4.2 Financieel handboek Aves

Transcriptie

1 Werkveld Datum Advies GMR Vastgesteld CvB Financiën 13 januari maart Financieel handboek Aves Financiën/Financieel handboek Aves

2 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave 2 2. Inleiding 3 3. Inkoopprocedure scholen en stichting Inkoopprocedure scholen Inkoopprocedure College van Bestuur 5 4. Banken en kassen Activiteiten en organisatie Overboekingen bedragen > ,- tussen rekeningen van de stichting Grootboek Informatie t.b.v. de scholen en het CvB 7 5. Begrotingsproces 8 6. Activering Treasury Kasprocedure Aves Algemeen Instructies Het openen van een kas Wijzigen en sluiten van de kas Mutaties in de kas- en bankrekening in de praktijk Opnames van stortingen op de bankrekening Uitgaven Kas- en bankstaten Aanvulling van de kas Extra aanvulling van de kas Bijlagen 16 Financiën/Financieel handboek Aves 2

3 2. Inleiding In dit financieel handboek beschrijft het CvB welke kaders en procedures er binnen Aves zijn vastgesteld om de financiële administratie zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. Dit handboek biedt daarmee een leidraad voor een goede bedrijfsvoering binnen onze scholen en stichting. We zijn hiermee transparant en helder in het verdelen van de taken en bevoegdheden en we trachten hiermee de kans op fraude tot een minimum te beperken. Financiën/Financieel handboek Aves 3

4 3. Inkoopprocedure scholen en stichting 3.1 Inkoopprocedure scholen Na vaststelling van de begroting is de directeur verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van de school. Welke actie Door wie Wanneer Hoe Aankoop van artikelen c.q. Directeur of Nodig Divers materialen passend binnen vastgestelde jaarplan en begroting medewerker na fiat directeur Controle van artikelen c.q. materialen met leveringsbon Directeur en/of Medewerker Bij aflevering Facturering Leverancier biedt factuur aan aan Onderwijsbureau Meppel voor digitale verwerking in Proactive Na aflevering product Controle en codering factuur Directeur Wanneer factuur ter accordering wordt aangeboden in Proactive Via post of mail Accorderen in Proactive Facturen daadwerkelijk betalen Medewerker Na akkoord directeur in Digitaal (Interpay) Onderwijsbureau Meppel Proactive Control Directeur en CvB Wanneer nodig Ingeboekte facturen zijn vanaf dat moment zichtbaar binnen online managementinformatiesysteem Tobias Financiën/Financieel handboek Aves 4

5 3.2 Inkoopprocedure College van Bestuur Activiteiten en organisatie Welke actie Door wie Wanneer Hoe Aankoop van artikelen c.q. Lid CvB Nodig Divers materialen passend binnen vastgestelde jaarplan en begroting (portefeuillehouder) of medewerker na fiat CvB Controle van artikelen c.q. Lid CvB Bij aflevering materialen met leveringsbon (portefeuillehouder), medewerker Facturering Leverancier biedt Na aflevering product Via post of mail factuur aan aan Onderwijsbureau Meppel voor digitale verwerking in Proactive Controle en codering factuur Lid CvB (portefeuillehouder) Wanneer factuur ter accordering wordt aangeboden in Proactive Accorderen in Proactive Facturen daadwerkelijk betalen Medewerker Na akkoord Lid CvB in Digitaal (Interpay) Onderwijsbureau Meppel Proactive Control CvB Wanneer nodig Ingeboekte facturen zijn vanaf dat moment zichtbaar binnen online managementinformatiesysteem Tobias Financiën/Financieel handboek Aves 5

6 4. Banken en kassen Voor verdere uitwerking t.a.v. de kasprocedure zie hoofdstuk 7 Kasprocedure Aves. Elke school is in het bezit van een bankrekening bij de Rabobank welke binnen een contract met de Rabobank is geopend en waarvoor voor alle scholen van Aves dezelfde voorwaarden gelden. 4.1 Activiteiten en organisatie Welke actie Door wie Wanneer Hoe Ontvangst bankafschriften Directeur Maandelijks Bankafschrift downloaden van website Rabobank Bankafschriften uitprinten en codering grootboek aanbrengen + kopie onderliggende stukken bijvoegen + handtekening directeur op bankafschrift Aanvullen saldo tot vastgesteld maximum 750,- Directeur Maandelijks Via post Onderwijsbureau Meppel Na ontvangst Via bank getekend exemplaar directeur 4.2 Overboekingen bedragen > ,- tussen rekeningen van de stichting In het kader van de liquiditeitsplanning of in het kader van treasury kan het gewenst zijn dat er op bepaalde momenten bedragen, groter dan ,- worden overgeboekt tussen verschillende Avesrekeningen van één bank en of tussen verschillende Avesrekeningen van verschillende banken. Voor deze overboekingen is een standaardformulier opgesteld voor het overmaken van bedragen boven de ,- binnen internetbankieren. Op dit standaardformulier staan de opdracht én de handtekening van twee functionarissen, waarbij altijd minimaal één handtekening van een tekenbevoegd bestuurder van Aves benodigd is. Om deze overboekingen uit te voeren is tevens een tweede digitale handtekening benodigd binnen het programma van internetbankieren van minimaal 1 tekenbevoegde bestuurder van Aves. Het ondertekende opdrachtformulier wordt gearchiveerd binnen het bestuurskantoor. Financiën/Financieel handboek Aves 6

7 4.3 Grootboek Dagelijks wordt het grootboek geactualiseerd door medewerkers van de afdeling Financiële Administratie van het Onderwijsbureau Meppel. Elke nacht worden mutaties vanuit het boekhoudkundig systeem ingelezen in Tobias, zodat ze de volgende dag voor gebruikers van Tobias binnen Tobias zichtbaar zijn. Het actualiseren van het grootboek begint bij het exporteren van de goedgekeurde items (facturen en incasso s) vanuit ProActive naar het boekhoudkundig systeem. Hierbij wordt door een medewerker Financiële Zaken van het Onderwijsbureau Meppel gecontroleerd of de import aansluit bij de export. Actualisatie van het grootboek houdt verder in: Vrijval van de financieringsbronnen wordt geboekt. Activering wordt doorgeboekt. De afschrijvingen worden geboekt. Eventuele dotaties worden geboekt. Maandelijkse overboekingen worden gerealiseerd. Daarnaast wordt door de medewerker Financiële Zaken van het Onderwijsbureau Meppel maandelijks een controle uitgevoerd op de verschillende balansposten. 4.4 Informatie t.b.v. de scholen en het CvB De financiële administratie is dagelijks in te zien voor directeuren, het CvB en medewerkers van het bestuurskantoor binnen het managementinformatiesysteem Tobias. De medewerker Planning&Control levert per kwartaal een uitgebreide managementrapportage aan op papier ten behoeve van het CvB. De managementrapportage wordt mondeling toegelicht door de medewerker Planning&Control aan het lid CvB met de portefeuille financiën. De laatst genoemde is verantwoordelijk voor de doorgeleiding van deze informatie naar de relevante betrokkenen. Financiën/Financieel handboek Aves 7

8 5. Begrotingsproces Voor het opstellen van de schoolbegroting is het volgende proces ingericht: Welke actie Door wie Wanneer Hoe Vaststellen begrotingsmodel CvB (op voorstel van portefeuillehouder financiën) in overleg met OBM voorjaar Toelichten begrotingsmodel Medewerker P&C Juni Bijeenkomst voor directeuren Onderwijsbureau Meppel Beschikbaar stellen Medewerker P&C Juni Binnen Tobias begrotingsmodel per school Onderwijsbureau Meppel Invulling begroting school Directeur Juni-september Binnen Tobias Bespreken conceptbegroting Directeur September/oktober Uitdraai overzicht uit begrotingsmodel met team en MR Beschikbaar stellen concept begroting aan CvB (portefeuillehouder) Directeur September Binnen Tobias Bespreken conceptbegroting CvB (portefuillehou- Oktober Binnen Tobias der) met medewerker P&C OBM Bespreken conceptbegroting CvB (portefuillehou- Oktober met directeur der) met medewerker P&C OBM Vaststellen schoolbegroting CvB (portefeuillehou- November der) Bevestiging vaststelling CvB (portefeuillehou- December schoolbegroting der) Financiën/Financieel handboek Aves 8

9 Voor het opstellen van het bestuursdeel van de begroting is het volgende proces ingericht: Welke actie Door wie Wanneer Hoe Vaststellen begrotingsmodel CvB (portefeuillhouder financiën) in overleg met OBM voorjaar Beschikbaar stellen Medewerker P&C Juni Binnen Tobias begrotingsmodel Onderwijsbureau bestuursdeel Meppel Invulling begroting CvB (portefeuille- Juni-september Binnen Tobias bestuursdeel houder financiën) Beschikbaar stellen concept CvB (portefeuille- Oktober Binnen Tobias begroting aan CvB houder financiën) (portefeuillehouder) Consolideren Medewerker P&C Oktober schoolbegrotingen en Onderwijsbureau bestuursdeel in Meppel bestuursbegroting Bespreken concept CvB (portefeuille- November bestuursbegroting met houder financiën) directieberaad Voorleggen concept CvB December bestuursbegroting aan GMR Verzoek goedkeuring CvB December bestuursbegroting RvT Vaststellen CvB December bestuursbegroting CvB Financiën/Financieel handboek Aves 9

10 6. Activering Het Onderwijsbureau Meppel is verantwoordelijk voor de uitvoer van de invoer en de periodieke afschrijving binnen de Vaste Activa. Het proces begint zodra er door de school basisgegevens(facturen) worden aangeleverd, deze worden vervolgens gecontroleerd op volledigheid waarna ze ingevoerd worden. Nadat de invoer gecontroleerd is en de gegevens zijn doorgeboekt eindigt het proces. Eenmaal per maand wordt de periodieke afschrijving verwerkt. Facturen worden gescand en daarna goedgekeurd door de budgethouder via ProActive. Vervolgens wordt de factuur verwerkt in het boekhoudkundig systeem. Financiën/Financieel handboek Aves 10

11 7. Treasury Treasury betreft het beheer van het eigen vermogen van de stichting. De RvT stelt vast tot welke hoogte van bedragen het CvB zelfstandig kan opereren zonder toestemming van de Raad van Toezicht. Deze bedragen zijn vastgelegd in het Reglement RvT De Rvt stelt vast op welke wijze het Treasurybeleid van de stichting wordt gevoerd. Dit is voor Aves vastgelegd in het Treasurystatuut dat is vastgesteld in december Financiën/Financieel handboek Aves 11

12 8. Kasprocedure Aves 8.1 Algemeen Vanuit de scholen bestaat de behoefte aan contant geld, aangezien het niet mogelijk is om alle kosten via de bank te kunnen betalen. Zoals wellicht bekend is, vormt contant geld een risico aangezien het gemakkelijk en niet traceerbaar is te vervreemden. Daarnaast vraagt de verantwoording over de gedane uitgaven een grote mate van detaillering. Het doel van deze procedure is dan ook: Voorzien in de behoefte aan contant geld van de scholen; Het minimaliseren van de risico s die zijn verbonden aan het voeren van een kas; Het vereenvoudigen van de administratieve handelingen voor zowel de school als het Onderwijsbureau. Deze procedure zal worden onderhouden door de adviseur Planning&Control van het Onderwijsbureau. Gelet op het eerder genoemde risico van vervreemding geldt als algemene regel dat contant geld gebruikt mag worden: als er geen andere betaalmogelijkheden zijn of als het geringe bedragen (minder dan 250,00) betreft, waarvoor een andere administratieve handeling niet gewenst is. Het stelsel werkt in grote lijnen als volgt. De scholen hebben een bankrekening met een maximum saldo van 750,- ter beschikking. De afdeling FZ van het Onderwijsbureau vult de bankrekening aan nadat verantwoording is afgelegd door de schooldirecteur over eerder verstrekte gelden door middel van de Kas- en bankstaat. De Schooldirecteur dient ten alle tijde een volledige en juiste kas- en bankstaat beschikbaar te hebben, waaruit de aansluiting blijkt tussen de beginstand, de verstrekte gelden, de uitgaven en de eindstand van de kas. 8.2 Instructies Bij het voeren van een kas is het noodzakelijk dat de betreffende directeur de beschikking heeft over een bankrekening en dat hij of zij gemachtigd is om contant geld op te nemen. Bij het voeren van de kas en de kasadministratie, dient geregistreerd te worden wie hiervoor verantwoordelijk is. Derhalve dient een registratiekaart ingevuld te worden. Het formulier dient Financiën/Financieel handboek Aves 12

13 zowel door de betreffende schooldirecteur en het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) ondertekend te worden. Desgewenst kan de taak aan het Onderwijsbureau (adviseur planning en control) gemandateerd worden. Het formulier is voor het Onderwijsbureau het document op basis waarvan bepaald kan worden of de verantwoording door de juiste persoon wordt gedaan. 8.3 Het openen van een kas Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) geeft door middel van de registratiekaart bij het Onderwijsbureau aan, welke schooldirecteur verantwoordelijk is voor de kasgelden. Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) blijft echter eindverantwoordelijke voor de kas en bijbehorende administratie. Voor de bankrekening geldt een opnamelimiet van 750,- tenzij gemotiveerd wordt aangegeven dat een hogere limiet gewenst is. Dit is ter beoordeling van Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën)van de stichting. Nadat het registratieformulier op volledigheid en juistheid is gecontroleerd, zorgt de afdeling FZ van het Onderwijsbureau voor eerste aanvulling van de bankrekening. De afdeling FZ van het Onderwijsbureau opent de administratie voor de kasadministratie, vult de bankrekening aan volgens de betaalprocedure en informeert de directeur van de school dat de kas is geopend met vermelding van bankrekeningnummer. 8.4 Wijzigen en sluiten van de kas Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) van de stichting stelt de afdeling FZ van het Onderwijsbureau op de hoogte van de gewenste wijziging of sluiting. Ingeval van sluiting van de kas stort de schooldirecteur de kasmiddelen op de hiervoor bestemde bankrekening. De schooldirecteur sluit de kas af met een laatste Kas- en bankstaat en levert deze in bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau. Na afstemming met het grootboek informeert de afdeling FZ van het Onderwijsbureau het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) van de stichting. Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) van de stichting regelt de wijziging of sluiting met de bank. De bank sluit de bankrekening af en stort het saldo op de hoofdrekening. Financiën/Financieel handboek Aves 13

14 8.5 Mutaties in de kas- en bankrekening in de praktijk In het algemeen geldt dat aan alle kasmutaties een origineel gedateerd document ten grondslag ligt, dat de kasmutatie verklaart. Alle mutaties moeten worden vastgelegd op de Kas- en bankstaat. De kasstaat is uitsluitend bedoeld voor de kasmutaties en de bankstaat is uitsluitend bedoeld voor de mutaties van de bankrekening. Er moet dus altijd een aparte kasstaat en een aparte bankstaat aangeleverd worden. Het regelnummer op de Kas- en bankstaat dient te worden vermeld op het document als referentie. De kas- en bankstaat moet op elk moment de aansluiting geven met de inhoud van de kas. De volgende mutaties zijn mogelijk: Aanvullingen van de bankrekening (moet op bankstaat verantwoord worden) Opnames van en kasstortingen op de bankrekening (moet op bankstaat verantwoord worden) Kasuitgaven en stortingen/ontvangsten op de kas (moet op de kasstaat verantwoord worden.) 8.6 Opnames van stortingen op de bankrekening De schooldirecteur kan geld opnemen door te pinnen. Dit wordt als volgt verantwoord: De opname van het contante geld uit de geldautomaat in de kolom "Ontvangsten" op de kasstaat met als grootboekrekening : (kruisposten) De opname van het contante geld uit de geldautomaat in de kolom "Uitgaven" op de bankstaat met als grootboekrekening : (kruisposten) 8.7 Uitgaven De uitgaven dienen door de schooldirecteur op de kas- en bankstaat verantwoord te worden met vermelding van het brinnummer en grootboekrekening. Deze uitgaven kunnen op 2 manieren worden verantwoord: Kasbetalingen van uitgaven met bonnen of facturen. De opgave dient vergezeld te worden met de originele bonnen of facturen. Deze moeten op de kasstaat opgenomen worden. Pinbetalingen van uitgaven met bonnen of facturen. De opgave dient vergezeld te worden met de originele bonnen of facturen. Deze moeten op de bankstaat opgenomen worden. Financiën/Financieel handboek Aves 14

15 8.8 Kas- en bankstaten De kas- en bankstaten worden door de schooldirecteur per mutatie op datumvolgorde bijgewerkt, zodat ten alle tijden alle mutaties worden weergeven en er aansluiting mogelijk is met begin- en eindsaldo van de kas en de bankrekening. Het eindsaldo op de kas- en bankstaat moet altijd aansluiten met het daadwerkelijke saldo van de kasmiddelen en die van de bankrekening. Op de kas- en de bankstaten worden mutaties volledig weergegeven, met vermelding van het juiste brinnummer en grootboekrekening. Tevens dienen de onderliggende originele documenten meegeleverd te worden met referentie naar de regel op de kas- en bankstaat. De schooldirecteur is voor volledige en juiste invulling verantwoordelijk. De schooldirecteur kan voor advies en uitleg terecht bij de medewerker van het Onderwijsbureau. De schooldirecteur tekent voor de goedkeuring van de uitgaven en dat het eindsaldo aansluit met de kas en de bankrekening. Verder wordt nog opgemerkt, dat het eindsaldo van de ingeleverde kas- en bankstaat gelijk moet zijn aan het beginsaldo van de nieuwe kas- en bankstaat. 8.9 Aanvulling van de kas Indien het beschikbare saldo aan kas en bankmiddelen onvoldoende is, levert de schooldirecteur de ondertekende kas- en bankstaat in bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau. Na controle geeft de Afdeling FZ van het Onderwijsbureau opdracht tot aanvulling van het limiet op de betreffende bankrekening, zijnde het saldo van de uitgaven. Indien de kas- en bankstaat niet aan de eisen voldoet, kan de afdeling FZ van het onderwijsbureau de Kas- en bankstaat retourneren met het verzoek de onvolkomenheden op te heffen. Tot die tijd vindt er geen aanvulling van het saldo plaats. Indien het saldo van de kas en de bankrekening samen meer bedragen dan het vastgestelde limiet, wordt het overschot naar de centrale rekening overgemaakt Extra aanvulling van de kas Soms heeft de directeur van een school de behoeft aan een hogere uitgave, dan de vastgestelde limiet toelaat. Hiervoor kan de schooldirecteur bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau een verzoek indienen voor een extra aanvulling. Hiervoor levert de schooldirecteur het formulier "Extra aanvulling", mede ondertekend door het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) in bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau. Indien het betreffende formulier aan de eisen voldoet, zal de afdeling FZ van het Onderwijsbureau het geld zo spoedig mogelijk overmaken naar de betreffende bankrekening. De opname van deze extra aanvulling wordt administratief verder afgehandeld als een reguliere storting op de bankrekening. Extra aanvulling kan of wordt niet toegestaan indien er een grote achterstand is ontstaan in het inleveren van kas- en bankstaten en het onverantwoorde saldo in de kas te hoog oploopt. Financiën/Financieel handboek Aves 15

16 8.11 Bijlagen Bijlage 1: Kasstaat Financiën/Financieel handboek Aves 16

17 De kasstaat wordt digitaal (excel) aangeleverd. Een afdruk daarvan inclusief de facturen opsturen naar OB Meppel. Bedragen vermeld bij grootboeknummers worden automatisch opgeteld. Bijlage 2: Bankstaat SCHOOL : Plaats : BRINNR : MAAND : Datum Nr. Omschrijving Grootboekrek Ontvangsten Uitgaven Saldo 0 Beginsaldo telling - - Eindsaldo - Financiën/Financieel handboek Aves 17

18 N.B. In plaats van een bankstaat is het ook toegestaan om een kopie van het bankafschrift toe te sturen met daarop achter elke post het grootboeknummer vermeld Bijlage 3: Registratiekaart kas Naam School Brinnummer Lid College van Bestuur(financiën) Datum Handtekening Directeur School Adres school Handtekening Limiet in euro Standaard 750,- Akkoord beheerder Motivatie hogere limiet Bankrekening Nadat het formulier volledig is ingevuld en ondertekend, dient deze naar het Onderwijsbureau gestuurd te worden. Het formulier is van belang voor de verantwoording en verantwoordelijkheid van de gedane contante uitgaven. Financiën/Financieel handboek Aves 18

19 Bijlage 4 Extra aanvulling Naam School : Brinnummer : (motivatie extra aanvulling) Bij deze verzoek ik om een extra aanvulling op de kas van school. Ter grootte van een bedrag van:. Te boeken ten laste van (Vul Brinnummer in). Te storten op de Bankrekening: (in te vullen door de afdeling FZ) Schooldirecteur: Datum: Handtekening: Lid College van Bestuur (financiën): Datum: Akkoord extra aanvulling: Financiën/Financieel handboek Aves 19

20 Bijlage 5 Mandatering aan het Onderwijsbureau Meppel Aves Lid College van Bestuur (financiën) Brinnummer Naam Geeft het Onderwijsbureau, de adviseur Planning en Control, het mandaat om de Registratiekaart Kas namens het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) te tekenen. Namens het Onderwijsbureau: Handtekening Adviseur Planning en Control (Onderwijsbureau) Limiet in euro Standaard 750,- Handtekening lid College van Bestuur (portefeuille financiën): Datum Financiën/Financieel handboek Aves 20