BOB Software Bankmodule

Transcriptie

1 BOB Software Versie April 2007

2 Inhoudsopgave ALGEMEEN... 3 Omschrijving... 3 VEREISTEN VOOR HET GOEDE GEBRUIK VAN DE MODULE... 4 De opties... 4 De financiële dagboeken... 5 Tabblad Bank... 5 Tabblad Transfer... 6 De leveranciers... 7 Bankrekeningnummers... 7 Tabblad Bank... 8 De klanten De tabellen Bankkaarten Categorieën van bankkaarten Kostencodes BANKTRANSFERS Betalingen Leveranciers Betalingsbestanden Berekenen van betalingsvoorstellen Valideren van het betalingsbestand Aanmaken van de betalingsbestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat Centraliseren van de diverse verrichting in de boekhouding Aanvragen tot domiciliëringen Bestanden van domiciliëringen Berekenen van voorstellen van de aan te vragen domiciliëringen Valideren van het bestand van domiciliëringen Aanmaken van de bestanden van domiciliëringen in BVB formaat Centraliseren van de diverse verrichting in de boekhouding Inlezen van rekeninguittreksels Lezen van het Coda bestand Transfer van het rekeninguittreksel naar de boekhouding Centraliseren van het financiële dagboek Pagina 2 van 44

3 ALGEMEEN Met de module banktransfer kan u de volgende verrichtingen automatisch uitvoeren : De betaling aan uw leveranciers en klanten; Het inlezen van uw Belgische gecodeerde elektronische rekeninguittreksels; De aanvraag tot domiciliëringen voor uw Belgische klanten. Deze opties zijn toegankelijk via een specifiek menu : Bank. Bovendien is deze module geïntegreerd met de algemene boekhouding en de signalitieken van de klanten en leveranciers van BOB Software om u zo veel mogelijk tijd te laten besparen bij het uitvoeren van deze verrichtingen en het bewerken ervan in de boekhouding. Een optimale parameterinstelling van de opties en de signalitieken zorgt er dus voor dat u optimaal voordeel kan halen uit deze integratie. Daarom bespreken wij in detail de parameterinstellingen die nodig zijn voor het efficiënt benutten van de module banktransfer vooraleer over te gaan tot het gebruik zelf. OMSCHRIJVING Naast verschillende standaard iconen, vindt u de volgende iconen : Iconen Handeling Sneltoets De actieve lijn aanpassen. Een bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat aanmaken. Berekent de betalingsvoorstellen of aanvragen tot domiciliëringen die aan uw selectie voldoen. Brengt uw bankverrichtingen over naar de boekhouding. Een betalingsbestand kopiëren. Een algemeen commentaar toevoegen in iedere lijn van een betalingsbestand. Kent automatisch een opdrachtgever toe aan de verschillende betalingen. Verwijdert alle opdrachtgevers die toegekend zijn aan de verschillende betalingen. Geeft toegang tot het detail van een gegeven. Een Coda lezen. Alt+Q Alt+G Alt+G Niet van toepassing Niet van toepassing Alt+T Alt+J Niet van toepassing Alt+L Pagina 3 van 44

4 VEREISTEN VOOR HET GOEDE GEBRUIK VAN DE MODULE Vooraleer de module te gebruiken moeten verschillende parameterinstellingen uitgevoerd worden. DE OPTIES De eerste parameterinstelling gebeurt via het menu Extra Configuratie Opties. In dit scherm kan u de volgende instellingen bepalen : Betaling diverse posten: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de diverse verrichtingen bij te voegen in de berekening van de betalingsvoorstellen. Dgb DP uitgevoerde overschrijvingen en Dagboek DP domiciliëringen : deze velden geven toegang tot de dagboekenlijst om standaard dagboeken te bepalen voor het boeken van de diverse verrichtingen. Lopende DP aangeduid op de factuur: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de diverse verrichtingen aan te maken met bedragen in de valuta en in de basisvaluta van de oorspronkelijke factuur. Deze informatie betreft enkel de buitenlandse betalingen. Transferdirectory Betalingsbestanden: dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden voor het opslaan van uw bestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat, kan selecteren. U kan er de directory ingeven die verbonden is met uw ISABEL/MULTILINE software. Extensie van de nationale en buitenlandse betalingsbestanden : deze vrije velden maken het mogelijk om de extensies in te geven voor bestanden die in BVB/ABBL VIR2000 formaat zullen aangemaakt worden. Pagina 4 van 44

5 Opmerking : In België, raden wij u aan om hier dezelfde extensies te kiezen als deze bepaald in bv. uw ISABEL software. In Luxemburg is dezelfde extensie van toepassing voor de nationale en internationale betalingen : «LUP». Bestand CODA : dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden bij het inlezen van uw CODA bestanden, kan selecteren. U kan er de directory ingeven waarin ISABEL de rekeninguittreksels ontvangt. Opmerking: De configuratie van de opties zal van toepassing zijn voor zover er geen uitzondering gemaakt is op niveau van de financiële dagboeken. Inderdaad, enkele van de hierboven beschreven informaties kunnen ook dagboek per dagboek geconfigureerd worden (zie hieronder, de beschrijving van het tabblad Transfer van de dagboeken). DE FINANCIËLE DAGBOEKEN De instelling van de dagboeken moet via het menu Extra Configuratie Dagboekenlijst uitgevoerd worden. Indien u de module banktransfers aangeschaft heeft, verschijnen er twee bijkomende tabbladen, Bank en Transfer, in het venster van uw financiële dagboeken. Tabblad Bank Dit tabblad maakt het mogelijk om de gegevens en financiële karakteristieken in te geven van de bankrekening. Titel : dit vrije veld maakt het mogelijk om de exacte omschrijving te bepalen van de rekening bij uw financiële instelling. Per default wordt hier de naam van het BOB Software dossier vermeld. Bankrekening : dit veld maakt het mogelijk om het dagboek te koppelen aan een opdrachtgeverrekening. Het gaat om het bankrekeningnummer dat gebruikt moet worden. BOB Software voert een geldigheidscontrole uit bij het ingeven van het nummer en waarschuwt u indien het geen correct nationaal bankrekeningnummer is. Pagina 5 van 44

6 Fin. Instelling : dit is de generieke code, met drie karakters, van de bankgroep (Fortis = 200; ING = 300 enz.). Indien dit veld vrij blijft, zal het programma de drie eerste cijfers van het rekeningnummer hernemen. Code Hoedan. : uitbreiding van de bankrekening. Deze code is enkel van toepassing om internationale overschrijvingen uit te voeren. Kredietlimiet : het ongedekte bedrag aanvaard door de bank op de rekening. Dit bedrag is uitgedrukt in de valuta van het dagboek. Ident. Nr. : het nationale identificatienummer van de onderneming. Het bestaat uit 11 karakters in België en 16 karakters in Luxemburg en moet verplicht ingevuld worden indien de opdrachtgever niet BTWplichtig is. Opmerking : Tabblad Transfer Bij het aanmaken van uw betalingsbestanden, zal BOB Software u als opdrachtgevers enkel de financiële dagboeken voorstellen waarvoor u een bankrekeningnummer bepaald heeft. Hetzelfde geldt voor de selectielijst van de opdrachtgever op de leveranciersfiche. Betalingen Domiciliëringen Transferdirectory (Betalingen / Domiciliëringen): dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden voor het opslaan van uw bestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat, kan selecteren. U kan er de directory ingeven die verbonden is met uw ISABEL/MULTILINE software. DP/uitgeg. overschrijvingen DP/Domiciliëringen : de velden Dgb geven toegang tot de dagboekenlijst om standaard dagboeken te bepalen voor het boeken van de diverse verrichtingen. De velden Bkg.rek. geven toegang tot het boekhoudplan om een standaard transferrekening te bepalen voor de overschrijvingen en de domiciliëringen. Vanzelfsprekend kan u dezelfde dagboeken en rekeningen bepalen voor de twee types bankverrichtingen. Pagina 6 van 44

7 Coda Aantal niet te behandelen lijnen : in deze twee velden kan u bepalen het aantal eerste en laatste lijnen van het Coda bestanden niet in te lezen. Transferdirectory : dit veld geeft toegang tot de lijst van directories waaruit u de directory, die standaard moet gebruikt worden bij het inlezen van uw CODA bestanden, kan selecteren. U kan er de directory ingeven waarin ISABEL de rekeninguittreksels ontvangt. Opmerking :Enkele van de hierboven beschreven informaties kunnen ook geconfigureerd worden in de opties van de module. In dit geval is het hier enkel nodig om de uitzonderingen te bepalen op hetgene gedefinieerd werd in de opties. DE LEVERANCIERS Indien u de module banktransfers aangeschaft heeft, verschijnt er een bijkomend tabblad, Bank, op de signalitiek van uw leveranciers. Behalve het nationale bankrekeningnummer brengt dit tabblad alle standaard gegevens samen die nuttig zijn voor de betaling van iedere leverancier. Opmerking : Vanzelfsprekend is de automatisering van de betalingen des te efficiënter, naargelang er meer standaardwaarden ingevuld zijn. Bankrekeningnummers Bij het voorbereiden van de nationale betalingen, herneemt BOB Software de bankinformatie uit het linkergedeelte van de signalitiek (in België : het bankrekeningnummer ; in Luxemburg : de onafhankelijke code van de bank of de vermelding «IBAN» en het bankrekeningnummer). Bij het voorbereiden van buitenlandse betalingen, herneemt BOB Software daarentegen de nodige gegevens (het bankrekeningnummer inbegrepen) uit het tabblad bank. Daarenboven, voor ieder leverancier is het mogelijk om meerdere nationale en/of buitenlandse bankrekeningen in te geven. Het volstaat om te klikken op het icoontje naast het veld Bank (linkergedeelte van het scherm) om het venster voor het ingeven van het Bankrekeningnummer te openen. Pagina 7 van 44

8 De grid bovenaan dit venster geeft u de lijst van de bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier. Door de kolom Def. kan u een standaard rekening identificeren. Deze rekening zal op de leveranciersfiche weergegeven worden en zal per default voorgesteld worden bij de betalingen ten gunste van deze leverancier. U kan trouwens een standaard rekening bepalen voor ieder type rekening (Nationaal of Buitenland). Om een nieuwe bankrekening te bepalen, klikt u op het icoontje voor het toevoegen van een nieuwe fiche. Dan moet u het type rekening (Nationaal of Buitenland) selecteren en het rekeningnummer en de nodige gegevens (hieronder beschreven), indien het om een buitenlandse rekening gaat, ingeven. BOB Software voert een geldigheidscontrole uit bij het ingeven van een nationaal rekeningnummer. U zal dus systematisch gewaarschuwd worden indien het ingegeven nummer niet correct is. Opmerking :De informatie over het rekeningnummer is vanzelfsprekend onmisbaar voor het correct uitvoeren van uw betalingen aan leveranciers. Om de beschikbaarheid van deze informatie zo veel mogelijk te verzekeren zal BOB Software u voorstellen om de leveranciersfiche te vervolledigen bij het ingeven telkens deze informatie ontbreekt voor de desbetreffende leverancier. Dit is van toepassing voor alle leveranciers voor wie het vakje manuele betaling niet aangevinkt is op de signalitiek. Tabblad Bank In het tabblad bank is het mogelijk om de volgende informatie in te geven: Aanspreking : dit veld bevat een numerieke waarde gekoppeld aan de standaardtabel met aansprekingcodes. In dit veld stelt een scrolllijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving die eraan gekoppeld is terugvinden. De aansprekingcode moet verplicht ingevuld worden in geval van betaling met circulaire cheques. De tabel met aansprekingcodes is toegankelijk via het menupunt Bank Tabellen Aansprekingcodes Pagina 8 van 44

9 Taalcode : dit veld bevat een numerieke waarde gekoppeld aan de standaard tabel met taalcodes. In dit veld stelt een scrolllijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving die eraan gekoppeld is terugvinden. Indien u hier geen enkele code selecteert, zal BOB Software de code 0 (niet medegedeeld) standaard gebruiken. De tabel met taalcodes is toegankelijk via het menupunt Bank Tabellen Taalcodes. Betalings Dgk : dit veld geeft toegang tot de lijst met financiële dagboeken gekoppeld aan een bankrekeningnummer. Indien u hier een opdrachtgever selecteert zal deze informatie gebruikt kunnen worden bij het aanmaken, op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, van uw betalingsbestanden. Inderdaad, indien de hier aangeduide opdrachtgever deel uitmaakt van uw selectie, bij het aanmaken van een betalingsbestand, zal deze automatisch aan alle betalingen aan de betrokken leverancier toegekend worden. In het tegenovergestelde geval zal geen enkele opdrachtgever standaard aan de betalingen toegekend worden. Manuele betaling: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de betalingen die betrekking hebben op deze leverancier (tijdelijk) uit te sluiten uit de lijst van de betalingsvoorstellen. Bij het ingeven wordt deze informatie in rekening genomen : voor de leveranciers die manueel betaald moeten worden, zal BOB Software niet voorstellen om de signalitiek te vervolledigen indien het rekeningnummer ontbreekt. Deze optie is zeer handig indien de betalingen aan een leverancier manueel, via domiciliëring of doorlopende opdracht moeten uitgevoerd worden. Dit vakje kan ook aangevinkt worden om alle betalingen aan een leverancier te blokkeren. Div. Begu : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de leverancier te identificeren als diverse begunstigde. Deze wordt hernomen in de betalingsvoorstellen zonder presentatie van factuur (eventueel voor een vast bedrag). Bkg : dit veld is beschikbaar voor de diverse begunstigden en geeft toegang tot het boekhoudplan voor de selectie van de rekening die standaard voor de betalingen ten gunste van de derde geboekt moet worden. Deze informatie wordt gebruikt bij het automatisch aanmaken van uw diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen. Het volgende veld, ook beschikbaar voor de diverse begunstigden, maakt het mogelijk om een vast bedrag in te geven, dat standaard in de betalingsvoorstellen hernomen moet worden. Dit bedrag maakt deel uit van de vertrouwelijke informatie van de module. De gebruiker moet over de gepaste toegangsrechten beschikken opdat dit bedrag zichtbaar zou zijn op de leveranciersfiches en opdat het voorgesteld zou worden bij de berekening van de betalingsvoorstellen. Factor : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de leveranciers te identificeren die door een factoring onderneming beheerd worden. Het volgende veld is beschikbaar wanneer het vakje Factor aangekruist is. Het geeft toegang tot het scherm voor het opzoeken van leveranciers voor de selectie van de factoring onderneming. In dat geval worden de bankgegevens van de Factor in plaats van die van de leverancier standaard voorgesteld bij het aanmaken van de betalingsbestanden. Comm. : dit veld maakt het mogelijk om de externe communicatie in te geven die vermeld moet worden bij het ingeven van de facturen. Deze communicatie zal vervolgens hernomen worden bij de berekening van de betalingsvoorstellen. Om het u gemakkelijker te maken, volstaat het voor de gestructureerde mededelingen alle cijfers van de communicatie na elkaar in te geven, indien de check digit correct is biedt BOB Software u aan om deze automatisch voor te stellen in het juiste formaat. Pagina 9 van 44

10 Buitenlandse overschr. : dit vakje moet aangevinkt worden indien de betalingen aan de leverancier standaard gestort moeten worden op een buitenlandse rekening. De betalingsvoorstellen voor deze leverancier zullen dan hernomen worden in de bestanden met internationale betalingsvoorstellen. Betal. wijze : deze code is gekoppeld aan de standaardtabel met de betalingswijzen. In dit veld stelt een scrolllijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. Laat dit veld vrij indien de keuze van de betalingswijze door uw financiële instelling gebeurt. De tabel met de betalingswijzen is toegankelijk via het menupunt Bank Tabellen Betalingswijzen. BLWI rubr. : deze numerieke waarde is gekoppeld aan de standaard tabel met de BLWI rubrieken. In dit veld stelt een scrolllijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. De informatie die in deze scrolllijst gekozen wordt maakt het BOB Software mogelijk om standaard de eerste BLWI rubriek te initialiseren die gekoppeld is aan de betalingen aan de leverancier. De tabel met de IBLC rubrieken is toegankelijk via het menupunt Bank Tabellen BLIW verantwoording. Gegevens financiële instelling Naam : naam van de financiële instelling van de leverancier. Nummer : rekeningnummer van de leverancier bij hogervernoemde financiële instelling. Dit rekeningnummer moet nauwkeurig ingegeven worden omdat BOB Software enkel geldigheidscontroles uitvoert voor de rekeningen in het IBAN formaat (indien de twee eerste karakters van het nummer (hoofdletters en kleine letters respecteren) overeenkomen met de landcode). SWIFTadr : SWIFT adres van de bank van de leverancier. Dit adres herneemt in een gecodeerde vorm de naam en het adres van de bank. BOB Software valideert het SWIFT adres niet. Bij voorkeur worden de volledige gegevens van de bank ingegeven, zelfs indien het SWIFT adres gekend is. Adres : adres van de bank van de leverancier. Plaats : stad of gemeente waar de bank van de leverancier gevestigd is. Land : deze code is gekoppeld aan de standaardtabel met de landen. In dit veld stelt een scrolllijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. Kostentype : dit veld is gekoppeld aan de standaardtabel voor het verdelen van de kosten tussen de begunstigde en de opdrachtgever. In dit veld stelt een scrolllijst u alle codes voor die geldig zijn voor deze zone. Naast iedere code kan u ook de omschrijving terugvinden die eraan gekoppeld is. Deze zone is verplicht in België voor de internationale betalingen en in het Groothertogdom Luxemburg voor de nationale en internationale betalingen. Bovendien de codes gebruikt in België zijn verschillend van die in Luxemburg. De tabel met de codes voor het verdelen van de kosten is toegankelijk via het menupunt Bank Tabellen Kostenverdelingscode. Pagina 10 van 44

11 DE KLANTEN In het tabblad Diversen van de signalitiek van uw klanten, bevindt zich de informatie die nuttig is voor de aanvragen tot domiciliëringen : een aankruisvakje om te bepalen of de klant gedomicilieerd is en het domiciliëringsnummer zelf. Opmerking : Vanzelfsprekend is de behandeling van de aan te vragen bedragen des te efficiënter, naargelang er meer standaardwaarden ingevuld zijn. Bij het voorbereiden van het domiciliëringsbestand herneemt BOB Software het domiciliëringsnummer. In dit tabblad is het mogelijk om de volgende informatie in te geven: Gedomicilieerd : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om te bepalen of de klant in rekening genomen moet worden bij de berekening van de voorstellen tot domiciliëringen. Nr : Domiciliëringsnummer van de klant. Pagina 11 van 44

12 DE TABELLEN De waarden die u in de hieronder beschreven tabellen ingeeft zullen gebruikt worden bij het automatisch inlezen van uw gecodeerde elektronische rekeninguittreksels in de algemene boekhouding. Bankkaarten De tabel met bankkaarten maakt het mogelijk om de magnetische kaarten te inventariseren, die als betalingsmiddel in uw onderneming (bv. tankkaarten, kredietkaarten, ) gebruikt worden. Deze is toegankelijk via het menu Bank Tabellen Bankkaarten. Het venster van de bankkaarten maakt het mogelijk om de volgende informatie te bepalen : Nummer : dit vrije veld maakt het mogelijk om het nummer van de magnetische kaart in te geven, welke dient als referentie. Omschrijving 1 en 2 : deze vrije velden maken het mogelijk om een omschrijving en eventueel een alternatieve omschrijving te koppelen aan de betaalkaart. Categorie : de code is gekoppeld aan uw tabel met bankkaartcategorieën. Om de bestaande categorieën te raadplegen, kan u de scrolllijst openen. Deze stelt u naast iedere code de omschrijving voor die eraan gekoppeld is. U kan ook een nieuwe categorie rechtstreeks vanuit dit veld aanmaken. Indien u een onbestaande code ingeeft, stelt BOB Software u voor om een nieuwe categorie aan te maken. Defaultboeking : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om te bepalen of een rekening standaard moet geboekt worden voor de betalingen uitgevoerd met deze kaart. In dit geval moet de standaard rekening met behulp van de twee aangrenzende velden gedefinieerd worden: type rekening («K» voor klant, «L» voor leverancier en «A» voor algemene rekening) en referentie van de rekening van de derde of de algemene rekening. Pagina 12 van 44

13 Categorieën van bankkaarten Zoals we net gezien hebben, kunnen de bankkaarten samengebracht worden per categorie, iedere categorie wordt eenvoudig bepaald door een code en een (alternatieve) omschrijving. De tabel met de categorieën van bankkaarten is toegankelijk via het menupunt Bank Tabellen Categorieën Bankkaarten. Kostencodes Met behulp van de tabel met de kostencodes kan u bepalen hoe BOB Software de kosten aanwezig in uw gecodeerde elektronische rekeninguittreksels moet boeken. Deze tabel is toegankelijk via het menu Bank Tabellen Kostencodes. Aan iedere kostcode kan u een BTW code of een algemene rekening toekennen. Als u de keuze Bankkosten aanvinkt, zal BOB Software automatisch de algemene rekening gebruiken die in de automatische rekeningen gedefinieerd werd voor de bankkosten. Pagina 13 van 44

14 BANKTRANSFERS BETALINGEN LEVERANCIERS Deze optie maakt het mogelijk om automatisch uw betalingsopdrachten aan te maken voor uw financiële instellingen, evenals uw overeenkomstige diverse verrichtingen. De betalingsprocedure van de leveranciers bestaat uit volgende fases : De automatische berekening van de betalingsvoorstellen op basis van openstaande facturen die vervallen zijn op een bepaalde datum (na aftrek van de lopende betalingen) ; Het valideren van het(de) uit te voeren betalingsbestand(en); Het aanmaken van het(de) betalingsbestand(en) in BVB/ABBL VIR2000 formaat, eventueel gekoppeld aan het automatisch aanmaken van een diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen. De centralisatie in de boekhouding van de (eventuele) diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen. De eerste drie stappen gebeuren via het scherm Betalingsbestanden toegankelijk via het menu Bank Betaling leveranciers. In dit gedeelte van de handleiding wordt het scherm van de betalingsbestanden eerst beschreven. Daarna bespreken we in detail iedere stap van de betalingsprocedure van de leveranciers. Betalingsbestanden Het scherm van de betalingsbestanden is toegankelijk via het menu Bank Betaling leveranciers. Pagina 14 van 44

15 Het scherm van de betalingsbestanden bestaat uit drie delen : Links : de lijst van de actieve betalingsbestanden ; Rechts : het detail van de karakteristieken van het geselecteerde bestand in deze lijst; Onderaan het scherm : de iconen voor het behandelen van de betalingsbestanden. Lijst met betalingsbestanden In de lijst met betalingsbestanden wordt ieder bestand beschreven via de volgende informatie : # : de aanwezigheid van het icoontje betekent dat het geselecteerde bestand aangemaakt werd in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Datum : datum van creatie van de lijst van betalingsvoorstellen. Tot. bedrag : totale waarde van de betalingen van het bestand. Aant. : aantal verschillende uit te voeren betalingen. Omschrijving : omschrijving gekoppeld aan het betalingsbestand. Dit is niet noodzakelijk de naam waaronder het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat bewaard wordt. Auteur : gebruiker van BOB Software die de lijst van betalingsvoorstellen aangemaakt heeft. Verv.datum : alle openstaande facturen met een vervaldatum voor of gelijk aan deze datum zullen in rekening genomen worden bij de berekening van de te betalen bedragen. Karakteristieken van de betalingsbestanden Naast de omschrijving van het bestand en de geselecteerde vervaldatum, in het gedeelte bovenaan rechts van het scherm is de volgende informatie terug te vinden : Bestandstype : formaat voor het aanmaken VIR2000, namelijk nationaal of internationaal. Opdrachtgevers : dagboek code gekoppeld aan de rekening van de opdrachtgever waarvoor het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat aangemaakt wordt/zal worden. Indien u meerdere opdrachtgevers had geselecteerd bij het aanmaken van uw bestand, zullen deze codes in dit veld blijven staan zolang de lijst van de betalingen niet opgesplitst wordt per opdrachtgever. Vertrouwelijk bestand: dit vakje is aangekruist indien alleen de gebruikers met de gepaste rechten het betalingsbestand mogen openen. van het bestand BVB/ABBL De bijkomende informatie wordt samengebracht in de volgende tabbladen : SELECTIES : dit tabblad herneemt het aantal verschillende uit te voeren betalingen, het corresponderende totaal bedrag en de types begunstigden die geselecteerd werden bij de berekening van de betalingvoorstellen. INFO. BESTAND : dit tabblad toont de gebruiker (Auteur) van BOB Software, die de lijst van betalingsvoorstellen aangemaakt heeft, de datum en het uur van de aanmaak van deze lijst en de datum en het uur van de laatste wijziging van deze lijst. Indien een bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat reeds aangemaakt is wordt het overeenkomstige vakje aangevinkt. In dit geval verschijnen ook in dit tabblad de uitvoeringsdatum van de betalingen en de lokatie van het fysieke bestand. Pagina 15 van 44

16 Opmerking : Wanneer het vakje Bestand BVB/ABBL VIR2000 aangemaakt aangevinkt is, is het niet meer mogelijk om het bestand voor de bank aan te maken. Om het bestand opnieuw aan te maken moet u eerst dit vakje uitvinken en de fiche opslaan. Dan zal het icoontje Bestand BVB/ABBL VIR2000 aanmaken weer actief worden. Opgelet : let erop dat u eventueel geen nieuwe automatische diverse verrichting aanmaakt. INFO. DP : het vakje DP overschrijvingen is aangekruist indien het aanmaken van het betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat werd gekoppeld aan het aanmaken van een diverse verrichting op uitgevoerde overschrijvingen om automatisch de leveranciersrekeningen te salderen door het krediet van de transferrekening. In dat geval worden het dagboek, het doc. Nr en de transferrek. van de boeking weergegeven in de volgende velden. NOTITIES : in dit tabblad kan u vrije en gedetailleerde commentaren ingeven die u wenst te koppelen aan de lijst van de betalingen. Iconen onderaan het scherm Met behulp van de iconen onderaan het scherm kan u volgende bewerkingen uitvoeren : : een nieuwe lijst met betalingen creëren. : de geselecteerde lijst wissen uit de lijst met betalingsbestanden. : een nieuwe betalingslijst maken door de geselecteerde lijst te kopiëren. : in de modus wijzigen, de geselecteerde lijst met betalingen openen (ook mogelijk door dadelijk te dubbelklikken op de geselecteerde lijn). Een lijst van betalingen kan aangepast worden zolang ze niet in BVB/ABBL VIR2000 formaat aangemaakt is. : het bestand aanmaken in BVB/ABBL VIR2000 formaat voor de geselecteerde betalingslijst. Elke handeling wordt hieronder beschreven. Berekenen van betalingsvoorstellen U kan gemakkelijk uw betalingsvoorstellen berekenen met behulp van het scherm Geautomatiseerde betalingen. Dit scherm is toegankelijk door op het icoontje Nieuwe fiche van het scherm Betalingsbestanden (Bank Betaling leveranciers) te klikken. U kan ook een nieuwe betalingslijst opmaken door een bestaand bestand te kopiëren. Hiervoor moet u de te kopiëren lijst selecteren in de lijst van de betalingsbestanden en op het het icoontje klikken. Pagina 16 van 44

17 Bepalen van de selectiecriteria Het tabblad Selectie maakt het mogelijk om de karakteristieken te bepalen van het aan te maken bestand en om enkele selectiecriteria op te stellen voor de berekening van de lijst van de te betalen facturen. Opmerking : indien u een bestaande lijst van de betalingen gekopieerd hebt om uw bestand aan te maken, wordt dit tabblad enkel ter informatie weergegeven. Document Bestandomschrijving : expliciete naam die u aan uw betalingsbestand toekent om dit gemakkelijker te identificeren bij latere bijwerking of bij het aanmaken van het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Deze naam wordt hernomen op niveau van de lijst met betalingsbestanden. Betalingstype : maakt het mogelijk om het formaat voor het aanmaken van het BVB/ABBL VIR2000 bestand te selecteren, namelijk nationaal of internationaal. De overeenkomstige extensie is afkomstig uit de opties van de module. Rkg opdrachtgever : bevat standaard de lijst van financiële dagboeken waaraan u een opdrachtgeverrekening gekoppeld heeft. Dit veld geeft toegang tot het venster Definitie van de rekeningen opdrachtgever. Met behulp van dit venster kan u gemakkelijk de rekeningen, die voor uw betalingen gebruikt moeten worden, (de)selecteren. Indien u één enkele opdrachtgever selecteert, zal bij de berekening van de betalingsvoorstellen, dezelfde opdrachtgever toegekend zijn aan alle voorgestelde betalingen. In dit geval wordt er geen rekening gehouden met de standaardwaarde van de leveranciersfiche. Indien u meerdere opdrachtgevers selecteert, wordt bij de berekening van de betalingsvoorstellen, standaard de opdrachtgever van de leveranciersfiche voorgesteld indien deze deel uitmaakt van uw selectie, anders zal u deze zelf moeten bepalen. Opmerking : deze selectie maakt deel uit van uw voorkeuren en zal dus standaard voorgesteld worden bij de volgende berekening van uw betalingsvoorstellen. Selectietype: met deze zone kan u kiezen of u wilt dat iedere of geen enkele lijn van de grid met betalingsvoorstellen zou geselecteerd worden als uit te voeren betaling. Pagina 17 van 44

18 Vertrouwelijk bestand: dit vakje moet aangevinkt zijn om de weergave van de inhoud van het bestand te beperken tot de gebruikers met de gepaste rechten. Gegroepeerd per begunstigde: dit aankruisvakje maakt het mogelijk om alle openstaande documenten voor éénzelfde begunstigde te hergroeperen in één enkel betalingsvoorstel. Indien u dit vakje aankruist, zal de grid met de betalingsvoorstellen slechts één lijn per begunstigde tonen voor een bedrag dat overeenkomt met het totaal verschuldigde bedrag. In de boekhouding worden alle boekingen gehergroepeerd in één enkele betaling, voorzien van éénzelfde afpuntingsnummer. Selectie Verv. op : alle openstaande facturen met een vervaldag voor of gelijk aan deze datum moeten in rekening genomen worden voor de berekening van de te betalen bedragen. BOB Software zal ook rekening houden met deze datum om aan de betalingsvoorstellen de facturen toe te voegen die nog niet vervallen zijn maar waarvan de korting nog geldig is. Filter : de knop maakt het mogelijk om een filter te bepalen voor de documenten die in rekening genomen moeten worden voor de berekening van betalingsvoorstellen. Eens de filter ingesteld is, kan u via de knop de synthese van de criteria weergeven of de filter wissen. Nationale begunstigden: dit vakje moet aangevinkt zijn om, bij de berekening van de betalingsvoorstellen, alleen de leveranciers in rekening te nemen die op een nationale bankrekening moeten betaald worden. Voor deze leveranciers is het vakje Buitenlandse overschrijvingen op hun signalitiek niet aangevinkt. Standaard wordt de waarde van dit vakje gesynchroniseerd met het betalingstype dat hoger gekozen werd. Internationale begunstigden: op een alternatieve manier moet dit vakje aangevinkt zijn om, bij de berekening van de betalingsvoorstellen, alleen de leveranciers in rekening te nemen die op een buitenlandse bankrekening moeten betaald worden. Voor deze leveranciers is het vakje Buitenlandse overschrijvingen op hun signalitiek wel aangevinkt. Standaard wordt de waarde van dit vakje ook gesynchroniseerd met het betalingstype dat hoger gekozen werd. Enkel de landcode : deze zone is beschikbaar in geval van internationale betalingen en maakt het mogelijk om de uit te voeren betalingen te beperken tot betalingen bij financiële instellingen van eenzelfde land (cfr. Landcode van het tabblad Bank van de leveranciersfiche). Leveranciers en begunstigden Leveranciers en Diverse begunstigden: deze aankruisvakjes maken het mogelijk om het type leverancier te bepalen dat in rekening genomen moet worden, namelijk de leveranciers en/of de diverse begunstigden. Klanten (Credit) Terugbetaling creditnota s klanten : dit aankruisvakje maakt het mogelijk om de openstaande creditnota s van de klanten in rekening te nemen bij de berekening van de te betalen bedragen. De selecties en gebruikelijke filters zijn van toepassing op alle informatie over derden (Selectie op referentie of naam, reeks categorieën, ). Pagina 18 van 44

19 Eens het bestand en uw selectie zo bepaald werden, klikt u op het icoontje om de berekening van betalingsvoorstellen te starten. BOB Software geeft de betalingen die beantwoorden aan uw selectie weer in het tabblad Betalingsvoorstel. Het tabblad Betalingsvoorstel bestaat uit twee delen: het gedeelte bovenaan, geeft de lijst van de uit te voeren betalingen weer en het gedeelte onderaan, toont het detail van de geselecteerde verrichting uit het gedeelte bovenaan (namelijk de lijn aangeduid door de cursor). Boven de lijst, naast de omschrijving, kan u in het veld voorzien van een scrolllijst een soort sleutel selecteren voor de weergave van de lijnen van de lijst. Naast dit veld verschijnt enerzijds het totale bedrag van de geselecteerde betalingen en anderzijds het totale bedrag van alle voorgestelde betalingen. Betalingsvoorstellen Lijst van betalingen (gedeelte bovenaan) In de lijst van de betalingen stelt iedere lijn een betaling aan een derde voor. Naargelang u het vakje gegroepeerd per begunstigde al dan niet aangevinkt heeft in het tabblad Selectie, stelt de lijst van de betalingen ofwel een betaling per leverancier (of klant) voor het totaal van zijn verrichtingen, ofwel een betaling per verrichting voor. Opmerking : BOB Software voert geen compensatie uit tussen de rekeningen klant en leverancier van éénzelfde derde. Voorbeeld, indien voor een derde X, u een factuur leverancier moet betalen en een creditnota klant moet terugbetalen, worden deze verrichtingen voorgesteld op twee verschillende lijnen van de lijst van de betalingen. Iedere betaling wordt beschreven door de volgende informatie : OG : code van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening die gebruikt wordt voor de betaling. In dit veld stelt een scrolllijst alle opdrachtgevers van uw selectie voor. Voor iedere rekening geeft BOB Software ook het detail van de saldo s weer: Pagina 19 van 44

20 Code : referentie van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening. Omschrijving : omschrijving van het financiële dagboek gekoppeld aan de opdrachtgever rekening. Saldo : saldo van de bankrekening voor uitvoering van de betalingen. Tot betalingen : totaal bedrag van de uit te voeren betalingen door de bankrekening. Beschikbaar : beschikbaar bedrag (eventueel kredietlimiet inbegrepen) op de bankrekening na uitvoering van de betalingen. De eerste lijn van de grid geeft het totale bedrag van alle betalingen die niet aan een opdrachtgeverrekening gekoppeld zijn. Indien u uw betalingsvoorstellen gecreëerd heeft door één enkele opdrachtgever te selecteren, kent BOB Software deze opdrachtgever voor alle betalingen toe zonder rekening te houden met het betalingsdagboek van de signalitiek van de leverancier. Indien u daarentegen meerdere opdrachtgevers geselecteerd heeft om uw lijst te creëren, stelt BOB Software standaard de opdrachtgever voor die gekoppeld is aan de leverancier indien deze opdrachtgever deel uitmaakt van uw selectie. Indien deze er geen deel van uitmaakt laat BOB Software dit veld leeg. Referentie : referentie van de begunstigde. De referentie is niet steeds relevant. Daarom herhaalt BOB Software onderaan het scherm de naam, het volledige adres en het BTW nummer van de begunstigde. Zo verzekert u zich ervan dat u steeds de betalingen uitvoert bij de juiste begunstigden. Sel. : dit vakje moet aangevinkt zijn voor alle betalingen die u echt wenst uit te voeren en die opgenomen moeten worden in het bestand in het BVB/ABBL VIR2000 formaat. Het icoontje maakt het mogelijk om uw selectie te bewaren. Na het activeren van dit icoontje, vraagt BOB Software u of u de niet geselecteerde betalingsvoorstellen wenst te wissen. Klik op JA om de niet aangekruiste betalingslijnen te verwijderen.! : in deze kolom, duidt de aanwezigheid van het icoontje naast een betaling erop dat niet afgepunte credit boekingen bestaan voor de desbetreffende derde (bv. een creditnota die niet afgepunt werd met de overeenkomstige factuur). Het volstaat om de desbetreffende lijn te selecteren om het detail van deze informatie te kunnen raadplegen in de grid detail van verrichtingen (in het gedeelte onderaan het scherm). Standaard worden de credit boekingen niet geselecteerd. Indien u er rekening mee wenst te houden om het te betalen bedrag ermee in mindering te brengen, kruist u het vakje van de kolom Sel. aan voor de desbetreffende boeking. Daarenboven wordt het totaal bedrag van de nietgeselecteerde boekingen getoond, per derde, onderaan het scherm, naast de vermelding Nt afgep. Het debet bedrag verschijnt links en het credit bedrag rechts. Rekening : bankrekeningnummer waarop de betaling uitgevoerd zal worden. Het bankrekeningnummer wordt vanuit de leveranciersfiche hernomen. Het is echter mogelijk om het aan te passen (zie volgende paragraaf). Bet. bedrag: bedrag te betalen aan de begunstigde (eventueel, korting in mindering gebracht). BOB Software berekent het op basis van de waarde van de openstaande facturen (vervallen op de geselecteerde datum) qua leverancierbetalingen en op basis van de waarde van de openstaande creditnota s qua de klantenbetalingen. Pagina 20 van 44

21 In de volgende kolom, duidt de aanwezigheid van het icoontje erop dat de desbetreffende derde meerdere rekeningnummers heeft op zijn signalitiek. Commentaar : externe communicatie hernomen vanuit de ingaven. Zoals we reeds gezien hebben, wordt de communicatie van de leveranciersfiche standaard hernomen bij het ingeven op deze leverancier. Heel praktisch bij het behandelen van overschrijvingen met gestructureerde mededeling. Naam : naam van de begunstigde, ook zichtbaar onderaan het venster. De betalingen waarin onmisbare elementen ontbreken worden in het rood weergegeven. Deze lijnen moeten vervolledigd worden om het bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat te kunnen aanmaken. U kan deze echter reeds selecteren en uw lijst bewaren om deze later te vervolledigen en in BVB/ABBL VIR2000 formaat aan te maken. Opmerking : Qua nationale betalingen in België is het verplicht om het bankrekeningnummer in te geven, in Luxemburg is het ook verplicht om de commentaar of het kostentype in te geven. Voor internationale betalingen moeten de velden rekening en ISO code van het land van de begunstigde ingevuld worden. De lijnen waarvoor het bedrag moet verbeterd worden, worden in het grijs weergegeven. Het is, inderdaad, niet mogelijk om een nul of negatief bedrag te betalen. Detail van de verrichtingen (gedeelte onderaan) De grid met het detail van de verrichtingen toont alle documenten die betrekking hebben op de betaling aangewezen door de cursor in de lijst van betalingen. Ieder document wordt beschreven door de volgende informatie : Sel. : dit vakje moet aangevinkt zijn voor alle documenten die opgenomen moeten worden in de betaling (aangegeven in het gedeelte bovenaan). Type : «S» voor leverancier (of «C» voor klant, in het geval van terugbetaling van creditnota s klanten). Derde : referentie van de begunstigde. Bedrag : bedrag van het document. Doc datum : datum van het boekhoudkundige document gekoppeld aan de boeking. Vervaldatum : datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Disconto : bedrag van de eventuele korting. Disc. datum : vervaldatum van de geldigheid van de korting. Jaar : boekhoudkundig centralisatiejaar van het document. Maand : boekhoudkundige centralisatieperiode van het document. Dgb : code van het dagboek waarin het document geboekt werd. Doc Nr : nummer van het document. Id : interne informatie zonder praktisch nut voor de gebruiker. Deze maakt het mogelijk om een technische link te maken tussen de betalingen opgesomd in het gedeelte bovenaan het scherm en het detail van de verrichtingen. Opmerking : intern commentaar hernomen vanuit de ingaven. Val. : valuta van het document. Val. Bedrag : bedrag van het document omschreven in een buitenlandse valuta. Afpunting : afpuntingsnummer van het document. Pagina 21 van 44

22 Valideren van het betalingsbestand Om de lijst van de betalingen te bepalen die u echt wenst uit te voeren, maakt BOB Software het mogelijk om de definitie van de betalingen aan te passen, betalingen toe te voegen en te wissen. U kan uw aanpassingen aanbrengen, hetzij volgende op de berekening van de betalingvoorstellen, hetzij later dankzij het icoontje, beschikbaar onderaan het scherm van de betalingsbestanden. In het tabblad Betalingsvoorstel van het scherm Geautomatiseerde betalingen, kan u via de iconen die tot uw beschikking staan de volgende bewerkingen uitvoeren : : een extra betaling definiëren. : de geselecteerde betaling wissen. : de gegevens van de geselecteerde betaling aanpassen (ook mogelijk door te dubbelklikken op de lijn van de aan te passen betaling). : éénzelfde commentaar toekennen aan alle betalingen (de bestaande commentaren worden vervangen). : de geselecteerde betalingen opslaan (zonder de andere betalingsvoorstellen te bewaren). : alle (positieve) betalingen selecteren (alle vakjes van de kolom Sel worden aangevinkt). : alle (positieve) betalingen deselecteren (geen enkele vakjes van de kolom Sel worden nog aangevinkt). : een opdrachtgever automatisch toekennen aan de betalingen. : de opdrachtgever wissen voor iedere betaling. De betalingen selecteren Op basis van betalingsvoorstellen van BOB Software begint u met het selecteren/deselecteren van de betalingen die u echt wenst uit te voeren. De iconen en maken het mogelijk om respectievelijk alle betalingen uit de lijst te selecteren en te deselecteren. Eens uw selectie uitgevoerd is, klikt u op het icoontje. U kan dan het definitief wissen van de nietgeselecteerde betalingen bevestigen. Een betaling toevoegen of aanpassen Het toevoegen of het wissen van een betaling gebeurt via het venster Betaling. Het gaat om één van de twee volgende schermen naargelang uw bestand betrekking heeft op nationale of internationale betalingen. Pagina 22 van 44

23 In de modus wijziging, herneemt dit venster de gegevens van de aan te passen betaling. U kan er de opdrachtgever, het rekeningnummer van de begunstigde, het te betalen bedrag en de toegekende korting, evenals de te vermelden mededeling aanpassen. Begunst.: het eerste veld stelt een scrolllijst voor, voor de selectie van het type begunstigde («L» voor leverancier; «K» voor klant; «B» voor diverse begunstigde). Het tweede veld geeft toegang tot het scherm voor het opzoeken van de derde. Hier kan u de te betalen derde selecteren. Opdrachtgever : code van het financiële dagboek, gekoppeld aan de opdrachtgeverrekening te gebruiken voor de betaling. In dit veld toont een scrolllijst de opdrachtgevers van uw selectie. Voor iedere rekening kan u de beheer informatie van het openstaande saldo (hierboven beschreven) hier ook raadplegen. Deze waarde kan ook rechtstreeks aangepast worden in de lijst van de betalingen. Naam : naam van de begunstigde. Ingaven : dit veld is van toepassing in geval van betaling aan een diverse begunstigde. Het gaat over de rekening die geboekt moet worden bij het automatische aanmaken van de diverse verrichting uitgevoerde overschrijvingen. Standaard toont BOB Software de boekingsrekening van de signalitiek van de derde (cf. zone diverse begunstigde van het tabblad Bank van de leveranciersfiche). Bank : nummer van de bankrekening. Het icoon, naast dit veld, maakt het mogelijk om een nieuw bankrekeningnummer te koppelen aan de geselecteerde derde. Deze bewerking gebeurt via het venster voor het ingeven van de bankrekeningen (hierboven beschreven). Betaling : bedrag te betalen aan de begunstigde. BOB Software past automatisch het bedrag van de betaling aan in functie van het kortingsbedrag, over het algemeen negatief. Het te betalen bedrag moet dus ingegeven worden, korting niet in mindering gebracht. Disconto : waarde van de korting die verkregen werd op de betaling. Commentaar : externe communicatie. BEGUNST. : dit tabblad toont de volledige gegevens van de te betalen begunstigde (volledig adres en BTW nummer). Pagina 23 van 44

24 FACTUUR : dit tabblad toont de informatie met betrekking tot het te betalen document (dagboek, nummer van het document, datum van het document, vervaldatum van het document en informatie over de afpunting). De drie volgende tabbladen zijn van toepassing voor de internationale betalingen. BANK : dit tabblad bevat de naam en het SWIFTadres van de bank van de begunstigde, de betalingswijze en de informatie die nodig is voor het verdelen van de bankkosten. Het betreft het type verdeling, het rekeningnummer van de opdrachtgever voor de betaling van de kosten indien deze geheel of gedeeltelijk tot uw laste zijn en de valuta. Indien de kosten tot uw laste zijn, zonder inlichting over de te gebruiken Rekening, neemt het programma standaard het rekeningnummer van het financiële dagboek van de opdrachtgever. Het grootste gedeelte van deze informatie kan standaard bewaard worden op niveau van het bankrekeningnummer van de leveranciersfiche. BLIW : deze scrolllijst herneemt de bewerkingscodes BLIW. bewerkingscode BLIW kan ingegeven worden op de leveranciersfiche. COMMENTAAR BANK : dit tabblad bevat twee vrije velden voor het ingeven van commentaren die meegedeeld moeten worden aan de bank van de opdrachtgever en die van de begunstigde. Een standaard ALLE betalingen aanpassen Naast de aanpassingen die per betaling moeten bepaald worden, heeft u ook de mogelijkheid om aanpassingen toe te passen op iedere betaling van de betalingslijst. Zo kan u éénzelfde commentaar toekennen aan iedere betaling van uw lijst. Klik op het icoontje om toegang te krijgen tot het venster voor het ingeven van het algemene commentaar. Dit commentaar zal de bestaande commentaren vervangen. U kan ook alle betalingen zonder opdrachtgever uit de lijst nagaan om hun automatisch een opdrachtgever toe te kennen. Klik op het icoontje om toegang te krijgen tot het venster Selectie van de betalingen. Dit laat u toe om enkele gekruiste criteria te bepalen om het automatisch toekennen van de opdrachtgever te verfijnen. Pagina 24 van 44

25 De velden uit dit venster bieden de volgende mogelijkheden : Volgorde verwerking: in dit veld kan u, via een scrolllijst, een soortsleutel kiezen voor de betalingsvoorstellen: de vervaldatum, het bedrag of de referentie van de derde. BOB Software zal de opdrachtgever(s) aan de betalingen toekennen, rekening houdend met de hier opgestelde prioriteiten. Automatische selectie: indien dit vakje aangekruist is, zullen de opdrachtgevers toegekend worden in overeenkomst met de alfabetische orde van de codes van de financiële dagboeken. Specifieke opdrachtgever: in dit veld kan u, via de scrolllijst met de opdrachtgevers van uw oorspronkelijke selectie, de opdrachtgever kiezen die de betalingen zal moeten betalen. Tot de kredietlimiet: indien dit vakje aangekruist is, zal iedere opdrachtgever blijven toegewezen worden aan de betalingen zolang zijn kredietlimiet niet bereikt is. Voor een totaal bedrag van : dit veld maakt het mogelijk om het bedrag op te geven tot hoeveel iedere opdrachtgever toegekend moet worden tot de betalingen. Alle valuta s: indien dit vakje aangekruist is, zal de valuta van de betalingen niet in rekening genomen worden voor het toekennen van de opdrachtgever. Betaling in valuta: dit veld maakt het mogelijk om het toekennen van de opdrachtgever tot de betalingen te beperken die omschreven zijn in een te selecteren valuta. Eens u uw toewijzingcriteria van de opdrachtgevers bepaald heeft, klikt u op OK om uw lijst van betalingen bij te werken. Opmerking : Indien u bv. een bepaalde opdrachtgever wil toekennen tot zijn kredietlimiet en een andere opdrachtgever voor een bepaald bedrag, kan u ook deze procedure meerdere keer herhalen. Om alle geselecteerde opdrachtgevers uit uw lijst van betalingen te wissen, klikt u op het icoontje. BOB Software zal u vragen om deze bewerking te bevestigen door op JA te klikken. De lijst van de betalingen afdrukken Gewoonlijk kan u via de icoontjes onderaan het scherm en uw lijst van betalingen afdrukken. U kan de afdrukparameters wijzigen via het tabblad Parameters van het scherm Geautomatiseerde betalingen. Het voorgestelde rapport drukt de volledige lijst van de betalingen af met een paginaonderbreking voor de opdrachtgevers en een onderbreking op de lijn voor de begunstigden. Voor iedere betaling duidt een aankruisvakje aan of de lijn al dan niet geselecteerd is en het commentaar wordt weergegeven. De lijst met betalingen splitsen per opdrachtgever Om het scherm Geautomatiseerde betalingen te verlaten, klikt u op het standaard icoontje om het venster te sluiten. Indien u uw lijst met betalingen gecreëerd heeft door één enkele opdrachtgever te selecteren, vindt u, bij het verlaten van het scherm, dadelijk uw bestand in de lijst van de betalingsbestanden. Indien u daarentegen uw lijst met betalingen gecreëerd heeft op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, vraagt BOB Software u, bij het verlaten van het scherm, of u het bestand wil opsplitsen per opdrachtgever. Door deze verrichting worden uw betalingsopdrachten per opdrachtgever samengebracht. In dit geval wordt een bestand Pagina 25 van 44

26 aangemaakt voor iedere opdrachtgever in plaats van alle betalingsopdrachten te bewaren in één enkel bestand. Deze bewerking moet vóór het overbrengen van uw bestand naar uw financiële instelling gebeuren. U kan dit echter uitstellen totdat u het bepalen van uw lijst van betalingen beëindigd heeft. In dit geval vindt u uw betalingsbestand ook in de lijst van de betalingsbestanden. Indien u ervoor kiest om uw bestand op te splitsen per opdrachtgever, toont BOB Software u het venster Aanmaak tijdelijk bestand per opdrachtgever. Dit venster toont de omschrijving van uw oorspronkelijke lijst en maakt het mogelijk om een nieuwe omschrijving toe te kennen voor elk aan te maken bestand. Daarvoor toont BOB Software u de lijst met de opdrachtgevers van uw oorspronkelijke selectie en duidt de opdrachtgevers, die werkelijk voor de betalingen gebruikt zijn, aan door het vakje van de kolom Gebr. aan te vinken. Nadat u een Omschrijving ingegeven heeft voor ieder bestand van bestemming, klikt u op OK om ieder van deze bestanden in de lijst van betalingsbestanden terug te vinden. Opmerking : Eens de nieuwe bestanden aangemaakt zijn, bestaat het oorspronkelijke bestand niet meer. Aanmaken van de betalingsbestanden in BVB/ABBL VIR2000 formaat Wanneer alle vorige stappen afgewerkt zijn, moet enkel nog het aanmaken zelf uitgevoerd worden in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Dit is het enige formaat dat aanvaard zal worden door uw software ISABEL/MULTILINE en uw bank. Bovendien, vanaf het aanmaken van uw betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat, worden al uw betalingsopdrachten in rekening genomen in de boekhoudkundige historieken. Bv. bij het raadplegen van de openstaande stukken verschijnt de melding Lopend in de kolom Betaling van de stukken die in uw betalingsbestand voorkomen. Opmerking : Om uw betalingsbestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat te kunnen aanmaken, moet u eerst alle rode lijnen hebben opgelost en alle niet te betalen lijnen hebben gewist. Indien u uw lijst met betalingsvoorstellen gecreëerd heeft op basis van een selectie van meerdere opdrachtgevers, moet u daarenboven uw betalingsbestand gesplitst hebben per opdrachtgever vooraleer u dit kan aanmaken in BVB/ABBL VIR2000 formaat. Het aanmaken van een bestand in BVB/ABBL VIR2000 formaat gebeurt met behulp van het scherm van de betalingsbestanden. Hiervoor moet u het aan te maken bestand selecteren in Pagina 26 van 44