Nieuwe ICF-module. Nb. Huidige berichten hoeven niet eerst volledig verwerkt te worden om te kunnen overstappen op deze nieuwe module.

Transcriptie

1 Nieuwe ICF-module Vanaf versie is er een nieuwe ICF-module, voor de ENK Pro en Enterprise-gebruikers, die de samenstelling EF aan hebben staan. Het inlezen en verwerken van elektronische inkoopfacturen is veel makkelijker geworden. Nb. Huidige berichten hoeven niet eerst volledig verwerkt te worden om te kunnen overstappen op deze nieuwe module. Belangrijkste wijzigingen Ø Verzamelberichten (met meerdere facturen) kunnen nu per factuur verwerkt worden. Het is niet meer nodig dat alle facturen van een bericht goedgekeurd worden voordat het bericht verwerkt kan worden. Ø De RecordStatus Nieuw heet voortaan Ingeboekt (RecordStatus=10) Ø Er is een nieuwe RecordStatus bij gekomen in de Inkoopfacturen, namelijk 5=Concept. Ø Verwerken in het inleesscherm is nu direct aanmaken van de Inkoopfacturen. Ø Goedkeuren in het inleesscherm is niet accorderen, maar inboeken. Ø De facturen die u ingelezen heeft, worden duidelijk in A4-formaat als factuur getoond. Ø Na het sluiten van het inleesscherm kunt u de berichten niet meer aanroepen in het inleesscherm. Ø In de recordweergave van de Inkoopfacturen is een nieuw bijlage-panel gemaakt Document, deze toont exact dezelfde details als in de Factuurdetails van het inleesscherm. Ø Als u een knop heeft speciaal voor het inlezen van PDF, dan is deze niet meer nodig. ICF en PDF inlezen wordt nu in hetzelfde inleesscherm verwerkt. Ondersteund: ICF, Invoice_Ins009, Insbouw003 en Insbouw004

2 Updaten Na het installeren van versie (of hoger) moet het volgende handmatig worden aangepast: (Nb. Wij kunnen dit met de setup nog niet automatisch verzorgen i.v.m. eventuele aangepaste instellingen bij u). Inkoopfacturen -> RecordStatus -> Keuzelijst aanpassen naar: Concept=5 Ingeboekt=10 Akkoord=20 Archief=-1 Inlezen Inlezen blijft hetzelfde als voorheen namelijk via de actieknop Inlezen onderin bij de Inkoopfacturen. Het overzicht van het inlezen van de berichten is simpeler gemaakt. De knop Verwerken rechts onderin het scherm zorgt er nu voor dat alle berichten direct verwerkt worden, dit betekend dat de inkoopfacturen direct worden aangemaakt. Als er geen fouten zijn gevonden in een bericht wordt deze ook direct verwerkt en krijgt deze een groen vinkje mee. Zijn er wel fouten of waarschuwingen gevonden dan komt er naast het groene vinkje een symbool te staan om aan te geven wat er aan de hand is. Onder de berichtregel komt ook de betreffende waarschuwingstekst te staan.

3 Voor meer informatie kunt u het bericht aanklikken en dan krijgt u het volgende scherm te zien: Afhankelijk van de melding die u krijgt, zal er een bepaalde handeling gedaan moeten worden voordat het bericht compleet verwerkt kan worden. Aan de rechterzijde is een nieuw venster toegevoegd voor de Factuurdetails. Dit scherm heeft een standaard-opmaak welke voor alle leveranciers gelijk is. Aan de rechterzijde in het venster van de Factuurdetails kunt u handmatig het Bestellingsnr, Werknr of Opdrachtbonnr koppelen via de knoppen/icoontjes daarvoor. In de oude omgeving kon u een bericht met meerdere facturen pas verwerken indien u alle facturen had goedgekeurd. In deze nieuwe omgeving is dat niet meer nodig.

4 Bij het verwerken van de berichten heeft u bovenin de volgende mogelijkheden: Bericht verwijderen, Goedkeuren, Opslaan en Afdrukken: Bericht verwijderen: Goedkeuren: Opslaan: Verwijdert het geselecteerde bericht. Het bericht is reeds uit uw box of map verwijderd en kan u niet opnieuw inlezen. Een bericht kan meerdere facturen bevatten. Keurt de geselecteerde factuur goed. Dit betekent niet accorderen van de inkoopfactuur, maar het goedkeuren om de factuur in te boeken. U kunt hier kiezen voor meerdere mogelijkheden: Oorspronkelijk formaat: Het bericht wordt opgeslagen zoals het is aangeleverd door de leverancier. Intern factuur bestand: Indien u tegen een probleem aanloopt met een ICF bericht dan kunnen wij met dit formaat beter onderzoeken waar het mis gaat. PDF bestand: Het bericht wordt opgeslagen als PDF, zodat u deze elders kunt bewaren of kunt doorsturen bijvoorbeeld. Afdrukken: U kunt een printer selecteren en de inkoopfactuur direct uitprinten.

5 Inkoopfacturen verwerken Als u na het inlezen onderin op verwerken heeft geklikt gebeurd er het volgende: Ø Inkoopfacturen worden waar mogelijk aangemaakt. (Volg hiervoor de eventuele waarschuwingen op het scherm.) Ø Inkoopfacturen krijgen de status Concept als niet alle koppelingen automatisch gevonden kunnen worden (Werknr/Bestellingsnr). Inkoopfactuurregels worden dan nog niet aangemaakt. Ø Inkoopfacturen krijgen de status Ingeboekt. Als ENK alle koppelingen automatisch heeft kunnen maken. Ø Inkoopfacturen krijgen ook de status Ingeboekt als u alle koppelingen heeft gemaakt en u heeft op Goedkeuren geklikt. (Let hierbij op de eventuele waarschuwing waar u misschien nog iets mee wil of moet doen voor een juiste verwerking.) Ø Sluit u op dit punt het inleesscherm dan kunt u deze niet meer in deze staat heropenen. Wel kunt u alle nodige handelingen ook buiten het inleesscherm verrichten, maar dan in het onderdeel Inkoopfacturen zelf. Hetzelfde venster met de Factuurdetails wordt bij iedere inkoopfactuur opgeslagen en getoond in het extra venster Document. Zodra u het inkoopfacturen scherm opent krijgt u het volgende te zien: U heeft hier aan de rechterzijde een Document-venster, welke identiek is aan de Factuurdetails van het inleesscherm.

6 Met de actieknop Pagina krijgt u de complete pagina te zien en bij de actieknop Normaal krijg u de ingezoomde variant weer te zien. Verder werken de knoppen hetzelfde als in het inleesscherm.

7 Extra opties voor het verwerken Leveranciers -> Elektronische facturen: Bestelref. als werknr: Afletteren op regelnr: Dan kunt u de Inkoopfacturen verwerken zonder er een bestelling aan te koppelen. Bij de leveranciers is een extra optie toegevoegd waarmee u Afletteren op regelnr kan aangeven. Afletteren gebeurde al op regelniveau (handig bij bestellen op een ander artikelnr, bijvoorbeeld als een artikel uit het assortiment wordt vervangen door een nieuw artikel) Indien deze optie leeg is of op Nee staat, dan gebeurt het afletteren ALLEEN op basis van het artikelnr. Staat deze aan, dan gebeurt het afletteren op volgorde van de regels, zoals vanouds.

8 Fouten en waarschuwingen Berichten en hun status en betekenis succesvol ingelezen (bestand is technisch correct) bericht kon niet worden ingelezen (technisch niet correct) bericht is succesvol verwerkt bericht is succesvol verwerkt maar 1 of meerdere facturen bevat waarschuwingen bericht is succesvol verwerkt maar 1 of meerdere facturen bevat fouten fout opgetreden bij het wegschrijven van 1 van de facturen Succesvol ingelezen Als het verwerk-scherm opstart, worden de berichten die klaarstaan eerst ingelezen. Als de berichten technisch correct zijn, dat wil zeggen het bestandsformaat is geldig en de controles die erop worden uitgevoerd zijn geslaagd, krijgen de berichten deze status. De volgende stap is dan dat de berichten verwerkt worden. Bericht kon niet worden ingelezen Als een bericht een ongeldig bestandsformaat heeft of een van de controles die erop worden uitgevoerd is gefaald, dan krijgt het bericht deze status. U kunt dit bericht niet verwerken, neem contact op met ENK en/of uw leverancier om te achterhalen wat er fout is met het bericht. Uw leverancier zal een nieuw bericht moeten aanleveren. U kunt het foutenbericht na dit onderzoek verwijderen. Bericht is succesvol verwerkt Het hele bericht is verwerkt zonder fouten of waarschuwingen. U kunt de facturen volledig terugvinden in het inkoopfacturen onderdeel. Bericht is succesvol verwerkt met fouten Het hele bericht is verwerkt en de inkoopfacturen in het bericht zijn aangemaakt. Echter de inkoopfacturen zijn nog niet correct, de inkoopfactuurregels ontbreken dus nog. U kunt de fouten meestal oplossen door bepaalde handelingen te verrichten, daarmee krijgt de factuur de status bericht is succesvol verwerkt met waarschuwingen. Zie het onderdeel fouten om te zien welke handelingen u kunt uitvoeren om de fouten op te lossen. Meestal geeft de melding bij de factuur u al een idee welke handeling u moet uitvoeren. Nadat u de benodigde handeling heeft uitgevoerd worden de factuurregels alsnog aangemaakt en is de factuur weer volledig.

9 Bericht is verwerkt maar 1 of meerdere facturen bevat waarschuwingen Het hele bericht is verwerkt en kunt u volledig terugvinden, er waren echter meldingen die u heeft goedgekeurd of opgelost. Deze zijn nog zichtbaar als waarschuwing. Zo kunt u bijvoorbeeld een prijsafwijking welke u heeft goedgekeurd nog blijven terugzien. Fout opgetreden bij wegschrijven Het wegschrijven van de factuur is mislukt en daardoor kon het bericht niet worden verwerkt. Meestal is dit een fout tijdens het wegschrijven van de inkoopfactuur naar de database. U kunt contact opnemen met ENK om te onderzoeken wat er fout gaat bij het wegschrijven. Fouten Toeslag te hoog Melding: De factuur heeft een factuuropslag ( %2.2n) van %2.1n%%. Dat is hoger dan toegestaan voor deze leverancier ( %2.1n%% )! Betekenis: U kan bij de leverancier opgeven hoeveel factuuropslag er mag worden toegestaan tussen de prijs ten tijde van bestellen en de prijs ten tijde van leveren en factureren. Heeft u dit niet ingesteld of wordt op de inkoopfactuur het toegestane verschil overschreden dan krijgt u deze melding. Goedkeuren (optioneel voor de leverancier een toegestane opslag opgeven/aanpassen). Bestelling nog niet ontvangen Melding: Bestelling "%s" is niet ontvangen geboekt. Bij goedkeuring zal de bestelling alsnog ontvangen worden geboekt. Betekenis: In de controle van het afletteren wordt gekeken of de bestelling ontvangen is gemeld. Als u de goederen niet ontvangen heeft en hierop wil wachten dan kunt u deze inkoopfactuur niet verder verwerken. Keurt u de inkoopfactuur goed, dan zal ook de Bestelling ontvangen worden gemeld en moet u het correct binnenkomen van de goederen zelf in de gaten houden. Goedkeuren, dan wordt de bestelling alsnog goedgekeurd (optioneel kan je ook zelf de bestelling op ontvangen zetten).

10 Backorders Melding: Betekenis: Bestelling "%s" is niet volledig gefactureerd. Bij goedkeuring zal het restant naar een backorderbestelling worden gezet. In de controle van het afletteren wordt gekeken of de volledige bestelling met de inkoopfactuur wordt gefactureerd. Is dit niet het geval dan wordt er voor het ontbrekende deel automatisch een BackOrder-bestelling aangemaakt welke bij het ontvangen van de inkoopfactuur van dit deel kan worden afgeletterd en gefactureerd. Goedkeuren, dan wordt de backorder aangemaakt (optioneel kan je de bestelling ook nogmaals ontvangen boeken met zelf de backorders geregistreerd). Teveel eenheden gefactureerd Melding: Regel kon niet helemaal afgeletterd worden: %n eenheden teveel gefactureerd Betekenis: In de controle van het afletteren wordt gekeken of de aantallen op de bestelling overeenkomt met de aantallen op de inkoopfactuur. Goedkeuren. Bestelregel niet gevonden Melding: Regel kon niet afgeletterd (gevonden) worden in de bestelregels! Betekenis: In de controle van het afletteren wordt gekeken of de artikelen op de bestelling overeenkomt met de artikelen op de inkoopfactuur. Goedkeuren. Prijsverschillen Melding: Prijsverschil %m (%n%%) te groot! Gefactureerd: %m, besteld: %m Betekenis: U kan bij de leverancier opgeven hoeveel prijsverschil er mag worden toegestaan tussen de prijs ten tijde van bestellen en de prijs ten tijde van leveren en factureren. Heeft u dit niet ingesteld of wordt op de inkoopfactuur het toegestane verschil overschreden dan krijgt u deze melding. Goedkeuren. ICT NieuweModule v1.3