Doc-it-Easy Startershandleiding.

Transcriptie

1 Doc-it-Easy Startershandleiding

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 DOELSTELLING:... 3 WAT U VOORAF MOET WETEN:... 3 HOE DOC-IT-EASY GEBRUIKEN?... 4 HOOFDSCHERM (HOME)... 4 MENUBALK... 5 NAVIGATIESCHERM... 5 ZOEKSCHERM... 6 STATUSBALK... 7 GEBRUIK... 7 VERKOOP... 8 AANMAKEN KLANT... 8 AANMAKEN OFFERTE... 9 AANMAKEN FACTUUR AANKOOP BOX NUTTIGE INFORMATIE Startershandleiding Doc-it-Easy 2

3 Inleiding Doelstelling: Doel van deze handleiding is de startende zelfstandige of kmo een beknopte uitleg geven over: de eerste stappen in het gebruik hoe we klanten, artikels, offertes, facturen, herinneringen aanmaken hoe we leveranciers aanmaken en facturen verwerken Wat u vooraf moet weten: Doc-it-Easy is bedoeld voor de zelfstandige of kmo die zijn documenten wil digitaliseren om de communicatie met de Tax Advisor te vergemakkelijken, maar zich niet in de boekhoudkundige aspecten wil verdiepen. Naar klanten toe kunt u: - klanten beheren - artikels beheren - offertes maken en verzenden - facturen maken en verzenden - facturen aanduiden als betaald - herinneringen sturen Naar leveranciers toe kunt u: - documenten inscannen - leveranciers aanmaken - documenten controleren en verwerken Naar de Tax Advisor toe: - bij de Tax Advisor zullen de documenten op regelmatige basis verwerkt kunnen worden 3 Startershandleiding Doc-it-Easy

4 Hoe Doc-it-Easy gebruiken? - Doc-it-Easy opstarten via URL: - Inloggen met de gegevens die u via mail ontvangen hebt. Hoofdscherm (Home) U krijgt volgend hoofdscherm: 1. Uw gebruikersnaam en code van uw omgeving 2. Naam van uw dossier en mogelijkheid om te switchen tussen uw dossiers 3. Pijltje waarmee u het navigatiescherm kunt openklappen zodat duidelijk wordt waarvoor de onderstaande icoontjes dienen (afhankelijk van de schermresolutie) 4. Menubalk 5. Zoekscherm waarmee u gemakkelijk uw menu s kunt terugvinden 6. Mogelijkheid om een 2 e scherm te openen, alerts, Het vraagteken is niet van toepassing voor Belgische gebruikers. 7. Knop naar gebruikersgegevens, wachtwoord wijzigen en uitloggen. Bij het werken in Doc-it-Easy zult u voornamelijk werken met de menubalk en het zoekscherm. Startershandleiding Doc-it-Easy 4

5 Menubalk Via Home komt u te allen tijde terug op uw startscherm. Via Verkoop kunt u alles beheren wat met verkopen te maken heeft. Via Aankoop kunt u alles beheren wat met aankopen te maken heeft. Via BOX kunt u alle documenten opladen die u aan uw Tax Advisor wenst te bezorgen. Navigatiescherm In veel menu s zal het ook nog mogelijk zijn om naar een ander menu te switchen via het navigatiescherm. Dit bevindt zich dan rechts van het scherm. Voorbeeld in het scherm van verkoopfacturen. 1. Navigatiescherm. Afhankelijk van de schermresolutie kan dit open- en dichtgevouwen worden (gerelateerd). 2. Indicatie gevolgde menu. 5 Startershandleiding Doc-it-Easy

6 Zo kan van in het menu Verkoop Facturen in één klik doorgegaan worden naar volgende gerelateerde menu s: Nieuwe factuur sjabloon factuur Factuursjabloon sjabloon aanmaning Aanmaningssjabloon Artikels Zoekscherm U kunt in het zoekscherm meteen (een gedeelte van) het menu ingeven waarnaar u op zoek bent. De menu s waarin deze omschrijving voorkomen, zullen worden voorgesteld. Bij het aanklikken van het voorgestelde menu, wordt u er meteen naartoe geleid. Startershandleiding Doc-it-Easy 6

7 Statusbalk Door op één van deze knoppen te klikken, worden alle documenten met deze status verkregen. Gebruik 1. Links kunt u sorteren op klant, datum of bedrag. Rechts kunt u zoeken op informatie, mee bepaald door de sortering links en de status rechts. Er kan ook op bedrag gezocht worden. 2. Icoon van het document: door op dit icoon te klikken, wordt het document geopend. Dit icoon geeft meteen ook de status van het document weer. 3. Naam van de tegenpartij: door op de naam te klikken gaat u respectievelijk naar de klantenfiche (bij verkopen) of de leveranciersfiche (bij aankoop). 7 Startershandleiding Doc-it-Easy

8 Verkoop Aanmaken klant Via Verkoop Nieuwe klant Om een nieuwe klant aan te maken, volstaat het de klantnaam in te geven en op Aanmaken te klikken. Het kan aangewezen zijn om minstens volgende velden na te kijken: - Taal - adres voor facturatie - Adres voor factuur waarbij de landcode niet vergeten mag worden (buitenlandse klanten!) - Btw-nummer indien van toepassing (formaat met landcode BE, NL, en zonder puntjes, streepjes of spaties) - Betalingscondities De andere gegevens kunnen naar behoefte aangevuld worden. Bij bankgegevens - wordt de controle pas doorgevoerd bij het aanmaken van de klant. - moet de rekeninghouder worden ingevuld (een puntje volstaat). - is het aangewezen om het rekeningnummer niet in te vullen maar wel IBAN en BIC. Enkel IBAN is verplicht. - formaat IBAN BExx xxxx xxxx xxxx met of zonder spaties. - indien BIC wordt ingevuld, moet dit in hoofdletters zijn. Het is mogelijk om extra banken en adressen toe te voegen via de knop. Opslaan doet u via de knop Aanmaken rechts onderaan het scherm. Startershandleiding Doc-it-Easy 8

9 Aanmaken offerte Via Verkoop Nieuwe offerte Via het navigatiescherm (gerelateerde menu s) kan de lay-out van de offerte en van de mail aangepast worden. Selecteer een klant. Merk op dat u deze ook hier meteen kunt aanmaken als de klant nog niet bestaat. Stel de offertedatum en de vervaldatum in. Klik op Voeg lijnen toe, geef het aantal in, geef in wat er verkocht werd, de eenheidsprijs en selecteer de btw-code. (Lijnen zult u pas kunnen aanmaken als er een klant werd geselecteerd.) Of maak er meteen een artikel voor aan via. Bij Omzetsoort geeft u de soort in die u het meest logisch lijkt. De Tax Advisor zal dit later correct toewijzen. Voeg eventueel extra lijnen toe via. Via de paperclip kunnen bijlages toegevoegd worden. Via Aanmaken bewaart u de offerte, maar wordt deze nog niet verzonden. Via met link verzenden wordt de offerte aangemaakt en naar de klant verzonden. 9 Startershandleiding Doc-it-Easy

10 Aanmaken factuur Via Verkoop Nieuwe factuur De werkwijze is nagenoeg identiek aan de aanmaak van een nieuwe offerte. Startershandleiding Doc-it-Easy 10

11 Aankoop Er zijn verschillende methodes mogelijk om facturen in te lezen. Als u beschikt over pdf- of UBL-bestanden kunt u die via drag and drop (verslepen) overbrengen naar het overzicht van de facturen. Een enkel document kunt u ophalen via klikken op Nieuwe factuur. U kunt uw leverancier vragen u uw aankoopfacturen te mailen. Het adres dat hiervoor gebruikt kan worden vindt u terug onder de gebruikersinstellingen. Het onderwerp van de mail moet voorafgegaan worden door [PNV] (inclusief vierkante haakjes). Via Aankoop Facturen slepen en neerzetten of bladeren Tip: via de combinatie ctrl-a kunt u alle documenten in een map in één keer selecteren, via Open worden deze dan opgeladen. Opgelet: Het importeren van de facturen kan enige tijd duren waardoor u de indruk kunt hebben dat er niets gebeurt. 11 Startershandleiding Doc-it-Easy

12 Het is mogelijk om dezelfde bestanden meermaals in te lezen. Bij vergissing kunt u deze echter weer verwijderen zolang ze niet gecontroleerd werden. Na het inlezen staan ze bij de status Te Controleren. Als de leverancier nog niet bekend is in Doc-it-Easy staat er bij de naam Onbekend. Door het document open te klikken, krijgt u de visualisatie van de factuur en kan de leverancier bepaald worden (en eventueel van hieruit aangemaakt), het nummer van de factuur (nummer van de leverancier zoals die op de factuur vermeld staat!), de datum, de vervaldatum, de uitgavensoort (kies de meest logische), het btw-percentage en het bedrag. Eventueel zal in het ingavegedeelte gescrold moeten worden om de lijnen te kunnen uitsplitsen door een nieuwe lijn toe te voegen. Tips: Het is aangewezen om minstens een lijn aan te maken per btw-percentage. Dit vereenvoudigt het werk van uw Tax Advisor. Om de factuur te kunnen boeken, volstaat het dat de leverancier wordt aangemaakt met enkel de naam en landcode en eventueel het btw-nummer. Als alle velden zijn aangevuld, klikt u op Goedkeuren om het document naar de Tax Advisor te sturen. Startershandleiding Doc-it-Easy 12

13 BOX Via Box kunt u uw documenten opladen die u aan uw boekhouder wenst te bezorgen en die geen aankoopfacturen of verkoopfacturen zijn. Bv.: Aflossingstabellen, Afrekening btw, Om veiligheidsredenen worden bestanden die virussen kunnen bevatten zoals mp4 en exe s niet aanvaard. U kunt het dossier openen door er dubbel op te klikken. Vervolgens krijgt u, indien mogelijk, een overzicht van het document of kunt u het downloaden om het te bekijken. En kunt u volgende gegevens meegeven: - een onderwerp toevoegen - een categorie bepalen - commentaar toevoegen. 13 Startershandleiding Doc-it-Easy

14 MyFAQ Nuttige informatie Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest gestelde vragen van de door u gebruikte programma's. U krijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven via Login) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Ga naar Klik rechts boven op deze pagina op Login, geef uw klantnummer en paswoord in en klik op Aanmelden. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Geef zo veel mogelijk informatie mee, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. Startershandleiding Doc-it-Easy 14