Nieuwigheden 3.1b van maart 2005 Planning van taken

Transcriptie

1 Nieuwigheden 3.1b van maart 2005 Planning van taken Versie 3.1b Maart 2005

2 Inhoudstafel Inleiding... 3 Starten... 4 Aanmaken en coderen van de verschilldende mogelijke taken... 4 Ingeven van de karakteristieken van iedere klant... 7 Onderdelen van het scherm... 7 De tabbladen Tabblad algemene informatie Tabblad algemene vergadering Tabblad Controles Tabblad verantwoordelijken Tabblad Contactpersonen... 9 Het raster van het gedeelte onderaan De icoontjes van het onderste gedeelte van het scherm Taken aanmaken via de planningsassistent Het raadplegen van taken in het menu bestand Het raadplegen van de taken in de agenda Afdrukken van de taken Planning van taken 2

3 INLEIDING Speciaal ontworpen voor fiduciaires en boekhoudkantoren, kan u via deze module de taken die ieder van de werknemers moet uitvoeren in een agenda aanmaken, voorzien, organiseren en beheren. Er wordt zo een tijdschema opgesteld voor iedere klant, de werken kunnen gemakkelijk toegekend worden aan iedere werknemer en de evolutie van de lopende taken kan zo eenvoudig gecontroleerd worden. Het informatiseren van de opeenvolging en de verdeling van de taken maakt het mogelijk om het proces van de planning van de taken duidelijker en beter, want sneller, te organiseren : Iedere wijziging of aanpassing wordt onmiddellijk in de agenda van de desbetreffende persoon/personen aangebracht. Het aanmaken van agenda s gebeurt automatisch en houdt rekening met alle parameters. Een lijst met de evolutie van de lopende kan aangemaakt wordt via het exporteren van gegevens naar MS Excel. Gezien de module planning van taken nauw verbonden is met de agenda, werd deze geïntegreerd in de module prestatie, toegankelijk via de exe BOBServices die zich bevindt in uw hoofddirectory BOB. Dit wat de agenda betreft, maar daarnaast werden ook alle schermen die betrekking hebben op de planning van de taken worden gehergroepeerd onder éénzelfde menupunt in het menu Bestand. Dit vergemakkelijkt het gebruiken en het begrijpen van de nieuwe module. Planning van taken 3

4 STARTEN De volgende bladzijden tonen stap voor stap het parametreren en het gebruik van de module. Het aanmaken en coderen van de verschillende mogelijke taken Alle taken die mogelijk zijn moeten bepaald in ingegeven worden in de software. Aan iedere taak zal een bijzondere code gegeven worden. Dit gebeurt via het menu Bestand Planning van taken Takenlijst. Om de module direct bruikbaar te maken, werd reeds een reeks taken aangemaakt. Bijkomende taken kunnen echter toegevoegd worden via het icoontje Iedere taak heeft een code en behoort tot een categorie. De keuze van de code is vrij, maar de keuze van de categorie is beperkt tot vier bestaande categorieën : - BTW : herneemt alle taken die betrekking hebben op BTW-handelingen zoals aanmaken van BTW-aangiften, Intracom, Intrastat, de jaarlijkse klantenlisting enz. - Balans : herneemt alle taken die betrekking hebben op het opmaken van balans en de jaarrekeningen, maar ook oproepen voor de Algemene Vergadering, het maken van het beheerrapport enz. - Sociaal : herneemt alle taken die betrekking hebben op de payroll zoals betalingen aan de R.S.Z., het maken van loonfiches, voorafbetalingen, het berekenen van vakantiegeld enz. - Fiscaal : herneemt de taken met betrekking tot fiscale handelingen zoals het berekenen en het betalen van voorafbetalingen, het aanmaken van aangiften voor personen- of vennootschapsbelasting, het aanmaken van verschillende formulieren enz. Planning van taken 4

5 Na de taak gecodeerd te hebben, moet het type klant bepaald worden waarop deze taak betrekking heeft : 3 scroll-lijsten maken het mogelijk om beetje bij beetje het veld van de klanten waarop deze taak betrekking zal hebben te verfijnen. De taak kan zo betrekking hebben op allen (bv. : BTW aangifte), op klanten enkel in de hoedanigheid van fysieke persoon (bv : personenbelasting) of op klanten enkel in de hoedanigheid van rechtspersoon (bv : vennootschapsbelasting). Van daaruit moet er een tweede filter toegepast worden : er moet bepaald worden of er een bijkomende beperking van toepassing is of niet. De beperking wordt gebaseerd op het type BTW aangifte dat de klant moet opmaken (maandelijkse of driemaandelijkse aangifte). Optioneel kan een derde filter toegepast worden : de gebruiker kan bepalen dat de taak niet gekoppeld wordt aan een onderneming die klant is, maar aan de personen waaruit deze bestaat (De taak moet dan herhaald worden voor iedere persoon). Indien deze laatste filter toegepast wordt kan de toepassing ervan beperkt worden tot bepaalde personen van de onderneming, namelijk de personen waarvoor er een wettelijke bedrijfsvoorheffing uitgevoerd moet worden. Vervolgens moet de datum bepaald worden waarop de taak uitgevoerd moet worden, of de vervaldatum. De datum die bepaald werd zal herhaald worden. Op basis van de gegevens ingegeven in het scherm hieronder berekent de software de vervaldatum van de taak en wordt deze automatisch in de agenda van de desbetreffende medewerker ingevoegd. De vervaldatum van de taak kan constant zijn (ieder jaar op 30 juni voor het verzenden van de commissiefiches ), of bepaald in verhouding tot een ( voorbeeld : de derde voorafbetaling gebeurt voor de 20 e van de tweede maand voor het einde van het boekjaar). Het is mogelijk dat de werknemers meerdere werkdagen nodig heeft om de taak uit te voeren. In dat geval is het nuttig om een aanvangsdatum voor de taak te bepalen, zal verschillen van de eigenlijke vervaldatum. Het icoontje maakt het mogelijk om de standaard waarden terug te vinden van ieder veld. Het importeren van deze waarden kan gebeuren enkel voor de huidige fiche of voor alle fiches. Planning van taken 5

6 Deze functie is vooral nuttig bij het installeren van een nieuwe versie. Via de functie kan u de wijzigingen bewaren die eventueel aangebracht werden aan bepaalde signaletiekfiches, terwijl standaardwaarden van bepaalde andere fiches hernomen worden. Het icoontje, in de rechterbovenhoek van het venster maakt het mogelijk om de getoonde taak te deactiveren. De software zal de taak zal dus niet meer in rekening nemen bij het genereren van taken. Planning van taken 6

7 Ingeven van karakteristieken voor iedere klant De tweede stap bestaat eruit voor iedere klant, die men via deze module wenst te beheren, een informatielijst op te maken. Deze informatielijst is afkomstig uit verschillende plaatsen. De software heeft de informatie nodig om de taken correct te kunnen aanmaken. Het ingavenvenster is toegankelijk via het menu Bestand Planning van taken Karakteristieken klant. De onderdelen van het scherm Het gedeelte bovenaan bevat 5 tabbladen en maakt het mogelijk informatie in te geven over de getoonde klant Het gedeelte onderaan is gelijkaardig, om het even op welk tabblad de gebruiker zich geplaatst heeft. Dit gedeelte toont een lijst met taken die uitgevoerd moeten worden voor deze klant. De informatie van het gedeelte bovenaan zijn, gedeeltelijk, direct door de gebruiker ingegeven, en gedeeltelijk per default hernomen uit het dossier van de klant (voor zover een BOB dossier bijgehouden werd door de fiduciaire voor de desbetreffende klant). De informatie uit het onderste gedeelte wordt automatisch gegenereerd door de assistent (zie verder voor de functioneringswijze hiervan). De iconen maken het mogelijk om de klanten te overlopen. Indien een BOB dossier bijgehouden wordt voor de desbetreffende klant, worden de karakteristieken die reeds ingegeven zijn in het dossier (module algemene boekhouding) per default hernomen. Het volstaat om het dossiernummer in te geven en te klikken op het aangrenzende icoontje. De volgende informatie wordt gerecupereerd : - het type boekjaar (normaal, verlengd of verkort) ; - de datum van de afsluiting van het boekjaar; - de periodiciteit van de BTW-aangifte ; - de periodiciteit van de ingaven (aantal boekhoudkundige periodes per boekjaar) ; Planning van taken 7

8 De tabbladen 1. Tabblad Algemene informatie Dit tabblad herneemt de basisinformatie over de klant (juridische vorm, periodiciteit van de BTW-aangifte, type boekjaar, datum van de afsluiting van het boekjaar enz.). Indien het vakje Bijhouden tijdschema inactief is, zijn alle velden van het scherm en andere tabbladen ontoegankelijk. Bovendien houdt de assistent voor het genereren van taken geen rekening met deze klant en geen enkele taak zal voor deze klant aangemaakt worden. Het icoontje maakt het mogelijk om de gegevens per default van de tabbladen opnieuw aan te passen door zich te baseren op de wijzigingen die aangebracht werden aan het dossier van de klant. De naam en de onderneming van de revisor verschijnen enkel ter informatie. 2. Tabblad Algemene Vergadering Dit tabblad maakt het mogelijk om de data te bepalen van de Algemene vergaderingen van de onderneming die klant is. Via het tabblad kan de software in fine de vervaldagen van de taken met betrekking tot de Algemene Vergadering, zoals het maken van een beheerrapport, het sturen van uitnodigingen, enz. correct genereren. Hiervoor moet het vakje Beheer van de Algemene Vergadering aangekruist zijn. De datum van de Algemene Vergadering kan op drie manieren bepaald worden : Keuze van een vaste jaarlijkse datum, (bv : elk jaar op 31 maart => nadelig wanneer de datum op een zondag of een feestdag valt) Keuze van een jaarlijks variërende datum (voorbeeld : de eerste maandag van maart) Keuze van een unieke vaste datum (voorbeeld : 21 maart 2005 => unieke vervaldag, niet van jaar tot jaar vernieuwbaar). 3. Tabblad Controles Planning van taken 8

9 De informatie in dit tabblad dient enkel ter informatie. De twee scroll-lijsten geven een lijst van de verschillende BTW controlebureaus en belastingscontrolebureaus. Onmiddellijk onder deze lijsten vindt u een memo veld dat o.a. het adres en het contactnummer van deze bureaus bevat. 4. Tabblad Verantwoordelijken Een enkele verantwoordelijke Dit tabblad : Meerdere verantwoordelijken Bepaalt de verantwoordelijken voor de taken die uitgevoerd moeten worden voor de klant. Preciseert de categorieën van taken waarmee de assistent moet rekening houden bij het genereren van de taken in de agenda s en de raadpleegschermen. De taken die betrekking hebben op iedere klant kunnen uitgevoerd worden door één enkele persoon (beheer in mono-verantwoordelijkheid) of kunnen verdeeld worden onder verschillende personen (beheer in multi-verantwoordelijkheid). Een optie die toegankelijk is via het tabblad Planning van het menu Configuratie Opties, maakt het mogelijk om dit type beheer te bepalen. 5. Tabblad contactpersonen Planning van taken 9

10 Dit tabblad herneemt alle personen van de onderneming die u als klant heeft. Zoals reeds uitgelegd, zijn de personen die verschijnen is het raster afkomstig uit het bestand van de personen. Een dubbelklik op de persoon maakt het mogelijk om zijn signaletiekfiche te laten verschijnen en deze te vervolledigen indien nodig. De kolom Koppeling van het raster maakt het mogelijk om het statuut van de contactpersoon te bepalen, namelijk of deze al dan niet gekoppeld is. De kolom Hernieuwing. Verwijst naar de datum van de hernieuwing van het mandaat van de contactpersoon. Het vakje Voorheffing preciseert of een bedrijfsvoorheffing berekend moet worden voor de persoon. De kolommen Functie Omzet en Functie Algemene Vergadering worden enkel ter informatie getoond. Ter herinnering, de taken die gegenereerd zullen worden voor de contactpersonen, zijn taken waarvoor het vakje «per persoon» aangekruist werd in hun signaletiekfiche. Uit te voeren taken voor de contactpersoon Schindel Het raster van het gedeelte onderaan Deze raster toont de volledige lijst van de taken die uitgevoerd moeten worden voor de klant. De eerste keer dat het venster geopend wordt, is het leeg. Dit betekent dat er nog geen enkele taak aangemaakt werd voor de getoonde klant. Planning van taken 10

11 Enkel de assistent voor het genereren van de taken kan de raster van dit scherm vervolledigen. Deze is toegankelijk via het menu Bestand Planning van taken Assistent voor plannen van taken. De functioneringswijze wordt beschreven in het volgende hoofdstuk. In het raster kunnen de taken gesorteerd worden per vervaldatum of per verantwoordelijke via de sorteersleutel die u vindt in de rechter benedenhoek van het venster. De kolom Vooruitgang toont de evolutie van de taak. Er zijn 3 statuten mogelijk : niet begonnen, in behandeling (opvolging van een percentage) en beëindigd. Het statuut kan op dit niveau door de verantwoordelijke gewijzigd worden door te dubbelklikken op de desbetreffende taak. Er verschijnt een scherm waarmee u de taak kan wijzigen : Iedere wijziging zal opgenomen worden in het raadpleegscherm. Het omgekeerde is ook waar. Opdat de wijziging ook zou verschijnen in de agenda, dient u enkel te klikken op de knop bijwerken van de agenda,. De inhoud van het raster kan via het icoontje toepassing (Excel, Word ).geëxporteerd worden naar een andere De icoontjes onderaan het scherm Dit icoontje maakt het mogelijk om alle klanten te tonen van de database of enkel de klanten waarvoor een tijdschema van de taken bijgehouden wordt. Verwijdert de taak waarop de cursor staat in het onderste gedeelte van het scherm. Het bijwerken wordt automatisch uitgevoerd in de raadpleegschermen. Planning van taken 11

12 Verwijdert alle taken die aangemaakt werden voor de klant. Het bijwerken wordt automatisch uitgevoerd in de raadpleegschermen. Maakt het mogelijk om alle taken af te drukken (of een selectie van taken) voor alle klanten (of een selectie van klanten). Een klassiek afdrukscherm verschijnt wanneer het icoontje geactiveerd wordt. Er zijn 2 afdrukformaten beschikbaar : normaal (staand formaat, zonder commentaar) en uitgebreid (liggend formaat, met commentaar). Een gekoppelde taak is een taak waarvan de vervaldatum bepaald werd in functie van een gebeurtenis, zelf ingegeven als taak. Voorbeeld : - De aangifte van de vennootschapsbelasting is een taak gecodeerd met de referentie De BTW-overeenkomst is een taak gecodeerd met de referentie De vervaldag wordt opgesteld is verhouding tot de aangifte van de vennootschapsbelasting, namelijk dezelfde dag in dit geval. - Het formulier voor degressieve afschrijving is een taak die gecodeerd wordt met de referentie Deze is op dezelfde dag gebeurd als de aangifte van de vennootschapsbelasting : de vervaldatum wordt trouwens bepaald door de datum van de aangifte van de vennootschapsbelasting. Besluit : De aangifte van de vennootschapsbelasting is een belangrijke taak en de BTW-overeenkomst en het formulier voor degressieve afschrijving zijn taken die hiermee verbonden zijn. Planning van taken 12

13 Maakt het mogelijk om de agenda van de module Dienstverlening aan te passen op basis van de wijzigingen die uitgevoerd werden in het raster van het scherm. (ter herinnering, de wijzigingen gebeuren door te dubbelklikken op een taak). Planning van taken 13

14 Taken aanmaken via de planningsassistent De assistent is het enige hulpmiddel waarmee u de uit te voeren taken kan aanmaken. De assistent kan deze taken zowel aanmaken in een agenda als in de schermen voor het raadplegen en het scherm karakteristieken klanten. De assistent is toegankelijk via het menu Bestand Planning van taken Assistent voor planning van taken. Voor het genereren kan een selectie uitgevoerd worden om het aanmaken te beperken tot één of meerdere taken ; bepaalde taken ; bepaalde klanten ; één of meerdere categorieën van klanten. Indien de assistent reeds voordien opgestart werd, bestaan er reeds taken. Indien de assistent een tweede keer opgestart werd, zal deze u vragen welke bewerkingen er dienen uitgevoerd dienen te worden op de taken en vervaldagen die reeds aangemaakt werden. Planning van taken 14

15 Men kan ook deze herberekenen : in dat geval zal iedere wijziging die voordien aangebracht werd aan deze taak niet bewaard worden. Deze bewaren : de wijzigingen die vooraf aangebracht werden zullen bewaard worden. Er een gedeelte van bewaren en de andere herberekenen : de taken die als dusdanig bewaard dienen te worden kunnen gekozen worden via een aankruisvakje in het volgende scherm. Voor het uiteindelijke genereren zal gebeuren, biedt de assistent opnieuw de mogelijkheid om een selectie uit te voeren op de lijst van taken die aangemaakt moeten worden via een supervisiescherm. Deze mogelijkheid wordt u geboden indien u kiest voor het manueel genereren van taken. Eens alle gewenste selecties uitgevoerd zijn, maakt de assistent de lijst aan van taken die vervuld moeten worden. Deze zijn zichtbaar in de raadpleegschermen en het scherm van de karakteristieken klant. Optioneel kan u ook aan de assistent vragen om ook deze taken te genereren in de respectievelijke agenda s van de verantwoordelijken. Op deze manier kan u ook het afdrukken van de lijst van taken vragen die de assistent gaat aanmaken. Deze afdruk zal onmiddellijk gestart worden, wanneer de knop Volgende geactiveerd wordt. Planning van taken 15

16 Indien u kiest voor een afdruk van taken, zal het volgende scherm u vragen het afdrukformaat te kiezen (staand of liggend), en de manier waarop de taken gesorteerd of gegroepeerd zullen worden. Nadat de berekeningen en het genereren van taken uitgevoerd werden (eventueel afgedrukt werden) stelt de assistent u voor de toepassing te verlaten door op de knop beëindigen te klikken. Planning van taken 16

17 Het raadplegen van taken in het menu Bestand Eens de taken aangemaakt zijn door de assistent, kunnen de taken opgeroepen worden in de raadpleegschermen. Deze schermen zijn toegankelijk via het menu Bestand Planning van taken Raadplegen. Er bestaan 3 raadpleegschermen : Raadplegen per klant ; Raadplegen per verantwoordelijke ; Algemeen raadplegen. In ieder van de schermen, laat u via een dubbelklik op een taak een dialoogvenster verschijnen dat u toelaat bepaalde karakteristieken van de taak te wijzigen. Zo kunnen de vervaldagen en de aanvangsdata van de taken gewijzigd worden. Het spreekt vanzelf dat hetzelfde geldt voor het statuut (niet begonnen, in behandeling, beëindigd) en dus het percentage van de taak dat voltooid is. Het commentaar kan ook gewijzigd worden. De klant waarop de taak betrekking heeft, kan ook vervangen worden. Bewaar de wijzigingen een deze gerealiseerd zijn. Planning van taken 17

18 Op dezelfde wijze kunnen de taken verwijderd worden via de icoontjes voor verwijderen en. Iedere wijziging (of verwijdering) van een taak wordt automatisch overgedragen naar het raster van het ingavenscherm van de Karakteristieken klant. Het omgekeerde is ook waar. Op dezelfde manier gebeurt de wijziging automatisch in de agenda van de desbetreffende verantwoordelijke, voor zover de assistent er ook de taken aangemaakt heeft en het scherm vernieuwd werd via het menu Acties Actualiseren. Het icoontje bijwerken van de agenda s,, is enkel nuttig om in de agenda te taken in te voegen die niet aangemaakt werden. Iedere taak die bijgewerkt werd in de agenda, wordt, in de raadpleegschermen voorafgegaan door deze zelfde icoon. De taken kunnen ook afgedrukt worden vanuit de raadpleegschermen en dit via het icoontje. Voor verder informatie over het afdrukscherm dat dan verschijnt, verwijzen wij u naar het hoofdstuk dat het afdrukken van taken behandelt. Planning van taken 18

19 Het raadplegen van de taken in de agenda Inleidende opmerking : zoals voordien reeds vermeld, kunnen de taken aangemaakt worden ofwel in de agenda van de module BOBServices, ofwel, indien u niet de functie agenda heeft, in een agenda MS Outlook. De volgende bladzijden illustreren een raadpleging in een agenda van de module BOBServices, maar het merendeel van de opmerkingen gelden ook voor de agenda MS Outlook. Het enige verschil is dat de wijzigingen aangebracht aan de taken in een agenda Outlook niet zullen overgedragen worden in de raadpleegschermen, noch in het scherm van de Karakteristieken klant. Agenda van de verantwoordeljke Lode Maris Taken uit te voeren door deze verantwoordelijke. Deze taken werden aangemaakt met de assistent voor de planning. In het menu Planning Agenda, kiest u de verantwoordelijke(n) van wie u de taken wenst op te roepen. Deze selectie gebeurt via het menu Bestand Hulpmiddel van de agenda of eenvoudig door te klikken op het icoontje. Verplaats door de personen die u wenst te selecteren aan te klikken en te slepen van rechts naar links en klik daarna op OK. Planning van taken 19

20 Door te verschillende personen te overlopen, zal u in het rechtergedeelte van het scherm de lijst van taken zien die hun toegekend is. Rechtergedeelte De taken verschijnen in de volgorde van hun aanvangsdatum, van de oudste tot de meest recente. De doorgestreepte taken en de aangekruiste taken zijn de taken die voltooid zijn. De getoonde datum is de vervaldatum van de taken. Toont de officiële vervaldatum van de taak. De taken worden gerangschikt van hoog naar laag op basis van hun aanvangsdatum. Door te dubbelklikken op een taak, ziet men bepaalde details ervan verschijnen, vooral het statuut en het percentage van de taak dat reeds voltooid is en de aanvangsdatum. Alle details kunnen op dit niveau gewijzigd worden. Klant voor wie de taak uitgevoerd moet worden Vervaldag van de taak Statuut en percentage van de taak dat reeds uitgevoerd werd Maakt het mogelijk om een herinneringssignaal in te stellen en te programmeren Aanvangsdatum van de taak zoals bepaald in de signalementsfiche Icoon dat het mogelijk maakt een bestand aan de taak te hechten (bv. : factuur..) Planning van taken 20

21 Afdrukken van taken Er bestaan meerdere schermen van waaruit een afdruk van taken gerealiseerd kan worden. Zo kunnen de taken afgedrukt worden Bij het genereren van de taken in de assistent via een aankruisvakje dat de afdruk bevestigt ; In het ingavenscherm van de Karakteristieken klanten, via het afdrukicoontje onderaan het venster ; In de verschillende raadpleegschermen, via het icoontje afdrukken onderaan het scherm; In het menupunt dat speciaal bestemd is voor het afdrukken van de taken, dat toegankelijk is via Bestand Afdrukken bestanden Plannen van taken. Het veld Type maakt het mogelijk om een afdrukformaat te kiezen (normaal, in het formaat staand en zonder het commentaar, of uitgebreid in het formaat liggend en met het veld commentaar). De taken kunnen afgedrukt worden gerangschikt op klant, verantwoordelijke of datum. Binnen deze eerste selectie kunnen de taken gerangschikt worden (gegroepeerd worden) per datum of verantwoordelijke. Een gekoppelde taak is een taak waarvan de vervaldatum bepaald werd in functie van een gebeurtenis, die zelf gecodeerd is als taak. Voorbeeld : - De aangifte van de vennootschapsbelasting is een taak gecodeerd met de referentie De BTW-overeenkomst is een taak gecodeerd met de referentie De vervaldatum wordt opgesteld in functie van de aangifte van de vennootschapsbelasting, namelijk dezelfde dag in dit geval. - Het formulier voor de degressieve afschrijving is een taak gecodeerd met de referentie Deze vindt op dezelfde dag plaats als de aangifte van de vennootschapsbelasting : de vervaldatum wordt trouwens bepaald door de datum van de aangifte van de vennootschapsbelasting. Besluit : De aangifte van de vennootschapsbelasting is een belangrijke taak en de BTW-overeenkomst en het formulier voor degressieve afschrijving zijn verwante taken. Planning van taken 21

22 Diverse velden maken het mogelijk om de lijst met af te drukken taken te selecteren, te beperken (Taken, Klanten, Verantwoordelijken). Voorbeeld van afdrukken Gerangschikt per verantwoordelijke, gegroepeerd per klant, in het normale formaat Planning van taken 22

23 Gerangschikt per datum, gegroepeerd per verantwoordelijke, in het uitgebreid formaat Planning van taken 23