Handleiding Urenstaat Applicatie

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inleiding Professional Inloggen Uren boeken en declaraties indienen Maandstaat Geboekte uren printen en gereed melden Jaaroverzichten Verlof Verander Persoonsgegevens Klant Inloggen Uren goedkeuren Excel export Verander Wachtwoord Beheerder Inloggen Bedrijven Contracten Deelcontracten Gebruikers Overzichten Excel exports Beheer stuurtabellen... 14

2 Inleiding Welkom bij de online urenregistratie applicatie van Obtain en Dutchict! Bent u een Professional? Deze applicatie biedt u de mogelijkheid om op een snelle en gebruiksvriendelijke manier uw gewerkte uren in te boeken, declaraties in te dienen, verlofuren bij te houden en o.a. diverse (jaar)overzichten te genereren. Ga verder naar pagina 3. Bent u een klant? Deze applicatie biedt u de mogelijkheid om de geboekte uren en ingediende declaraties van uw professionals te accorderen. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om diverse overzichten te genereren ten aanzien van de inzet van uw professionals. Ga verder naar pagina 6. Bent u de beheerder? Met behulp van deze applicatie kunt u per klant de gewerkte uren van uw medewerkers bijhouden, gebruikers aanmaken en beheren, geboekte uren en declaraties goedkeuren en diverse (jaar)overzichten genereren. Ga verder naar pagina 8.

3 1. Professional 1.1 Inloggen Ga naar en log in met de ontvangen inloggegevens. Vervolgens verschijnt de volgende startpagina. 1.2 Uren boeken en declaraties indienen In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van een maandstaat. Via de knop nieuw, genereert u een nieuwe maandstaat. Door in de tabel op de maandnaam te klikken, kunt u deze vervolgens openen. 1.2 Maandstaat In de maandstaat kunt u per omschrijving uren inboeken. Dit is per klant verschillend. Via de knop declaraties kunt u uw declaraties indienen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen autokosten, openbaarvervoer en overige. 1.3 Geboekte uren printen en gereed melden. Met behulp van de PDF knop kunt u de ingevoerde urenstaat printen. Nadat deze ondertekend is door de klant kunt u deze mailen naar urenstaat@obtain.nl. Vergeet niet om uw uren uiteindelijk adat de uren zijn goedgekeurd, kan de maandstaat gereed worden gemeld middels de Gereed knop. Het is

4 ook mogelijk om de uren online te laten goedkeuren door de opdrachtgever. Na gereed melding komen de geboekte uren naar voren in het account van de opdrachtgever. 1.4 Jaaroverzichten De menuoptie overzichten biedt u de mogelijkheid om diverse jaaroverzichten te genereren. Door op de link van een jaaroverzicht te klikken, wordt het document geopend. Hieronder ziet u een voorbeeld van een jaaroverzicht alle uren.

5 1.5 Verlof Via de menuoptie verlof is het verlofsaldo terug te vinden. Zoals in onderstaande afbeelding is te zien, wordt er onderscheidt gemaakt tussen de geboekte verlofuren, het resterende verlof en het jaarlijkse toegewezen aantal uren verlof. Met behulp van het edit icoon, kunt u wijzigingen aanbrengen in aantal uren per jaar en saldo vorig jaar. 1.6 Verander Persoonsgegevens Kies voor verander persoonsgegevens in de menubalk om uw wachtwoord aan te passen en of uw persoonlijke gegevens aan te passen.

6 2. Klant 2.1 Inloggen Ga naar en log in met de ontvangen inloggegevens. Vervolgens verschijnt de volgende startpagina. 2.2 Uren goedkeuren Een klant kan kiezen voor de optie om de geboekte uren online goed te keuren. Voor de klant wordt login aangemaakt door de administratie. Na het inloggen ziet de klant een overzicht van de medewerkers die uren op een project van de klant hebben geboekt. Door op de link te klikken worden de maandstaten van de betreffende persoon getoond. Door een maand te selecteren verschijnen de voor de betreffende maand te accorderen uren. Als de opdrachtgever op Akkoord klikt zijn de geboekte uren goedgekeurd. Het is voor de klant niet mogelijk de uren te wijzigen.

7 2.3 Excel export. Door te kiezen van de menuoptie Excel exports wordt het volgende scherm getoond: Door middel van de select boxen kan een selectie van de te exporteren deelcontracten worden opgegeven. Per deelcontract wordt in het export bestand weergegeven hoeveel uren op het betreffende deelcontract zijn geboekt. Er kan door middel van de knoppen gekozen worden uit een Excel bestand of een te exporteren CSV bestand. 2.4 Verander Wachtwoord. Met behulp van de menuoptie Verander Wachtwoord kan het wachtwoord worden gewijzigd.

8 3. Beheerder 3.1 Inloggen Ga naar en log in met de ontvangen inloggegevens. Vervolgens verschijnt de onderstaande startpagina. De maandstaten van alle medewerkers worden getoond, het is mogelijk een bepaalde selectie toe te passen. In het overzicht wordt ook de status weergegeven. Als een maandstaat wordt geselecteerd kan deze worden gewijzigd en worden goedgekeurd. De urenstaat wordt volledig geaccordeerd door op de knop Definitief te klikken. Eventueel kan de administratie de maandstaat heropenen.

9 3.2 Bedrijven De menuoptie bedrijven toont een overzicht scherm met de geregistreerde bedrijven. Door op een bedrijfsnaam te klikken verschijnt een detail scherm waarin de geregistreerde gegevens kunnen worden gewijzigd. De knop Nieuw biedt de mogelijkheid een nieuw bedrijf te registreren.

10 3.3 Contracten De menuoptie contracten biedt de mogelijkheid van het registreren van een raamcontract met een bepaald bedrijf. Als deze menuoptie wordt geselecteerd opent zich een scherm met alle geregistreerde contracten. Door op een contractnaam te klikken wordt een detailscherm getoond waarin de gegevens van het betreffende contract kunnen worden gewijzigd. Met de Nieuw knop kan een nieuw contract worden geregistreerd. Naast de reguliere invulvelden moet dit contract worden gekoppeld aan een eerder opgevoerd bedrijf. 3.4 Deelcontracten De menuoptie deelcontracten biedt de mogelijkheid van het muteren en opvoeren van deelcontracten.

11 Na het aanklikken van een deelcontract opent zich een detailscherm waarin de gegevens kunnen worden gewijzigd, door de knop Nieuw kan een nieuw deelcontract worden opgevoerd. Door selectie van een gebruiker in het veld Functie te vervullen door medewerker wordt het deelcontract gekoppeld aan een gebruiker. Deelcontracten zijn te koppelen aan contracten door een contract te selecteren in het veld Gekoppeld aan contract. Het veld Contract type geeft het type contract aan, dit zijn : DM : Obtain Datamanagement contract ICT : Obtain ICT services ICT-DM : ingehuurd door ICT services en verhuurd aan Datamanagement DM-ICT: ingehuurd door Datamanagement en verhuurd aan ICT services Bij een DM contracttype kan het dus zijn dat de werknemer is ingehuurd door ICT services. Er is in dat geval een deelcontract met type (ICT-DM) aanwezig dit contract kan geselecteerd worden door middel van de selecteer box intercompany deelcontract. Dan wordt automatisch het opgegeven verhuur tarief van het ICT-DM contract ingevuld in het inhuur tarief van het DM contract. Omgekeerd kan dit ook het geval zijn, de werknemer is ingehuurd door Obtain Datamanagement en wordt verhuurd aan ICT services. Dit is vastgelegd in een DM-ICT deelcontract. Obtain ICT services verhuurt de werknemer aan een eindklant. Dit contract met contracttype ICT wordt dan weer gekoppeld aan het DM-ICT deelcontract.

12 3.5 Gebruikers Als de menuoptie Gebruikers wordt gekozen verschijnt een overzicht van alle geregistreerde gebruikers. Als op dit scherm een gebruiker wordt geselecteerd verschijnt een detail scherm waarop de gegevens kunnen worden gewijzigd. De knop Nieuw Gebruiker opent een detail scherm voor het opvoeren van een nieuwe gebruiker. In dit scherm kunnen de algemene en inlog gegevens van een gebruiker worden ingevoerd. Er zijn verschillende types gebruikers namelijk : Administratie Personeel TAO VAR-DGA VAR-WU Partner VUR Overig

13 De typen Personeel en Administratie zijn in dienst bij Obtain, de overige zijn freelance constructies. Ook kan een bedrijfslogin worden aangemaakt, dit kan door de knop Nieuw Bedrijf Login te kiezen. Door de inloggegevens te verstrekken en een koppeling met het bedrijf aan te brengen is het mogelijk voor de klant om uren die op hun deelcontracten zijn geboekt online goed te keuren. 3.6 Overzichten De menuoptie overzichten biedt de mogelijkheid om, met behulp van het selectiescherm (zie afb ), diverse overzichten te creëren voor de geboekte uren van de medewerkers. voor medewerkers 3.7 Excel exports Door te kiezen van de menuoptie Excel exports wordt het volgende scherm getoond:

14 De eerste optie export deelcontract gegevens genereert een excel export met alle gegevens van de alle deelcontracten. Export deelcontract uren optie: Door middel van de select boxen kan een selectie van de te exporteren deelcontracten worden opgegeven. Per deelcontract wordt in het export bestand weergegeven hoeveel uren op het betreffende deelcontract zijn geboekt. Er kan door middel van de knoppen gekozen worden uit een Excel bestand of een te exporteren CSV bestand. Declaraties per maandstaat: Door een selectie op te geven in de selectboxen kan een overzicht gegenereerd worden van de opgegeven declaraties in Excel of CSV formaat. 3.8 Beheer stuurtabellen Als voor de menu optie beheer stuur tabellen wordt gekozen wordt het volgende scherm getoond: Met deze opties kunnen de belangrijke stuurtabellen voor de applicatie worden aangepast. Uursoort : hiermee kunnen de type uursoorten worden beheerd, zoals : Normaal, Standby, Overwerk etc. Interne uren : hiermee kunnen de interne uren waarop de medewerkers kunnen boeken worden beheerd, het gaat hier om uren zoals : bezoek arts, buitengewoon verlof etc. Contracttype : hiermee kunnen de contracttypen van een deelcontract worden beheerd, bijvoorbeeld de typen : ICT (Obtain ICT services), DM (Obtain data management), ICT-DM (inhuur Obtain ICT services en verhuur aan Obtain data management), DM-ICT (inhuur Obtain data management en verhuur aan Obtain ICT services). Medewerker type : hiermee kunnen de typen medewerkers worden beheerd zoals: Personeel, Administratie, TAO ect. Urenstaat valideringstypen: hiermee kunnen de typen urenstaat goedkeuring worden beheerd. Zoals bijvoorbeeld : Getekende urenstaat, Klant fiatteert urenstaat online, Geen urenregistratie nodig etc.