Gebruikerstoelichting Kleos Outlook plugin

Transcriptie

1 Gebruikerstoelichting

2 INHOUDSTAFEL 1 Doelstelling Welke Outlook versie? Installatie Configuratie Importeren van s uit Outlook naar Kleos Importeren van bijlagen uit Outlook naar Kleos Een nieuwe versturen vanuit Outlook Page 2 of 7

3 1 DOELSTELLING Dit document beschrijft de werking van de Outlook plugin voor Kleos (versie 1.0.0).. 2 WELKE OUTLOOK VERSIE? Volgende versies van Outlook worden ondersteund. Outlook 2007 (32b/64b) Outlook 2010 (32b/64b) Outlook 2013 (32b/64b) 3 INSTALLATIE De wordt verdeeld als een optioneel softwarepakket en wordt de eerste maal niet automatisch geïnstalleerd bij een installatie of update van Kleos. De gebruiker moet de plugin zelf installeren op de computer(s) waar hij deze wenst te gebruiken. Wanneer de Kleos voor Outlook plugin eenmaal geïnstalleerd is, zullen updates in de toekomst automatisch worden geïnstalleerd en zal er geen tussenkomst meer nodig zijn van de gebruiker. Wij raden u aan om alle toepassingen actief op uw computer te sluiten alvorens de installatie te starten. Klik hier om de Kleos voor Outlook plugin te downloaden. 4 CONFIGURATIE Na de installatie zal er een nieuwe menubalk in Outlook zichtbaar zijn. Voor de recentere versies van Outlook, namelijk 2010 en 2013, zal er een nieuw lintmenu (ribbon) zichtbaar zijn. Outlook 2007 Outlook Page 3 of 7

4 De plugin biedt de mogelijkheid aan de gebruiker om deze zo te configureren dat een visuele markering getoond wordt in Outlook bij reeds verwerkte s. Men kan gebruik maken van een statusvlag of een categorie die men toekent aan de verwerkte s. Om deze configuratie te starten klikt men op Voorkeuren. Hier kan men kiezen tussen volgende mogelijkheden: 1 Markeer geen . In Outlook zal geen visuele markering zichtbaar zijn van de reeds geïmporteerde s. 2 Gebruik Outlook statusvlag om te markeren. Een statusvlagje zal zichtbaar zijn bij de s die reeds werden geïmporteerd. 3 Gebruik Outlook categorie om te markeren. De geïmporteerde s zullen gemarkeerd worden met de door de gebruiker gekozen categorie/kleur. Page 4 of 7

5 5 IMPORTEREN VAN S UIT OUTLOOK NAAR KLEOS Het icoon Bewaar zal de gebruiker toelaten om één of meerdere s te bewaren in Kleos zonder Outlook te verlaten. De gebruiker selecteert één of meerdere s (maximum 10 s per selectie) en klikt daarna op de knop Bewaar . Het Kleos-scherm om s te bewaren komt te voorschijn en de gebruiker kan een aantal gegevens invullen. 1. Bevat het onderwerp van de Additionele informatie over de (niet verplicht). 3. Wanneer men geen dossier invult, krijgt men via de dropdownlijst de laatste gebruikte dossiers in de lijst. 4. Hier kan je het dossier invullen waar de moet worden opgeslagen. 5. Virtuele map waarin de moet worden opgeslagen in het dossier. 6. Soort document, bij importeren staat deze standaard op inkomend. 7. doorgeven aan een kantoorlid (doorgeefluik niet verplicht). 8. Opslaan Annuleren. Wanneer men meerdere s had geselecteerd in Outlook zullen deze parameters worden toegepast op deze set van te importeren s. Page 5 of 7

6 Van zodra de gebruiker op OK klikt, zal Kleos deze s op de achtergrond verwerken, de gebruiker kan onmiddellijk verder werken en hoeft niet te wachten tot deze taak is voltooid. Wanneer men een importeert die reeds eerder werd geïmporteerd, zal de applicatie een boodschap tonen dat deze reeds werd verwerkt. Na het importeren zijn deze s, samen met eventuele bijlagen, beschikbaar in de dossiermap. s die gemerkt zijn met de opvolgingstag (automatische dossierherkenning) zullen bij het importeren automatisch worden herkend en men hoeft het dossier niet zelf meer in te vullen bij het importeren. Let wel: het is onmogelijk om meerdere s te selecteren die niet tot éénzelfde dossier behoren of die verschillende dossieropvolgingstags bevatten. Wanneer u dit per toeval toch probeert, zal de software u verwittigen en vragen uw selectiee van s aan te passen. 6 IMPORTEREN VAN BIJLAGEN UIT OUTLOOK NAAR KLEOS Vaak is het voldoende om enkel de bijlage in een dossier te bewaren en niet de volledige met bijlage. Men selecteert in Outlook de waarvan men de bijlage(n) wenst te importeren, daarna klikt men op het icoon Bewaar bijlage. Een nieuw venster verschijnt. Indien er slechts 1 bijlage is, verschijnt onmiddellijk het bewaarscherm van het document. Page 6 of 7

7 Indien een meer dan één bijlage bevat, zal u een lijst krijgen waar u de bijlage kan selecteren die u wenst te importeren. Deze versie van de Outlook plugin laat nog niet toe meerdere bijlagen uit éénzelfde in één beweging te importeren In Kleos. 7 EEN NIEUWE VERSTUREN VANUIT OUTLOOK De gebruiker begint met het aanmaken van een vanuit Outlook. Wanneer de klaar is om te versturen en de gebruiker wenst de te bewaren in een dossier, klikt hij op het icoon Verstuur e- mail Kleos. Dit is net hetzelfde als het standaard versturen van een vanuit Outlook. Alleen zal de gebruiker nu de vraag krijgen in welk dossier deze moet worden opgeslagen. Wanneer men een antwoord krijgt op die verstuurde of deze doorstuurt, zal vanaf dan het dossier automatisch worden ingevuld bij het versturen/opslaan. Page 7 of 7