Opstarten met Virtual Invoice

Transcriptie

1 Opstarten met Virtual Invoice

2 Welkom bij Virtual Invoice van WinBooks on Web Met Virtual Invoice van WinBooks on web, kunt u: de gescande factuur dat aan het document van een verrichting gelinkt is, bewaren; het gescande document inboeken in het overeenkomstige dagboek in de boekhoudmodule. Opm.: dit document is voornamelijk gebaseerd op Virtual Invoice. Als u vragen hebt over de Boekhoudmodule, zoals hoe aan-en verkoopverrichtingen worden ingeboekt, gelieve de Getting started Opstarten van de Algemene boekhouding te raadplegen. Om meer te weten over de versies van WinBooks on Web en hun prijzen, ga naar: Wij zouden graag uw mening willen horen! Als u vragen of opmerkingen hebt over Virtual Invoice, gelieve contact op te nemen met uw verdeler. Wij danken u om WinBooks on Web te gebruiken. Wij hopen dat u met plezier WinBooks on Web zal ontdekken en uw bedrijf beheren.

3 Activeer de Virtual Invoice module: Klik in de hoofdmenu op Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - Dossieropties. Vink vervolgens in het tabblad Modules, Virtual Invoice aan. Klik op Opslaan en herstart WinBooks on Web om deze module te activeren.

4 Link een factuur aan een ingeboekt document Open een reeds ingeboekte factuur waaraan u een document wilt linken. Klik op de knop V.I. om Virtual Invoice vanuit uw inboekscherm te openen.

5 Klik op Add files om de bijlage toe te voegen. Of Drag and Drop het bestand hier. Klik op uploaden om de bijlage van het boekstuk te uploaden.

6 En klik vervolgens op Upload om het bestand te uploaden. Klik op het pijltje en selecteer Link. Er zal een scherm geopend worden om deze factuur te linken met een bestaand document.

7 Bekijk het detail van uw document en klik op Link om deze factuur aan uw bestaand document te linken. Dit icoon betekent dat uw document gelinkt is met de gescande factuur. Klik hier om het gescande document via Virtual Invoice te bekijken.

8 Deze factuur is gearchiveerd in Virtual Invoice onder het dagboek AANKOPEN, van het type aankopen, voor de periode augustus Het documentnummer is 2 en de leveranciersreferentie is Broodjes.

9 E-fff factuur inboeken met Virtual Invoice: Klik via Inboeken op Virtual Invoice om het scherm van Virtual Invoice te openen. Een E-fff factuur bestaat uit een pdf en een XML-bestand. De nodige informatie wordt uit dit XML bestand gehaald en automatisch als herkende velden in het linkergedeelte van Virtual Invoice ingevuld. Selecteer eerst het type dagboek bovenaan rechts. Het dagboek links bovenaan kan via Invoeren /Gebuikersvoorkeuren in het configuratiescherm reeds per default worden ingevuld. Klik op Uploaden om de E-fff factuur te uploaden.

10 Drag and drop de pdf en het XML-bestand naar Add files of browse ze en klik daarna op Upload. Opm.: het pdf en het XMLbestand moeten dezelfde naam hebben.

11 Het PDF document dient ter visualisatie van de factuur en uit het XML bestand wordt de meeste informatie gehaald. U dient enkel nog bepaalde informatie in te vullen, zoals het dagboek, de rekening, de BTW-code, Druk vervolgens onderaan op Inboeken om deze gegevens in een aankoopdocument van de boekhouding te boeken.

12 Virtual Invoice met OCR herkenning Om ten volle van uw Virtual Invoice te kunnen genieten is het nodig om er een herkenningspatroon van karakters (OCR) aan toe te voegen. Vanop een gescand document of een PDF, gaan gesofisticeerde herkenningstechnieken, naast de volledige inhoud van de tekst, de belangrijke vermeldingen voor uw activiteit onttrekken: in het geval van een factuur zijn dit alle noodzakelijke informatievelden, nodig voor een automatische boeking in de boekhouding. Opnieuw gaan we de facturen Uploaden zoals hierboven uitgelegd. Klik op het pijltje en vervolgens op Verstuur naar OCR.

13 U ontvangt een mail om u op de hoogte te brengen wanneer er documenten door de OCR herkend zijn. Vervolgens zijn er 3 mogelijke scenario s: 1. U bent uit Wow en logt in en opent Virtual Invoice 2. U bent reeds in WoW maar moet Virtual Invoice nog openen Opm.: in beide gevallen krijgt u een boodschap met de melding dat er documenten beschikbaar zijn op het DEP van WinBooks, met de vraag of u deze wenst te importeren. 3. U bent nog steeds in het Virtual Invoice scherm en klikt onderaan rechts via het pijltje op Import vanuit DEP. De boekhoudkundige velden zijn door de OCR herkend en ingevuld in het linkergedeelte van het Virtual Invoice scherm.

14 zijn door de OCR herkend en ingevuld in het linker gedeelte van het Virtual Invoice scherm. Klik op Inboeken in het Virtual Invoice scherm om de boeking automatisch te laten invullen. Deze boeking wordt eveneens automatisch bewaard en in het Virtual Invoice scherm staat de mogelijk volgende in te boeken factuur klaar om ingeboekt te worden.

15 Dit symbool geeft aan dat er een pdf gelinkt is aan dit boekstuk. De gedownloade en ingeboekte factuur bevindt zich in Virtual Invoice onder Archivering met als type document Aankopen, periode jan 2016, dagboek AANKOPEN, documentnummer 1 en leveranciersreferentie DATS.