Manual Ingave Inkoopovereenkomst

Transcriptie

1 Manual Ingave Inkoopovereenkomst 1. Login - URL: - Gebruikersnaam: geef je login in - Wachtwoord: geef het wachtwoord in - Selecteer Inloggen Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 1 of 10

2 2. Menu overzicht - Het menu wordt links in het scherm getoond - Het menu kan gesloten (verborgen) / geopend worden door het selecteren van de knop Sluit menu / Menu weergave, links bovenin het scherm - Selecteer Reseller in het menu - Selecteer Overeenkomsten - In het scherm worden de eerder ingevoerde overeenkomsten getoond in het scherm 3. Toevoegen overeenkomst / wijzigen overeenkomst Openen van een bestaande overeenkomst - Selecteer een bestaande overeenkomst door het selecteren van: a. De klant b. Het overeenkomstnummer - Het programma wordt geopend en de gegevens worden getoond Toevoegen overeenkomst - Selecteer Voeg overeenkomst toe links bovenin het scherm - Het programma wordt geopend en de gegevens kunnen ingegeven worden Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 2 of 10

3 4. Tabblad: Producten - Het programma wordt geopend in het tabblad Producten - Er zijn verschillende tabbladen aanwezig, waar de gegevens ingevoerd worden - Voordat er een inkoopovereenkomst (PDF) gegenereerd kan worden, moeten de producten en de klantgegevens ingevoerd zijn 5. Tabblad Producten: Toevoegen producten - Selecteer eerst de gewenste looptijd: 5, 4 of 3 jaar (default is 5 jaar) - Selecteer Voeg configuratie toe - Een nieuw scherm wordt geopend en in dit scherm wordt het product geconfigureerd - Een product kan geselecteerd worden op de volgende manieren: o Geef tenminste 2 karakters in, zodat het programma gaat zoeken in de lijst met Main Units o De ingave kan een deel van de product code zijn o Maar de ingave kan ook een deel van de product omschrijving zijn o Worden er meer karakters ingegeven, dan zal de lijst kleiner worden - Als het product geselecteerd is zal het programma de volgende gegevens ophalen: o Alle bijbehorende groepen en opties o De inkoopprijzen o De clickprijzen (indien aanwezig) o De servicebedragen Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 3 of 10

4 - Blok MAIN UNIT o Het blok met de Main Unit gegevens wordt automatisch geopend o Geef het aantal in (achter de product code en omschrijving) Belangrijk: als er een aantal >1 wordt ingegeven, dan gaat het om identieke configuraties, waarvan er meerdere worden ingekocht voor één en dezelfde lokatie. Indien er verschillen zijn in de configuraties, bijvoorbeeld 1 configuratie met 1 papierlade en 1 configuratie met 3 papierlades, dan moeten deze configuraties apart worden ingevoerd. o Marge en Verkoopbedrag Het is mogelijk om meteen het verkoopbedrag in te geven, waarbij het programma het marge bedrag berekend. Wanneer eerst de marge wordt ingegeven, dan zal het verkoopbedrag berekend worden op basis van de inkoop en de marge. o Afkoop Indien er een bedrag moet worden ingevoerd i.v.m. de afkoop van een lopend contract, dan kan dat in dit veld. Het afkoopbedrag wordt bij de inkoop en de marge opgeteld en de som van deze 3 bedragen is dan het verkoopbedrag. o Service per maand (gerelateerd aan de main unit) Als laatste veld wordt het service bedrag per maand getoond, dat gekoppeld is aan deze main unit. Dit is een informatief veld en kan dus niet gewijzigd worden. De berekening van de service per maand wordt hieronder nader toegelicht. Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 4 of 10

5 - Service per maand o De standaard service is geselecteerd (8 uur responsetijd) o Indien 4 uur gewenst, selecteer de checkbox voor Service 4 uur o De uplift, die gekoppeld is aan de 4 uur service, zal automatisch berekend worden over de service bedragen en de clickprijzen o Voeg de Service marge (in %) toe o Deze zal dan als basis gebruikt worden om de service verkoopbedrag te berekenen o Het totale bedrag inkoop voor de service wordt op de volgende manier berekend: Service bedrag per maand van de main unit Aangevuld met de (eventuele) service bedragen van de opties, waar service aan gekoppeld is Vermeerderd met een factor indien er voor een andere responsetijd dan de standaard is gekozen Het uiteindelijke (inkoop) service bedrag per maand wordt getoond, nadat de opties zijn geselecteerd (zie volgende stappen) en de button Valideren is geselecteerd Het programma berekent dan automatisch het totale inkoop service bedrag per maand op basis van de geselecteerde MU, de daaraan toegevoegde opties en evt. de uplift gerelateerd aan de gekozen responsetijd o Marge en Verkoopbedrag Het is mogelijk om meteen het verkoopbedrag in te geven, waarbij het programma het marge bedrag berekend wordt. Wanneer eerst de marge wordt ingegeven, dan zal het verkoopbedrag berekend worden op basis van de inkoop en de marge. - Clickprijzen o Voor iedere main unit wordt de B/W clickprijs en (evt.) de Color clickprijs getoond (indien het hardware betreft) o Voor de clickprijzen geldt ook dat als er een andere service responstijd gekozen is dan de standaard, de uplift toegevoegd zal worden aan de inkoop clickprijs o Marge en Verkoopprijs Het is mogelijk om meteen de verkoop clickprijs in te geven, waarbij het programma de marge berekent. Wanneer eerst de marge wordt ingegeven, dan zal de verkoop clickprijs berekend worden op basis van de inkoop en de marge. o Door de mogelijkheid de verkoop clickprijs in te geven, kunnen afgeronde clickprijzen aan de eindgebruiker worden aangeboden. Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 5 of 10

6 - Totalen o In het blok van de main unit worden ook totaal bedragen getoond, uitgesplitst naar Inkoop, Marge en Verkoop o De totaal bedragen zijn berekend op basis van de configuratie bedragen vermenigvuldigd met het aantal, zoals ingegeven bij de main unit o Dit levert de volgende totalen op: Totaal bedrag van de Main unit en de opties Totaal service bedrag Totaal basic service & support bedrag - Blok OPTIE GROEPEN - In dit blok worden alle groepen getoond die tenminste 1 optie bevatten - Verklaring van de gegevens en tekens, gerelateerd aan een groep o teken dit tekentje selecteren om de groep te openen o teken dit teken selecteren om de groep te sluiten o Omschrijving van de groep wordt getoond o Groep: Minimaal 1 optie Uit deze groep moet minimaal 1 optie gekozen worden o Maximaal 1 optie Uit deze groep mag slechts 1 optie geselecteerd worden o o In deze groep zit een optie, die verplicht is en automatisch wordt toegevoegd aan de configuratie Wanneer dit teken verschijnt, rechts in het scherm bij een groep, dan is er (tenminste) 1 optie toegevoegd aan de configuratie vanuit deze groep - Werkwijze van een blok o In ieder blok wordt het aantal opties getoond, dat tot deze groep behoren o Standaard worden er 10 opties getoond in het scherm o Via de optie Show x entries kan dit aantal gewijzigd worden (5 / 20 / 50) o Rechtsonder in het blok bestaat de mogelijkheid om naar een volgende pagina te gaan of men kan hier direct een andere pagina selecteren o Rechtsboven in het blok bestaat ook de mogelijkheid om te zoeken op een product door het ingeven van (een deel van) de product code of van de omschrijving o Het programma zal dan een lijst met mogelijke producten laten zien o Hoe meer karakters er worden ingegeven, hoe kleiner de lijst wordt Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 6 of 10

7 - Toevoegen van een optie o Open een blok om een optie te selecteren o Selecteer de checkbox aan het begin van de regel om de optie toe te voegen o Geef het aantal in (default = 1) o Om de optie te verwijderen, dient de checkbox aan het begin van de regel weer geselecteerd te worden en de optie wordt dan uit de configuratie gehaald - Nadat alle opties zijn toegevoegd, dient de knop Valideren te worden geselecteerd - Deze knop zorgt ervoor dat alle configuratie regels worden gecontroleerd - Mochten er problemen zijn geconstateerd in de configuratie, dan verschijnen er waarschuwingen / richtlijnen linksboven in het scherm - De volgende waarschuwingen zouden kunnen verschijnen: o Groep X is verplicht, maar er is geen optie (product) toegevoegd o Groep Y is SingleOption, maar er zijn meerdere opties toegevoegd o (INCLUDE) Product Z van groep X is in conflict met product Z2 van groep Y Dit betekent dat er een product toegevoegd moet worden o (EXCLUDE) Product Z van groep X is in conflict met product Z2 van groep Y Dit betekent dat niet beide producten tegelijkertijd in de configuratie aanwezig mogen zijn o (EX-EXCLUDE) Product Z van groep X is in conflict met product Z2 van groep Y In dit geval moet er nog een product worden toegevoegd want het heeft geen zin om alleen het geselecteerde product in de configuratie op te nemen o Let op: Groep Y nog even controleren graag Deze melding verschijnt als er een verplichte optie in een groep aanwezig is en de groep nog niet gecontroleerd / geopend is geweest Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 7 of 10

8 - Ook worden de bedragen berekend en deze worden in de Totaal-velden getoond - Controleer deze bedragen of er nog iets gewijzigd moet worden - Wanneer de ingave correct is, kan men de configuratie opslaan door het selecteren van de button Opslaan - De gegevens worden nu opgeslagen en getoond in de tab Producten 6. Tabblad Klant Selecteer een bestaande klant - Selecteer het pijltje achter het veld Selecteer bestaande klant - De lijst met bestaande klanten wordt getoond Opmerking: in deze listing zijn alleen klanten aanwezig, waarvoor reeds een inkoopovereenkomst is afgesloten. - Kies de gewenste klant door de naam te selecteren - De klantgegevens worden getoond in het scherm Geef een nieuwe klant in - Geef de klantgegevens in als bedrijfsnaam, Kvk, BTW-nummer, bank gegevens en de adressen - Geef ook de contactpersoon in met bijbehorende adres en telefoon nummer - De knop Kopieer contractadres kan gebruikt worden om het contractadres over te nemen in het factuuradres Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 8 of 10

9 7. Tabblad Samenvatting In het tabblad Samenvatting, kunnen de volgende gegevens worden ingegeven: - Deal Support nummer - PO nummer reseller Deze gegevens worden ook op de Inkoopovereenkomst afgedrukt (zie punt 8) 8. Genereer inkoopovereenkomst - Selecteer Genereer inkoopovereenkomst - Selecteer de knop Creëren - Er worden nu verschillende zaken gecontroleerd zoals: o Of er tenminste een product is toegevoegd o Of alle klantgegevens zijn ingevuld - Er zal nu een PDF-file verschijnen met daarop de reseller gegevens, de gegevens van Ricoh, een blok met totaal bedragen en enkele verwijzingen betreffende de facturering - Daarnaast worden de producten getoond: o Main unit o Bijbehorende opties o Aantallen o Bedragen - Bewaar of print de PDF-file Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 9 of 10

10 9. Getekend - Als de ingave compleet is en de inkoopovereenkomst is gegenereerd, dan kan de inkoopovereenkomst getekend worden in de portal - Selecteer de button Getekend - Het volgende scherm zal verschijnen: - In dit scherm dienen beide knoppen Bevestig te worden geselecteerd - Selecteer de juiste versie - En tot slot bevestig de ingave met het kiezen van Gereed - De inkoopovereenkomst is nu definitief en kan niet meer gewijzigd worden - De status wordt dan 80 Overeenkomst getekend - Tevens is Ricoh geïnformeerd via dat deze overeenkomst getekend is 10. Geannuleerd - Indien de ingevoerde data onverhoopt toch geen overeenkomst is geworden, dan kan dit kenbaar worden gemaakt door het selecteren van de knop Geannuleerd - De status wordt dan 95 - Geannuleerd Ricoh handleiding ingave inkoopovereenkomst Page 10 of 10