Boekhouding - Handmatig boeken

Transcriptie

1 Boekhouding - Handmatig boeken <Boekhouding - Handmatig boeken> Jack boekt zoals in iedere dubbele boekhouding "Debet aan Credit". Er bestaat geen boeking zonder tegenboeking en overal kunt u ook individuele document nummers gebruiken. Bij het invoeren van boekhoudkundige boekingen kunnen alle boekingsmutaties in één run verzameld worden, voordat deze op de verschillende rekeningen geboekt worden. De gegevens worden meteen verwerkt in de boekhouding, en de rekeningsaldo s worden bijgewerkt. Zolang de boekingsregels nog niet doorgeboekt wordt, kunnen deze gewijzigd en verwijderd worden. Na het inboeken is een wijziging van de boekingsmutatie niet meer mogelijk, alleen nog de mogelijkheid om te crediteren. Reeds bij de ingave controleert Jack zover mogelijk de correctheid van de ingave. Grote fouten (bijv. verkeerde rekeningen voor een BTW-code) kunnen daardoor afgevangen worden. Voordat u echter met het boekhoudkundig boeken begint, dienen de rekeningen in het rekeningschema ingericht te zijn. Bij het boeken via <Boeken - Handmatig boeken> moeten de gebruikte rekeningen ook daadwerkelijk in het rekeningschema (<Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) aanwezig zijn. Jack kan geen boekingen verwerken op rekeningen die niet bestaan. Met de functie <Boekhouding - Handmatig boeken> boekt u alles, dat niets met klanten- en touroperatorboekingen te maken heeft (bijv. loonverwerking, TUI-provisiebetalingen, CRS-Incentives, enz.). Hierbij kunt u een <Default rek. nr.> ingeven, om bijv. bij het boeken het saldo van uw bankafschrift in te geven en de te boeken mutaties te controleren.

2 Let u daarbij op, dat u onder geen beding direct op een rekening boekt, welke in de instellingen als fout-, tussen-, verzamelrekening gebruikt worden (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). Hier gaat het om systeemrekeningen, welke bij directe boeking of tot fouten in de documenten leidt, of tot verlies leidt in de overzichtelijkheid op de rekeningen en daarmee in saldo's resulteert, die bij de volgende jaarafsluiting eerst lastig aangepast moeten worden. De buttons <Invoeren betaling> en <TO betaling> maakt het u mogelijk aan de hand van het veld <Default rek.nr.> een vloeiende verwerking van uw bankafschrift uit te voeren. Door het uitsplitsen naar de klantbetaling / touroperatorbetaling worden automatisch de juiste betalingsparameters voorgesteld, en het saldo van de bankrekening kan voor het definitief inboeken gecontroleerd worden. Bij het boeken van een klantenbetaling of touroperatorbetaling moet altijd de desbetreffende Jack functies gebruikt worden, die via de buttons <Invoeren klantbetaling> en <TO betaling> op te roepen zijn! Via de eigenlijke functie <Boekhouding - Handmatig boeken> mogen geen klantbetalingen of touroperatorbetalingen direct tegen de debiteuren- of crediteurenrekening geboekt worden, maar alleen zakelijke mutaties, die geen betrekking hebben op boekingen (bijv. lonen, super provisie voro het laatste jaar, enz.)! Uitzonderingen (graag overleggen met Bewotec): Instellen van overboekingen Eigen reizen IATA, DB/DER-afrekening, resp. verzkeringsafrekening Hier verschijnt de datum, waarmee de mutaties in het journaal ingegeven worden. Jack stelt voor de erste boeking de datum van vandaag voor; bij alle overige boekingen de datum van de laatste boekingsmutaties. U kunt alleen in de huidige periode boeken (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). Is een periode reeds afgesloten (onder <Boekhouding - Afsluiten - Periode afsluiten>), dan is een boeking niet meer mogelijk. Hier kunt u een vaste mutatiemaand instellen, zodat boekhoudkundige mutaties alleen in deze maand verwerkt kunnen worden. Dit minimaliseert eventuele fouten bij de ingave van de datum. Hier kunt u een standaard rekening instellen, zodat alleen mutaties voor deze rekening verwerkt kunnen worden. Daarbij is het bij het boeken niet relevant, of het onder <Default rek.nr.> ingestelde rekening aan de debet of credit zijde staat. Zodra u de tegenrekening van de standaard rekening ingeeft, vult Jack het overgebleven rekeningveld met het nummer van de standaard rekening in. Dit minimaliseert eventuele fouten en dient altijd dan gebruikt te worden, wanneer u veel boekingen met deze rekening in één keer wenst te verwerken, zoals bijv. bij bankafschriften met lonen. Het saldo van de standaard rekening wijzigt bij het verwerken. Zo kan men na iedere mutatieregel, die met <Voeg toe> aan de reeks toegevoegd werd, meteen het actuele saldo zien, om bijv. met het saldo op een bankafschrift te vergelijken, voordat <Muteer> aangeklikt wordt. Is <Boekhouding - Handmatig boeken> geopend en ook een <Default rek.nr.> ingesteld, dan neem Jack bij de overname bijv. in de klantbetaling ook deze rekening (aangenomen wordt dan wel: dat dit onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> als betalingsrekening reeds aangemaak!). Tevens wordt de standaard rekening, dat onder <Boekhouding - Handmatig boeken> ingesteld is, tezamen met de boekingsdatum als voorstel bij de touroperator betaling overgenomen. Alleen wanneer de standaard rekening ingesteld is, verschijnt ook het veld <Boek.nr.>, waarin u meteen een klantbetaling direct kunt ingeven (zie verderop). Hier kunt u het bijbehorende dagboek selecteren (alleen voor de boekhouding in België en Nederland). Achter deze button bevindt zich de lijst met de achterliggende gegevens uit <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Tabblad Voorged.mut.>.

3 Met deze functie kun u deze voorgedefinieerde boekingsmutaties, die ook onder <Boekhouding - Voorgedefinieerde mutaties> terug te vinden zijn, ook via deze menu-optie gebruiken, zonder de mutaties iedere keer opnieuw in te geven (debet-, creditrekening evenals tekst). Met een dubbele klik neemt u de mutatie over in het venster. De debet- en creditrekening, de BTW en ook het veld <Tekst> worden automatisch gevuld. U kunt nu nog indien nodig een kostenplaats / een kostendrager voor een rekening selecteren, de BTW aanpassen, het bedrag toevoegen en op <Voeg toe> klikken. In de boekhouding moet iedere journaal ingave een debet- en creditrekening hebben. U vult hier de desbetreffende rekeningnummers in (resp. alleen de tegenrekening van de standaard rekening, indien u met de standaard rekening functie werkt). Na de ingave bevestiging met <TAB> vult Jack automatisch de rekeningomschrijving toe. Is de rekening niet in het rekeningschema (onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) aangemaakt, dan verschijnt de rekeningomschrijving <onbekende code>. Weet u het rekeningnummer niet meer, dank kunt u <?> en <TAB> ingeven, waarop Jack een zoekvenster toont, waarin u zowel op rekeningnummer als op omschrijving kunt zoeken. Dubbelklik op de gewenste rekening in del ijst (of klik op <Selecteer>), om dit over te nemen. Werkt u met de uitbreidingsmodule <Vreemde valuta>, dan wordt hier de vreemde valuta getoond, waarmee de rekening in het rekeningschema (onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) gedefinieerd werd. De vreemde valuta kunt u echter niet wijzigen, wanneer op de rekening een keertje geboekt werd. Hier ziet u, of bij de actueel geselecteerde rekening een openstaande post gebruikt wordt of niet. U kunt deze velden niet beïnvloeden, omdat de OP-definitie voor de rekening onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> gebruikt wordt. Wordt de mutatieregel toegevoegd, dan vraagt Jack na het klikken op <Voeg toe> naar de overige OP-gegevens. Gelijktijdig ziet u niet alleen de rekeningomschrijving, maar ook de actuele rekeningsaldo. Zodra u de mutatie met <Voeg toe> uit het overzicht overgenomen heeft, wijzigt echter het saldobedrag niet, pas na het klikken op <Muteer>. (Na <Voeg toe> wijzigt alleen de saldoweergave bij de ingegeven standaard rekening). Aan iedere boeking kan een kostenplaats / kostendrager toegekend worden. Hiermee kunt u bijv. uw kosten op de kostenplaats algemene kosten en reizen indelen en zo een beter overzicht krijgen over de economische status van het bedrijf. In het pull-down menu vindt u alle gedefinieerde kostenplaatsen, die onder <Boekhouding - Basisgegevens - Kostenplaatsen> gedefinieerd werden (uitbreidingsmodule). Bij het boeken worden alleen de kostenplaatsen bij de gebruikte rekeningen getoond, wanneer deze rekening ook als kostenplaats gedefinieerd werd (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). Is een rekening in het rekeningschema als

4 verplichte kostenplaats aangemaakt, dan moet u bij het boeken een kostenplaats opgeven. Geeft u een kostenplaats, maar geen kostenplaats rekening op, dan verschijnt er een melding. Werkt u met de Kostendrager, dan kunt u hier de onder <Boekhouding - Basisgegevens - Kostendrager> aangemaakte kostendrager selecteren. Bij het boeken wordt alleen de kostendrager getoond wanneer de rekening ook als kostendrager gedefinieerd werd (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). Is een rekening in het rekeningschema als verplichte kostendrager aangemaakt, dan moet u bij het boeken een kostendrager opgeven. Geeft u een kostendrager, maar geen kostendrager rekening in, dan verschijnt er een melding. Hier vult u altijd het bruto bedrag van de transactie in. Jack berekend zelf de BTW, evenals de rekening onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>. Jack wijst automatisch bij de gebruikte rekening in het rekeningschema bijbehorende BTW toe (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). De bij de rekening vastgelegde BTW wordt in BTW velden ingegeven (definieer de BTW-codes onder <Boekhouding - Basisgegevens - BTW tabel>). Daarbij is ook duidelijk te zien, welk BTW-percentage actueel voor deze code geldt. U kunt weliswaar de BTW-code wijzigen, maar dient u alleen te doen, wanneer het hier om uitgaven of balansrekeningen gaat. Bij inkomstenrekeningen is het wijzigen van de BTW niet mogelijk. Na de BTW-code ziet u het BTW-type, en of deze BTW debet of credit van de desbetreffende BTW-rekening geboekt wordt (<CD> / <CC> = BTW debet/credit; <SD> / <SC> = Verkopen debet/credit). Daarnaast ziet u de BTW-percentages, die Jack aan de hand van de BTW-code en de geldigheidsperiode uit de BTW-tabel haalt, en aansluitend het absolute BTW bedrag. Indien Jack net iets anders afrond, en daardoor het voorgestelde bedrag ongelijk is met het bedrag op uw document, dan kan het bedrag overschreven worden. Wanneer u met vreemde valuta werkt, kunt hier de vreemde valuta selecteren. Hier geeft het documentnummer van deze mutatie in (bijv. het nummer van het bankafschrift). Neemt u deze mutatie over in de OP-administratie (zie <Boekhouding - Openstaande posten), dan wordt dit nummer als OP-nummer voorgesteld, dit kan later echter altijd nog in de OP-administratie gewijzigd worden. U kunt hier ook een passende, automatisch nummer toekennen. Let daarbij op de opmerkingen onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Wilt u automatisch een nummer laten toekennen, zodat de volgende keer het volgende nummer getoond wordt, vul hier <*A> in en het nummer uit het nummer bereik. Zo wordt bijv. bij de ingave <*A2> automatisch het volgende nummer in nummerbereik 2 gegeven. Het automatisch nummeren wordt pas bij het daadwerkelijk boeken van de afzonderlijke mutaties toegekend. De gebruikte nummers kunt u zien, wanneer u bijv. het journaal oproept (<Boekhouding - Journaallijst>). Wanneer u deze checkbox activeert, dan blijft het nummer voor alle volgende boekingen in deze lijst hetzelfde. Hier geeft u een omschrijving van de mutatie in. Pas nadat u met deze tekst een mutatie beschreven heeft, kunt u de boekingsregel in de lijst opnemen.

5 Wordt een standaard rekening nummer gebruikt, dan kan men hier een Jack boekingsnummer ingeven en met <TAB> bevestigen. Er zal dan een venster openen, waarin men het bedrag van deze boeking als aan- resp. restantbetaling kan overnemen. Daarbij worden de bedragen voor aanen restantbetaling uit de boekingsadministratie voorgesteld, maar kan echter wel overschreven worden. Deze functie wordt door de boekhouder gebruikt, omdat continue wisselen van vensters bij het boeken van bankafschriften met klant- en touroperatorbetalingen te ingewikkeld is, en deze eenvoudig de klantbetalingen boekingsgebonden wenst in te geven zonder verdere controle van de reservering. Wanneer u na de ingave de TAB-toets gebruikt, opent er een nieuw venster. Deze functie is alleen actief, wanneer u een geldige default rekening heeft ingegeven, dat ook onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> als klantbetalingstype aangemaakt werd. In het nieuwe venster ziet u nog de open aan- resp. restantberagen evenals de vervaldata. U kunt oftewel aanbetalings- of restantbedrag overnemen, of de door Jack voorgestelde bedragen overschrijven. Door te klikken op <OK> neemt u dan het bedrag over in het vorige scherm. In het gedeelte <Instellingen> kunt u de documentdatum en het documentnummer voor de klantbetaling selecteren. Is de volgende mutatie van uw bankafschrift weer een klanten- of touropatorbetaling, dan kunt u meteen uit dit boekingsvenster naar de juiste functie wisselen. U voert daar de betalingen zoals gewoonlijk door en beëindig dan het venster.

6 Jack vraagt dan, of deze betaling overgenomen moet worden. Bevestig hier de vraag, dan verschijnt de mutatie in uw scherm en wordt met name met het werken van de default rekening op die rekening verrekend. Mutaties, die via de functie <Invoeren betaling> of <TO betaling> in het venster <Boekhouding - Handmatig boeken> overgenomen worden, kunnen hier niet gewijzigd worden. Zo kunt u uw bankafschrift regel na regel verwerken en weet u - nog voor het daadwerkelijk inboeken - of uw saldo klopt. Iedere mutatie, die met <Voeg toe> in het venster komt te staan, komt daar als regel terug. Tevens wordt u overige informatie nogmaals getoond, om welke rekening (en of het om debet of credit) gaat, en welke bedragen nu op deze rekeningen geboekt worden. In dit voorbeeld ziet u de complete mutatie, en helemaal onderaan ziet u de in in de rekening gedefinieerde BTW. Hiermee heeft u in één oogopslag een controle, of de gebruikte bedragen met de waarde op uw document overeenkomen. Werkt u met een een default rekening, dan wordt dit saldo automatisch aangepast, zodra u een volgende boeking met <Voeg toe> in het venster toevoegd. U kunt met de Jack standaard buttons nieuwe mutaties toevoegen, of mutaties uit eerdere boekingen wijzigen resp. nog niet ingeboekte mutaties verwijderen. Klik op <Muteer>, dan worden de mutaties definitief geboekt en naar de boekhouding overgedragen. U kunt dan de mutaties niet meer wijzigen of verwijderen. Alleen crediteringen zijn dan nog mogelijk. Staat in het ingaveveld van het venster nog een mutatie, die niet met <Voeg toe> in het venster overgenomen kan worden, dan vraagt Jack, of het venster met of zonder deze ingave geobekt moet worden.

7 Wordt op het einde na het inboeken van de mutaties in <Boekhouding - Handmatig boeken> op <Annuleren> geklikt, dan verschijnt er een vraag, of de mutaties niet geboekt en opgeslagen moeten worden. Bevestigt u de vraag met <Ja>, dan worden deze mutaties tijdelijk opgeslagen. Bij de volgende keer openen van deze functie <Boekhouding - Handmatig boeken> opent u de opgeslagen mutaties en kunt u vervolgens verder gaan, waar u gebleven bent.