VERO. Aanvragenbeheer.

Transcriptie

1 VERO Aanvragenbeheer

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 2 DE AANVRAGENFICHE EN AANVRAGENBROWSER... 3 AANVRAGENFICHE... 3 De aanvraag... 4 De handeling... 4 AANVRAGENBROWSER... 4 Aanvragen... 5 Handelingen... 5 Andere... 7 STATUS EN TYPE... 8 TYPE... 8 STATUS... 8 MAILEN... 9 VIA MAILTEMPLATES... 9 VIA ALERTS OPTIES ALGEMEEN INDIVIDUEEL

3 Inleiding Aanvragenbeheer is een dossieroverkoepelende module die toelaat om aanvragen van klanten, leveranciers,... op een eenvoudige manier te raadplegen en beheren. Een aanvraag kan worden gekoppeld aan een bepaald dossier, klant, leverancier, document van een klant, document van een leverancier, artikel,... Elke aanvraag kan worden toegekend aan een gebruiker die hem moet opvolgen. Binnen een aanvraag kunnen bepaalde handelingen worden gedefinieerd van zaken die moeten worden uitgevoerd. Elke aanvraag krijgt ook een type zodat deze kunnen worden onderverdeeld in groepen. Elke aanvraag of handeling heeft ook een status zodat er in een oogopslag kan worden bepaald wat er nog moet gebeuren. 2

4 De aanvragenfiche en aanvragenbrowser Op elk scherm, waar een koppeling kan worden gemaakt met een aanvraag, zijn 2 knoppen terug te vinden: Voor de volgende gegevens zijn ze terug te vinden op zowel de browser als de fiche: Klanten Leveranciers Vertegenwoordigers Artikelen Contacten Projecten Ook de dossierfiche, alle VERO-Admin documenten en het overzichtsscherm met boekingen van een klant of leverancier zijn voorzien van deze 2 knoppen. Aanvragenfiche Indien u op de knop aanvraag klikt, krijgt u volgend scherm: 3

5 Dit scherm is verdeeld in 2 grote delen: De aanvraag De handeling(en) die op zijn beurt bestaat uit een handelingenbrowser en zijn detail. Deze delen zijn elk instelbaar in grootte. De aanvraag In het bovenste deel van het scherm kunt u alle informatie van de aanvraag invullen. Koppeling: Via de combobox en bijhorend zoekfunctionaliteit kunt u het juiste gegeven selecteren. Behalve gegevens binnen VERO kan er ook een externe koppeling (vrij in te vullen veld) zijn of kunt u beslissen geen koppeling te maken. Via de knop koppeling kunt u de koppeling later opnieuw openen ter consultatie. Type: Dit is het type van de aanvraag die zelf instelbaar is (zie verder). Status: Dit is de status van de aanvraag. De verschillende soorten statussen kunt u zelf aanmaken (zie verder). Onderwerp: Onderwerp van de status. Dit is een vrij invulbaar veld voor een korte beschrijving van de aanvraag. Uitgebreid infoveld: In dit veld kunt u een gedetailleerde omschrijving geven. Opvolger: Dit is de gebruiker die verantwoordelijk is voor de aanvraag. Default wordt de ingelogde gebruiker voorgesteld. Streefdatum: Informatieve datum tegen wanneer er iets in de aanvraag zou worden behandeld. Afgesloten: Afsluiten van de aanvraag. U kunt aan elke openstaande aanvraag eenvoudig een extern document (bijvoorbeeld een pdf-bestand) toevoegen door het document te nemen en te slepen op het gedetailleerde infoveld. Er wordt dan een map gemaakt via de linksettings waar het bestand wordt geplaatst. U kunt dit document of de documenten dan raadplegen door op de link-knop te drukken. Indien de aanvraag is afgesloten, kunt u enkel nog bestanden toevoegen via de bestaande linkfunctionaliteit, en niet via het slepen op het infoveld. Via de mailknop kunt u een mail versturen. Dit wordt in een later punt uitgebreider besproken. De handeling In het onderste deel van een scherm kunt u dan handelingen toevoegen. In de browser links hebt u een overzicht van alle handelingen. Rechts kunt u nieuwe handelingen toevoegen, raadplegen of wijzigen. Voor elke handeling kunt u een uitvoerder en status toevoegen en een streefdatum met extra info invullen. Ook hier kunt u door middel van het slepen op het informatieveld voor elke openstaande handeling, een extern document linken. Dit komt dan in een submap van de aanvraag te staan. En ook per handeling kunt u een mail versturen. Dit wordt in een later punt uitgebreider besproken. Aanvragenbrowser De aanvragenbrowser kan op 2 manieren opgestart worden. Afhankelijk van de instelling die u kiest, krijgt u andere browsers te zien en reageren de selectiemogelijkheden anders. Dit is per gebruiker instelbaar (via instellingen opslaan of via de opties). U kunt dit op elk gewenst moment wijzigen via het menupunt Utilities, Aanvragen of Utilities, Handelingen. 4

6 Aanvragen Indien u de aanvragenbrowser in Aanvragen modus opstart, krijgt u volgend scherm te zien: U kunt hierbij selecteren welke aanvragen u in de browser wilt zien dankzij keuzevelden met eventueel een verfijningsveld. In de eerste browser ziet u dan de aanvragen en in de onderste browser zijn bijhorende handelingen. Mogelijke selecties op aanvragen: Gebruiker: de opvolger of gebruiker creatie. Dossier: huidig dossier, een specifiek dossier of alle dossiers. Type: alle types of elk type afzonderlijk. Status: alle statussen of elke status afzonderlijk. Koppeling: indien u als koppeling Klant of Leverancier kiest, dan worden ook alle aanvragen gemaakt op documenten(boekingen) voor deze klant of leverancier getoond. Alle handelingen met een streefdatum of datum creatie vanaf ingegeven datum. Er is ook nog de mogelijkheid om te zoeken via een aanvraagnummer. Enkel selectie op dossier is dan nog beschikbaar. U kunt ook gebruik maken van een filter. Alle filters op aanvragen zijn ook beschikbaar via een keuzelijst. Handelingen Indien u de aanvragenbrowser in Handelingen modus opstart, krijgt u volgend scherm te zien: 5

7 U kunt hierbij selecteren welke handelingen u in de browser wilt zien dankzij keuzevelden met een eventueel verfijningsveld. Mogelijke selecties op handelingen: Gebruiker: de opvolger of gebruiker creatie. Type: alle types of elk type afzonderlijk. Status: alle statussen of elke status afzonderlijk. Alle handelingen met een streefdatum of datum creatie vanaf ingegeven datum. U kunt ook gebruik maken van een filter. Alle filters op handelingen zijn ook beschikbaar via een keuzelijst. Mogelijke selecties op aanvragen: Koppeling: indien u als koppeling Klant of Leverancier kiest, dan worden ook alle aanvragen gemaakt op documenten(boekingen) voor deze klant of leverancier getoond. Er is ook nog de mogelijkheid om te zoeken via een aanvraagnummer. Enkel selectie op dossier is dan nog beschikbaar. Dossier: huidig dossier, een specifiek dossier of alle dossiers. Dit zorgt ervoor dat er enkel handelingen worden getoond waarvan de aanvraag aan de selecties voldoet. Omdat er voor verschillende dossiers aanvragen kunnen zijn, is er bij selectie van Dossier Alle dossiers, een beperking. Het verfijningsveld bij de selecties van koppeling is niet beschikbaar, behalve voor contacten. 6

8 Andere Rechts bovenaan wordt steeds de belangrijkste informatie getoond van een aanvraag. Zo kunt u zich tijdens het scrollen door de verschillende aanvragen steeds een goed beeld vormen over welke aanvraag het precies gaat, zonder hiervoor de fiche te openen. Via de veldselector kunt u zelf bepalen welke velden er in de browser beschikbaar zijn. Indien bepaalde gegevens voor een veld niet relevant zijn wordt een? getoond. Via de knop Koppeling kunt u ook de koppeling van de aanvraag openen. Er is een extra selectie voorzien Enkel openstaande zodat afgesloten aanvragen niet meer zichtbaar zijn in de browser. Afhankelijk of het scherm is opgestart van een fiche of browser zijn de menupunten en de knop Koppeling van de aanvraag beschikbaar. 7

9 Type Status en type Dankzij het typescherm en bijhorende browser kunt u types van aanvragen definiëren. U kunt dit oproepen via het menu Aanvragenbeheer, Aanvraagtypes of via het menupunt Bestand in de aanvragenbrowser. Status Dankzij het statusscherm en bijhorende browser kunt u statussen van aanvragen en handelingen definiëren. U kunt instellen of een status een afsluitstatus is. Dit wil zeggen dat wanneer deze status geselecteerd wordt, de handeling of aanvraag automatisch wordt afgesloten. U kunt ook instellen of u dit type wenst te gebruiken voor een handeling, aanvraag of beide. 8

10 Mailen Via mailtemplates Er kunnen via templates, mails gegenereerd worden voor een aanvraag of handeling. Bij het drukken op de mailknop kunt u dan de template selecteren die u wenst te gebruiken om te mailen. Na selectie van de template wordt de mailclient gestart en kunnen er nog wijzigingen worden toegevoegd. In de template kunt u volgende zaken instellen: Naam van de sjabloon Aan, CC, BCC Taal Onderwerp Body In de template kunt u gebruik maken van volgende tags: Bij Aan, CC, BCC: Opvolger aanvraag en handeling Creator van de aanvraag of handeling adres van een door VERO gekoppeld gegeven (bv. klant, leverancier,...) die eventueel is ingevuld in de vrije koppeling adres van de dossierfiche In het onderwerp en mail kunt u volgende zaken toevoegen: Alle velden die u kunt instellen in een aanvraag Alle velden die u kunt instellen in een handeling Extra info van gekoppelde gegevens: o Code o Naam zaak o Adres o Postcode o Gemeente o Telefoon o o Fax o Btw-nummer o Bankrekening Systeeminfo: o Tijd o Datum o Jaar o Gebruiker o Gebruikerscode 9

11 Via alerts In de gebruikersfiche kunt u instellen of u als gebruiker, interne mail wenst te ontvangen i.v.m. vragen of handelingen. Dit gebeurt via een uitbreiding op het systeem van de alerts. Behalve de gebruiker ingesteld via alerts, wordt er ook een mail verstuurd naar de opvolger van de request of handeling. Volgende opties zijn mogelijk: Altijd Enkel als opvolger van de request Nooit 10

12 Opties Om aan zoveel mogelijk noden van de gebruikers te voorzien, zijn er enkele opties ingebouwd. Deze kunnen gelden voor alle gebruikers, of zijn persoonlijk per gebruiker. Algemeen Bij toevoegen of wijzigen van een handeling, de opvolger in de aanvraag aanpassen. Bij toevoegen of wijzigen van een handeling, de status van de aanvraag aanpassen. Enkel de opvolger kan de opvolger of uitvoerder wijzigen. Enkel de opvolger kan de streefdatum wijzigen. Vorige handelingen afsluiten bij aanmaak nieuwe handeling. Automatisch afsluiten indien alle handelingen afgesloten zijn. Enkel de opvolger kan een aanvraag of handeling afsluiten. Individueel Bij opstarten de aanvraagbrowsers tonen of de handelingenbrowser. Tekstkleur en achtergrondkleur instellen van vervallen aanvragen of handelingen. Tekstkleur en achtergrondkleur instellen van aanvragen of handelingen die binnen x dagen vervallen. Latest update: 04/07/