Handleiding Pagero Invoice Portal Maak en verstuur e-facturen

Transcriptie

1 Handleiding Pagero Invoice Portal Maak en verstuur e-facturen 1. Log in op uw Pagero Online Account ( ) 2. Klik op Create invoice 3. Kies de ontvanger aan wie u een document wilt sturen en de soort factuur (debet of credit), die u wilt aanmaken. Als de ontvanger niet in de lijst staat, moet deze worden toegevoegd in uw customer directory in Pagero Online. Uitleg over het toevoegen van klanten leest u aan het einde van deze handleiding.

2 4. Een formulier zoals hieronder getoond, verschijnt. a. De gegevens van de ontvanger staan al ingevuld. Indien nodig kunnen deze gegevens worden gewijzigd door op Edit te klikken. 5. Vul de factuurgegevens in. Indien noodzakelijk kunnen extra velden worden toegevoegd door op Additional fields te klikken. Alle velden gemarkeerd met een * zijn verplichte velden. Zolang deze niet zijn ingevuld, kan de factuur niet worden verstuurd.

3 6. Artikelen Voeg informatie toe over de te factureren artikelen. a. Voeg meer regels toe door op Add Row te klikken. b. Indien nodig kunnen meer velden worden toegevoegd aan elke regel door op het plus symbool rechtsboven te klikken. Als een veld uitsluitend aan een enkele regel moet worden toegevoegd, klik dan op het plusteken van die regel. Kies de extra velden, die moeten worden toegevoegd uit de lijst aan de rechterkant. c. Om alle toegevoegde velden te kunnen zien, klik op Expand all, en op Collapse all om de velden te verbergen (de toegevoegde velden blijven bestaan op de factuur). 7. Indien van toepassing, klik op Add Discount of Add Charge om een korting of een extra belasting toe te voegen en voer de benodigde informatie in.

4 8. Indien noodzakelijk kan de valutacode worden aangepast. Vink Rounding aan om afronden te activeren. 9. Selecteer de betalingsmethode door op het drop-down menu onder Account Type te klikken. a. Door op Add Account te klikken kunnen meerdere betalingsmethoden worden toegevoegd vanuit de drop-down lijst.

5 10. De originele factuur moet als pdf-bestand worden toegevoegd. Klik op add attachment en selecteer de pdf-factuur om deze toe te voegen. Indien u andere bijlagen wenst toe te voegen, gaat u op dezelfde manier te werk, steeds te beginnen bij add attachment. 11. Wanneer de factuur volledig is ingevuld, kan deze worden verstuurd door rechtsonder op de knop Send te klikken. a. De factuur kan ook als sjabloon worden bewaard. Deze sjabloon kan de volgende keer worden gebruikt en aangepast voor deze ontvanger. Alle opgeslagen informatie zal worden toegevoegd aan de factuur wanneer u deze sjabloon kiest. De keuze voor het sjabloon wordt aan het begin gemaakt, wanneer de ontvanger wordt geselecteerd. Alle opgeslagen sjablonen zijn zichtbaar.

6 Een nieuwe klant toevoegen aan uw customer directory Klanten moeten zijn toegevoegd aan uw customer directory voordat u kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen. Zonder deze verbinding is het niet mogelijk e-facturen te sturen. Meld u aan in Pagero Online en volg onderstaande stappen: 1. Ga in het menu aan de linkerkant naar Customer directory, Search & Add Customers a. Voer een zoekbegrip in voor de klant, die u wilt toevoegen. b. U kunt zoeken op naam of een bedrijfs id-nummer (zoals bijvoorbeeld een KvK -, een OIN - of een IBAN-nummer). c. Wanneer de juiste ontvanger is gevonden, klik op Add. d. Volg de stappen om de klant toe te voegen. Deze stappen kunnen variëren, afhankelijk van de klant, die u wilt toevoegen. Volg de instructies bij elke stap i. in sommige gevallen zal de klant eerst toestemming moeten verlenen om hem toe te kunnen voegen. Zodra u toestemming hebt, kunt u beginnen met het versturen van e-facturen via het Factuurportaal van Pagero. Support Heeft u nog vragen? Neem contact op met het Pagero Service & Support Center of bel: U kunt meer contactinformatie voor ons Pagero Online support team vinden onder de tab Support, Contact. Of klik op deze link: