Het btw-nummer van Admisol is BE , waardoor het adres van het dossier er als volgt uitziet:

Transcriptie

1 Admisol steunt E-invoicingmet e-fff UBL Aangezien de overheid alle facturen die aan haar gericht zijn digitaal wil ontvangen tegen 2017, en iedereen weleens aan de overheid factureert, neemt het belang van de elektronische factuur toe. Grotere leveranciers kunnen al volop elektronische facturen aanleveren, en op termijn zal de rest moeten volgen. Ook Admisol spreekt vloeiend UBL als partner in het Mercuriusproject van de overheid! Het pakket importeert, leest en exporteert al elektronische facturen alsof het nooit iets anders heeft gedaan. Hier leest u hoe u inkomende UBL-facturen (een vorm van digitale facturen) kan verwerken in Admisol. UBL-facturen opladen In Admisol kan u e-facturen vanuit uw MyBreex via naar uw dossier doorsturen. Deze functie zorgt er automatisch voor dat de facturen rechtstreeks in het correcte dagboek gedropt worden. Elk Admisol dossier heeft namelijk een eigen uniek adres op basis van het btw-nummer. Voorbeeld Het btw-nummer van Admisol is BE , waardoor het adres van het dossier er als volgt uitziet: BE @doc.admisol.be. Indien u documenten naar een ander dagboek dan het aankoopdagboek wenst te versturen, dan zal u de dagboekcode (voorafgaand door een koppelteken) achter het btw-nummer in het adres van uw dossier moeten voegen. Toepassingen Via deze functie kan u uw UBL documenten (aankoopfacturen, verkoopfacturen...) rechtstreeks naar het adres van uw dossier mailen. ***Opgelet: omwille van veiligheidsredenen kunnen deze s enkel worden verzonden door de adressen van reeds bestaande Admisol gebruikers!*** Indien u nog niet over het adres van uw dossier beschikt, vraag dan aan Admisol helpdesk om u dit te bezorgen via het vraagteken in de Admisol applicatie. bron: Hoe activeren in MyBreex? Gelieve gebruik te maken van de Billmail koppeling via de instellingen van het dossier waarvan je de documenten met Admisol wil delen. Dossierbeheerder opent specifieke dossier in zijn overzichtsscherm en klikt op het menu Integraties.

2 Stap 1: Selecteer hoe snel de facturen mogen verzonden worden naar Admisol ("alles tot en met de vorige maand" is aangeraden). Stap 2: klik op BillMail (digitale brievenbus) waarna in samenwerking met de klantendienst van Admisol onderstaande gegevens aangevuld worden. Klik op Toevoegen om de koppeling te activeren. UBL-facturen inboeken Inkomende facturen kunnen 2 formaten hebben in Admisol, afhankelijk van hoe de leverancier ze zelf aanmaakt. Zo heb je enerzijds facturen in het gewone.pdf-formaat (zie 'boeken op basis van scans'), en anderzijds facturen in een UBL-formaat. Die laatste zien eruit als een gewoon.pdf-document, maar bevatten een gecodeerd bestand (.xml) met alle data van de factuur. Dat bestand gebruikt Admisol om de gegevens op de factuur automatisch te herkennen. Let wel! De gegevens worden automatisch in een boekingsvoorstel verwerkt, maar de boeking en aanpassingen daarvan dienen nog steeds manueel te gebeuren! Denk er ook aan om de digitale stroom niet te onderbreken, zodat er geen documentinformatie verloren gaat. Wanneer u bijvoorbeeld een factuur van uw leverancier ontvangt in.pdf, hoeft u die niet af te drukken en dan pas te importeren, maar gewoon rechtstreeks vanop uw computer te importeren in of te mailen naar de applicatie. Op die manier kan de boekingsinformatie automatisch verwerkt en getoond worden. Eens de factuur in Admisol terecht komt (door uzelf of door de leverancier) verschijnt die bij het geselecteerde dagboek (meestal bij Inkomende Facturen ). Daar wordt het aantal nieuwe inkomende pagina s weergegeven in een rode cirkel. Zo ziet u in het onderstaande voorbeeld dat er in het eerste dagboek nog 10 pagina s moeten geboekt worden.

3 Om de nieuwe inkomende facturen te zien, klikt u op de groene plus in het overzicht bij Inkomende facturen. Wanneer een UBL-factuur in Admisol wordt geïmporteerd, ziet u dat ook deze keer de scan of.pdf verschijnt naast de gegevens van de boeking. Het enige verschil met een gewone.pdf-factuur, is dat het UBL-bestand de gegevens van de factuur bevat, waardoor die zo goed als volledig automatisch verwerkt kan worden tot een boekingsvoorstel. Let wel! De gegevens worden automatisch in een boekingsvoorstel verwerkt, maar de boeking en aanpassingen daarvan dienen nog steeds manueel te gebeuren! Onderstaand voorbeeld gaat ervan uit dat u de leverancier nog nooit heeft ingegeven in Admisol.

4 Indien de leverancier nog niet gekend is, dan kan u die automatisch aanmaken door te klikken op Nieuwe leverancier toevoegen o.b.v. UBL, waarna u onderstaand scherm te zien krijgt. Admisol haalt op die manier alle gegevens van de leverancier uit het UBL-bestand en vult die in op de juiste plaats in de leveranciersfiche. Vervolgens klikt u op bewaren om de leverancier op te slaan. Eens de leverancier in Admisol gekend is, zal Admisol nu ook automatisch de resterende factuurgegevens uit het UBL-document op de juiste plaats in de boeking invullen. Deze manier van werken reduceert bovendien aanzienlijk de kans op fouten in vergelijking met het overtypen van gegevens op.pdf-facturen, aangezien Admisol de UBL-gegevens letterlijk overneemt. Ook hier zal Admisol eerder gestelde acties onthouden en de gebruiker blijven waarschuwen indien bedragen afwijken, reeds eerder geboekt werden of indien hetzelfde.pdf-bestand reeds bij een andere boeking gebruikt werd.

5 Om de factuur te boeken en te bewaren, hoeft u nu enkel nog maar op het disketje te klikken. Heeft u nood aan meer informatie, of heeft u nog vragen? Neem gerust contact op met de Admisol helpdesk via het vraagteken in de applicatie. bron: