Gebruikershandleiding extranet Europ Assistance (versie )

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding extranet Europ Assistance (versie ) - Login o Login Bedrijf = de gebruikersnaam van uw bedrijf o Gebruiker = de gebruikersnaam van uw medewerker indien deze is aangemaakt (zie verder in deze handleiding) o Password = het paswoord van uw bedrijf 1

2 - Het basisscherm o Soort prestatie: Nieuwe opdracht = nieuw ontvangen opdracht, er werd nog geen info doorgestuurd naar EA Lopende opdracht = nog niet afgesloten opdracht Gefactureerde opdracht Niet-gefactureerde opdracht = de factuur is klaar maar nog niet goedgekeurd door u Geannuleerde opdracht De knop «Zoeken» start de zoekopdracht. o Criteria om opdrachten te zoeken : met het bestelnummer met de nummerplaat van het voertuig met de datum (van... tot...) o De menubalk bovenaan het scherm : Home = om terug te keren naar dit scherm NL / FR = om van taal te veranderen De rubriek Techniek en Tips: bevat technische informatie De rubriek Communicatie : mededelingen van Europ Assistance De rubriek Regels en procedures o De rubriek News aan de rechterzijde : bevat recent toegevoegde informatie i.v.m. techniek en tips, communicatie, regels en procedures) o Het menu aan de linkerzijde: 2

3 bevat uw administratieve gegevens Beheer van de gebruikers : zie blz. 12 Logout De gegevens van onze helpdesk - Invulscherm voor uw opdrachtinfo (verschijnt als u Nieuwe opdracht kiest en vervolgens een bestelnummer selecteert ) o Nr Bestelbon EA = dit veld kan niet gewijzigd worden o Merk voertuig, model voertuig, chassisnummer en eerste inschrijving = deze gegevens zijn reeds vooringevuld door EA, maar ze moeten ter plaatse nagekeken en eventueel verbeterd worden. o EOBD-code = de code zoals weergegeven op uw diagnosetoestel o Reden van de oproep : kies de juiste code in de lijst o Soort incident : kies de juiste code in de lijst o Detail van het incident : kies de juiste code in de lijst o Commentaar : voeg hier uw eventuele opmerkingen toe o Type interventie : kies in de lijst Ik heb een depannage uitgevoerd Ik heb een sleping uitgevoerd Ik heb een sleping + transfer uitgevoerd Het onderste deel van het scherm wijzigt in functie van het gekozen type interventie. 3

4 - Het scherm na aanklikken van «Ik heb een depannage uitgevoerd» In te vullen gegevens : o Vertrekuur van de depanneur o Aankomstuur ter plaatse van de depanneur o Uur einde herstelling o Duur herstelling ter plaatse (wordt automatisch ingevuld op basis van de voorafgaande velden) o Actie = kies de uitgevoerde actie in de lijst o Type tarief = kies het passende tarief in de lijst o Adres van de depannage : o Naam = naam van de plaats waar het voertuig zich bevond (b.v. parking aan de kerk; bij bakkerij Lievens...) o Adres o De kaart bekijken = met deze knop kunt u de exacte plaats van het geïmmobiliseerde voertuig aanduiden o Afgelegde kilometers o De knop «Bewaren» = de ingevoerde gegevens worden opgeslagen; de opdracht wordt niet afgesloten, maar blijft beschikbaar bij de lopende opdrachten in het basisscherm o De knop «Afsluiten» = de ingevoerde gegevens worden opgeslagen en de opdracht wordt definitief afgesloten. 4

5 - Het scherm na aanklikken van «Ik heb een sleping uitgevoerd» In te vullen gegevens : o Vertrekuur van de depanneur o Aankomstuur ter plaatse van de depanneur o Leveringsuur voertuig o Duur opdracht (wordt automatisch ingevuld op basis van de voorafgaande velden) o Dealer open? Kies Ja of Nee o Reden sleping = kies de juiste reden in de lijst o Type tarief = kies het passende tarief in de lijst o Vertrekadres o Naam = naam van de plaats waar het voertuig zich bevond (b.v. parking aan de kerk; bij bakkerij Lievens...) o Adres o De kaart bekijken = met deze knop kunt u de exacte plaats van het geïmmobiliseerde voertuig aanduiden o Leveringsadres o Naam = naam van de plaats waar het voertuig werd geleverd (b.v. garage Peeteers) o Adres o De kaart bekijken = met deze knop kunt u de exacte plaats van het geïmmobiliseerde voertuig aanduiden o Afgelegde kilometers 5

6 o De knop «Bewaren» = de ingevoerde gegevens worden opgeslagen; de opdracht wordt niet afgesloten, maar blijft beschikbaar bij de lopende opdrachten in het basisscherm o De knop «Afsluiten» = de ingevoerde gegevens worden opgeslagen en de opdracht wordt definitief afgesloten. - Het scherm na aanklikken van «Ik heb een sleping + transfer uitgevoerd» 6

7 In te vullen gegevens : o Vertrekuur van de depanneur o Aankomstuur ter plaatse van de depanneur o Aankomstuur stelplaats = datum en uur van aankomst van het voertuig in uw stelplaats o Duur etappe 1 (wordt automatisch ingevuld op basis van de voorafgaande velden) o Dealer open? Kies Ja of Nee o Reden sleping = kies de juiste reden in de lijst o Type tarief = kies het passende tarief in de lijst o Vertrekuur stelplaats = datum en uur van vertrek voor de overbrenging naar het definitieve leveringsadres o Leveringsuur voertuig = datum en uur van levering in de garage van de klant o Duur etappe 2 (wordt automatisch ingevuld op basis van de voorafgaande velden) o Type tarief = kies het passende tarief in de lijst o Vertrekadres o Naam = naam van de plaats waar het voertuig zich bevond (b.v. parking aan de kerk; bij bakkerij Lievens...) o Adres o De kaart bekijken = met deze knop kunt u de exacte plaats van het geïmmobiliseerde voertuig aanduiden. o Adres stelplaats o Naam = naam van de stelplaats (b.v. depannage Janssens) o Adres o De kaart bekijken = met deze knop kunt u de exacte plaats van het geïmmobiliseerde voertuig aanduiden o Afgelegde kilometers o Leveringsadres 7

8 o Naam = naam van de plaats waar het voertuig werd geleverd (b.v. garage Peeteers) o Adres o De kaart bekijken = met deze knop kunt u de exacte plaats van het geïmmobiliseerde voertuig aanduiden o Afgelegde kilometers o De knop «Bewaren» = de ingevoerde gegevens worden opgeslagen; de opdracht wordt niet afgesloten, maar blijft beschikbaar bij de lopende opdrachten in het basisscherm o De knop «Afsluiten» = de ingevoerde gegevens worden opgeslagen en de opdracht wordt definitief afgesloten. 8

9 - Niet-gefactureerde opdrachten (vanuit het basisscherm) o Kies een dossier uit de lijst of start een zoekopdracht. 9

10 o Het scherm toont een samenvatting van de gekozen opdracht. Klik op de knop Factureren. o De factuur wordt opgesteld op basis van de informatie die u over de opdracht hebt ingevuld en doorgestuurd. Alle velden zijn wijzigbaar, behalve ons opdrachtnummer; U voegt uw factuurnummer toe ; U vult het tarief in dat overeenstemt met het aantal afgelegde kilometers; U kunt een regel toevoegen als u uitzonderlijke bijkomende kosten hebt gehad ; U kunt uw factuur bewaren om ze later naar EA door te sturen; U kunt ook uw factuur meteen doorsturen naar EA. o De factuur doorsturen Klik op de knop «Versturen en Afsluiten» - De opmaak van de factuur wordt afgesloten ; - De factuur kan niet meer gewijzigd worden ; - U dient de factuur te printen en te bewaren (zie verder); - Het is niet nodig om de factuur per post naar EA te versturen ; ze is al beschikbaar bij onze boekhoudkundige afdeling. 10

11 - Gefactureerde opdrachten (vanuit het basisscherm) o Hier kunt u de naar Europ Assistance verstuurde facturen bekijken, printen en/of opslaan op uw computer. Kies de opdracht uit de lijst in het basisscherm o U krijgt een overzicht van de geleverde prestatie. Druk vervolgens op de knop De factuur downloaden. U krijgt de factuur als pdf-document op het scherm samen met het overzicht van de geleverde prestatie(s). U kan dit document nu printen en/of opslaan op uw computer. Belangrijke opmerking: In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk dat wij de facturatiegegevens van een dossier moeten wijzigen, nadat u de factuur al hebt opgesteld en doorgestuurd. In dat geval zullen wij u vragen om manueel een creditnota op te maken evenals een nieuwe factuur met de aangepaste facturatiegegevens. Wij danken u alvast voor uw begrip mocht deze situatie zich voordoen. 11

12 - Beheer van de gebruikers o Een gebruiker toevoegen Hier kunt u logins aanmaken voor uw medewerkers. Deze kunnen toegang hebben tot de volledige site of tot bepaalde onderdelen. De verschillende niveaus zijn: Enkel lezen Enkel lezen + facturatie Enkel lezen + info doorsturen Volledige toegang Klik op «Een gebruiker toevoegen» - Gebruiker = voornaam of pseudoniem van uw medewerker - Password = zijn paswoord - Naam = naam van uw medewerker 12

13 o Gebruikersgegevens veranderen Het programma biedt de volgende mogelijkheden : - Gebruikersgegevens wijzigen - Een gebruiker copiëren - Een gebruiker verwijderen Gebruikersgegevens wijzigen Een gebruiker copiëren Een gebruiker verwijderen Voor problemen of vragen kan u terecht bij onze helpdesk, elke werkdag van 09:00 tot 17:00 u : 02/