Algemene parameters in WinBooks Accounting

Transcriptie

1 Algemene parameters in WinBooks Accounting Om een geheel van handelingen toe te laten en te automatiseren tijdens het inlezen van Virtual Invoice gegevens in de boekhouding, dient men de algemene parameters in WinBooks aan te passen. Klik in de menu DOSSIER op de optie Parameters en vervolgens op VIRTUAL INVOICE. Tabblad Inv-Algemeen Geef aan of u een waarschuwingsboodschap wenst wanneer er in Virtual Invoice een factuur niet in evenwicht is (indien de rekenkundige gelijkheid van de factuur niet bevestigd is: basis + BTW <> Totaal incl. BTW) en/of wanneer de factuur geen decimalen bevat. Het is eveneens mogelijk om te vragen dat de identificatiegegevens van klanten en leveranciers in WinBooks worden bijgewerkt, wanneer Virtual Invoice over extra informatie beschikt (ondernemingsnummer of IBAN rekening bijvoorbeeld). De optie ' Importeer de informatie van de analytische stempel tijdens het inboeken van een factuur' bepaalt de manier waarop de analytische informatie zal uitgesplitst worden op de algemene rekeningen die deel uitmaken van het boekstuk. Ofwel ' Pro rata', waarbij de boekingen van de analytische stempel over de verschillende algemene rekeningen uitgesplitst zullen worden pro rata de bedragen die geboekt zijn op de algemene rekeningen. Ofwel ' Op de eerste regel', waarbij al de boekingen van de analytische stempel op de eerste algemene rekening van het boekstuk zullen geboekt worden. Recupereer de BTW-code in de boekingen (linkergedeelte van het inboekscherm) Op enkele uitzonderingen na, wordt de BTW-informatie in het rechtergedeelte van het inboekscherm van WinBooks Classic ingelezen, in de daarvoor voorziene kolom. U kunt ervoor kiezen om de uitsplitsing per BTW-code in het linkergedeelte van het inboekscherm te laten plaatsvinden. Dit kan het beheer van bepaalde documenten vergemakkelijken.

2 Deze optie is automatisch geactiveerd voor een dossier met Luxemburgse wetgeving. Tabblad Aankopen Vul de centraliserende rekeningen voor de transportkosten en leeggoed op aankopen in. Gebruik de Virtual Invoice sjablonen, in plaats van deze van WinBooks. Sjablonen zijn sets van boekingen die per default voor een leverancier kunnen worden bewaard. De Virtual Invoice sjablonen zijn veel krachtiger, in die zin dat u de overeenkomst tussen de herkende velden op de factuur en de boekingsrekeningen in de boekhouding kunt specificeren. Het veld Opmerking of commentaar van een WinBooks aankoopfactuur wordt automatisch ingevuld naargelang de inhoud van het veld Nummer /Commentaar van Virtual Invoice. Echter, het kan zijn dat deze informatie niet voldoende is voor u. U kunt daarom de inhoud van het veld Opmerking verpersoonlijken. en er wordt een venster geopend met de velden die in het veld Opmerking kunnen worden weergegeven. Om het voorbeeld zoals hieronder weergegeven te realiseren: 1. Selecteer het veld Nummer/Commentaar Selecteer het veld Klasseringsnummer (VI stempel) Om te eindigen, klik op

3 Kies vervolgens het te gebruiken scheidingsteken (bijvoorbeeld ; ), indien u meer dan 2 velden in het veld Opmerking wenst weer te geven. Vermits het veld Opmerking gelimiteerd is tot 40 posities, vink De inhoud in een memo plaatsen indien het om meer dan 40 karakters gaat aan, om de inhoud van het veld Opmerking niet in te korten. Tabblad Verkopen

4 Specificeer de te gebruiken kassaklant voor het inboeken van facturen zonder bankrekening en BTW-nummer. Specificeer de centraliserende rekeningen voor de transportkosten en leeggoed op verkopen. Selecteer ' De Virtual Invoice sjablonen gebruiken', indien u deze wenst te gebruiken in Verkopen. U kunt een Standaardsjabloon definiëren. Dit is zeer handig wanneer u bijvoorbeeld hetzelfde sjabloon voor alle klanten wenst te gebruiken. Vink het vakje Waarschuwing indien het factuurnummer verschillend is van het boekstuknummer aan, indien u een waarschuwingsboodschap wenst indien het factuurnummer dat zich op de klantenfactuur bevindt, verschillend is van het boekstuknummer dat door WinBooks wordt voorgesteld. Tabblad Diversen

5 Selecteer De goedkeuringen beheren met Virtual Invoice, indien u de wenst dat de goedkeuringen gevolgen hebben op het niveau van de leveranciersbetalingen in WinBooks. De instellingen van de goedkeuring in WinBooks worden behandeld in het hoofdstuk Boekhouding en beheer van de betalingen. Selecteer Beheer van analytische boekingen indien u een analytische stempel op een in Virtual Invoice gescand document wenst te kunnen plaatsen, vanaf een goedkeuringsaanvraag of gewoon op zich (zonder het gebruik van de goedkeuringen). U kunt eveneens boekingsinformatie aanmaken tijdens het inboeken van een factuur. Op die manier kunt u de coderingen in de boekhouding raadplegen in het tabblad Imput van de herkende velden in Virtual Invoice. Elke wijziging die in de boekhouding of in de analytische boekhouding in WinBooks Classic wordt aangebracht, zal automatisch te zien zijn in de stempels Algemene boekhouding/analytische boekhouding in Virtual Invoice. Het weergeven van de analytische stempels en de boekingsinformatie worden slechts in aanmerking genomen voor documenten behandeld na activatie van deze opties. Onder Diversen laat de eerste optie toe om het scherm van de documenten en de transacties te synchroniseren (historiek van de facturen): wanneer u in de boekhouding van factuur verandert, dan verschijnt het beeld van de factuur automatisch, zij het met een kleine vertraging, de tijd die nodig is om de nieuwe factuur weer te geven. De laatste optie onder Diversen, stelt per default voor om de herkende velden voor gearchiveerde documenten niet te tonen. Het heeft inderdaad geen zin om dit scherm te tonen van zodra de boeking is verricht. Hierdoor wint u ook meer plaats om uw document weer te geven. Bovenaan de pagina