INSTRUCTIE HOE MAAK IK EEN DOELSTELLING?

Transcriptie

1 INSTRUCTIE HOE MAAK IK EEN DOELSTELLING? Inleiding In de doelstellingenmodule kun je doelstellingen formuleren. Probeer een doelstelling altijd zo concreet en realistisch mogelijk te houden. In MIDAS zijn doelstellingen altijd tijdgebonden. Dus: ze zijn voorzien van een einddatum. Doelstellingen zijn, net als registeritems en processen, de basis binnen MIDAS. Op grond hiervan wordt een taak wordt uitgevoerd: een doelstelling is dus een zogenaamde oorsprong voor het uitvoeren van taken. Probeer een doelstelling dus altijd te voorzien van een thema. Geef ook aan op welk deel van de organisatie de doelstelling van toepassing is. Beschrijving Een doelstelling bestaat in MIDAS uit een concrete titel en een beschrijving. In de beschrijving noem je het doel en het effect van het doel. Bijvoorbeeld: dit doel draagt bij aan het verhogen van de klanttevredenheid. Stap voor stap instructie 1. Ga naar doelstellingen Klik in de modulebalk op doelstellingen. Zie het screenshot hieronder. 2. Maak een nieuwe doelstelling aan Klik op de knop nieuwe doelstelling om een nieuwe doelstelling aan te maken. Zie het screenshot hieronder. Instructie hoe maak ik een doelstelling 1

2 Het scherm nieuwe doelstelling bestaat uit verschillende invulvelden. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Heb je alle verplichte velden ingevuld? Dan wordt het knopje toevoegen rood en kun je erop klikken. Hieronder zie je een screenshot van het scherm nieuwe doelstelling toevoegen. Alle invoervelden hebben een nummer. Hieronder vind je per nummer een toelichting. Instructie hoe maak ik een doelstelling 2

3 (1) Status In dit veld kies je de status van de doelstelling. Doelstellingen die nog niet zijn afgerond hebben de status open. Bij een nieuwe Instructie hoe maak ik een doelstelling 3

4 doelstelling is de status dus altijd open. Je kunt ook gerealiseerde doelstellingen toevoegen. Als je met terugwerkende kracht MIDAS aan het vullen bent bijvoorbeeld. (2) Titel In dit veld omschrijf je kort de doelstelling. Let erop dat dit het eerste is wat je ziet in MIDAS. Een goede omschrijving van de titel is dus belangrijk. (3) Omschrijving In dit veld geef je een toelichting bij de doelstelling. Beschrijf hierin precies wat er moet gebeuren. (4) Verantwoordelijke Selecteer hier via het drop-downmenu welke gebruiker verantwoordelijk is voor de doelstelling. Let op: de gebruiker die je hier selecteert krijgt een signalering vanuit MIDAS. Een voorwaarde hiervoor is wel dat deze signalering is aangezet. Twijfel je of de signalering is aangezet? Vraag dit dan gerust na aan jouw adviseur bij LBP SIGHT. De signalering bestaat uit een waarin staat dat een doelstelling verlopen is of eraan komt. Ook krijgt de verantwoordelijke een melding op het dashboard. (5) Datum start In dit veld selecteer je de startdatum van de doelstelling. (6) Datum eind In dit veld selecteer je de einddatum van de doelstelling. (7) Sorteervolgorde MIDAS selecteert items automatisch op nummer en dan alfabetisch op basis van de invoer in het titelveld. Let op: dit laatste gebeurt alleen wanneer het veld sorteervolgorde is leeggelaten. Vul je het veld sorteervolgorde in? Bijvoorbeeld genummerd van 01 t/m 03? Dan laat MIDAS deze items zien in de volgorde 01, 02, 03; het titelveld doet er dan niet toe voor de volgorde. (8) Thema s In dit veld kies je een thema waar de doelstelling betrekking op heeft. Je kunt ook meerdere thema s selecteren. (9) Percentage gereed Vul hier in hoever de doelstelling gereed is. Dus bijvoorbeeld voor 10%. (10) Vestiging Selecteer voor welke vestiging de doelstelling is. (11) Documenten toevoegen Je kunt hier een document toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan een document met extra uitleg bij de doelstelling. (12) Toevoegen nieuwe doelstelling Heb je alle verplichte velden ingevuld? Dan wordt het knopje Toevoegen rood. Je kunt de doelstelling nu toevoegen aan MIDAS. Instructie hoe maak ik een doelstelling 4

5 3. Doelstelling opslaan en bekijken Nadat je de doelstelling hebt opgeslagen, krijg je een groene pop-up in de linker bovenhoek. Het scherm keert automatisch terug naar de module waar je vandaan komt: de doelstellingenmodule. De doelstelling is nu aangemaakt. Zie het screenshot hieronder. Je opent de doelstelling door op het oogje achter de doelstelling te klikken. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. Alle velden hebben een letter. Hieronder vind je per letter een toelichting. A B C D E (A) Dit is het overzichtsveld. Hierin zie je de belangrijkste informatie, zoals de status van de doelstelling, de verantwoordelijke en de einddatum. Klik je op meer informatie? Dan zie je bijvoorbeeld ook welk thema de doelstelling heeft en aan welke organisatieonderdelen de doelstelling is gekoppeld. Instructie hoe maak ik een doelstelling 5

6 (B) Soms is het handig om een doelstelling op te delen in kleine subdoelen. Je maakt hiervoor een subdoelstelling aan. Dit kan ook een subdoelstelling voor een ander organisatieonderdeel zijn. Bijvoorbeeld voor een vestiging die onder de organisatie valt. Het aanmaken van subdoelstelling gaat op dezelfde wijze als een doelstelling. (C) Om een doelstelling te bereiken, doorloop je meestal een aantal stappen. Je kunt MIDAS ervoor gebruiken om ook deze stappen volledig te beschrijven. Per stap kun je vervolgens gebruikers aanwijzen en taken toewijzen. Zeker bij meerjarige en/of uitgebreide doelstellingen kan dit handig zijn. (D) Is het voor de gebruiker handig om meer informatie bij de hand te hebben? Dan kun je die informatie hier toevoegen. Dit kan een bestaand bestand zijn zoals een directiebeoordeling, maar ook een nieuw bestand. Kies je voor een bestaand bestand, dan klik je op koppel bestaand bestand. (E) Aan een doelstelling zijn vaak meerdere taken gekoppeld. Deze kun je hier toevoegen. Ook hier kun je ervoor kiezen om een bestaande taak toe te voegen of een nieuwe taak aan te maken. Zie voor een uitgebreide toelichting de instructie hoe maak ik een taak aan. 4. Een pdf maken van de doelstelling of een doelstelling bewerken Rechts bovenin het screenshot hierboven zie je drie icoontjes. - Het kruisje om het scherm te sluiten. - Het icoon van een A4 tje om een export van de geopende doelstelling te maken. Hiermee exporteer je alle invoer, dus ook de subdoelstelling en stappen, naar een pdf. Documenten en taken krijgen een verwijzing in het overzicht. Deze worden niet geëxporteerd. - Het potloodje om de doelstelling te bewerken. Je krijgt dan het bewerkingsscherm te zien. Dit lijkt op het scherm van stap 2. Wil je bijvoorbeeld het percentage gereed veranderen? Klik dan op dit icoontje. Einde instructie Instructie hoe maak ik een doelstelling 6