Virtual Invoice zonder OCR herkenning

Transcriptie

1 Virtual Invoice zonder OCR herkenning Een document linken tijdens het inboeken Zorg ervoor dat u vóór het uploaden van de gedigitaliseerde documenten in Virtual Invoice het juiste dagboek in het rechtergedeelte van Virtual Invoice geselecteerd hebt (Te boeken). Klik op om een of meerdere documenten in het rechtergedeelte van Virtual Invoice op het digitalisatieplatform van WinBooks te uploaden. Selecteer de documenten in de boomstructuur van uw harde schijf en versleep deze rechtstreeks naar de knop. Of selecteer al uw bestanden in uw browser nadat u op ' Add files' hebt gedrukt en klik vervolgens op de knop ' Upload' om deze documenten te uploaden. Klik vervolgens op de knop om deze documenten in Virtual Invoice te uploaden.

2 De te boeken facturen bevinden zich op dit moment onder de vorm van miniaturen in het rechtergedeelte van Virtual Invoice. De geselecteerde factuur is volledig zichtbaar in het middengedeelte. Upload op dezelfde wijze alle boekhouddocumenten die u wenst in te boeken in WinBooks on Web. Van zodra uw documenten in Virtual Invoice geüpload zijn, kunt u beginnen met het inboeken van uw boekstukken, rechtstreeks in het linkergedeelte van het scherm van Virtual Invoice.

3 Het inboeken van het boekstuk in Virtual Invoice is gelijkaardig aan het inboeken van een factuur (aankoop/verkoop) in WinBooks on Web, met als verschil dat in Virtual Invoice het inboekscherm verticaal gepresenteerd wordt. Indien de leveranciersfiche reeds standaardinformatie bevat (de te gebruiken algemene rekening en btw-code of sjabloon), hoeft u enkel nog maar de vereiste datums en het bedrag in te vullen. Wanneer het bedrag van uw document in evenwicht is, klik eenvoudigweg op om uw aankoopdocument te bewaren.

4 Het scherm van Virtual Invoice toont onmiddellijk het volgende in te boeken document, terwijl in ons voorbeeld de gescande factuur DATS24 onder Te boeken verdwijnt. Waar bevindt het document zich in Virtual Invoice dat aan het boekstuk werd aangehecht? Indien u op de knop klikt, dan kan u naar het Archief van Virtual Invoice gaan en de documenten raadplegen die reeds door deze module werden behandeld. Visualisatie van het gescande document dat aan het boekstuk werd gelinkt via de historiek (tabblad 'Verrichtingen')

5 De aanwezigheid van een document dat afkomstig is van Virtual Invoice wordt in de historiek weergegeven door het icoon. Dit icoon is zichtbaar in het tabblad ' Verrichtingen' van de relatie (in dit voorbeeld van leverancier DATS24), evenals in het tabblad ' Verrichtingen' van de betrokken algemene rekening(en). Het gedigitaliseerde document wordt zichtbaar door op dit icoon te klikken. Achteraf linken van een document Indien u gedigitaliseerde documenten wenst te linken aan boekstukken die reeds in de boekhouding werden ingeboekt, upload de documenten zoals hierboven beschreven. Zorg ervoor dat uw documenten op uw bureau in het rechtergedeelte ' Te boeken' van Virtual Invoice in de juiste volgorde staan, zodat de volgorde ervan overeenstemt met de volgorde van de reeds ingeboekte boekstukken in WinBooks on Web. U kunt hierbij documenten verplaatsen in de lijst door middel van een eenvoudige 'drag and drop'. Deze functionaliteit wordt meestal gebruikt wanneer men de module Virtual Invoice in de loop van het boekjaar opstart en men de gescande documenten aan de reeds ingeboekte boekingen wenst te linken.

6 Selecteer uw gedigitaliseerd document op het bureau van Virtual Invoice onder ' Te Boeken' en klik vervolgens onderaan rechts op het icoon.

7 Vul het dagboek in, evenals het documentnummer waaraan u het gedigitaliseerde document wenst te koppelen of maak gebruik van de knop. Klik op de knop om uw gedigitaliseerde document aan het reeds ingeboekte boekstuk te linken en doe hetzelfde voor uw andere documenten. Bovenaan de pagina