu (bewaren) en de knop vorige pagina (de laatstgenoemde knop verschijnt enkel in de delen 5 en 6) /7

2 TIP VOOR DE VOORBEREIDING: U kunt als voorbereiding een blanco versie van het jaarverslag (in Pdf) afdrukken en de gegevens op een handgeschreven manier integreren. U kunt deze blanco versie raadplegen via de link die op de openingspagina (login) vermeld staat. Opmerking: De blanco versie is eveneens printbaar op de site van de FOD Volksgezondheid via de volgende link (klik achtereenvolgens op lees meer onder Federale commissie Rechten van de patiënt < jaarverslag lokale ombudspersonen (rechts op het scherm)). STAP 1: Toegang tot de webapplicatie U kunt de webapplicatie openen door op de link te klikken, die u per mail ontvangen heeft. Op de openingspagina (login) duidt u het gewest, het type van de instelling en de naam van de instelling met het overeenkomstige erkenningsnummer aan, waarop het jaarverslag betrekking heeft. We stellen vast dat sommige psychiatrische ziekenhuizen voor de ombudsfunctie zowel een beroep doen op een interne ombudspersoon, als op een ombudspersoon bij een overlegplatform. In dit geval, dient de ombudspersoon van het provinciale overlegplatform geestelijke gezondheidszorg, waarbij het psychiatrisch ziekenhuis aangesloten is, een jaarverslag over te maken. Daarvoor dient hij het erkenningsnummer te selecteren met de vermelding pltf. Indien de interne ombudspersoon (naast het jaarverslag van de externe ombudspersoon) een jaarverslag wenst over te maken, dient hij het erkenningsnummer van het psychiatrisch ziekenhuis aan te duiden met de vermelding int. De gegevens van de interne en externe ombudspersonen mogen niet tot één jaarverslag samengevoegd worden. 2/7

3 Vervolgens geeft u het paswoord in, dat u per mail ontvangen heeft. Voor elke instelling is er een paswoord. Ombudspersonen die in meerdere instellingen werkzaam zijn, ontvangen voor elk van deze instellingen een ander paswoord. Indien meerdere ombudspersonen in eenzelfde instelling werkzaam zijn, ontvangt elke ombudspersoon een paswoord. Niettemin kan er voor deze instelling slechts één gezamenlijk jaarverslag aan de Federale commissie worden overgemaakt ( De psychiatrische ziekenhuizen die de interne en externe ombudsfunctie combineren mogen geen gezamenlijk jaarverslag verzenden. Zie hiervoor de eerste paragraaf). Indien u voor een bepaalde instelling geen paswoord ontvangen heeft, gelieve contact op te nemen met Mevr. Vanessa Debreyne op het telefoonnummer 02/ of per mail vanessa.debreyne@gezondheid.belgie.be. We herinneren eraan dat de Federale commissie enkel een jaarverslag dient te ontvangen van de initiatieven van beschut wonen en van de psychiatrische verzorgingstehuizen die bij één van de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg aangesloten zijn. STAP 2: het model voor het jaarverslag invullen in de webapplicatie Na het inloggen, komt u op een overzichtspagina terecht. Deze pagina vermeldt links bovenaan automatisch het erkenningsnummer en de naam van de instelling waarop het jaarverslag betrekking heeft. Rechts bovenaan kunt u de taal selecteren, waarin u het jaarverslag wenst op te maken. Het webformulier bestaat uit zes delen (verplicht) en een bijlage (facultatief). U kunt kiezen welk deel u eerst wenst in te vullen. U kunt elk deel bovendien op een ander tijdstip invullen. U kunt de gegevens naderhand wijzigen door op de overzichtspagina het betreffende deel opnieuw te selecteren. Indien een deel van het jaarverslag volledig werd ingevuld, verschijnt er op de overzichtspagina naast het betreffende deel de vermelding compleet. 3/7

4 Indien u een verplicht te beantwoorden vraag niet heeft ingevuld, zal een foutmelding verschijnen op het scherm. Toelichting per deel: Deel 1. Instellingsgebonden informatie Vragen 1.1 t.e.m. 1.3 worden automatisch ingevuld. Alleen vraag 1.2 kan u eventueel wijzigen. Bij vraag 1.5 worden de naam en het adres van ombudspersoon 1 automatisch ingevuld. Indien er in eenzelfde (fusie)ziekenhuis meerdere ombudspersonen werkzaam zijn, worden de namen van deze ombudspersonen eveneens automatisch ingevuld. Indien de gegevens van een ombudspersoon ontbreken en / of indien er zich in het afgelopen jaar een personeelswissel heeft voorgedaan, kunt u deze gegevens aanvullen en / of wijzigen. Bij ombudspersoon 1 zijn de velden voor het telefoonnummer en voor de datum van de aanvang van de werkzaamheden van de ombudspersoon verplicht in te vullen. Deel 2. Overzicht van de klachten Gelieve in dit deel het gewenste keuzerondje te selecteren en enkel cijfergegevens in te voeren. Deel 3. Voorwerp van de klachten Gelieve in dit deel enkel cijfergegevens in te voeren. Deel 4. Resultaat van het optreden Gelieve in dit deel enkel cijfergegevens in te voeren. 4/7

5 Deel 5. Moeilijkheden/aanbevelingen uitoefening ombudsfunctie Gelieve in dit deel het gewenste keuzerondje te selecteren. Indien u moeilijkheden ondervindt met één of meerdere van de vermelde onderwerpen, kunt u eventueel een toelichting geven en/of (een) aanbeveling(en) formuleren. Om de antwoorden op de eerste pagina te bewaren, klikt u op de knop volgende pagina (bewaren). Om de antwoorden op de laatste pagina te bewaren, klikt u op de knop MENU (bewaren) links boven op het scherm. Deel 6. Aanbevelingen toepassing patiëntenrechten Gelieve in dit deel het gewenste keuzerondje te selecteren. Indien u moeilijkheden ondervindt met één of meerdere van de vermelde onderwerpen, kunt u eventueel een toelichting geven en/of (een) aanbeveling(en) formuleren. Om de antwoorden op de eerste pagina te bewaren, klikt u op de knop volgende pagina (bewaren). Om de antwoorden op de laatste pagina te bewaren, klikt u op de knop MENU (bewaren) links boven op het scherm. Bijlage is facultatief. 5/7

6 STAP 3: de ingevulde gegevens verifiëren, bewaren en overmaken Na het invullen van alle verplichte rubrieken, verschijnt er op de overzichtspagina een boodschap die aangeeft dat u het jaarverslag volledig ingevuld heeft. De knop Om uw gegevens na te kijken en deze te verzenden naar de Federale commissie Rechten van de patiënt, klik hier verschijnt eveneens. Via deze knop kan u de gegevens voor het jaarverslag nakijken. Vervolgens kunt u kiezen (de keuzeknoppen bevinden zich onderaan de pagina): - Ofwel wenst u de ingevulde gegevens nog te wijzigen en kan u via de knop Ik wens het jaarverslag nog te wijzigen terugkeren naar de overzichtspagina. - Ofwel wenst u de ingevulde gegevens niet meer te wijzigen en kan u via de knop Ik wens het jaarverslag niet meer te wijzigen en het aan de Federale commissie Rechten van de patiënt over te maken de gegevens overmaken aan de Federale commissie. Zodra u deze knop selecteert, kunt u in het jaarverslag geen wijzigingen meer aanbrengen en wordt het jaarverslag aan de Federale commissie Rechten van de patiënt overgemaakt. Een logoutpagina verschijnt met de volgende boodschap: Geachte, Uw jaarverslag 2013 werd aan de Federale commissie Rechten van de patiënt overgemaakt. U zult een mail ter bevestiging van ontvangst van het jaarverslag ontvangen. Met vriendelijke groeten, Secretariaat Federale commissie Rechten van de patiënt FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Eurostation blok 2, Victor Hortaplein 40 bus 10, 1060 Brussel manu.riche@sante.belgique.be /7

7 Vervolgens ontvangt u per mail onderstaande ontvangstbevestiging. Gelieve een kopie van deze mail te bewaren Geachte, Het secretariaat van de Federale commissie Rechten van de patiënt heeft uw jaarverslag 2013 goed ontvangen. Dit bericht bevestigt de verzending van uw jaarverslag naar de Federale commissie. U kunt een afdrukvoorbeeld van het verzonden jaarverslag openen, bewaren of printen via de onderstaande link. Na het inloggen, wordt u automatisch naar het afdrukvoorbeeld geleid. LINK Met vriendelijke groeten, Secretariaat Federale commissie Rechten van de patiënt FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Eurostation blok 2, Victor Hortaplein 40 bus 10, 1060 Brussel manu.riche@sante.belgique.be /7